檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用與探索

徐 瑯 賀 超

(中國(guó)市政工程中南設(shè)計(jì)研究總院有限公司，湖北 武漢 430010)

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人對(duì)各類活動(dòng)進(jìn)行記錄的工作，在社會(huì)全面發(fā)展過(guò)程中，維護(hù)檔案完整性和安全性具有重要意義，也能充分符合社會(huì)發(fā)展的基本潮流。檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作內(nèi)容，需要相關(guān)管理人員在采用先進(jìn)管理技術(shù)的基礎(chǔ)上，遵循各項(xiàng)工作原則，對(duì)管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能更好的提升檔案管理效率和質(zhì)量，確保檔案的有效利用。在社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下，信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效應(yīng)用全面拓寬了檔案管理新空間，豐富了檔案管理內(nèi)容，為各項(xiàng)管理工作提供了技術(shù)支持。

1 檔案管理現(xiàn)代化的基本概述

對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展來(lái)說(shuō)，主要是檔案管理人員在現(xiàn)代化管理理念基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新。整合各項(xiàng)資源，引入更多先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)設(shè)備管理，使得檔案管理工作能夠適應(yīng)現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展的基本要求，從而優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理基本模式，促進(jìn)檔案管理工作智能化、系統(tǒng)化、現(xiàn)代化發(fā)展。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展背景下，加上我國(guó)近些年來(lái)科學(xué)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展較快，能夠有效拓寬網(wǎng)絡(luò)發(fā)展空間，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展，使得管理人員能夠明確各項(xiàng)管理工作的核心內(nèi)容，從而更好的促進(jìn)檔案管理工作的全面發(fā)展。

2 檔案管理現(xiàn)代化的基本原理分析

2.1 標(biāo)準(zhǔn)化原理

在目前檔案管理工作全面構(gòu)建的過(guò)程中，各項(xiàng)工作可以依據(jù)相關(guān)原理劃分為不同種類。首先是基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，就是各項(xiàng)管理工作需要全面依照社會(huì)發(fā)展中大眾化的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行管理。其次是完善的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，是通過(guò)現(xiàn)代化發(fā)展技術(shù)，對(duì)所需的檔案信息進(jìn)行收集。最后是管理標(biāo)準(zhǔn)，就是在遵照法律要求和行業(yè)規(guī)范的基礎(chǔ)上，對(duì)管理目標(biāo)進(jìn)行優(yōu)化，設(shè)計(jì)各項(xiàng)管理工作。

2.2 最優(yōu)化管理

在檔案管理現(xiàn)代化工作背景下，當(dāng)前相關(guān)檔案管理部門需要建立最完善的管理體系，在檔案管理人員開展各項(xiàng)管理工作時(shí)，需要全面發(fā)揮出最優(yōu)化的基本原則，更好的促進(jìn)管理工作的開展。此外，在檔案管理工作中需要對(duì)各個(gè)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行創(chuàng)新，需要提高管理人員自身責(zé)任意識(shí)，對(duì)管理項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，這樣能夠更好的完善管理工作機(jī)制。

2.3 簡(jiǎn)潔化原理

針對(duì)檔案管理工作各項(xiàng)內(nèi)容來(lái)看，在對(duì)檔案資料進(jìn)行整理時(shí)，各類資料信息較為復(fù)雜，此類問(wèn)題的出現(xiàn)將會(huì)導(dǎo)致檔案資料收集過(guò)程中存在較多問(wèn)題。所以當(dāng)前對(duì)檔案資源結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整時(shí)，需要積極構(gòu)建現(xiàn)代化管理理念，確保檔案內(nèi)容管理效率的提升。在節(jié)約檔案信息完整性的基礎(chǔ)上，節(jié)約勞動(dòng)力，使得檔案管理工作設(shè)計(jì)理念能夠得到有效優(yōu)化，避免各項(xiàng)問(wèn)題的出現(xiàn)。

2.4 統(tǒng)一化原理

在檔案管理工作體系全面構(gòu)建的構(gòu)成中，主要目的是為了強(qiáng)化檔案資源的有效管理。在對(duì)檔案管理工作統(tǒng)一化原理進(jìn)行分析時(shí)，其中主要包括多項(xiàng)原則。首先是統(tǒng)一的管理工作與規(guī)范化要求，在檔案資源管理過(guò)程中，能夠?qū)崿F(xiàn)管理規(guī)范化和合理化要求。其次是相關(guān)工作人員需要全面按照規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資源進(jìn)行收集，統(tǒng)一信息內(nèi)容。最后在檔案信息進(jìn)行全面收集時(shí)，要加快實(shí)現(xiàn)不同信息之間更替，這樣能夠便于信息的統(tǒng)一化管理。

3 檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用探析

3.1 動(dòng)力管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用

動(dòng)力是促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理的重要保障與支撐，能夠確保管理現(xiàn)代化工作開展。目前要想全面提升檔案管理質(zhì)量，需要給予管理人員有效的動(dòng)力，不斷創(chuàng)新管理辦法。當(dāng)前可以將動(dòng)力管理原理全面應(yīng)用在檔案管理現(xiàn)代化工作中，根據(jù)不同檔案管理內(nèi)容對(duì)主要?jiǎng)恿?lái)源進(jìn)行分析，這樣能夠全面提升管理人員工作動(dòng)力。當(dāng)前全面提升檔案管理工作動(dòng)力的機(jī)構(gòu)是檔案管理機(jī)構(gòu)，所以此機(jī)構(gòu)需要全面加強(qiáng)管理工作的重視。在管理工作中通過(guò)精神方面的動(dòng)力能夠?yàn)楣芾砣藛T帶來(lái)重要的興趣支持，通過(guò)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)以及各項(xiàng)宣傳工作，能夠強(qiáng)化人員基本思想認(rèn)識(shí)，提高管理人員工作積極性，更好地提升管理工作質(zhì)量。

3.2 反饋管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用

檔案管理信息反饋是檔案管理系統(tǒng)在發(fā)布各項(xiàng)管理工作命令之后接收各項(xiàng)信息，是檔案管理工作的重要意義和應(yīng)用價(jià)值。當(dāng)前通過(guò)反饋管理原理能夠?qū)Ω黜?xiàng)工作綜合效益進(jìn)行分析和判定，更好的促進(jìn)我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)。所以當(dāng)前社會(huì)相關(guān)部門需要重點(diǎn)關(guān)注檔案管理信息反饋機(jī)制，全面提升各項(xiàng)信息的精準(zhǔn)性。對(duì)各項(xiàng)信息中存在的問(wèn)題進(jìn)行完善，這樣能夠更好的促進(jìn)我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)，促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展，所以在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中反饋管理管理具有重要作用。

3.3 系統(tǒng)化管理理論在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用

當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中應(yīng)用系統(tǒng)管理理論就是要求各項(xiàng)管理工作能夠全面提升整體性和系統(tǒng)性。檔案管理系統(tǒng)中需要由各個(gè)管理部門組成，各個(gè)部門全面發(fā)揮出自身的存在價(jià)值，相互協(xié)作，為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)提供動(dòng)力。目前要想全面優(yōu)化檔案管理工作，相關(guān)管理人員需要樹立整體意識(shí)，對(duì)管理理念和管理思想進(jìn)行調(diào)整，確保相關(guān)部門能夠在配合過(guò)程中實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。所以目前需要強(qiáng)化系統(tǒng)管理理論的時(shí)間，對(duì)管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行調(diào)整，引入計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)，提高檔案管理現(xiàn)代化、電子化、數(shù)字化發(fā)展質(zhì)量，為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展提供良好的發(fā)展環(huán)境。

3.4 整合分管理原理的應(yīng)用

整合分管理基本原理就是對(duì)某項(xiàng)工作進(jìn)行細(xì)致劃分，產(chǎn)生多個(gè)組成要素，然后將各個(gè)要素根據(jù)相關(guān)規(guī)律進(jìn)行組合和排列，這樣能夠全面提升此項(xiàng)工作的效率。所以當(dāng)前在檔案管理工作中需要對(duì)檔案管理工作的價(jià)值進(jìn)行整合，將各項(xiàng)管理工作進(jìn)行劃分，而后進(jìn)行有效的排列組合，能夠獲取較大的管理效益。當(dāng)前相關(guān)管理部門需要結(jié)合檔案管理工作實(shí)際內(nèi)容以及管理目標(biāo)，對(duì)目標(biāo)提出集體規(guī)劃，這樣能夠提高檔案管理的綜合水平。檔案館以及各個(gè)管理部門需要對(duì)自身職能進(jìn)行分析，在實(shí)踐職能的基礎(chǔ)上完成檔案管理目標(biāo)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜合上述，隨著我國(guó)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域全面發(fā)展，信息數(shù)據(jù)更新速度較快，加強(qiáng)檔案管理對(duì)促進(jìn)社會(huì)發(fā)展具有深遠(yuǎn)影響。檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中具有重要意義，目前檔案管理原理主要有動(dòng)力管理原理、整分合管理原理、系統(tǒng)化管理理論等，在檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)用中需要在遵循各項(xiàng)原理基礎(chǔ)上，強(qiáng)化對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)，提高管理人員綜合素質(zhì)，確保檔案管理工作的有序開展。

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