質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案體系建設(shè)與管理水平提升芻議

文/王帥龍，山東省產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)研究院

1 質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案涵蓋的主要內(nèi)容

1.1 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

它是從事產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)工作不可或缺的重要技術(shù)依據(jù)，在質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案體系中占據(jù)著十分重要的位置，覆蓋范圍主要包括國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、聯(lián)盟標(biāo)準(zhǔn)以及國外標(biāo)準(zhǔn)，基本要求是館藏標(biāo)準(zhǔn)對該機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定和實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)覆蓋率達(dá)到100%，以及在用標(biāo)準(zhǔn)的有效性。

1.2 業(yè)務(wù)檔案

作為反映質(zhì)檢機(jī)構(gòu)履行職責(zé)、開展工作所取得成果的重要形式，業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍主要包括委托協(xié)議書、任務(wù)下達(dá)書、合同評審記錄、抽樣通知單、檢驗(yàn)報告、檢驗(yàn)結(jié)果通知書、監(jiān)督抽查檢驗(yàn)總結(jié)、客戶異議處理記錄、客戶滿意度調(diào)查以及參加各類業(yè)務(wù)招標(biāo)形成的招標(biāo)材料等，一般而言，業(yè)務(wù)檔案是質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案體系中存量最大、借閱率最高的部分。

1.3 設(shè)備檔案

設(shè)備是質(zhì)檢機(jī)構(gòu)從事檢驗(yàn)檢測工作的必備工具，因此，設(shè)備檔案是質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案中較為重要的一部分。一般情況下，以設(shè)備到貨為分界線，歸檔范圍主要分為前期、后期兩方面的內(nèi)容，前期的主要內(nèi)容有：申請執(zhí)行專用設(shè)備采購預(yù)算的請示及上級批復(fù)、設(shè)備參數(shù)論證材料及上報文件、招標(biāo)公告、中標(biāo)標(biāo)書、政府采購合同等；后期的主要內(nèi)容有：設(shè)備到貨后形成的有關(guān)材料，主要包括裝箱單、說明書及資料、附件、工具明細(xì)表、出廠合格證書和出廠精度（性能）檢驗(yàn)記錄、開箱驗(yàn)收單、設(shè)備安裝、調(diào)試及驗(yàn)收記錄、設(shè)備期間核查與計量校準(zhǔn)記錄、設(shè)備維修記錄、設(shè)備事故報告單、設(shè)備報廢申請及批復(fù)、報廢處置材料等。

1.4 科研檔案

質(zhì)檢機(jī)構(gòu)在進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)制定、課題研究、專利發(fā)明等工作的過程中，產(chǎn)生了大量的科研檔案，主要包括項(xiàng)目實(shí)施前的立項(xiàng)申請、立項(xiàng)批復(fù)，項(xiàng)目實(shí)施中的過程記錄、有關(guān)成果，項(xiàng)目結(jié)束后的驗(yàn)收申請、驗(yàn)收評審有關(guān)材料、結(jié)題審計或標(biāo)準(zhǔn)審定會的有關(guān)材料，科研獎項(xiàng)申報材料以及科研獎勵批準(zhǔn)文件、證書或獎杯獎牌等。

1.5 資質(zhì)證書檔案

由相關(guān)法定管理部門頒發(fā)的、能夠證明和體現(xiàn)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)能力與水平的證書或其他材料，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)只有取得了相應(yīng)的資質(zhì)證書后，方可在其資質(zhì)許可的范圍內(nèi)開展檢驗(yàn)、檢測、鑒定、評價等業(yè)務(wù)活動，因此，它也是質(zhì)檢機(jī)構(gòu)開展業(yè)務(wù)活動的重要依據(jù)。

2 質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案體系建設(shè)存在的主要問題

2.1 硬件不好

由于思想意識上對檔案工作的重視程度不夠，多數(shù)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度不足，與對檢驗(yàn)檢測裝備和實(shí)施的建設(shè)投入形成巨大反差。因此，多數(shù)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的檔案室都不同程度地存在著建設(shè)不達(dá)標(biāo)、不規(guī)范的問題，比如：沒有專用庫房，“六防”設(shè)備配備不全等。

2.2 機(jī)制不順

雖然有些質(zhì)檢機(jī)構(gòu)也制定了本單位的檔案管理規(guī)定，明確了檔案管理的要求，但是由于檔案管理意識薄弱，特別是單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度不夠，導(dǎo)致質(zhì)檢機(jī)構(gòu)一般均是上面只有一個名義上歸口管理的部門，而下面卻沒有負(fù)責(zé)搜集、整理報送檔案基礎(chǔ)材料的部門或者渠道，沒有建立起檔案管理和報送的機(jī)制，導(dǎo)致檔案收集難、利用難、編研難等現(xiàn)象十分嚴(yán)重。

2.3 材料不全

由于重視不夠、機(jī)制不順等原因，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案體系中雖然有比較清晰的門類，但是除了與質(zhì)檢機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)工作緊密相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)檔案材料較全之外，其他檔案等都不同程度地存在著材料不全的現(xiàn)象，特別是科研檔案、文書檔案、合同檔案、特殊載體檔案，由于質(zhì)檢機(jī)構(gòu)將其納入歸檔范圍、進(jìn)行規(guī)范化管理的時間不久，可以說是材料不全的重災(zāi)區(qū)。

3 提升質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案管理水平的措施與建議

3.1 提高認(rèn)識，加強(qiáng)宣傳

一方面領(lǐng)導(dǎo)層要提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，把檔案工作作為事關(guān)事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展和歷史文化傳承的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作來抓，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、投入和支持；另一方面要在干部職工中組織開展形式多樣的檔案宣傳教育活動，大力宣傳檔案工作的重要性以及檔案利用的價值。通過提高干部職工的檔案工作意識，促進(jìn)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案工作水平的整體提升，從而更好地為質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)發(fā)展、科研攻關(guān)以及文化傳承等提供好資料和服務(wù)。

3.2 強(qiáng)化培訓(xùn)，提升素質(zhì)

進(jìn)一步加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，選配政治素質(zhì)硬、業(yè)務(wù)素質(zhì)高、責(zé)任意識強(qiáng)的工作人員到檔案工作崗上工作。加強(qiáng)對檔案工作人員的培訓(xùn)，對外，積極主動地選派檔案工作人員外出參加各種專業(yè)化培訓(xùn)，對內(nèi)，定期組織檔案管理崗位技能培訓(xùn)和技術(shù)比武，提升檔案工作人員學(xué)習(xí)、提升的積極性與主動性。

3.3 加大投入，改善實(shí)施

加強(qiáng)對檔案硬件設(shè)施配備、投入力度，做好通風(fēng)、防蟲蛀、防潮濕、防火防盜等配套保護(hù)設(shè)施建設(shè)與配備，更好地符合國家檔案管理的有關(guān)要求。加強(qiáng)軟硬件投入，進(jìn)一步推進(jìn)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)，搭建質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案管理平臺，在條件成熟的情況下，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對接與兼容，提升質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案管理的智能化與規(guī)范化水平。

3.4 理順機(jī)制，落實(shí)責(zé)任

質(zhì)檢機(jī)構(gòu)要進(jìn)一步建立健全檔案管理組織架構(gòu)，一方面要明確本單位檔案管理的歸口管理部門，切實(shí)擔(dān)負(fù)起整個單位檔案工作的管理、指導(dǎo)、服務(wù)和監(jiān)督職責(zé)；另一方面要將檔案管理網(wǎng)絡(luò)延伸到內(nèi)設(shè)各個機(jī)構(gòu)，在各個內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)配備兼職的檔案管理員，明確崗位職責(zé)和工作要求，負(fù)責(zé)做好本部門的檔案收集、整理等，逐步建立起歸口管理、下上聯(lián)動的檔案管理機(jī)制。