大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位文書檔案管理研究

摘 要：事業(yè)單位由于其性質(zhì)的特殊性，其管理工作尤為重要，在事業(yè)單位的管理工作中，文書檔案的管理是其中十分基礎也十分重要的工作內(nèi)容，文書檔案管理工作的質(zhì)量，直接影響著事業(yè)單位工作的正常開展，但是目前我國很多事業(yè)單位并沒有對文書檔案管理工作進行充分的重視，其文書檔案管理工作也存在很多問題。在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位的文書檔案資料數(shù)量只會越來越多，這無疑又給文書檔案管理工作帶來了更大的困難，因此本文就針對大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位的文書檔案管理工作進行探討，促進事業(yè)單位文書檔案管理工作的開展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；事業(yè)單位；文書檔案管理

文書檔案管理工作作為企事業(yè)管理工作中的重要內(nèi)容，在企業(yè)和事業(yè)單位的發(fā)展過程中，都有著至關(guān)重要的作用，尤其是在大數(shù)據(jù)時代下，事業(yè)單位在開展工作的過程中，其產(chǎn)生和面臨的數(shù)據(jù)信息更多，龐大的數(shù)據(jù)資料給事業(yè)單位的文書檔案資料管理工作，帶來了更大的困難，信息爆炸的特點使得事業(yè)單位的文書檔案管理工作效率也隨之降低。所以在大數(shù)據(jù)的背景下，事業(yè)單位要更加重視文書檔案管理工作，提高管理效率和質(zhì)量。

1 大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位文書檔案管理工作的意義

大數(shù)據(jù)指的就是數(shù)據(jù)規(guī)模龐大，無法用傳統(tǒng)的技術(shù)和軟件進行統(tǒng)計和管理，所以在大數(shù)據(jù)時代，想要進行文書檔案管理工作，就需要應用新型的數(shù)據(jù)處理和保存技術(shù)，提高數(shù)據(jù)的管理效率和質(zhì)量。因此在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位的文書檔案管理工作也會呈現(xiàn)出很多優(yōu)勢。

1.1 保障勞動者合法權(quán)益

在大數(shù)據(jù)的時代背景下，事業(yè)單位文書檔案資料的數(shù)量顯著增多，所以檔案管理已經(jīng)成為一種新型的勞動保護模式，通過檔案資料的完善和及時更新，能夠?qū)趧诱叩墓ぷ鲬B(tài)度、工作經(jīng)歷等進行真實和詳盡的記錄，從而使得檔案資料成為了勞動者智力和體力勞動成果的展示。所以在大數(shù)據(jù)時代背景下進行文書檔案管理，也是對勞動者勞動成果的一種保障，可以保護勞動者的合法權(quán)益。

1.2 改變管理模式

在大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位想要順利開展文書檔案管理工作，必須要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，而這也需要充分調(diào)動起事業(yè)單位內(nèi)部員工的工作積極性，需要事業(yè)單位內(nèi)部各個部門進行配合。所以在大數(shù)據(jù)模式下，事業(yè)單位的文書檔案管理工作，能夠充分調(diào)動起員工的積極性，從而改變傳統(tǒng)的管理模式，提高管理的效率和員工的工作責任感。

1.3 促進信息化建設

在大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位會利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作中，由于技術(shù)的落后，使得檔案管理工作效率比較低下，內(nèi)容也不全面，檔案管理工作的科技含量以及管理效率都比較低。但是在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位加強了對信息技術(shù)的重視，所以在檔案管理工作中，也應用了很多先進的信息技術(shù)，使得事業(yè)單位的文書檔案管理工作信息化水平提高，促進了檔案管理工作的信息化建設。

2 大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位文書檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

2.1 管理理念和流程

大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位的文書檔案管理工作與傳統(tǒng)的管理工作存在著很大的差別，其中最根本也最顯著的就是管理理念和流程的差異。在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，管理人員會將文書檔案根據(jù)內(nèi)容進行分類，做好標記，然后進行單獨管理，在后期需要根據(jù)文書檔案的類型進行查詢和使用。但是在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位的文書檔案資料和信息數(shù)量極為龐大，信息數(shù)據(jù)的交叉性十分明顯，所以在進行檔案的管理工作時，就不適用于傳統(tǒng)的管理理念和管理方法，無法使用傳統(tǒng)的方法來對文書檔案進行分類和管理，就不利于文書檔案的后期保存和使用。

2.2 檔案保存形式

在傳統(tǒng)的文書檔案保存管理工作中，由于文書檔案都是以紙質(zhì)資料的形式為主，所以保存時，只需要對這些紙質(zhì)資料進行分類的保存管理。但是在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位的文書檔案資料不僅僅為紙質(zhì)資料，還包括了很多視頻、電子圖片和電子文檔等，這些文書檔案資料無法采用傳統(tǒng)的管理方式進行保存管理，這就要求了文書檔案管理方式的多樣化。

2.3 管理人員素質(zhì)

在大數(shù)據(jù)時代，由于信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位的文書檔案管理工作，對于管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。在大數(shù)據(jù)時代，由于信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)發(fā)展十分迅速，所以事業(yè)單位的文書檔案數(shù)據(jù)資料極為龐大，而且這些資料也呈現(xiàn)出不同的形式，這就對文書檔案管理人員提出了更高的要求，需要其既擁有專業(yè)的文書檔案管理專業(yè)知識，還需要能夠熟練應用專業(yè)的信息技術(shù)和軟件，這對于工作人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)都提出了比較高的要求。

3 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位文書檔案管理的對策

3.1 改變文書檔案管理理念和流程

在大數(shù)據(jù)背景下，文書檔案管理工作的理念和流程發(fā)生了很大的變化，所以想要在大數(shù)據(jù)背景下，開展有效的事業(yè)單位文書檔案管理工作，就需要改變傳統(tǒng)的管理理念和流程，對傳統(tǒng)的管理理念和流程進行創(chuàng)新，提高管理的效率和質(zhì)量。由于傳統(tǒng)的文書檔案管理工作是簡單的對數(shù)據(jù)資料進行分類管理，而在大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)之間的交叉性增強，所以在管理時，需要管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，不能對數(shù)據(jù)資料進行簡單的分類，需要考慮到數(shù)據(jù)之間的交叉性和關(guān)聯(lián)性，建立一個專業(yè)的數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)之間的交叉性和聯(lián)系性，對數(shù)據(jù)進行存儲和管理，這樣在進行后期的文書檔案調(diào)取使用時，就能夠通過搜索關(guān)鍵數(shù)據(jù)和關(guān)鍵詞的方式，查詢到相關(guān)的所有文書檔案資料，提高文書檔案的利用效率。

3.2 創(chuàng)建多元化的文書檔案管理形式

在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位的文書檔案資料信息，已經(jīng)不僅僅只是紙質(zhì)的文字資料，而更多的以電子文檔、視頻和音頻等方式呈現(xiàn)，所以在進行文書檔案管理時，也需要針對多元化的文書檔案資料和信息，創(chuàng)建多元化的管理形式。在管理時，所有的檔案信息都要進行掃描備份，將其存儲在計算機中進行管理和利用，這樣能夠有效保護原始數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)發(fā)生丟失或損壞。

3.3 對管理人員進行綜合培訓

大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位的文書檔案管理工作，對管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，所以為了提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率，就需要對管理人員進行綜合培訓，需要在掌握專業(yè)的文書檔案管理知識之外，還需要能夠掌握專業(yè)的信息處理技術(shù)，從而使其能夠在工作的過程中，能夠利用先進的技術(shù)，提高管理效率。

3.4 加強文書檔案數(shù)據(jù)的安全性

在大數(shù)據(jù)背景下，文書檔案管理工作還需要重視數(shù)據(jù)的安全性，在大數(shù)據(jù)背景下，各種新技術(shù)的應用，使得事業(yè)單位的文書檔案數(shù)據(jù)隨時面臨著安全問題，加強了文書檔案數(shù)據(jù)丟失的危險性。所以在管理工作中，需要加強管理人員的數(shù)據(jù)保存安全意識，時管理人員養(yǎng)成隨時殺毒和補丁的習慣，提高信息系統(tǒng)的安全性，防止病毒木馬等對數(shù)據(jù)信息的破壞。

4 結(jié)束語

這些技術(shù)的發(fā)展，我國也進入了大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位的文書檔案管理工作面臨著很多新的機遇和挑戰(zhàn)，這無疑給事業(yè)單位的文書檔案管理工作提出了更高的要求。所以在大數(shù)據(jù)時代的背景下，事業(yè)單位需要改變傳統(tǒng)的文書檔案管理理念和方法，利用新的管理技術(shù)，提高管理的效率和質(zhì)量。

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作者簡介

劉雅（1990-），女，漢族，湖北天門，大學，助理館員，研究方向：檔案管理。