淺談辦公室文書檔案的收集與歸檔

曾凌

摘 要：辦公室文書檔案包含著各種重要的信息、資料等，對辦公室文書檔案進(jìn)行有效收集歸檔，能夠提升辦公室工作的質(zhì)量水平，進(jìn)而提高企業(yè)的整體水平。目前辦公室文書檔案的收集和歸檔容易受到管理制度和管理人員的影響，針對上述情況，對辦公室文書檔案收集歸檔管理制度進(jìn)行完善和改進(jìn)，對相關(guān)工作人員進(jìn)行管理和約束，借助先進(jìn)的管理技術(shù)對文書檔案進(jìn)行收集和歸檔，能夠顯著提升收集歸檔的工作效率，進(jìn)而提高企業(yè)整體工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：辦公室；文書檔案；收集歸檔

在辦公室各項(xiàng)工作當(dāng)中，文書檔案的收集和歸檔工作關(guān)系著辦公室各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，需要對收集和歸檔工作進(jìn)行有效的管理。目前辦公室的文書檔案收集和歸檔過程存在著制度不完善、管理人員能力低、文書檔案管理效率低等問題，分析上述問題，并提出相應(yīng)的解決方案，能夠有效提升辦公室文書檔案收集歸檔的質(zhì)量。

1 文書檔案收集與歸檔工作的意義

文書檔案的收集和歸檔工作在辦公室工作當(dāng)中具有十分重要的意義，一方面文書檔案本身涵蓋著辦公室乃至整個企業(yè)的各項(xiàng)工作內(nèi)容，文書檔案本身就具有相當(dāng)高的價(jià)值，另一方面文書檔案的收集和歸檔對于辦公室工作的條理性以及后續(xù)工作的部署具有重要作用。辦公室文書檔案涵蓋著很多關(guān)鍵性的資料、記錄以及信息等，有效的對此類資料進(jìn)行收集和歸檔能提升工作效率，辦公室文書檔案的收集和歸檔也體現(xiàn)了辦公室工作的規(guī)范性[1]。辦公室文書檔案的收集對于各項(xiàng)工作具有密切的聯(lián)系，由于文書檔案對相關(guān)工作內(nèi)容的描述和記錄，在進(jìn)行后續(xù)工作的過程中，能夠更加快速、高校的調(diào)閱研究辦公室文書檔案，繼而提高辦公室整體工作效率，方便后續(xù)工作的進(jìn)行。

2 文書檔案收集與歸檔中的問題

2.1 缺乏檔案收集和歸檔的規(guī)范

辦公室文書檔案的收集與歸檔很大程度上受到本企業(yè)的內(nèi)部規(guī)章制度的影響。當(dāng)前不少企業(yè)在進(jìn)行辦公室文書收集與歸檔工作時，缺乏高效收集歸類的意識，僅憑檔案管理者的經(jīng)驗(yàn)，或者完全隨意的對資料進(jìn)行收集和歸檔，導(dǎo)致文書檔案的收集不全，或者檔案的收集歸類混亂，不僅影響了文書檔案的整體功能，也影響了后續(xù)的工作安

排[2]。除了規(guī)章制度缺乏之外，規(guī)章制度的不完善也影響了文書檔案收集和歸檔的結(jié)果，規(guī)章制度的不完善導(dǎo)致文書檔案收集歸檔效率低下，無法高效進(jìn)行文書檔案收集歸檔工作。

2.2 文檔材料收集不夠全面

目前辦公室文書檔案收集和歸檔工作實(shí)施中，普遍存在資料材料收集不全面的問題。導(dǎo)致文檔材料收集不全的原因有很多，其中工作人員的占據(jù)了一部分，材料本身的復(fù)雜性也占據(jù)了很大部分。在辦公室文書檔案收集當(dāng)中，很多材料的來源渠道多，文檔內(nèi)容復(fù)雜，而管理人員對文檔材料的保管有所缺失，很容易導(dǎo)致文檔材料分散在其他部門，沒有順利的收回，導(dǎo)致文檔材料收集不全面，影響辦公室工作的質(zhì)量[3]。

2.3 檔案管理人員工作能力局限

辦公室文書檔案收集和歸檔工作主要由檔案管理人員完成，檔案管理人員的工作能力和工作意識都影響了最終的檔案處理結(jié)果。很多檔案管理人員在工作上缺乏管理意識，工作責(zé)任心并不強(qiáng)，由于對檔案管理人員考核的缺失以及招收門檻過低等因素，檔案管理人員對本職工作不重視，導(dǎo)致其工作質(zhì)量低，工作責(zé)任心差，影響了檔案收集歸檔工作順利完成[4]。另外很多辦公室檔案管理人員沒有進(jìn)行過系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，辦公室檔案管理人員相比其他部門工作人員而言，對其工作能力的要求要更低一些，這導(dǎo)致企業(yè)本身不十分重視檔案管理人員的專業(yè)能力，專業(yè)能力的低下直接導(dǎo)致了辦公室文書檔案收集歸檔效率低，工作出錯等諸多問題。

3 提升辦公室檔案收集與歸檔效率

3.1 建立完善的管理制度

辦公室檔案收集與歸檔工作當(dāng)中，管理制度占據(jù)著十分關(guān)鍵的地位，企業(yè)內(nèi)部要提升辦公室檔案收集和歸檔的效率必須要建立完善的檔案收集和歸檔管理制度。在建立完善管理制度之前，企業(yè)需要提升對辦公室的文書檔案收集歸檔方面的意識，從思想上對這部分工作加以重視，才能夠加強(qiáng)對其管理，有效的提升工作效率。為了建立完善的管理制度，管理人員應(yīng)當(dāng)組建其一個管理制度制定小組，小組成員通過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)有關(guān)辦公室文書檔案收集和歸檔的相關(guān)內(nèi)容，考察其他工作單位的檔案規(guī)整制度，并對本企業(yè)辦公室檔案現(xiàn)狀進(jìn)行分析，制定出一系列更加適應(yīng)本土的檔案收集和歸檔制度。文書檔案收集和歸檔管理制度制定需要注意的幾項(xiàng)內(nèi)容，一是管理內(nèi)容一定要符合企業(yè)的現(xiàn)實(shí)經(jīng)營情況，若企業(yè)規(guī)模相對較小則沒有必要片面的引入過于先進(jìn)并且用不上的檔案管理情況，若企業(yè)規(guī)模較大則需要制定更加系統(tǒng)的檔案管理制度，盡可能的通過制度保證文書檔案收集與歸檔的科學(xué)合理性；其二要保證檔案管理制度的規(guī)范化，對檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行明確的標(biāo)注，讓工作人員充分了解到自己應(yīng)當(dāng)做什么，并在檔案提取過程中更加高效；最后，制定明確的處罰和獎勵機(jī)制用以保證規(guī)章制度運(yùn)作的質(zhì)量，對文書檔案收集歸檔中的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行明確標(biāo)注，對沒有成功達(dá)成工作目標(biāo)的人員進(jìn)行相應(yīng)的處罰，提高工作的

效率[5]。

3.2 文書檔案電子化管理

辦公時文書檔案的收集與歸檔應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)的進(jìn)行電子化管理。當(dāng)前很多辦公室的文書檔案內(nèi)容都是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行記錄和傳閱的，文檔管理人員應(yīng)當(dāng)文書檔案的電子信息內(nèi)容進(jìn)行有效管理，另外對紙質(zhì)文件進(jìn)行電子掃描使其匯總成電子信息進(jìn)行統(tǒng)一的電子化管理，能夠進(jìn)一步提升工作的效率。文書檔案電子化管理過程中需要注意提高文書檔案電子化管理的質(zhì)量，一方面企業(yè)對于文書檔案管理人員的電子管理技術(shù)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行考察和培訓(xùn)，提高其電子管理能力，另一方面積極引入先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)和信息管理技術(shù)，方便進(jìn)行文檔的電子化

管理[6]。

3.3 檔案管理人員質(zhì)量優(yōu)化

對辦公室文書檔案管理人員進(jìn)行優(yōu)化，提高管理人員的質(zhì)量。在進(jìn)行辦公室文書檔案管理人員招收過程中，應(yīng)對其工作能力和工作態(tài)度進(jìn)行適當(dāng)?shù)目疾?，盡量選擇具有一定管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)水平良好、責(zé)任心強(qiáng)的人員進(jìn)行文書檔案管理。積極組織人員進(jìn)行文書檔案收集和歸檔的學(xué)習(xí)，提高在崗人員的專業(yè)技能，逐漸優(yōu)化檔案管理人員的工作能力。對于工作能力較低以及工作態(tài)度較差的員工進(jìn)行批評教育和相應(yīng)的處罰，提高員工的工作質(zhì)量，保證該檔案的收集和歸檔整體質(zhì)量。

4 結(jié)束語

辦公室文書檔案收集和歸檔工作十分重要，現(xiàn)代化辦公室檔案收集與歸檔應(yīng)當(dāng)遵循相應(yīng)的規(guī)章制度以及完善的管理模式進(jìn)行。目前企業(yè)對于辦公室文書檔案的收集歸檔工作改進(jìn)中，建立健全完善的管理制度，對工作人員的工作能力進(jìn)行提升，調(diào)整文書檔案管理過程中的工作模式，能夠進(jìn)一步提升辦公室文書檔案收集歸檔的質(zhì)量，提升企業(yè)工作的整體效率。

參考文獻(xiàn)

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