試論提高保險(xiǎn)業(yè)檔案管理水平

宋芳 黑龍江省密山市裴德鎮(zhèn)農(nóng)大新區(qū)保險(xiǎn)公司

引言：一個(gè)企業(yè)的檔案是否健全，保存是否完好是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，每一個(gè)檔案都是企業(yè)中有價(jià)值的歷史記錄。保險(xiǎn)行業(yè)涉及的業(yè)務(wù)種類眾多，檔案是進(jìn)行合理歸納總結(jié)進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的有力支撐。因此加強(qiáng)保險(xiǎn)行業(yè)的檔案管理與應(yīng)用, 不僅是保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的工作基礎(chǔ)，也是企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略性需要，是每個(gè)保險(xiǎn)行業(yè)所必須著眼的重要組成部分。保險(xiǎn)公司檔案管理工作比較復(fù)雜，問(wèn)題較多，因此更應(yīng)結(jié)合實(shí)際進(jìn)行解決。

1 當(dāng)前保險(xiǎn)業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

保險(xiǎn)檔案管理工作目前雖然取得了一定的成績(jī)，但是還是有很多的問(wèn)題，主要的問(wèn)題一共有四個(gè)。首先是思想認(rèn)識(shí)不足。我國(guó)處于發(fā)展的進(jìn)步期，對(duì)很多事務(wù)都認(rèn)識(shí)不足。保險(xiǎn)檔案管理對(duì)保險(xiǎn)行業(yè)來(lái)說(shuō)也是一個(gè)嶄新的工作，很多保險(xiǎn)公司沒(méi)有重視到保險(xiǎn)檔案的重要性，很多的工作重點(diǎn)都放在擴(kuò)大基本保險(xiǎn)普及率上，忽視保險(xiǎn)檔案管理的重要性。第二是專職人員素質(zhì)不強(qiáng)。員工是企業(yè)的第一前進(jìn)動(dòng)力，但是當(dāng)前保險(xiǎn)業(yè)檔案管理工作很多都是由人員兼職，他們對(duì)檔案管理不熟悉，工作認(rèn)真度不夠，很容易將檔案損毀、涂改甚至丟失。這些不夠?qū)I(yè)的人員嚴(yán)重阻礙了保險(xiǎn)檔案管理工作的規(guī)范化。三是管理制度不規(guī)范。很多企業(yè)對(duì)于保險(xiǎn)檔案沒(méi)有統(tǒng)一的管理規(guī)定，這樣很多人沒(méi)有具體的操作制度來(lái)進(jìn)行制約，這樣很容易造成企業(yè)內(nèi)部的檔案混亂，嚴(yán)重影響著保險(xiǎn)檔案的質(zhì)量。最后是保管環(huán)境不理想，像紙質(zhì)的檔案一般需要特殊的環(huán)境進(jìn)行保管，但是由于保險(xiǎn)公司經(jīng)費(fèi)不夠，場(chǎng)地限制等原因，保險(xiǎn)檔案的保管環(huán)境一直不是很健全，沒(méi)有固定的場(chǎng)所來(lái)存放檔案，很多檔案因?yàn)槭艹?、腐蝕等原因都受到了不同程度的損毀。

2 如何提高保險(xiǎn)業(yè)檔案管理水平

2.1 提升企業(yè)內(nèi)部管理，樹立檔案管理意識(shí)

要想從根本提升保險(xiǎn)業(yè)檔案管理水平首先要進(jìn)行的就是進(jìn)行檔案管理意識(shí)的樹立。除了檔案管理人員，保險(xiǎn)行業(yè)的管理者也應(yīng)該對(duì)檔案管理的重要性進(jìn)行提升。因此需要加強(qiáng)保險(xiǎn)檔案工作的宜傳力度，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)站，會(huì)議，宣傳讀物等形式來(lái)進(jìn)行多種宣傳渠道的宣傳，同時(shí)要提高公司員工的檔案意識(shí)，對(duì)每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理的重視程度進(jìn)行多角度增強(qiáng)。認(rèn)真貫徹黨和國(guó)家及 上級(jí)主管部門關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)及有關(guān)政策。制定檔案的工作計(jì)劃，進(jìn)行工作總結(jié)，指導(dǎo)，監(jiān)督，檢查。根據(jù)不同的保險(xiǎn)行業(yè)中的不同公司對(duì)于檔案管理的要求不同而進(jìn)行靈活的調(diào)整，很多一線員工因?yàn)椴恢匾暱蛻舻臋n案而很容易錯(cuò)失良機(jī)，失去了生意機(jī)會(huì)。同時(shí)也要求每一位員工對(duì)自己的檔案負(fù)責(zé)，這樣才能讓整個(gè)行業(yè)樹立檔案管理的意識(shí)。

2.2 對(duì)保險(xiǎn)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)

當(dāng)前很多公司對(duì)于保險(xiǎn)檔案管理都是進(jìn)行紙質(zhì)，這些檔案很容易因?yàn)楣芾聿簧贫鴵p毀，嚴(yán)重影響公司的發(fā)展與管理，并且這些檔案十分占用空間，由于現(xiàn)在很多企業(yè)空間都十分的有限，因此要對(duì)保險(xiǎn)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)。進(jìn)行信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)可以通過(guò)信息技術(shù)將有用的檔案進(jìn)行輸入與管理，這樣既能保證各種保險(xiǎn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及時(shí)有效，想要使用調(diào)用都非常方便也能進(jìn)行科學(xué)的核對(duì)工作，還能節(jié)省空間，杜絕檔案毀壞的現(xiàn)象產(chǎn)生。還能做好檔案管理的硬件存儲(chǔ)，同時(shí)定期和不定期的對(duì)一些檔案進(jìn)行審核，找出行業(yè)的規(guī)律，確保企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。通過(guò)科學(xué)化、信息化、規(guī)范化的檔案管理，不斷完善公司內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)的信息內(nèi)容，未來(lái)的企業(yè)發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.3 加強(qiáng)保險(xiǎn)檔案管理人才建設(shè)

二十一世紀(jì)最重要的就是人才的合理利用，保險(xiǎn)行業(yè)如果想提高保險(xiǎn)業(yè)檔案管理水平就必須要進(jìn)行專業(yè)檔案管理人才的培訓(xùn)和招聘。一般來(lái)說(shuō)檔案管理業(yè)務(wù)的工作量非常大，涉及到很多的部門，而其中保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的涉及檔案量最大，涉及到的客戶數(shù)據(jù)最多，這時(shí)候就需要在進(jìn)行檔案管理工作是需要有業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)的人員來(lái)進(jìn)行操作，增加工作效率。同時(shí)也要對(duì)保險(xiǎn)檔案的管理要進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定，讓檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的檔案管理學(xué)習(xí)，只有不斷的提高自身的檔案管理素養(yǎng)和專業(yè)技能，才能對(duì)公司的檔案管理了如指掌。讓工作人員熟悉保險(xiǎn)檔案的管理，對(duì)于規(guī)模構(gòu)成、業(yè)務(wù)聯(lián)系都需要非常了解，這樣才能幫助建立完善的保險(xiǎn)檔案，通過(guò)專業(yè)的檔案管理人員的管理可以使保險(xiǎn)檔案管理有章可循，有據(jù)可查，讓檔案管理更加科學(xué)和規(guī)范。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)保險(xiǎn)行業(yè)的不斷發(fā)展，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)范圍的不斷擴(kuò)大，保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)量屢創(chuàng)新高，每一個(gè)人都重視保險(xiǎn)的作用。在保險(xiǎn)行業(yè)當(dāng)中檔案管理問(wèn)題依舊是保險(xiǎn)行業(yè)發(fā)展的掣肘。本文通過(guò)簡(jiǎn)要指出當(dāng)前保險(xiǎn)業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題來(lái)針對(duì)存在的問(wèn)題來(lái)進(jìn)行提高保險(xiǎn)業(yè)檔案管理水平來(lái)幫助保險(xiǎn)行業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。依據(jù)改革創(chuàng)新的需要，我國(guó)的保險(xiǎn)行業(yè)必須要建立健全保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理，對(duì)管理技術(shù)進(jìn)行加強(qiáng)，提高檔案意識(shí)，進(jìn)行制度化管理，促進(jìn)保險(xiǎn)行業(yè)的發(fā)展。