習(xí)群 南昌大學(xué)

引言：隨著時代的發(fā)展，單單依靠傳統(tǒng)的辦公方式，明顯已跟不上現(xiàn)代化企業(yè)管理的步伐,尤其是統(tǒng)計信息工作。這是一項難度大，繁瑣的數(shù)據(jù)匯總與分析工作。因此，積極采用計算機(jī)軟件技術(shù)，開發(fā)出統(tǒng)計工作中一套完整的、簡單易操作的統(tǒng)計報表軟件是當(dāng)代企業(yè)面臨的巨大挑戰(zhàn)之一。

一、Excel軟件的應(yīng)用

中國本土大多數(shù)企業(yè)中，延續(xù)幾十年的生產(chǎn)組織模式，都為多規(guī)格、多種類、小批量重復(fù)生產(chǎn)，這種生產(chǎn)的性質(zhì),決定了統(tǒng)計工作的繁瑣及復(fù)雜性。多年來，統(tǒng)計工作都是純手工操作的，效率極低，錯誤也較多，長期的數(shù)據(jù)保存也存在一定的問題，漏洞大，核對不方便。

應(yīng)用Excel軟件后，由于其具有較好的記錄、分析及處理的功能，使得統(tǒng)計工作變得方便、簡單、準(zhǔn)確、快捷，滿足了企業(yè)對歷史數(shù)據(jù)及當(dāng)前數(shù)據(jù)的基本使用要求，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。詳細(xì)使用方法是：首先，建立各基層單位的數(shù)據(jù)庫模型，并且每張表中包含所需的產(chǎn)品名稱、數(shù)量、計量單位、單價、產(chǎn)值及庫存等參數(shù)，簡單來說每一個單位的統(tǒng)計報表就是一個小型的數(shù)據(jù)庫,建表時可根據(jù)需求，將表格存入計算機(jī)模板里,可方便多次使用。需要時，可將其隨時從模板中插入到所需工作表中，按照具體要求將所需產(chǎn)品品種、規(guī)格篩選出來，將不需要的品種、規(guī)格進(jìn)行隱藏即可。每一個數(shù)據(jù)庫中都會含有設(shè)置的相應(yīng)的計算公式,錄入數(shù)據(jù)后，即自動生成各基層單位完整的統(tǒng)計報表。其次，在同一工作薄中建立數(shù)據(jù)庫匯總過錄表數(shù)據(jù)庫，完成過錄表匯總，通過引用各基層單位表格中的數(shù)據(jù)，按照一定的類別進(jìn)行匯總。在有就是按照上級有關(guān)部門的報表要求，建立對外報表數(shù)據(jù)表格，利用過錄表，直接將有關(guān)數(shù)據(jù)粘貼過來，按勾稽關(guān)系引入計算公式。自動完成上報報表。除此之外，還可建立相應(yīng)統(tǒng)計臺帳。將每年、每月、每天的數(shù)據(jù)保存，完成各專項臺帳的錄入，以備方便使用。

應(yīng)用了Excel軟件匯總后，把統(tǒng)計人員從繁瑣的手工操作中慢慢地解脫出來,大大提高了工作效率，同時又為企業(yè)統(tǒng)計數(shù)據(jù)處理奠定了良好的數(shù)據(jù)處理基礎(chǔ)，并能夠確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及數(shù)據(jù)的長期保存，使統(tǒng)計工作更加方便、及時、準(zhǔn)確。

二、應(yīng)用Word軟件自動生成的統(tǒng)計報表

報表的生成，首先打開Word文檔界面，插入應(yīng)用Excel的電子表格。進(jìn)行按步驟實(shí)施的一種科學(xué)編輯處理方式。使用該軟件系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)具有快捷方便等優(yōu)點(diǎn)，并能獨(dú)自解決在Excel中不能解決的問題。如解決分子/分母的問題，就可在Word軟件中應(yīng)用在兩格中間輸入“/”符號，然后選擇去掉中間線，只需填寫分子數(shù)據(jù),就能自動求出分母及匯總數(shù)據(jù)。并且還可以制作數(shù)據(jù)圖表來觀察近年來本公司的數(shù)據(jù)變化，或者是同行業(yè)之間的數(shù)據(jù)對比功能等等。具體操作步驟，首先打開Word文檔，點(diǎn)擊插入選項卡，選擇圖表，在彈出的對話框內(nèi)選擇一種圖表類型，然后會彈出Excel讓你進(jìn)行數(shù)據(jù)的編輯，編輯完成后，選中圖表，對圖表進(jìn)行各項設(shè)置，從而達(dá)到對比的效果。

與此同時，在此狀態(tài)下的Excel數(shù)據(jù)的處理也可應(yīng)用人工重算、自動求和、求最大、最小值等函數(shù)關(guān)系，還可以把一個個復(fù)雜的累加程序公式轉(zhuǎn)化為一個簡單的公式，從而達(dá)到省時、省力、高質(zhì)量、高效率的數(shù)據(jù)處理匯總。首先，統(tǒng)一規(guī)范好數(shù)據(jù)庫的格式，然后分配各部門在網(wǎng)點(diǎn)填入數(shù)據(jù)信息，再應(yīng)用計算機(jī)內(nèi)部局域網(wǎng)傳輸功能，就能在綜合統(tǒng)計部門自動生成所需報表。并可利用Excel電子表格中的復(fù)制粘貼功能、編輯好各單位所需的信息公式，進(jìn)行數(shù)據(jù)再處理，就能自動生成各自所需要的報表。

三、電子表中模板的應(yīng)用

企業(yè)統(tǒng)計工作往往是繁瑣、重復(fù)且循環(huán)進(jìn)行的，在工作中盡量減少一些重復(fù)、復(fù)雜的勞動，提高工作效率，減少不必要勞動時間，這是統(tǒng)計工作者多年的美好向往。恰恰電子表里的模板便能提供這個人人所期待的功能。將統(tǒng)計工作按照不同內(nèi)容分別建立所需模式，一旦需要，便可以在當(dāng)前的工作表中插入所需模板，然后只需做簡單的小小的修改，即可以完成所需工作。電子表中模板的應(yīng)用，促進(jìn)了管理水平的不斷提高，使信息化管理更上一層樓。

結(jié)束語：利用計算機(jī)技術(shù)，不但能實(shí)現(xiàn)自動對各種數(shù)據(jù)進(jìn)行處理、自檢、自查、控制，避免了重復(fù)出現(xiàn)的錯誤，既節(jié)省人工錄入的時間，又實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息共享，從而給統(tǒng)計工作提供了諸多方便，減少了員工一部分必要的工作壓力，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供了準(zhǔn)確的科學(xué)依據(jù)，并且還能將這些報表按內(nèi)容分類貯存，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部過往歷史數(shù)據(jù)的共享；計算機(jī)軟件的應(yīng)用能夠較大地提高統(tǒng)計人員的工作效率，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的質(zhì)量,加快數(shù)據(jù)傳輸?shù)乃俣?，從而促進(jìn)企業(yè)管理向著更高、更好的方向發(fā)展。計算機(jī)信息處理技術(shù)應(yīng)順應(yīng)當(dāng)代的大數(shù)據(jù)時代，不斷的整改原有的不足，并且在具有數(shù)據(jù)安全意識的情況下，積極面對未來的各種挑戰(zhàn)以及不斷的探索創(chuàng)新。