事業(yè)單位人事檔案管理工作的問題及解決措施

摘要：隨著我國社會主義經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)水平的迅速發(fā)展進(jìn)步，事業(yè)單位人事檔案的數(shù)量與需求也迅速增加，這些都促使了事業(yè)單位人事檔案管理工作的形式發(fā)生了深刻變化。把事業(yè)單位的人事檔案管理與現(xiàn)在高速發(fā)展信息技術(shù)結(jié)合起來實現(xiàn)新型檔案管理模式，已經(jīng)成為未來的必然的發(fā)展趨勢，因此提高事業(yè)單位工作效率的首要任務(wù)就是將事業(yè)單位的人事檔案管理相關(guān)問題進(jìn)行妥善解決。本文從事業(yè)單位人事檔案管理中出現(xiàn)的一些問題出發(fā)，探討這些問題的解決方案。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;問題及解決措施

人事檔案管理在事業(yè)單位中有著重要的地位，員工和相關(guān)人員的出身、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作狀況、社會關(guān)系等多種信息都在檔案的信息當(dāng)中能夠體現(xiàn)出來。隨著市場經(jīng)濟(jì)以及網(wǎng)絡(luò)信息化的飛速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理信息化已經(jīng)成為計算機(jī)科技發(fā)展的必然趨勢，事業(yè)單位應(yīng)該充分利用先進(jìn)的信息手段與技術(shù)把各種物質(zhì)化信息資源進(jìn)行信息化的轉(zhuǎn)換，為事業(yè)單位的每個工作人員提供服務(wù)。

一、當(dāng)前社會事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）人事檔案管理工作內(nèi)容的擴(kuò)展

以往歷史的人事檔案工作主要是收集、整理和保存各類人員的歷史材料，以紙質(zhì)為媒介、以人工錄入為方式的傳統(tǒng)的檔案記載，紙張極易變薄變脆，給信息資源采集、存儲、管理等諸多工作帶來極大的困難，人事檔案管理工作的職能要發(fā)生轉(zhuǎn)變。在計劃經(jīng)濟(jì)的體制下，人事檔案管理的工作坐等領(lǐng)導(dǎo)查閱，不去發(fā)揮檔案工作的能動作用，工作的被動，是計劃經(jīng)濟(jì)體制下人事檔案工作管理的弊端。人事檔案管理雖然要求不斷進(jìn)步與更新，但是由于資金短缺等問題，多數(shù)單位的檔案管理還是停留在“庫房加柜子”的檔案管理時代^[1]。事業(yè)單位的人事檔管理在當(dāng)今社會快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)浪潮當(dāng)中顯得有些落后，具體表現(xiàn)在缺少創(chuàng)新精神，單位改革缺少規(guī)劃目標(biāo)和變化動力，在檔案管理方面墨守成規(guī)，不能適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的特點等。就目前的情況來看，我國事業(yè)單位在開發(fā)利用檔案資源信息這一塊還處在比較落后的階段。長期以來，我國檔案管理主要是以收集、儲存信息的模式為主，還沒有相對完善的體系能對檔案資源進(jìn)行合理開發(fā)利用。目前我國的事業(yè)單位沒有有效地開發(fā)利用檔案信息資源，采集檔案信息資源的內(nèi)容較少，信息資源的重復(fù)加工比較嚴(yán)重，檔案信息化資源的質(zhì)量也有待提高。

（二）事業(yè)單位檔案管理工作信息化的必要性

我國事業(yè)單位是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、社會和諧發(fā)展的重要支撐體系，事業(yè)單位的檔案是公共服務(wù)服務(wù)的主要提供載體，做好事業(yè)單位檔案管理工作的信息化，有利于社會事業(yè)迅速平穩(wěn)發(fā)展，滿足人民日益增長的物質(zhì)文化需求。而信息化的檔案管理工作，可以建立電子、網(wǎng)絡(luò)平臺，電子錄入的方式有利于加強(qiáng)信息的管理，從本質(zhì)上改變了檔案信息管理的方式和途徑。檔案可以存儲到電子磁盤中，檔案所占的空間較小，便于儲存和信息管理。當(dāng)下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展，其已經(jīng)廣泛運用到各個領(lǐng)域中，對提高各行業(yè)的工作效率、促進(jìn)行業(yè)發(fā)展起著重要的作用?，F(xiàn)在，為了適應(yīng)這一新形勢的發(fā)展需要，把事業(yè)單位的檔案管理與高速發(fā)展的信息技術(shù)結(jié)合起來勢必是未來的發(fā)展趨勢，甚至可以說是檔案管理的必經(jīng)之路，只有加快事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)步伐，才能使得檔案管理更好地為公眾服務(wù)。

（三）對人事檔案管理缺乏重視

目前，由于檔案管理工作無法在短期內(nèi)取得經(jīng)濟(jì)效益，創(chuàng)造利潤，使得很多事業(yè)單位不夠重視這項工作，沒有充分認(rèn)識到其重要性，忽視了對檔案管理人員精心的培養(yǎng)和管理設(shè)備及時地更新，很多單位都忽視了人事檔案工作，而把其他的與人事相關(guān)的工作放在重點位置，這就使得事業(yè)單位的人事檔案管理僅是流于形式，因而使得人事檔案管理工作處于被動狀態(tài)。同時，我國事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)水平、文化程度以及專業(yè)素養(yǎng)等相對比較低下。許多老的檔案管理人員的管理方式還處于老舊的思維階段，管理水平和思維觀念已經(jīng)跟不上新時代事業(yè)單位的發(fā)展要求^[2]。

二、解決事業(yè)單位人事檔案管理措施

（一）完善人事檔案管理工作制度

在我國的基本國情下，事業(yè)單位是比較特殊的單位，而事業(yè)單位的檔案管理部門是一個處于邊緣化的機(jī)構(gòu)，建立一個較為完善的人事檔案管理制度，自上而下地為人事檔案管理工作提供發(fā)展和改革的環(huán)境越發(fā)必要。不同的事業(yè)單位要根據(jù)自身的實際情況，制定本事業(yè)單位自己的檔案資料管理制度，對工作人員進(jìn)行不間斷的培訓(xùn)與內(nèi)部約束，加強(qiáng)在人事檔案管理工作方面的人力物力投入。事業(yè)單位的人事檔案管理工作中出現(xiàn)的大部分問題都是由于人力物力的投入不足而產(chǎn)生的，加強(qiáng)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層對人事檔案的管理工作，加強(qiáng)管理人員對自己工作的認(rèn)知程度，提高對自身工作的了解，還要加大對檔案管理工作的宣傳力度，使檔案管理工作可以被越來越多的人所認(rèn)知。而且要不斷健全檔案管理機(jī)制，使這項工作更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化。因此，單位要注重檔案管理人員專業(yè)技能地培養(yǎng)，提高工作人員的知識水平和業(yè)務(wù)水平。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

當(dāng)今社會的發(fā)展不斷融入了科技的含量，這同時也對檔案管理工作有了新的要求。在現(xiàn)代人事檔案管理工作中，必須提高檔案管理工作的效率。要提高效率，就必須采用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的手段參與到人事檔案管理工作中。充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢來加強(qiáng)檔案管理工作，做好檔案信息的安全管理也是事業(yè)單位檔案管理工作中至關(guān)重要的一環(huán)，在進(jìn)行檔案管理信息化的建設(shè)時，要做好相關(guān)的安全管理設(shè)置，可以通過開發(fā)程序軟件的形式對重要的檔案信息進(jìn)行管理。事業(yè)單位還要制定相關(guān)的監(jiān)督制度，確保事業(yè)單位檔案管理信息化的過程得到制約與監(jiān)督，保證其過程是在法律法規(guī)規(guī)定的范圍之內(nèi)。事業(yè)單位還應(yīng)該充分利用先進(jìn)的信息手段與科學(xué)技術(shù)把各種物質(zhì)化信息資源進(jìn)行數(shù)字化的保存工作，并且建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，為事業(yè)單位的每個工作人員提供必要的服務(wù)。在進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理信息化的建設(shè)之前，必須要深入地進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，有條理的推進(jìn)。規(guī)劃要充分結(jié)合實際情況，制定檔案管理信息化的近期目標(biāo)與遠(yuǎn)期目標(biāo)，這樣才能使檔案管理信息化得到順利推進(jìn)，使檔案檔案管理工作得到可持續(xù)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]莫若琦，楊力.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展，2007（05）：153-155.

[2]羅麗英.聘用制下事業(yè)單位人事檔案管理模式創(chuàng)新研究[J].邢臺職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012（6）：60-61.

作者簡介：

宋曉麗（1971.7-），女，漢族，湖北恩施人，本科學(xué)歷，恩施職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處，專業(yè)：漢語言文學(xué)，主要研究方向：檔案管理，現(xiàn)職稱：副研究館員（高級）。