秘書人員郵件管理工作例談

摘要：郵件管理工作是秘書人員日常工作之一，看起來簡單，但是要做到有條不紊也不是一件容易的事，必須按照規(guī)定的程序完成。一般說來，秘書人員郵件管理工作的程序是對郵件首先進行簽收、分揀，然后再拆封、登記，最后最重要的一環(huán)就是對郵件進行分辦。

關鍵詞：秘書工作;郵件管理;郵件分辦

郵件處理工作是秘書的日常工作。單位的郵件來源一般有兩種渠道：一種是通過郵局或其他外部途徑投遞;一種是通過網(wǎng)絡發(fā)來的電子郵件、傳真。

秘書每天上班要做的第一件事就是查收電子郵件和檢查傳真機等設備，看有無最新信息。電子郵件的信息如果需要匯報給上司，秘書可將信息全部或部分打印出來，然后與其他信件一起交給上司，并做好登記工作。

如果是通過郵局或其他外部途徑投遞過來的。通常處理的程序是：簽收、分揀、拆封、登記、分辦。

一、郵件的簽收

郵件日進出量較少的單位，郵件處理工作通常由辦公室秘書兼管;郵件日進出量較大的單位一般會在辦公室下設置專門的收發(fā)室，由專門人員負責收發(fā)郵件。收發(fā)人員的職責僅限于郵件的分揀、登記和分發(fā)，而不能對郵件進行拆封和呈（送）辦。

二、郵件的分揀

秘書在日常工作中收到的郵件主要有：特殊性專遞、電報等急件;業(yè)務往來信函;寫明上司親啟的信函;匯票、匯款單;報紙、雜志;同事私人信件等。為了方便郵件呈送和處理，秘書收到郵件后，首先要對郵件進行分類。分類的原則是：將私人郵件與公務郵件分開;將辦公室內部郵件與外部郵件分開;將優(yōu)先考慮的郵件放在一起，包括出現(xiàn)有掛號、保價、快遞、機要和帶回執(zhí)等特殊郵寄標示的郵件;此外，電報、電傳和傳真等也比較重要。

三、郵件的拆封

郵件啟封時，要注意保持原封的完好，特別注意封內文件不能損壞。必要時，應把原封訂在文件后面，一并處理，以便日后查閱。如發(fā)現(xiàn)有不屬于本單位的文件，或內裝文件與應送文件不符，應按規(guī)定處理，一般予以退回。不是所有的郵件都由秘書拆封，明確寫了部門名稱、上司親啟和私人名字的郵件，如果沒有授權，秘書是不得拆封的。

一般情況下，郵件的拆封應該按照以下的順序進行：

第一步，拆封之前，輕敲郵件。在郵件底部輕輕敲擊幾下，使封內的郵件落到下面，以防郵件留在封口邊緣被拆剪破壞。

第二步，小心開啟郵件。用開封刀或自動拆封機沿信封上端開啟，小心取出郵件。

第三步，仔細檢查，以免遺漏。取出郵件后還要仔細檢查一遍信封，以免遺漏一些重要的物件在封內。

第四步，核對清楚附件。郵件上標明的附件，必須核對清楚，如果缺少了附件，應該在郵件上標明，最好將附件用回形針或訂書針固定在郵件上。

拆封郵件時要注意，不要剪壞郵票、郵戳和封上的文字，應保持信封的完整;如果信封無郵票或郵票、郵戳不完整，應注明;對來信的頁碼進行查核，發(fā)現(xiàn)錯誤要標明;收到信函之后是否拆封，應按與上司事先約定的方法辦理。如果沒有約定，那么，公事文件在拆封以后遞交給上司，私人信件就不要拆封。如果公事文件信封上也標有“親啟”“機密”“重要”等字樣，除非上司授權，秘書也不要拆封;如果無意拆開不該拆的郵件，應立即封口，當即停止閱讀，并保證不把已看到的內容告訴任何人，然后把信紙按原樣折疊好，放回信封，在信封上注明“誤拆”字樣，并簽上自己姓名，盡快送交收件人。

四、郵件的登記

郵件登記的一般做法是建立一個郵件登記表。登記表既可以作為核對依據(jù)，也可以作為回復郵件的提示條。

登記時要注意：除私人信件、普通廣告、推銷信、征訂單外，其他公文、公函、包裹、雜志等都應當?shù)怯?，以便管理。登記時應寫明：編號、收到日期、收閱人或部門、郵件種類、處理辦法等。

五、郵件的分辦

郵件分辦包括郵件的分發(fā)和傳閱。一般分為兩種情況：一是向領導呈交有閱辦要求的郵件;二是向其他人遞交郵件。

在呈交領導閱辦的郵件時，秘書應該注意：

呈送時，將重要的郵件放在上面，一般處理要求的郵件放在下面。重要的信件（文件），轉送前最好復印一份保存，以備查考。如果這些郵件需要參考資料，要將兩者放在一起呈交。其次，也可以使用不同顏色的文件夾放置不同處理要求的郵件，如將信件（文件）分為急件、要件、例行公事件、密件、私人件五類，分別歸入五個規(guī)格一致但顏色不同的專用文件夾內，分送各主管上司處理。其中，用紅包文件夾放置優(yōu)先考慮的郵件，用黃色文件夾放置例行性備忘錄，用藍色文件夾放置特殊信函，用綠色文件夾放置私人事務信函。如上司有要求，秘書呈送文件前應先注出重點部分，如信件（文件）中的公司名稱、日期、產品名稱、數(shù)量、價格等，應用尺和黃色筆（如需復印，黃色不會在復印件上顯現(xiàn)）在這些內容下面畫出直線，或在信件（文件）上用簡練的文字作旁注，以提醒上司。

有些郵件需要交多個部門或人員閱看、處理，這些郵件就需要在這些部門之間進行傳閱。秘書控制傳閱過程常用方法有：

涉及數(shù)個部門的郵件，可以將有關部門的列表附于郵件上，交部門負責人處理，部門負責人閱畢，劃掉該部門的名字?；蛘?，由主要負責部門持有郵件的原件，并由該部門將郵件內容轉告給其他部門，也可以將郵件復印，分發(fā)給有關部門?；蛘?，涉及數(shù)人的郵件，可以設計一個傳閱順序提示條，請有關人員按提示條順序傳閱。

總之，郵件管理工作是秘書日常工作中的五個環(huán)節(jié)，秘書人員必須做到認真負責，而且要細致勤快才能把這份分內的工作做好。