李偉倩

（周口市建設(shè)工程質(zhì)量安全監(jiān)督站，河南 周口 466000）

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，檔案信息化管理對(duì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展、管理提升、經(jīng)濟(jì)效益增長(zhǎng)有重要作用。建設(shè)工程檔案是建筑建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的、圖物相符的、有保存價(jià)值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱。它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動(dòng)，是建設(shè)項(xiàng)目管理在立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動(dòng)中形成的檔案文件，工程檔案管理是建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量、造價(jià)和工期進(jìn)行管理的同時(shí)，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

一、建設(shè)工程檔案管理的重要性

在建筑工程建設(shè)過(guò)程中，建筑工程檔案管理是基礎(chǔ)性工作。建筑工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生各種文檔材料，包括前期批文、施工過(guò)程記錄、竣工驗(yàn)收記錄、工程設(shè)備維護(hù)記錄等。這些檔案材料客觀、真實(shí)地反映了工程的詳細(xì)狀況。無(wú)論是在工程質(zhì)量評(píng)定還是在工程竣工后的維護(hù)、管理當(dāng)中，這些檔案材料都具備了十分重要的價(jià)值。同時(shí)，加強(qiáng)建筑工程檔案資源開(kāi)發(fā)，有利于建筑企業(yè)累積管理經(jīng)驗(yàn)，或者說(shuō)建筑工程檔案是建筑企業(yè)技術(shù)儲(chǔ)備的重要手段。在工程項(xiàng)目完成投入運(yùn)營(yíng)后，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，也能將工程檔案作為維護(hù)、管理依據(jù)，包括工程擴(kuò)建、結(jié)構(gòu)維修、局部改造等均需要原始檔案材料作為支持。建筑工程檔案不僅對(duì)項(xiàng)目本身具有指導(dǎo)作用，對(duì)其他同類型項(xiàng)目設(shè)計(jì)、建設(shè)活動(dòng)等也具有一定的參考、借鑒價(jià)值。也就是說(shuō)，建筑工程檔案能夠被反復(fù)利用、開(kāi)發(fā)，其價(jià)值將不斷地被發(fā)掘出來(lái)?？傮w上來(lái)看，建筑工程檔案蘊(yùn)藏了巨大的潛在經(jīng)濟(jì)價(jià)值與社會(huì)價(jià)值。通過(guò)開(kāi)發(fā)利用，落實(shí)相關(guān)管理工作，盡可能將這些價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，進(jìn)一步促進(jìn)建筑工程項(xiàng)目建設(shè)。

二、目前建筑工程技術(shù)資料檔案管理中存在的問(wèn)題

首先，檔案管理制度不完善。目前我國(guó)對(duì)工程檔案管理已經(jīng)有文件制度和規(guī)定，但在執(zhí)行過(guò)程中并沒(méi)有嚴(yán)格按照文件的規(guī)定去執(zhí)行。建筑企業(yè)在施工時(shí)想到哪里就記錄一下，導(dǎo)致檔案的內(nèi)容不夠全面，不能真實(shí)反映工程的實(shí)際情況，為工程在使用過(guò)程中帶來(lái)諸多麻煩。目前的施工中各個(gè)部門缺乏溝通交流，檔案也是各自進(jìn)行管理，會(huì)出現(xiàn)一些漏記或者誤記的情況。其次，沒(méi)認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。在工程建設(shè)中只追求工程的經(jīng)濟(jì)利益，忽視了檔案的建立和管理工作，沒(méi)認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)于整個(gè)工程所具有的重要意義，等到工程馬上竣工時(shí)才想起來(lái)檔案這回事，然后就憑記憶馬馬虎虎的整理檔案，應(yīng)付檢查。造成這方面問(wèn)題的主要原因是我們的審核部門對(duì)于工程結(jié)束時(shí)的檔案驗(yàn)收工作不夠嚴(yán)格，才出現(xiàn)這么多不負(fù)責(zé)任的檔案問(wèn)題。再次，缺乏專業(yè)的管理人才。目前，工程檔案的管理人員都是兼職管理，沒(méi)有專業(yè)理論做支撐，缺乏必要的技能，不能對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，檔案管理者不能與時(shí)俱進(jìn)，建立網(wǎng)上檔案管理平臺(tái)，完善檔案管理工作。

三、如何做好建設(shè)工程檔案管理工作

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要樹(shù)立正確的檔案管理理念，轉(zhuǎn)變“重建設(shè)、輕檔案”的傳統(tǒng)觀念，增強(qiáng)責(zé)任感，采取積極正確的工作態(tài)度，促使全體人員對(duì)檔案管理有正確的認(rèn)識(shí)，確保檔案管理工作能夠順利的開(kāi)展。同時(shí)促進(jìn)檔案管理機(jī)制的完善與規(guī)范化管理。應(yīng)結(jié)合工程的特點(diǎn)對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，促使檔案管理更具有針對(duì)性和實(shí)效性。對(duì)檔案的收集、整理、歸檔及借閱等機(jī)制進(jìn)行完善，促使檔案管理工作能夠有章可循。同時(shí)對(duì)相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制進(jìn)行完善，制定相應(yīng)的規(guī)范和約束，提高相關(guān)工作人員的積極性，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。

（二）完善管理技術(shù)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。信息化時(shí)代工程檔案管理工作應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。要加大工程檔案管理投入，更新管理技術(shù)及管理模式，提升檔案管理質(zhì)量及效率，將其潛在價(jià)值充分發(fā)掘出來(lái)。通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)作為媒介，在部門之間構(gòu)建檔案信息檢索、管理系統(tǒng)，能夠提升各部門檔案管理整體水平。同時(shí)，借助計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)能夠在各部門間創(chuàng)建一個(gè)工程檔案信息互動(dòng)平臺(tái)，保證檔案信息的流通性，有利于各部門協(xié)調(diào)好工程檔案管理工作。借助計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠促進(jìn)各個(gè)部門檔案管理水平的提高，同時(shí)促使各個(gè)部門能夠相互協(xié)調(diào)，提高檔案資料的有效利用效率，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。同時(shí)按照檔案的性質(zhì)和類型對(duì)其進(jìn)行管理整理，并按照部門和類別進(jìn)行分類，做好編號(hào)工作，更加方便之后的查閱。優(yōu)化工程檔案管理人才隊(duì)伍，加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，促進(jìn)管理人員綜合素質(zhì)的提高，采取多種培訓(xùn)的方式促進(jìn)檔案管理人員知識(shí)和技能的提高，檔案管理人員要不斷更新業(yè)務(wù)技能，促進(jìn)建筑工程檔案管理工作效率和水平的提高。

（三）做好現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，做好檔案管理工作。工程的施工是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中會(huì)產(chǎn)生很多隱性信息，因此，在建筑工程檔案管理者要做好現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查工作，多方收集信息并將其融入到工程檔案當(dāng)中。對(duì)于其中的問(wèn)題及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)提出和解決，這不僅能夠保證檔案信息的客觀性與準(zhǔn)確性，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，檔案人員也能夠及時(shí)查閱相關(guān)信息，為問(wèn)題解決提供信息依據(jù)，確保施工質(zhì)量達(dá)到要求。通過(guò)這樣的方式能夠提高工程施工的質(zhì)量，同時(shí)促進(jìn)建筑工程檔案管理工作的完善。在建筑工程施工完成后，對(duì)工程竣工進(jìn)行備案是工程檔案管理的重要內(nèi)容。工程備案和工程檔案管理有著相同的本質(zhì)，因此，在工程竣工后的備案工作應(yīng)當(dāng)和檔案管理工作進(jìn)行聯(lián)系，對(duì)管理的機(jī)制進(jìn)行深化，促使檔案的搜集、整理以及歸檔工作更加完善。