當(dāng)前高校財務(wù)檔案管理工作中存在問題及對策

魯玲

（河南大學(xué)檔案館，河南 開封 475001）

前言

高校財務(wù)檔案有效反映了學(xué)校的教學(xué)、建設(shè)發(fā)展以及科研等內(nèi)容，屬于具備參考、保存以及使用價值的財務(wù)資料，檔案的可靠性與準(zhǔn)確性直接影響著高校財務(wù)工作的進(jìn)展情況，高校只有針對性的解決檔案管理問題，才可以確保高校財務(wù)檔案工作的質(zhì)量水平。

一、高校財務(wù)檔案的特點

首先是真實性，財務(wù)管理檔案可以清楚反映學(xué)校每一次的經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來情況，利用票據(jù)清晰記錄在案。且檔案不可改動，所有記錄經(jīng)濟活動的憑證均真實可靠。其次是檔案內(nèi)容的專業(yè)性，財務(wù)檔案有效對應(yīng)高校日常的財務(wù)管理活動，具備專業(yè)的財務(wù)核算單據(jù)，可以真實專業(yè)的反應(yīng)高校的經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來活動與實際財務(wù)情況。再次是利用性，財務(wù)檔案可以為高校審計、財務(wù)以及后勤活動提供更多的參考資料，以便核證相關(guān)問題。最后是關(guān)聯(lián)性，高校在財務(wù)檔案管理工作中采用“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中管理”的原則，且檔案資料具備整體性，不可分割，可以更好的反應(yīng)高校的整體財務(wù)情況，為預(yù)算工作提供更多的參考依據(jù)，具備良好的關(guān)聯(lián)性。[1]

二、高校財務(wù)檔案管理存在的問題

一是財務(wù)檔案的管理模式比較落后，利用率較低，很多高校依然采用紙質(zhì)財務(wù)檔案，注重數(shù)量卻忽視了質(zhì)量管理，并未嚴(yán)格參照相關(guān)要求及時審核歸類檔案，降低了檔案的利用效率。二是財務(wù)檔案的管理意識較差，當(dāng)前高校財務(wù)檔案管理人員較少，且財務(wù)管理工作量較大，需要多個部門協(xié)同管理，以致經(jīng)常出現(xiàn)無法完全收集整理檔案的問題。除此之外，實際工作中，多數(shù)高校的財務(wù)部門無法及時將檔案送往專門的管理部門，部分會計賬簿已經(jīng)超過了歸檔期限。三是財務(wù)檔案的內(nèi)部管理制度不完善，當(dāng)前高校財務(wù)檔案管理工作依然采用傳統(tǒng)的管理方法，由賬務(wù)人員負(fù)責(zé)整理、修訂以及管理檔案資料，并未設(shè)置專門的檔案管理部門。且部分檔案管理人員缺乏專業(yè)的財會知識，無法及時發(fā)現(xiàn)財務(wù)檔案中存在的問題。四是財務(wù)檔案鑒定銷毀難度較大，實際工作中，高校財務(wù)檔案存在無人銷毀的問題，增大了庫房管理的難度。五是管理人員的綜合素質(zhì)水平較低，專業(yè)知識不足，且部分管理人員無法有效應(yīng)用數(shù)字化處理技術(shù)，直接影響了高校檔案管理的信息化進(jìn)程。

三、高校財務(wù)檔案管理對策

（一）強化檔案信息化建設(shè)

為了進(jìn)一步提升高校財務(wù)檔案的利用率，高校應(yīng)充分重視檔案的信息化建設(shè)工作，針對高校當(dāng)前的財務(wù)檔案問題設(shè)計專門的管理軟件，確保在專業(yè)平臺上實現(xiàn)檔案管理的整個流程。比如可以開發(fā)兼并財務(wù)檔案管理的財務(wù)軟件，確保財會人員在記賬的同時可以及時保存財務(wù)資料，并上傳至專門的軟件中自動生成賬務(wù)附件，確保檔案管理人員可以通過項目名稱、編號等關(guān)鍵字進(jìn)行有效搜索管理，實現(xiàn)財務(wù)檔案的數(shù)字化管理。

（二）強化財務(wù)檔案管理認(rèn)識

一方面高校應(yīng)強化財務(wù)檔案的管理力度，采用更多的獎懲措施以充分調(diào)動員工的管理積極性與主動性。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與全體教職員工均應(yīng)充分認(rèn)識財務(wù)檔案管理的重要性，并結(jié)合各種歸檔要求出臺完善的管理措施，加大管控力度，在高校內(nèi)營造人人負(fù)責(zé)的管理氛圍。另一方面應(yīng)定期做好檔案管理人員與高校負(fù)責(zé)人員的培訓(xùn)工作，充分宣傳財務(wù)檔案管理的重要性，調(diào)動員工的管理積極性。除此之外，財務(wù)檔案管理人員的工作不僅僅是審核監(jiān)督檔案，更應(yīng)該做好財務(wù)監(jiān)督工作，全身心的為檔案管理服務(wù)，以便充分發(fā)揮檔案部門的監(jiān)督協(xié)調(diào)作用。[2]

（三）完善檔案管理制度

高校應(yīng)強化管理財務(wù)檔案管理工作，確保妥善管理財務(wù)檔案，以便做到有序存放，合理查詢，避免出現(xiàn)泄密與銷毀問題。高校管理人員應(yīng)高度關(guān)注檔案的管理工作，建立完善系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)，并執(zhí)行一把手的負(fù)責(zé)制度，明確各職能人員的職責(zé)范圍，確保有效進(jìn)行財務(wù)資料的保密與管理工作，做好財務(wù)檔案的查閱與登記工作。

（四）嚴(yán)格設(shè)定財務(wù)檔案的銷毀制度

高校的財務(wù)檔案包括人員工資表、年度決算表、未結(jié)清債權(quán)債務(wù)憑證、未完工的工程檔案以及財務(wù)檔案管理與銷毀清冊等方面，相關(guān)工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度規(guī)定，在保管期限結(jié)束后進(jìn)行有效銷毀。且銷毀前應(yīng)嚴(yán)格參照高校財務(wù)機構(gòu)與檔案管理機構(gòu)提出的銷毀意見，編制完善的銷毀清冊。所有的高校財務(wù)檔案應(yīng)做好獨立裝訂，并進(jìn)行有效記錄，將銷毀清冊上交至分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核批復(fù)，合格后需要分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門管理人員以及財務(wù)部門管理人員共同簽字確認(rèn)，且在銷毀前仔細(xì)清點清冊中的檔案資料信息，以免出現(xiàn)失誤問題。在銷毀過程中還會確保檔案部門、財務(wù)部門以及審計部門的嚴(yán)格監(jiān)督，確保整個銷毀過程均應(yīng)嚴(yán)格參照相關(guān)制度進(jìn)行。[3]

（五）強化財務(wù)檔案管理人員的技能培訓(xùn)工作

為了進(jìn)一步實現(xiàn)高校財務(wù)檔案管理工作的信息化，相關(guān)工作人員不但需要具備計算機、信息安全等能力，且還應(yīng)掌握檔案編目、分類以及信息錄入等能力。工作人員的專業(yè)知識水準(zhǔn)、技能水平以及工作中知識的更新?lián)Q代速度決定著檔案信息化建設(shè)的成果。對此，高校財務(wù)檔案管理部門應(yīng)利用多元化方式對財務(wù)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，以建立高水平的財務(wù)檔案管理隊伍，改變當(dāng)前財務(wù)人員知識結(jié)構(gòu)單一的問題。實際工作中，高校應(yīng)組織多種培訓(xùn)活動，促進(jìn)各財務(wù)檔案管理人員的有效溝通，強化技能管理，確保財務(wù)檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)處于領(lǐng)先水平。

結(jié)束語

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，高校檔案管理工作具備越來越重要的作用。在高校管理過程中，財務(wù)管理工作具備十分重要的作用，相關(guān)管理部門應(yīng)針對財務(wù)檔案管理工作存在的問題，結(jié)合檔案的構(gòu)成特征，采用合理的管理措施，才可以充分發(fā)揮財務(wù)檔案的實際價值，提升搞笑的財務(wù)管理水準(zhǔn)。