大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作研究

王曉旭

（赤峰市松山區(qū)政務(wù)服務(wù)中心，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

近年來，隨著大數(shù)據(jù)時代的深入發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)已經(jīng)成為各個行業(yè)領(lǐng)域的重要管理技術(shù)，給檔案管理工作帶來更多便利的同時，也帶來了一系列的挑戰(zhàn)，難以保證檔案管理工作的整體效率及質(zhì)量。通過深入分析大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的積極影響，采取有效措施進(jìn)行強化，有利于促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展，使其能夠充分滿足我國人民及社會發(fā)展的需求。

一、大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的積極影響

（一）有利于提高檔案保存的質(zhì)量

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，普遍都是以紙質(zhì)材料進(jìn)行檔案保存，但是紙質(zhì)檔案對保存環(huán)境的要求較高，很容易出現(xiàn)各種各樣的檔案丟失、檔案損毀等不良情況。比如在出現(xiàn)火災(zāi)、水災(zāi)等情況的時候，或是室內(nèi)空間的濕氣過大的時候，紙質(zhì)檔案受到環(huán)境因素的影響，出現(xiàn)不同程度的損壞及缺失情況。同時，一些檔案的保存期限較長，在紙質(zhì)檔案的長時間保存過程中會出現(xiàn)紙質(zhì)老化、字跡模糊等情況，導(dǎo)致檔案質(zhì)量無法得到保障。但是在大數(shù)據(jù)時代背景下，能夠利用大數(shù)據(jù)平臺進(jìn)行檔案保存，在減少檔案存儲空間的同時，提高檔案保存的質(zhì)量[1]。

（二）降低檔案管理工作成本，提高工作效率

在大數(shù)據(jù)時代背景下，可以利用信息技術(shù)及數(shù)據(jù)平臺對檔案信息進(jìn)行處理，使檔案管理工作的整體效率得到有效提高。與人工數(shù)據(jù)處理相比，這種信息處理方式能夠在提高工作效率的同時，保證信息的完整性及真實性，使信息質(zhì)量得到有效保障。隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案管理工作的數(shù)據(jù)量越來越多，僅僅依靠傳統(tǒng)的檔案管理工作方式很難滿足實際需求，無法對紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效處理和保存，這就顯著提高了檔案管理工作的投入成本。但是利用大數(shù)據(jù)對檔案信息進(jìn)行處理和保存，既能夠降低工作人員的工作難度，也能夠降低檔案管理工作的成本，進(jìn)而將更好的精力和物力投入到其他工作中。

二、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的應(yīng)對措施

（一）提高檔案信息的安全性

為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到檔案管理工作中，在提高檔案管理工作效率及質(zhì)量的同時，也帶來了更多的安全隱患，很容易出現(xiàn)檔案信息的篡改及泄漏等情況，進(jìn)而帶來較大損失。面對這種情況，必須要采取有效措施提高檔案信息的安全性，避免出現(xiàn)檔案泄漏、檔案篡改等問題。首先，需要減少檔案管理工作隊伍中的人員流動，嚴(yán)格做好人員招聘過程的考核工作，仔細(xì)調(diào)查應(yīng)聘人員的品格修養(yǎng)，并加強對檔案管理工作人員的安全培訓(xùn)工作，以此強化檔案管理工作人員的安全意識，使其能夠做好檔案保護(hù)工作。其次，在進(jìn)行檔案信息的傳輸過程，需要做好相應(yīng)的保護(hù)工作，通過加密措施、防護(hù)軟件等提高檔案信息的安全性。最后，在檔案信息上傳后，需要做好檔案信息的備份工作，重視檔案管理系統(tǒng)的升級，使其能夠滿足檔案安全管理的需求[2]。

（二）完善檔案管理制度

為保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，需要及時對檔案管理制度進(jìn)行完善，明確相關(guān)工作人員的責(zé)任及義務(wù)，使檔案管理工作得以順利開展。首先，需要建立完善的信息準(zhǔn)入制度，能夠明確數(shù)據(jù)信息的重要性及可利用性，幫助檔案管理工作人員更好的進(jìn)行檔案信息的收集、處理、保存和管理，使檔案管理工作的整體效率得到提高。其次，需要明確相關(guān)工作人員的責(zé)任及義務(wù)，避免出現(xiàn)檔案管理工作混亂問題，及時對造成工作問題的人員進(jìn)行調(diào)查和處罰，以此強化檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)及責(zé)任感，使其能夠更好的完成工作任務(wù)。最后，通過建立完善的監(jiān)督管理制度，及時發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理工作中的問題，降低檔案管理工作人員不良行為的發(fā)生率，使檔案管理工作的整體質(zhì)量得到提升，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案管理工作的價值及作用。

（三）加強檔案管理工作人員的培訓(xùn)

作為檔案管理工作的主體，檔案管理工作人員的能力及素質(zhì)直接影響著整個檔案管理工作的效率及質(zhì)量，對檔案管理工作的發(fā)展有著較為重要的影響作用，為保證檔案管理工作能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，需要加強檔案管理工作人員的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理工作人員的知識水平及技能水平，使其能夠以更加專業(yè)的狀態(tài)完成各項工作。首先，需要加強內(nèi)部人員培訓(xùn)工作，結(jié)合檔案管理工作的需求對培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化和完善，以此保證檔案管理工作人員能夠及時掌握相關(guān)的新知識、新技能，做到將其靈活運用到實際工作中，以此促進(jìn)檔案管理工作水平的提升。其次，需要定期開展技術(shù)交流活動，以此促進(jìn)檔案管理工作人員之間的相互交流和相互學(xué)習(xí)，使其能夠?qū)⒐ぷ骺偨Y(jié)經(jīng)驗分享給其他人員，以此促進(jìn)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的發(fā)展，為檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展提供有利環(huán)境。

三、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作面臨著更多機遇和挑戰(zhàn)，為保證檔案管理工作的整體效率及質(zhì)量，需要充分了解大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的積極影響，不斷提高檔案信息的安全性、完善檔案管理制度、加強檔案管理工作人員的培訓(xùn)，通過各種措施提高檔案管理工作水平，為我國人民及社會發(fā)展提供更好的檔案信息服務(wù)。