莊燕

摘要：高職院校的辦公室是學(xué)校的重要組成部分之一，為了能夠讓學(xué)?？焖侔l(fā)展，就需要做好辦公室的建設(shè)。本文研究了高職院校要怎樣提高辦公室的工作水平，討論目前高職院校正在面臨的挑戰(zhàn)，以及如何從人員素質(zhì)、工作理念和管理方法上創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：高職院校 ? 辦公室 ? 管理 ? 工作水平 ? 探討

高職院校正在面臨全新的挑戰(zhàn)，無論是信息化時代還是教育改革大都讓高職的辦公室相比過去有了更重的工作壓力。為此，需要建立全新的工作方式，推動高職院辦公室校的工作水平的提升。

一、新時代下高職院校辦公室面臨的挑戰(zhàn)

（一）信息時代的全新環(huán)境

網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的高速發(fā)展，改變了社會的情況，信息的傳播、人員人之間的溝通變得更加快速和方便，人們的生活方式也已經(jīng)發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變[1]。教育機(jī)構(gòu)之間需要依靠信息技術(shù)來進(jìn)行更加深入的溝通和合作，高職院校則是一個比較特殊的信息資源，對于高職學(xué)校而言，也需要抓住信息技術(shù)革新的機(jī)會才能夠抓住機(jī)會進(jìn)步，提高自身的教育水平。

（二）教育改革的壓力

國家正在擴(kuò)大高等教育和職業(yè)教育的規(guī)模，高職作為職業(yè)教育的關(guān)鍵，目前的教育理念和方式和過去都已經(jīng)發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變。尤其是隨著高職院校的擴(kuò)張，讓高職院校的辦公室壓力比過去增加了很多。同時，學(xué)校還必須要面對一些全新的問題，比如生源差、學(xué)習(xí)風(fēng)氣不足、就業(yè)環(huán)境不好的能情況，對于高職院校而言，辦公室需要做好這些工作，但是工作壓力也明顯增大。

二、高職院校辦公室建設(shè)的思路

（一）提高人員素質(zhì)

在全新的需求下，需要高職院校辦公室的工作人員能夠具備更強(qiáng)的素質(zhì)，才能夠滿足時代的需求。目前很多人員面對全新情況都已經(jīng)體現(xiàn)出了工作水平不足的問題，導(dǎo)致他們不能夠很好地處理學(xué)校內(nèi)的事務(wù)，或者工作效率太低，不能夠解決實(shí)際需求。對于工作人員而言，他們的素質(zhì)包括以下不同的幾個方面：

1.政治素質(zhì)

學(xué)校辦公室中的人員必須要政治素質(zhì)過硬，并且能夠做好對學(xué)校內(nèi)的政治宣傳和引導(dǎo)，保證學(xué)校內(nèi)部的政治氛圍，并且能夠讓學(xué)生形成對合理的政治認(rèn)識[2]。辦公室的人員有政治宣傳的責(zé)任，而且也能夠保證行政工作的嚴(yán)密性、嚴(yán)肅性，并做好的保密工作。

2.行政素質(zhì)

辦公室人員需要參與到大量的行政工作，所以就需要具備足夠的行政素質(zhì)，提高行政工作的效率，避免工作當(dāng)中的錯誤。為此，辦公室人員你需要結(jié)合辦公室的需要，具備相關(guān)的基本素質(zhì)。工作上不僅要能夠具備良好的書面表達(dá)能力，也需要能夠參謀決策、口頭表達(dá)、協(xié)調(diào)工作，對日常事務(wù)也進(jìn)行合理的安排。

3.優(yōu)良作風(fēng)

高職院校辦公室人員是一個院校的門面，代表了學(xué)校的整體形象，所以需要他們優(yōu)良的作風(fēng)，并且引領(lǐng)學(xué)校的內(nèi)部風(fēng)氣。為此，人員能夠平等待人、舉止端莊，在工作上實(shí)事求是、顧全大局，而且做好保密工作。

4.心理素質(zhì)

對于高職院校的人員而言，很多日常工作都是對他們的心理考驗(yàn)。無論是行政工作還是學(xué)生事務(wù)，面對矛盾和他人的沖動，行政人員都需要做好排解，并且能夠控制住自己的情緒，保證工作可以正常進(jìn)行[3]。在具備過硬的心理素質(zhì)的情況下，高職院校的辦公室才能夠幫助學(xué)?；鈫栴}，工作效率。

（二）轉(zhuǎn)變觀念

由于教學(xué)的改革，使得學(xué)校正處在一個完全不一樣的環(huán)境當(dāng)中，對于高職院校的辦公室而言，必須要充分轉(zhuǎn)變觀念，才能夠適應(yīng)好新時代的情況。為此，需要意識到不僅僅是學(xué)生數(shù)量和學(xué)生素質(zhì)的轉(zhuǎn)變，由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會環(huán)境的變化，高職院校正處在全新的環(huán)境當(dāng)中，而且，學(xué)生也和過去有了很大的不同，尤其是在思想觀念上的轉(zhuǎn)變非常大，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)對學(xué)生有非常大的思想沖擊。為此，高職院校必須要轉(zhuǎn)變在思想上的認(rèn)識，以全新的觀念對待日常工作，才能夠符合是新時代的要求。

（三）用科學(xué)的管理制度是提高工作效率

目前，高職院校辦公室的管理制度還存在著不足，不能夠滿足全是時代的要求，對于學(xué)校而言，需要建立全新的管理制度，才能夠?qū)崿F(xiàn)工作神的革新。為此，需要建立全新的工作人員行為規(guī)范，而且要提升工作人員的效率，依靠嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，推動制度的水平的提升。

三、提升高職院校辦公室工作水平的方法

（一）加強(qiáng)對人員的培養(yǎng)工作

為了能夠提升辦公人員的水平，就要做好培養(yǎng)工作。首先要做好道德素質(zhì)和政治水平的培養(yǎng)。學(xué)習(xí)的過程中，要明確日常工作中的道德底線，并且要求人員牢記在政治上的基本要求。針對辦公人員的日常工作，也需要提高對他們的要求，讓辦公人員能夠保持良好的工作習(xí)慣[4]。其次，全新時代需要將服務(wù)放在前面，高職院校的辦公室人員也要具備足夠的服務(wù)意識。為此，人員的工作需要服務(wù)于學(xué)生和學(xué)校的發(fā)展。在日常的事物中，需要充分分析學(xué)生、教師、其他辦公人員的需求，了解學(xué)校的情況，保證工作能夠具備足夠的針對。

（二）建立全新的觀念

對于高職院校的辦公室而言，轉(zhuǎn)變觀念的基礎(chǔ)就是要提升責(zé)任意識。辦公人員首先需要具備足夠的使命感，認(rèn)識到自己的工作對于學(xué)校發(fā)展的意義，才能夠?qū)Ｗ⒌剡M(jìn)行工作。日常工作必須要認(rèn)真完成，不能投機(jī)取巧。

（三）做好管理工作的創(chuàng)新

為了適應(yīng)全新的要求，高職院校要做好管理工作的創(chuàng)新，以全新的理念進(jìn)行辦公室的管理工作。對于辦公室的工作人員，需要予以足夠的鼓勵，并且允許他們使用全新的、更具有效率的方式來開展工作，推動高職學(xué)校的改革。管理改革程中，一方面要遵守高職教育的基本規(guī)律，避免改革影響到教學(xué)質(zhì)量，同時也需要能夠突破傳統(tǒng)的認(rèn)識，尤其要通過創(chuàng)新來建立學(xué)校的文化氛圍，以及特有的行政管理方式[5]。為了健全創(chuàng)新的工作機(jī)制，學(xué)?？梢岳靡恍┱邅泶碳すぷ魃系膭?chuàng)新，比如對建立全新方法的人員予以一定的額獎勵，提高他們的創(chuàng)新主動性。

（四）做好溝通

辦公室的工作重點(diǎn)是和學(xué)校的重點(diǎn)保持一致的，而且辦公室要能夠解決學(xué)生的收益。日常工作中，辦公室要做好和各個部門之間的溝通，促進(jìn)不同的部門之間能夠相互配合。為此，可以經(jīng)常組織工作交流活動、教師和領(lǐng)導(dǎo)的溝通活動，讓學(xué)校內(nèi)的不同人員是都能夠相互了解，讓各項(xiàng)工作都能夠和學(xué)校實(shí)際需求一致。

另一方面，高職院校辦公室也要加強(qiáng)和學(xué)校外部的溝通工作，因?yàn)閷W(xué)校的發(fā)展需要外部的支持。辦公室要和校外企業(yè)、社會組織加強(qiáng)交流，讓自身能夠獲得社會的支持和信任，通過建立起廣泛的社會網(wǎng)絡(luò)，提高學(xué)校的競爭力，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。

（五）明確工作的權(quán)責(zé)

為了保證工作的明確性，避免辦公室工作出現(xiàn)混亂，就需要建立明確的責(zé)任制，推動工作提升效率。為此，學(xué)校要建立對各個部門、不同工作人員在每一個周期的考核，通過考核工作來強(qiáng)化辦公室工作人員對自身責(zé)任的認(rèn)識。其次，高職學(xué)校也可以專門建立績效檔案，了解每個員工的績效情況，對他們的個人能力進(jìn)行評估[6]。日常工作中，要建立合理反饋機(jī)制，通過向上級領(lǐng)導(dǎo)、同一級部門反饋，以及要開放師生的反饋，一些問題可以被更好的發(fā)現(xiàn)。

（六）充分利用信息技術(shù)來轉(zhuǎn)變工作方式

對于辦公室的人員而言，在信息時代就要以信息化的方式開展工作，辦公室的工作制度也需要和信息化接軌。為了保證人員能夠滿足時代的需要，高?？梢越M織培訓(xùn)，讓辦公室的人員學(xué)習(xí)信息技術(shù)，了解信息技術(shù)下的工作方法，以便以后能夠合理的利用[7]。在制度上，也要把原來的紙有關(guān)的要求轉(zhuǎn)化成電子版本，加快信息的傳輸速度。很多活動也可以額從網(wǎng)絡(luò)組織，比如可以借助微信群來傳播近期的要求。學(xué)校的辦公室要建立專門的平臺，依靠微博、微信、網(wǎng)站允許學(xué)生向他們反饋，讓自身可以具備更加廣闊的消息渠道。

四、結(jié)語

高職院校的辦公室對于高職院校而言十分重要，是聯(lián)系校內(nèi)各個部門的紐帶，也是和校外交流的重要窗口。為了能夠促進(jìn)高職院校的發(fā)展，辦公室人員要提升他們的個人素質(zhì)，改善個人形象;辦公室要轉(zhuǎn)變理念，鼓勵工作人員創(chuàng)新。日常的工作中，提升自身的服務(wù)意識，而且充分改良辦公室的管理制度，并利用信息技術(shù)提升工作效率，推動學(xué)校水平的提升。

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（作者單位：南京機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）