中緬油氣管道物資自動化系統(tǒng)及供應(yīng)管理體系的建立

文/楊社民 張震

1.前言

中緬油氣管道作為國家四大能源通道的西南通道，起自緬甸西海岸，經(jīng)若開邦、馬圭省、曼德勒省、撣邦，從南坎、中國瑞麗進(jìn)入中國；設(shè)置馬德島、曼德勒、木姐三個運營中心，多個油、氣管理站點。緬甸社會依托差，基礎(chǔ)設(shè)施落后，管道沿線穿越海溝，翻越若開山，中部平原，緬北高原，地質(zhì)條件復(fù)雜，落差大，交通運輸不便。由于輸送介質(zhì)的易燃、易爆特性，油氣管道一旦失效，若設(shè)備物資不能及時調(diào)撥運達(dá)現(xiàn)場，則難以開展有效的搶險工作，可能引發(fā)人員傷亡和環(huán)境污染等災(zāi)難性事故，加上緬甸境內(nèi)物資匱乏，絕大部分設(shè)備物資需要從中國和歐美國家進(jìn)行采購，物資生產(chǎn)、到貨周期較長，為確保生產(chǎn)需要，應(yīng)急搶險物資必須保持合理儲備，這對管道物資的采購倉儲和配送提出了挑戰(zhàn)。

物資的供應(yīng)管理工作是管道工程建設(shè)和運營的重要組成和保證條件。其主要任務(wù)是保證工程項目的物資供應(yīng)，運用科學(xué)的辦法建立各種規(guī)章制度，運用現(xiàn)代化管理手段，提高工作效率和管理水平，確保物資完好及時供應(yīng)到位[1]。油氣管道工程物資供應(yīng)環(huán)節(jié)多，貫穿于設(shè)計選型、供應(yīng)商確定、生產(chǎn)制造、出廠檢驗、出廠運輸、到貨驗收、抽樣檢驗、倉儲保管、區(qū)域配送、安裝調(diào)試、移交運行等各個環(huán)節(jié)。涉及單位部門人員多，每一個環(huán)節(jié)都將影響物資供應(yīng)質(zhì)量。為了保證管道物資質(zhì)量，應(yīng)建立有效的管理體系，為管道投產(chǎn)運營提供重要保證。

2.中緬油氣管道物資供應(yīng)管理面臨的問題

中緬油氣管道建設(shè)初期，由于采辦倉儲管理制度不夠完善，加上投產(chǎn)時間緊，物資量大，人員不足，管理不到位等諸多因素，一定程度上影響了物資的高效供應(yīng)，具體存在以下問題：

（1）組織機(jī)構(gòu)不健全，人員配置不合理

缺少頂層設(shè)計，前期對二級庫管理的部門職能定位不準(zhǔn)確，采辦人員流動性大，倉儲管理人員不足，缺乏能夠按照國際管道項目管理模式、程序、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理的復(fù)合型管理人才。已配備人員存在工作界面不清晰，工作節(jié)點銜接不暢的現(xiàn)象，造成工作效率不高，進(jìn)度較慢。

（2）現(xiàn)場物資管理粗放，物資盤點不到位

各運營中心和站場的物資是由各單位分別存儲，庫存管理各不相同，物資類型和數(shù)量互相不清楚，不能實現(xiàn)合理優(yōu)化使用，使得二級庫服務(wù)整個運營中心的作用沒有得以發(fā)揮，對倉儲空間及設(shè)施未能合理利用，未能起到專業(yè)管控作用。

（3）工作界面不清，信息化程度低

物資缺少系統(tǒng)整體的規(guī)劃意識，沒有應(yīng)用專門的信息系統(tǒng)進(jìn)行流程的跟蹤和控制。物資供應(yīng)信息化建設(shè)情況并不理想，使用紙質(zhì)化辦公，易發(fā)生丟失不清楚的情況。出入庫記錄不統(tǒng)一，未能規(guī)范填寫。各個部門只能靠單一的手工對收貨、盤庫、出庫的貨物統(tǒng)計，效率低，準(zhǔn)確率差。入庫后貨物的變化信息溝通不及時導(dǎo)致多余的倒庫，增加了配送的成本。

3.物資供應(yīng)管理創(chuàng)新體系的建立

公司通過認(rèn)真剖析以上原有體系存在的問題，對比國內(nèi)外先進(jìn)管道公司的經(jīng)驗，結(jié)合緬甸的實際情況，進(jìn)行管理創(chuàng)新，進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)的完善和人員崗位的優(yōu)化配置，進(jìn)行物資從采購到倉儲到配送各個環(huán)節(jié)全過程的質(zhì)量控制，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和信息化，從硬件、軟件、人員三個方面建立了一套完整的物資采購倉儲配送管理體系。主要做法如下：

3.1 全過程質(zhì)量控制

公司充分考慮緬甸實際，在采購、倉儲和配送過程中進(jìn)行全過程質(zhì)量控制，貫穿于物資的設(shè)計選型、供應(yīng)商確定、出廠檢驗、干線運輸、到貨驗收、抽檢、倉儲保管、站隊配送、安裝調(diào)試、移交運行等各個環(huán)節(jié)，為管道投產(chǎn)和運營提供及時而優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（1）供貨商選擇與合同簽訂的質(zhì)量控制

油氣管道工程物資種類繁多、數(shù)量巨大、涉及專業(yè)較多，采購物資供應(yīng)商的選擇工作是否科學(xué)規(guī)范將是物資質(zhì)量能否保證的關(guān)鍵。對供應(yīng)商實行準(zhǔn)入管理，物資供應(yīng)商原則上都應(yīng)在公司物資供應(yīng)商庫中選擇，包括在緬甸境內(nèi)注冊的公司。對物資供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)管理，實現(xiàn)年度考核和年審。對不合格供應(yīng)商取消準(zhǔn)入資格。物資采購合同在簽訂時，必須在合同文本中明確執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量保證期、售后服務(wù)承諾等信息，與技術(shù)協(xié)議書有效結(jié)合，共同生效[2]。

（2）采購物資分類管理控制

為了便于物資采購管理工作，對物資進(jìn)行以下分類，I類物資：列入集團(tuán)公司一級采購目錄的物資。這些物資為資金額大，采購量大，通用性強，適合集中采購，形成批量以享受批量優(yōu)惠價格的物資。II類物資：未列入集團(tuán)公司一級采購目錄的其他物資。III類物資：低值易耗品，由運營中心根據(jù)各站場實際自行采購。采辦部負(fù)責(zé)公司I、II類物資的采購工作；公司所屬單位負(fù)責(zé)III類物資的采購和公司授權(quán)的I、II類物資采購工作。根據(jù)采購物資金額、復(fù)雜程度，依據(jù)國家招投標(biāo)法和公司物資采購程序要求，采取公開招標(biāo)或競價談判、單一來源談判等方式確定中標(biāo)供應(yīng)商。

（3）物資倉儲保管的質(zhì)量控制

物資驗收合格后，應(yīng)及時入庫、上架、堆碼，合理下墊、上蓋。物資進(jìn)庫要嚴(yán)格分類、分庫、分區(qū)儲存。物資管理圖表化，庫房、料棚、料場要有平面示意圖，庫存物資要有收、發(fā)、存動態(tài)表。緬甸雨季長，雨量大，儀器儀表、設(shè)備、管件、小型管材直徑以下要入庫或料棚保管，不能進(jìn)庫料棚露天存放的要做好上蓋下墊和密封，防止雨的侵蝕，雨后要及時檢查。有儲存期限的物資，應(yīng)標(biāo)明生產(chǎn)、入庫日期，分期存放、先進(jìn)先出，保質(zhì)期滿天前及時反映、處理。

（4）構(gòu)建完整配送機(jī)制的質(zhì)量控制

根據(jù)采辦部出具的物資調(diào)撥單，對到達(dá)的物資進(jìn)行核查清點，主要包括物資名稱規(guī)格、數(shù)量是否與單據(jù)相符，無調(diào)撥手續(xù)，一律不準(zhǔn)發(fā)料。在運營中心站場根據(jù)設(shè)計、生產(chǎn)施工和庫存等情況安排采購進(jìn)度，然后通過信息平臺將各種需求信息上傳物流自上而下，總部集中采購后根據(jù)需求數(shù)量、需求時間通知廠家分別送貨，同時將采購、運輸狀態(tài)上傳至信息平臺。物資出庫時，技術(shù)質(zhì)量資料文件產(chǎn)品合格證、質(zhì)量證明書、檢驗報告、圖紙、產(chǎn)品說明書等完整齊全地交給領(lǐng)料人員，并作好登記。加強在管道物資的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)流程、物資生產(chǎn)運輸、驗收入庫、倉儲保管、出庫配送等全過程的質(zhì)量控制，進(jìn)行質(zhì)量的控制與追溯，變質(zhì)與差錯的預(yù)防，設(shè)施改善與環(huán)境控制，建立各個環(huán)節(jié)的記錄，搞好庫位規(guī)劃，提高庫位利用率，有效解決了庫房賬實不符問題，減少了物資損壞率，保證了物資供應(yīng)質(zhì)量。

3.2 優(yōu)化人機(jī)流程

公司實行“中心庫+二級庫”的二級倉儲管理體制，下設(shè)1個一級倉儲庫，即物資中心庫，承擔(dān)大宗物資、集中采購物資、集中儲備物資的倉儲；4個二級倉儲庫，地理位置沿管道分布，即曼德勒、馬德島、新康丹和木姐物資倉儲庫。物資中心庫儲存全公司生產(chǎn)運營所需的大宗物資和重點項目所需物資等，由采辦部負(fù)責(zé)下達(dá)公司采購物資的入庫和出庫調(diào)令。物資倉儲庫由各運營中心負(fù)責(zé)管理，提高了應(yīng)急反應(yīng)的速度和物資供應(yīng)的效率，也方便了日常維檢修作業(yè)。從中心庫到二級庫的各個管理環(huán)節(jié)形成流程清楚、責(zé)任明確、控制嚴(yán)格的科學(xué)管理模式。優(yōu)化人機(jī)流程，轉(zhuǎn)變工作理念，由業(yè)務(wù)管理轉(zhuǎn)化為充分利用資源，由業(yè)務(wù)執(zhí)行與管理轉(zhuǎn)化為業(yè)務(wù)決策與協(xié)調(diào)，由指揮人員轉(zhuǎn)化為規(guī)范運作流程。業(yè)務(wù)操作人員除完成基本的工作外，進(jìn)行觀念的轉(zhuǎn)化，由憑經(jīng)驗操作轉(zhuǎn)化為按業(yè)務(wù)流程操作，由掌握單項業(yè)務(wù)技能轉(zhuǎn)化為一專多能，由發(fā)揮個人作用轉(zhuǎn)化為搞好團(tuán)隊協(xié)作，由經(jīng)驗管理轉(zhuǎn)化為目視化管理，由單純操作轉(zhuǎn)化為操作和信息溝通。

3.3 采購倉儲配送信息化保障

管道地處緬甸，對這些地區(qū)生產(chǎn)運營場所的物資實行集中管控，必須擁有強大的信息系統(tǒng)支持。使用手工收、發(fā)、存臺賬，臺賬和單據(jù)容易丟失和損壞，且在緬甸不利于信息共享和快速查詢，快速轉(zhuǎn)移。應(yīng)采用信息化系統(tǒng)進(jìn)行流程的審批與管理，通過包裝、標(biāo)志、條形碼作業(yè)工具實現(xiàn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化、采購信息化、倉儲信息化、管理科學(xué)化。

3.3.1 采購子系統(tǒng) 管道物資采購管理系統(tǒng)以物流、資金流和信息流為導(dǎo)向，系統(tǒng)主要功能模塊包括計劃管理、合同管理、財務(wù)管理等。計劃管理根據(jù)工程設(shè)計材料設(shè)備表，施工計劃明細(xì)數(shù)據(jù)進(jìn)行物資計劃平衡管理，進(jìn)而制定物資采購計劃。合同管理對合同的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，對合同的執(zhí)行情況和付款情況進(jìn)行跟蹤，匯總統(tǒng)計相關(guān)信息。

3.3.2 倉儲子系統(tǒng) 該子系統(tǒng)對貨物的入庫、庫存和出庫進(jìn)行管理。通過此模塊的設(shè)計保證客戶的倉儲要求，為貨運配送提供保障。入庫、出庫和盤存的信息，提供庫存調(diào)整信息的支持，為公司統(tǒng)一安排提供保障。并可以進(jìn)行業(yè)務(wù)異常處理，處理貨損的記錄，對委托的修改在系統(tǒng)中做出調(diào)整。

3.3.3 配送子系統(tǒng) 該子系統(tǒng)可根據(jù)運營需要對各個運營中心的庫存物資進(jìn)行動態(tài)調(diào)配。管理人員可以出庫貨物的信息為依據(jù)，提前安排車輛的調(diào)度與協(xié)調(diào)。根據(jù)訂單的排列序列、配送期限、管理人員可根據(jù)當(dāng)前和預(yù)測可調(diào)度車輛情況、配送成本控制、當(dāng)前路線行車參數(shù)進(jìn)行虛擬裝車，達(dá)到配送參數(shù)的臨界點或者達(dá)到配送成本的平衡點開始組織配送單。生成配送單根據(jù)以上分析結(jié)果，生成配送單。向倉庫發(fā)送裝車通知單，安排車輛配送。

3.3.4 決策支持功能 系統(tǒng)可以運用科學(xué)的統(tǒng)計分析方法和現(xiàn)代化手段，實現(xiàn)統(tǒng)計分析、綜合查詢、報表需求功能。實現(xiàn)對物資倉儲管理各節(jié)點狀態(tài)的查詢和監(jiān)控，支持各主要業(yè)務(wù)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的預(yù)警功能。可提供統(tǒng)計查詢業(yè)務(wù)，支持多維度數(shù)據(jù)提取，支持圖、表等多種形式的前臺展示，提供儲備定額、物資的儲存時間、收發(fā)狀況等信息的預(yù)警功能。進(jìn)行報表輸出與打印業(yè)務(wù)，實現(xiàn)報表的編制，支持報表的打印和Excel電子表格輸出。

物資采購倉儲配送信息系統(tǒng)是以全公司物資收、發(fā)、存業(yè)務(wù)為主線展開，實現(xiàn)物資倉儲業(yè)務(wù)管理的全流程、全覆蓋，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。構(gòu)成操作、管理和決策三位一體的業(yè)務(wù)運行體系。實施多層次、多環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制是保證物資供應(yīng)質(zhì)量行之有效的管理方法，建立適應(yīng)實際的采購倉儲配送信息化系統(tǒng)，創(chuàng)新管理體系，進(jìn)行程序標(biāo)準(zhǔn)化，設(shè)施利用高效化，人員配備合理化。

4.結(jié)束語

物資供應(yīng)管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分，對于保障管道企業(yè)物資供應(yīng)具有重要意義。中緬油氣管道力爭尋求與國內(nèi)外一流管道的差距，建立了物資供應(yīng)管理體系，從硬件、軟件、人員三方面做好物資的采購倉儲配送管理工作。經(jīng)過運行實踐，提高了物資利用率，避免了重復(fù)采購；通過合理分配庫位，天然氣與原油管道物資合庫存放分別管理，節(jié)省了庫房的建設(shè)資金；通過制度化盤庫和控制庫存，提高了庫房利用率，物資損壞率大幅降低，通過系統(tǒng)的就近入庫與調(diào)配，節(jié)省了物資的配送成本，減少了設(shè)備維修周期和管道搶修時間；通過天然氣合資公司和原油合資公司的合并管理，合理設(shè)置崗位，降低了人力資源成本。物資供應(yīng)管理體系的建立，為中緬油氣管道的安全平穩(wěn)運行提供了有力保障，同時給公司產(chǎn)生了可觀的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。