烏 冰

內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案局(館) 內(nèi)蒙古 呼和浩特 010000

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。著名人物檔案作為檔案的一個單獨門類,記載著杰出人物成長、發(fā)展的革命足跡,總結(jié)著歷史經(jīng)驗,是進(jìn)行愛國主義和革命傳統(tǒng)教育的寶貴財富。內(nèi)蒙古自治區(qū)是我國成立最早的少數(shù)民族自治區(qū)。70年來,在中國共產(chǎn)黨的正確領(lǐng)導(dǎo)下,內(nèi)蒙古一代又一代領(lǐng)導(dǎo)人團結(jié)在黨中央周圍,帶領(lǐng)全區(qū)各族人民艱苦奮斗、開拓創(chuàng)新,全區(qū)經(jīng)濟、政治、社會、文化和民族團結(jié)進(jìn)步事業(yè)取得了歷史性的輝煌成就,發(fā)生了翻天覆地的變化;一代又一代科技、文學(xué)藝術(shù)工作者和各方面優(yōu)秀人才無私奉獻(xiàn),頑強拼搏,為自治區(qū)各項事業(yè)的發(fā)展做出了杰出貢獻(xiàn)。內(nèi)蒙古波瀾壯闊的革命、建設(shè)和改革開放歷程,凝結(jié)著為崇高理想而奮斗的堅定信念,反映著為強區(qū)富民而艱辛探索的崇高品德;一代代仁人志士在長期的革命和建設(shè)中形成的優(yōu)良傳統(tǒng),為內(nèi)蒙古今后的發(fā)展提供了精神動力和寶貴的經(jīng)驗,奠定了堅實的基礎(chǔ)。著名人物檔案從一個側(cè)面生動地反映了歷史留給我們的這些寶貴財富。做好名人檔案工作,更好地繼承優(yōu)良傳統(tǒng),結(jié)合新的時代和實踐要求,不斷發(fā)揚光大,必將為打造祖國北疆亮麗風(fēng)景線提供強大的精神動力。

內(nèi)蒙古檔案館于1989年正式開展為自治區(qū)各行業(yè)、各領(lǐng)域著名人物建立檔案的工作。1990年,正式為自治區(qū)各行各業(yè)、各界著名人物建立名人檔案全宗。經(jīng)過近30年的不懈努力,現(xiàn)已征集到包括烏蘭夫、楊植霖、高克林、王鐸、王再天、吉雅泰、奎璧等各界170余位名人的文書、照片、證件、實物等不同載體的檔案檔案31898件。2016年,國家檔案局批復(fù)了內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案館申報的“內(nèi)蒙古‘三少民族’檔案資源建設(shè)及數(shù)字化共享平臺研究”科技項目任務(wù),項目為期三年。筆者作為項目組成員,通過參與整理“三少民族”人物檔案的征集與整理工作,結(jié)合往年開展的名人檔案工作實踐經(jīng)驗,現(xiàn)就該項目中少數(shù)民族人物檔案的整理工作簡述如下。

一、少數(shù)民族人物檔案的整體情況

自上世紀(jì)八十年代以來,全國多個省、市因地制宜形成了適合本地區(qū)的著名人物檔案管理制度和具體整理方法。1989年,內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案館以王再天檔案為試點,較早地開展了著名人物檔案的探索工作。自1990年起自治區(qū)檔案局先后3次制訂了關(guān)于名人檔案整理的試行辦法,在新的檔案理論和信息技術(shù)的推動下,不斷探索更適宜的名人檔案整理方法。少數(shù)民族人物檔案整理工作也在以往名人檔案整理方法的基礎(chǔ)上進(jìn)行總結(jié)推進(jìn)。

二、少數(shù)民族人物檔案的整理方法

(一)分類。少數(shù)民族人物檔案有多種分類方法,為便于實際操作和以及檔案的保管利用,依據(jù)少數(shù)民族人物檔案不同的載體特征,其類別大致可分為：文書、書畫、簡報、簿冊、證件、照片、聲像電子、實物等八大類。

(二)組卷。組卷的原則要遵循少數(shù)民族人物檔案形成的客觀規(guī)律,保持文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系,真實反映少數(shù)民族人物工作、學(xué)習(xí)、生活的本來面貌。依據(jù)檔案的不同內(nèi)容、時間及載體特征進(jìn)行整理。文書類、剪報類、簿冊類可采取單份材料為單位,附“文件簽”詳細(xì)填寫文件標(biāo)題等內(nèi)容,單獨編頁,按年度排列,依問題組卷,對無標(biāo)題文件,按照文件標(biāo)題“三要素”：責(zé)任者、內(nèi)容、文種進(jìn)行擬寫。書畫類按照卷筒狀(裱糊好的)和可折疊(未裱糊的)兩種進(jìn)行整理。卷筒狀書畫在檔案背面加蓋專用檔號章或粘貼檔號即時貼,可折疊書畫則以A4尺寸為標(biāo)準(zhǔn)折疊,將右上角回折標(biāo)注頁碼,再附以“文件簽”進(jìn)行整理。參照《中華人名共和國國家標(biāo)準(zhǔn)照片檔案管理規(guī)范(GB/T11821-2002)》整理照片檔案。依據(jù)時間排列,按照內(nèi)容組卷,照片的數(shù)量無論多少,均應(yīng)將同一內(nèi)容的照片組合為一卷。聲像電子檔案和實物檔案依據(jù)載體特點,靈活采用裝具。為保證電子類檔案的安全性和永久性,可將磁帶、硬盤、U 盤等載體檔案轉(zhuǎn)換成光盤載體。

(三)檔案排列。少數(shù)民族人物檔案案卷的排列應(yīng)當(dāng)按照不同載體分別進(jìn)行。先將文字類、聲像類和實物類分開,各類單獨排列。在每一類具體排列過程中方法又可選擇按案卷的起止日期排和案卷所反映內(nèi)容的重要程度來排,但案卷排列方法應(yīng)統(tǒng)一,前后要保持一致。

(四)編號。少數(shù)民族人物檔案檔號參照名人檔案,一般由全宗號、目錄號、案卷號和件號四部分組成,檔號編制的關(guān)鍵在于如何將不同載體、不同類別的檔案進(jìn)行區(qū)分。根據(jù)館藏檔案的統(tǒng)一管理要求及全宗數(shù)量不斷增加的現(xiàn)狀,人物檔案的入庫編號,由1位人物為一個全宗號,變更為后續(xù)的進(jìn)館人物都放在一個聯(lián)合全宗內(nèi),內(nèi)蒙古檔案館先后制定的三次人物檔案整理暫行辦法,對于人物檔案編號都進(jìn)行了不同的探索與調(diào)整。

第一種：按照檔案類別的不同,用大寫英文字母區(qū)分案卷號。

(1.2...)—1—(A.B...)—(1.2...)

全宗號 目錄號 案卷號 件號

本研究病例為2012年1月—2018年4月在我院門診就診或住院患者57例，其中男性40例，女性17例，年齡51～91歲，平均年齡（69.9±8.9）歲。主要臨床表現(xiàn)為不同程度的頭暈、上肢麻木、無脈、患側(cè)上肢乏力，雙上肢血壓壓差＞20mmHg。

第二種：按照檔案類別的不同,用不同的目錄號進(jìn)行區(qū)分。

(1.2...)—(1.2...)—(1.2...)—(1.2...)

全宗號 目錄號 案卷號 件號

第三種：在一個聯(lián)合全宗內(nèi),用不同的目錄號代表人物和類別,中間加上“· ”進(jìn)行區(qū)分。

聯(lián)合全宗號 目錄號 案卷號 件號

(1)—(1.2...)·(1.2...)—(1.2...)—(1.2...)

人物 類別

由于少數(shù)民族人物檔案有載體多樣、持續(xù)時間長的特點,檔號的編制也有一定的要求,既不能重號,又要方便新增卷的補充。

(五)編目。打印或填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表,卷內(nèi)有存在問題的,在備考中注明,盒外表明檔號章、日期等。案卷標(biāo)題的擬寫既要包含人物姓名,也要體現(xiàn)案卷組成的內(nèi)容及文種。

隨著網(wǎng)絡(luò)媒體的誕生和信息技術(shù)的不斷更新,少數(shù)民族人物檔案的內(nèi)容和載體也隨之發(fā)生變化,傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)人物檔案逐漸減少,電子形式的人物檔案大量增加,如少數(shù)民族人物出席各種社會活動的數(shù)碼照片、網(wǎng)絡(luò)媒體對于相關(guān)人物的報道、各研究機構(gòu)建立的著名人物數(shù)據(jù)庫等等,需要在少數(shù)民族人物檔案整理工作的道路上繼續(xù)探索、前行。

三、加強少數(shù)民族人物檔案整理工作主要措施

此次項目征集工作共征集入館的少數(shù)民族人物檔案十余位,涉及文學(xué)、音樂、舞蹈、文化傳承等不同領(lǐng)域,豐富了自治區(qū)檔案館名人檔案館藏,是開展愛國主義教育和民族文化傳承,進(jìn)一步增強“四個自信”的重要依據(jù)和寶貴資料。少數(shù)民族人物檔案整理工作作為檔案資源建設(shè)的重要內(nèi)容,需要長抓不懈、抓細(xì)抓實,以推動檔案資源建設(shè)深入發(fā)展。

(一)全面征集整理內(nèi)蒙古“三少民族”各個歷史時期、各界著名人物的個人檔案,作為一項長期任務(wù)長抓不懈、持續(xù)發(fā)力,努力把少數(shù)民族人物檔案資料完整、齊全地征集進(jìn)館,科學(xué)管理、永久保存。

(二)宣傳鼓勵社會各界積極參與并大力支持少數(shù)民族人物檔案工作,積極踴躍推薦并捐贈檔案。這需要檔案工作者的不懈努力,也需要社會各界的普遍關(guān)注與支持,特別是“三少民族”文化傳承人及其親友的大力配合與支持,盡可能地把保存的有價值的文稿、證件、重要函件、日記、筆記、家譜、族史、照片、錄音錄像、實物等捐贈檔案館,作為反映少數(shù)民族歷史文化的重要見證永久珍藏。

(三)檔案部門應(yīng)該開辟多種途徑和渠道方便接收征集少數(shù)民族人物檔案。特別是適應(yīng)信息時代的要求,充分利用網(wǎng)絡(luò)資源和媒體空間,通過網(wǎng)站平臺等媒介,方便捐贈人的捐贈工作,減少中間環(huán)節(jié),爭取高質(zhì)量、高效率地接收征集少數(shù)民族人物檔案。

(四)發(fā)揮好少數(shù)民族人物檔案的重要作用。在充分尊重少數(shù)民族人物檔案所有權(quán)、隱私權(quán)的前提下,通過舉辦展覽、媒體展示、出版印刷等多種方式和手段加強宣傳,充分挖掘少數(shù)民族人物檔案的價值,有效發(fā)揮檔案記錄歷史、傳承文明、造福人民的重要作用。