機(jī)關(guān)檔案室電子文件歸檔工作初探

王怡青

摘 要：自從進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，我國政府部門開始著眼于把工作重心放在有關(guān)機(jī)關(guān)單位的檔案室電子文件歸檔方面。因為，機(jī)關(guān)單位的檔案信息建設(shè)將會對整個政府機(jī)構(gòu)的工作運行造成直接影響。同時，當(dāng)前我國眾多機(jī)關(guān)單位的辦公程序都呈現(xiàn)出了自動化，這種自動化的辦公流程將檔案信息自動整理和分列開來，使我國政府管理下的機(jī)關(guān)單位形式發(fā)生轉(zhuǎn)變，使其逐漸向服務(wù)公眾方向發(fā)展，以此來促進(jìn)政府職務(wù)進(jìn)程的深入。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位；檔案信息；電子檔案；檔案歸置；相關(guān)措施

當(dāng)前我國社會形式變化多樣，這使得政府部門領(lǐng)導(dǎo)下的各項機(jī)關(guān)單位必須提高自身的責(zé)任意識，將內(nèi)務(wù)部分的檔案信息建設(shè)與整理工作做到最好。因為，倘若機(jī)關(guān)單位的檔案信息管理工作出現(xiàn)紕漏，勢必會給政府部門的各項改革措施帶來實質(zhì)性的影響。接下來，筆者將就機(jī)關(guān)檔案室的電子文件歸檔工作的現(xiàn)狀和存在問題做出總結(jié)與歸納，并且提出相應(yīng)的解決措施。

1 對我國機(jī)關(guān)單位檔案室電子文件的管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析

1.1 客觀因素導(dǎo)致的機(jī)關(guān)單位檔案室電子文件管理問題

1）檔案室電子文件存在屬性缺失。眾所周知，在上個世紀(jì)中后期，以及本世紀(jì)初期，我國機(jī)關(guān)單位對于檔案信息的保存工作都是通過紙質(zhì)檔案這種媒介方式來進(jìn)行存儲工作。而隨著時代的不斷變遷，各種新事物層出不窮，在檔案信息的存儲方面也出現(xiàn)了一種新型的保存方式，即通過電子信息的方式來保存檔案信息。然而這種新事物的產(chǎn)生與發(fā)展并不順利，因為在此之前從事檔案室管理工作的人員并沒有接觸過這方面的工作，他們不知道如何對電子文件進(jìn)行接受與保存工作，甚至不知道該采取怎樣的態(tài)度來應(yīng)對電子信息的接受工作，這種情況導(dǎo)致檔案室的電子文件存在屬性缺失。

2）檔案室電子文件存在軟件和硬件系統(tǒng)依賴。在機(jī)關(guān)單位檔案室電子文件的歸檔工作中，由于每個機(jī)關(guān)單位工作形式的不同，導(dǎo)致它們的電子文件整理和存儲格式也有所差異。這樣一來，每一個機(jī)關(guān)單位的內(nèi)部人員由于只精通所屬單位的電子文件歸檔形式，而不了解政府部門其他機(jī)構(gòu)的電子文檔歸檔形式，無法實現(xiàn)在政府部門各機(jī)構(gòu)之間的電子文件共享。另外，由于電子文件的存儲與閱讀是需要計算機(jī)設(shè)備來實現(xiàn)的，那些年紀(jì)比較大的機(jī)關(guān)單位工作人員就顯得處于劣勢地位，他們無法實現(xiàn)跟年輕同志同樣的工作效率，甚至對于電子文件的管理工作也很難實現(xiàn)。

3）檔案室電子文件容易發(fā)生被動式修改。當(dāng)前我國社會以發(fā)展經(jīng)濟(jì)和科技為主，國家對科學(xué)技術(shù)的不斷推崇使得電子文件取代紙質(zhì)檔案成為時代發(fā)展的主流。我們傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案雖然比較厚重，所占的保存空間比較大，但是倘若有人惡意對其進(jìn)行修改可以很容易被發(fā)現(xiàn)修改過的痕跡。而電子文件與其恰恰相反，電子文件可以利用計算機(jī)設(shè)備對其壓縮。壓縮之后的電子文件只需要一個小小的U盤或者光盤，網(wǎng)絡(luò)硬盤等就可以對其進(jìn)行存儲，這樣一來就節(jié)約了很大的保存空間。但是對其進(jìn)行內(nèi)容修改很難被發(fā)現(xiàn)，而且只要有電子編輯設(shè)備就可以對其進(jìn)行內(nèi)容篡改，這樣很難保證電子文件信息的真實性和安全性。

1.2 主觀因素導(dǎo)致的機(jī)關(guān)單位檔案室電子文件管理問題

1）檔案室工作人員疏于對電子文件管理方式的掌握。紙質(zhì)檔案是我國機(jī)關(guān)單位傳統(tǒng)意義上對于信息的一種保存檔案，早在我國建國初期就被廣泛，因此廣大社會群眾對其比較信賴，并且易于接受。另外，最近兩三年在我國社會新聞中經(jīng)常會看到這樣的報道“某機(jī)構(gòu)公眾信息泄露，或者是某明星的隱私通過電子計算機(jī)被泄露出去?！背酥?，經(jīng)常會有一些企業(yè)單位受到黑客的惡意入侵。盡管這些只是小概率事件，但依然在我國社會中引起了軒然大波，使得人民群眾一致認(rèn)為電子文件安全性沒有保障。另一方面來將，電子文件的入侵使我國機(jī)關(guān)單位管理人員的工作形式發(fā)生重大轉(zhuǎn)變，他們在應(yīng)對這一轉(zhuǎn)變的同時，還要評估外部入侵的風(fēng)險，因此導(dǎo)致檔案室電子文件歸檔工作停滯不前。

2）檔案室電子文件歸檔方式缺乏科學(xué)性管理。從檔案室電子文件的歸檔方式我們不難發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國機(jī)關(guān)單位的電子文件歸檔并沒有一個統(tǒng)一的管理體系，而且電子文件的存儲呈現(xiàn)出一個混亂不堪的場面。這樣使得機(jī)關(guān)單位從事電子文件管理工作的人員無法及時對電子文件進(jìn)行尋找與處理工作。另外，這種混亂不堪的歸檔局面也很容易造成電子文件的缺失。

2 針對我國機(jī)關(guān)單位檔案室電子文件管理問題的相關(guān)措施

2.1 制定科學(xué)合理的檔案室電子文件管理制度

1）從檔案室電子文件的收集方面進(jìn)行分析。針對檔案室電子文件的歸檔工作，在收集階段機(jī)關(guān)單位管理人員應(yīng)該按照其的存在范圍進(jìn)行合理性區(qū)分，只針對重要的、近期的電子文件進(jìn)行歸檔工作。對于那些存在年代比較久遠(yuǎn)的電子文件完全沒有歸檔的必要。另外，當(dāng)前機(jī)關(guān)單位都是自動化的辦公體系，針對一些沒有特殊性要求的電子檔案，可以利用自動化辦公將其呈現(xiàn)在我國公民面前，以供其瀏覽

利用。

2）從檔案室電子文件的鑒定方面進(jìn)行分析。針對機(jī)關(guān)單位檔案室電子文件的鑒定應(yīng)該從三個階段出發(fā)。首先，也是最重要的一點，要求機(jī)關(guān)單位內(nèi)部進(jìn)行鑒定，鑒定出內(nèi)部部門認(rèn)為具有利用價值的電子文件，對于這類電子文件進(jìn)行優(yōu)先歸檔，并且將其上傳到機(jī)關(guān)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。其次，是由掌管檔案室事物的工作人員進(jìn)行二次鑒定工作，這一階段的工作任務(wù)是對上個階段評估出來的重要電子文件進(jìn)行分辨，分辨的內(nèi)容除了電子文件自身的價值之外，還應(yīng)該包括電子文件的需求檢測，這樣有利于對其進(jìn)行分期保管。最后，鑒定篩選出來的電子文件保管年限，有的電子文件只是在某一時間段有利用價值，而有的電子文件長期有效。管理人員需要對這類電子文件進(jìn)行正確區(qū)分歸檔。

2.2 提供開放的檔案室電子文件以供公眾瀏覽利用

一般而言，我國機(jī)關(guān)單位檔案室電子文件的歸檔有一部分是為了機(jī)構(gòu)內(nèi)部而服務(wù)的。因此，這類電子文件要求在保存時密封，或者需要驗證密碼，只有職務(wù)達(dá)到一定高度的工作人員才有資格瀏覽。另一部分保密度要求不高的電子文件可以供公眾瀏覽，但是機(jī)關(guān)單位并沒有將其進(jìn)行公開，針對這類電子文件希望機(jī)關(guān)單位可以將其進(jìn)行解密，上傳到公開網(wǎng)絡(luò)，任由我國公民可以隨時隨地對其進(jìn)行讀取和利用。

2.3 定期銷毀過時的檔案室電子文件

我國政府部門管理的機(jī)關(guān)單位數(shù)量很多，陣容龐大。因此，這些機(jī)關(guān)單位形成和管理的電子文件數(shù)目也很大。雖然與紙質(zhì)檔案相比而言只是九牛一毛，但是數(shù)量眾多的電子文件運行起來會很容易造成機(jī)關(guān)單位的電子信息系統(tǒng)崩潰。因此，這便要求機(jī)關(guān)單位負(fù)責(zé)電子文件歸檔工作的管理人員定期銷毀失去利用價值的電子文件，這樣一方面可以避免電子信息系統(tǒng)的崩潰問題，另一方面也可以節(jié)約出更多的文件保存空間。

3 結(jié)束語

綜上所述，在我國社會發(fā)展的現(xiàn)階段，機(jī)關(guān)單位的檔案室建設(shè)工作尤為重要。我國機(jī)關(guān)單位傳統(tǒng)的檔案信息管理方法已經(jīng)不能滿足工作的需要，需要相關(guān)管理工作者找到一種新型的檔案信息管理方法來為機(jī)關(guān)單位的檔案建設(shè)工作服務(wù)。這種新型的檔案信息管理方法就是我們當(dāng)前社會所提倡的電子檔案管理方式，這種方法顛覆了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，使機(jī)關(guān)單位的檔案信息更加具有安全性。

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