淺談如何做好基層巡察檔案資料的管理工作

陳偉光

摘 要：檔案價值在于其憑證、參考和記錄作用，隨著巡察工作的不斷推進(jìn)，做好巡察檔案資料的管理工作越顯重要，巡察檔案系統(tǒng)、全面、完整還原巡察工作過程，為日后工作積累經(jīng)驗、提供寶貴借鑒材料。本文就如何做好巡察檔案資料收集，更好規(guī)范檔案資料前期的管理淺談個人見解。

關(guān)鍵詞：基層巡察；檔案；管理

巡察是巡視工作向基層的延伸，是全面從嚴(yán)治黨的重要手段，巡察檔案是認(rèn)識巡察工作的一把鑰匙，也是巡察工作階段的一座豐碑。

巡察檔案資料的管理，就是對巡察過程中形成的具有助證價值的文書、聲像等資料進(jìn)行收集、分類、排列、編目等規(guī)范整理和保管，使之更加系統(tǒng)、全面、完整地反映巡察全過程。

隨著各地各級巡察工作的不斷推進(jìn)，巡察檔案發(fā)揮的價值越顯重要，其積累了重要知識資產(chǎn)、信息資源，記載了許多典型案例，除了記載巡察全過程，也為巡察工作提供豐富經(jīng)驗和行動參考，是提煉宣傳巡察案例，形成震懾效應(yīng)的活標(biāo)本。巡察檔案的價值性取決于巡察組移交的檔案資料質(zhì)量，因此加強(qiáng)巡察檔案資料的管理非常必要。結(jié)合當(dāng)前巡察工作檔案歸檔范圍及材料的有關(guān)要求，以及總結(jié)兩期市區(qū)委交叉巡察的經(jīng)驗做法，我想要做好巡察檔案資料的管理應(yīng)注意以下三方面工作。

1 提高巡察組員檔案管理意識，形成資料規(guī)范整理和保管習(xí)慣

巡察過程中，巡察組需同時巡察幾個單位，時有分組分任務(wù)行動的情況，如到基層延伸巡察、開展個別談話、分工對巡察資料的查閱等，形成了資料分散收集、分散整理、分散保管的工作模式，而且沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因此加強(qiáng)巡察全員的檔案管理意識非常必要。從巡察開始要把檔案管理意識灌輸給全組人員，建立檔案管理制度，把檔案資料的整理作為每天巡察的工作內(nèi)容，做到邊巡邊收集，并統(tǒng)一分類方法和整理要求，形成全組人員規(guī)范保管檔案資料的習(xí)慣。組內(nèi)還要指定一名檔案員，針對巡察準(zhǔn)備、進(jìn)駐、了解、報告、反饋、移交等關(guān)鍵時期，對資料收集和規(guī)范整理進(jìn)行定期提醒、定期收集。在準(zhǔn)備階段，收集整理向?qū)俚丶o(jì)委、組織、信訪等部門獲取的問題線索依據(jù)等資料；在進(jìn)駐階段，收集整理巡察動員會資料；在了解階段，收集整理巡察走訪調(diào)研、測評情況、信訪資料、個別談話、查閱賬目等相關(guān)印證材料；在報告階段，提醒收集整理向?qū)俚貢泴ｎ}匯報會巡察報告等資料；在反饋階段，提醒收集整理巡察反饋會資料；在移交階段，收集整理底稿材料、問題線索報告等相關(guān)檔案材料。同時加強(qiáng)資料交接工作，在交接過程注意做好簽收登記工作，保障巡察檔案資料傳遞的安全性和可追溯性。在強(qiáng)化檔案管理意識的同時，巡察全過程要強(qiáng)化巡察組員的保密意識，確保巡察資料的安全性，對底稿材料中涉及密級的資料要另外單獨存放，在向巡察辦移交巡察檔案資料后，對沒有歸檔的材料要按及時銷毀。

2 弄清收集范圍和整理要求，把好巡察檔案資料質(zhì)量關(guān)

在巡察工作剛剛起步時，許多工作還未達(dá)到規(guī)范化、系統(tǒng)化狀態(tài)，為避免漏缺，往往在收集時遵從一個“多”字。只有明確了巡察檔案資料歸檔范圍，才能有目的地搜集保存有價值的材料，減少不必要工作和浪費，這也是做好巡察規(guī)定動作的有效途徑。因此巡察組員要首先弄清收集問題的范圍，其主要包括有：違反政治紀(jì)律和政治規(guī)矩、組織、機(jī)構(gòu)編制、干部人事、財經(jīng)、保密等方面的紀(jì)律問題。其次要弄清巡察最終要移交的內(nèi)容，其主要包括有：被巡察黨組織領(lǐng)導(dǎo)班子成員名單，巡察動員會會議材料，巡察情況報告，問題線索情況報告，領(lǐng)導(dǎo)干部個人有關(guān)事項抽查情況表，被巡察單位領(lǐng)導(dǎo)干部問題線索材料，巡察反饋會資料、被巡察單位主要黨組織、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)構(gòu)和組織人事等部門的專題匯報材料，談話記錄，問卷調(diào)查，信訪件登記臺賬，巡察專用工作筆記本等。以上都需要巡察組員提前了解，有目的地開展工作，在巡察前期做好組內(nèi)進(jìn)行分工，提高工作效率。同時，還要提前了解收集的要求，如收集資料是紙質(zhì)檔案資料還是同時要收集電子資料，紙質(zhì)資料是否須要紅頭蓋章的資料，電子版檔案資料是在什么階段的存檔等等，確保后期檔案資料無遺漏和符合移交的要求。尤其在收集電子文檔時，按照我國現(xiàn)行《電子文件歸檔與管理規(guī)范》要求，要規(guī)范統(tǒng)一電子文檔儲存格式，如文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式，聲像電子文件以JPEG、TIFF為通用格式保存，確保文檔的可讀性；同時應(yīng)規(guī)范文件類標(biāo)題命名，采用統(tǒng)一方式命名，如“時間+標(biāo)題”等，確保日后可搜索性。檔案員要做好前期的指導(dǎo)工作，并且注意做好聲像檔案的收集，如巡察組參加被巡察單位的見面會、動員會照片，巡察工作照片，以及反饋會照片等，確保聲像收集無遺留。

3 抓好關(guān)鍵資料整理，把好巡察重點檔案資料的審核和整理關(guān)

巡察底稿材料是巡察報告的助證資料，專題報告和線索報告是直接體現(xiàn)巡察發(fā)現(xiàn)的重點問題，都是巡察過程形成的精華部分，需要加以重視。按照巡察檔案資料移交規(guī)定，底稿由總目錄、封面、底稿材料三項資料組成；專題報告由目錄、審批表、專題報告及附件三項資料組成；線索報告由目錄、審批表、線索報告及助證材料、線索臺賬、線索列表五項資料組成。其中底稿材料中底稿材料是整理的重點，在搜集底稿材料時要注意對資料進(jìn)行及時的概述和問題歸類，以便于在巡察報告最終形成后對底稿材料進(jìn)行組卷；底稿材料卷內(nèi)一般以結(jié)論性材料、證明性材料、立項性材料為序依次排列，排列規(guī)則一般為：正件在前，附件在后面；批復(fù)在前，請示在后；指示在前，報告在后；匯總材料在前，原始性文件在后等。底稿材料排列后要以每一份底稿為單位單獨編寫頁碼，頁碼一般用鉛筆在每一頁底稿材料右下角或右上角標(biāo)注，以便在底稿封面填寫底稿中每一份材料所在的頁碼范圍。同樣，專題報告、問題線索報告也是以立卷形成整理檔案資料，按目錄、審批表、報告、附件的順序組卷整理，附件以資料形成時間的先后順序進(jìn)行排列，排列后以每一份報告為單位編寫頁碼，頁碼從審批表開始編寫。

總的來說，重視巡察檔案的資料管理，是認(rèn)真對待巡察工作的具體表現(xiàn)，也是順利移交檔案資料和提高巡察工作質(zhì)量的重要保證，畢竟以上三點檔案資料管理工作只是經(jīng)過兩期巡察工作后總結(jié)出來的做法，隨著巡察工作的不斷推進(jìn)，要形成長效巡察檔案資料管理機(jī)制，還需要不斷的探索和總結(jié)。

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