新時期房地產(chǎn)檔案信息資源的開發(fā)利用應用

文/唐葉鳳 上海張江高科技園區(qū)開發(fā)股份有限公司 上海 200000

房地產(chǎn)行業(yè)不斷發(fā)展，房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展過程中的經(jīng)營管理對于企業(yè)發(fā)展具有重要影響。新時期房地產(chǎn)企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用對于企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展和業(yè)務開展具有重要意義。結(jié)合房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展形勢，應該做好房地產(chǎn)的檔案信息資源開發(fā)利用。本文主要結(jié)合房地產(chǎn)檔案信息資源的開發(fā)利用存在的檔案信息資源管理分散和檔案信息資源開發(fā)利用的觀念落后以及檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高等問題進行分析，并結(jié)合房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展，針對房地產(chǎn)企業(yè)的檔案信息資源的開發(fā)利用提出具體的開發(fā)利用策略，希望對檔案信息資源的開發(fā)利用有所啟發(fā)。

1、房地產(chǎn)檔案信息資源的開發(fā)利用存在的問題

面對日益變化的經(jīng)濟形勢，房地產(chǎn)企業(yè)在實際的經(jīng)營管理過程中，應該要有針對性性的做好相應的組織管理，結(jié)合房地產(chǎn)企業(yè)的地塊建設和地產(chǎn)營銷以及市場業(yè)務拓展等方面，積極做好相應的管理，從地塊招投標到房屋物業(yè)的建設以及后續(xù)的市場營銷和相應的人力資源管理和物業(yè)服務等方面的管理，都涉及到檔案信息資源的管理利用，由于房地產(chǎn)企業(yè)的檔案信息資源涉及到眾多方面，所以在實際開發(fā)利用過程中，往往存在一定的問題：

1.1 檔案信息資源管理分散

豐富的檔案信息資源是開發(fā)利用的基礎，但是從實際資源利用來看，現(xiàn)階段的房地產(chǎn)檔案信息資源更多的被分散在多個部門管理范圍中，部分檔案室的建設管理并不處于檔案部門的統(tǒng)一管理之中，所以導致其管理模式往往較為分散。較為分散的管理模式影響檔案信息資源的共享和利用，檔案信息資源的開發(fā)利用過程中，往往會存在重復存檔和檔案信息資源爭奪的情況，最終會影響到實際的工作開展。當然，現(xiàn)代化的檔案信息資源的開發(fā)利用制度不斷完善，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的行政部門和人力資源以及財務和工程施工以及市場營銷和物業(yè)管理等工作不斷完善，其中各個部門的管理工作也越來越細化，但是在實際的檔案信息資源的管理過程中，往往各自為政，各個部門都對文件進行管理，甚至有的檔案管理權(quán)利落在業(yè)務經(jīng)辦人手中，這些管理方式最終不利于對檔案信息資源的統(tǒng)一管理。再加上房地產(chǎn)企業(yè)的人員流動性比較大，這種文件分散管理的形式很容易造成檔案信息資源的丟失，再加上部分檔案管理的責任不明確，很容易出現(xiàn)責任推脫和相互踢皮球的情況，最終導致整個檔案信息資源的管理效率低下，勢必會影響到檔案信息資源的開發(fā)利用，對房地產(chǎn)業(yè)務開展造成不良影響，嚴重的還會造成企業(yè)的經(jīng)濟效益受到損失。部分房地產(chǎn)企業(yè)的針對檔案信息資源的管理往往會采用局室合一的管理方式，這種管理方式對于管理部門的職責發(fā)揮具有規(guī)范作用，但是從實質(zhì)上來說，就相當于管理部門既是運動員又是裁判員，往往難以針對實質(zhì)性的問題做好監(jiān)督和處理，導致其檔案信息資源的開發(fā)利用效果受到嚴重影響。

1.2 檔案信息資源開發(fā)利用的觀念落后

房地產(chǎn)企業(yè)的工作人員在進行檔案信息資源管理方面更多的注重對人事檔案的管理，對于涉及到檔案信息資源的保管和開發(fā)利用以及具體的內(nèi)容資料往往難以做出有效的管理和利用。甚至部分部門領導片面的認為，檔案信息資源的管理只需要做好簡單的檔案實體保管，其他方面并不需要進行開發(fā)利用。另外一方面，部分檔案工作人員的自身綜合素質(zhì)難以跟上檔案管理工作的發(fā)展需要。前房地產(chǎn)企業(yè)的大多數(shù)檔案管理人員僅僅簡單具有檔案文史知識，并不了解和掌握計算機信息技術，更別提對相關的法律和管理等方面知識的了解，這種單一的認知結(jié)構(gòu)直接影響到檔案信息資源的開發(fā)利用.當前形勢下，我國的相關法律法規(guī)并未對房地產(chǎn)企業(yè)的檔案信息資源的開發(fā)利用做出具體明確的規(guī)定，僅僅是對其檔案資源的管理和保管做出了簡單的闡述，結(jié)合實際的檔案信息資源的管理，很多部分內(nèi)容往往涉及到公民的隱私，但是相關法律法規(guī)并未對這部分的檔案信息做出明確的規(guī)定和處理意見，所存在這些問題也影響到房地產(chǎn)企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用。

1.3 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高

房地產(chǎn)企業(yè)在檔案管理過程中，往往缺乏對檔案管理隊伍的重視和建設，所以導致在人員管理過程中，缺乏綜合管理。針對檔案管理工作，相關部門更多的重視前臺的登記工作，對于深層次的檔案管理工作人員的應用管理卻不重視，這種管理上的偏差，導致檔案管理人員綜合素質(zhì)和業(yè)務能夠往往難以滿足新時期的檔案管理需要。房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理人員大多數(shù)都是年齡較大和對新型的信息化技術不了解的人員，這種檔案管理隊伍導致僅僅能夠完成日常的檔案管理工作，對于檔案信息資源的開發(fā)利用往往難以發(fā)揮出具體的作用。

2、房地產(chǎn)企業(yè)的檔案信息資源的開發(fā)利用策略

2.1 加強房地產(chǎn)企業(yè)的檔案信息資源的信息化建設

所謂房地產(chǎn)企業(yè)的檔案信息化，往往包括有兩方面含義，一方面是指檔案原件管理的信息化，另一部分指的是檔案數(shù)據(jù)管理信息化，所謂檔案原件指的是原始文件，主要值得是數(shù)據(jù)源頭和房地產(chǎn)身份證明，檔案數(shù)據(jù)主要是指檔案原件數(shù)據(jù)化后的數(shù)字檔案，基于檔案原件進行操作，并借助數(shù)據(jù)庫進行多種操作，這種檔案管理方式，更多的是要確保建立高質(zhì)量的檔案信息系統(tǒng)，尤其要確保檔案信息得到完整準確的錄入和收集。當然還應該結(jié)合的具體的檔案管理利用工作對檔案信息系統(tǒng)進行優(yōu)化升級，以此為檔案信息資源的開發(fā)利用打好技術基礎。

在檔案信息系統(tǒng)建立之后，還應該結(jié)合具體的檔案信息資源構(gòu)建多樣化的搜索方式，為檔案信息資源的查找和使用打好基礎。房地產(chǎn)企業(yè)的檔案信息資源管理系統(tǒng)能夠大大提高檔案信息資源的利用效率，促進工作開展。新時期，隨著房地產(chǎn)行業(yè)的不斷成熟和發(fā)展，在實際的房地產(chǎn)業(yè)務管理過程中，往往很容易出現(xiàn)重復錄入的情況，這主要是由于當前置業(yè)務辦理之后，等到下一步進行驗收，如果發(fā)現(xiàn)一定的差異，然后做出重復錄入，前置業(yè)務的信息資源的內(nèi)容就難以得到更新，也無法實現(xiàn)信息資料的共享。所以針對這種情況，應該結(jié)合房地產(chǎn)相關業(yè)務資料名稱，基于統(tǒng)一的業(yè)務資料基礎做好調(diào)研，然后制定出統(tǒng)一的規(guī)劃并做好優(yōu)化測試，確保信息資料的共享系統(tǒng)高效穩(wěn)定進行。這種情況下，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料共享，也為后續(xù)的檔案信息化管理打好基礎。

2.2 加強房地產(chǎn)檔案信息服務，拓寬檔案利用范圍和形式

房地產(chǎn)企業(yè)的檔案信息資源的開發(fā)利用，應該從增加利用形式來加大宣傳力度等方面入手，借助多種技術媒體，向社會公眾展示出房地產(chǎn)的檔案信息資源的利用方式和其中存在的價值，確保社會公眾的思想認識來指導行為，不斷提高民眾的檔案管理意識，當然，結(jié)合新時期的社會發(fā)展，應該樹立超前服務意識，建立房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡中心，為房地產(chǎn)企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用打好基礎。

2.3 提高檔案信息資源的開發(fā)利用的科技含量

房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理部門應該加大檔案數(shù)字化建設，應該結(jié)合具體的檔案信息資源不斷完善目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，并對其進行合并。借助數(shù)據(jù)庫管理軟件，將其目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一規(guī)范的管理，當然，結(jié)合房地產(chǎn)企業(yè)的業(yè)務和工作范圍的拓寬，應該做好對軟件和管理資源的優(yōu)化更新，加強對數(shù)字信息的更新，確保其檔案信息資源更加準確。

2.4 提高房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理人員的綜合素質(zhì)

社會和時代不斷進步和發(fā)展，越來越多的新型科學技術和信息化技術也在不斷的變化之中，數(shù)字化和信息化技術處于不斷更新，社會經(jīng)濟整體發(fā)展，也帶動了房地產(chǎn)業(yè)務范圍的拓寬，這些因素都對房地產(chǎn)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求?；谛聲r期的社會發(fā)展需要，結(jié)合房地產(chǎn)企業(yè)的業(yè)務拓寬，應該秉持“大力提高房地產(chǎn)檔案管理工作者駕馭信息技術的能力，建設一支熟悉房地產(chǎn)業(yè)務流程又掌握檔案管理工作的綜合全面型人才”的理念。當然還應該為房地產(chǎn)檔案管理人員做好積極的培訓教育，讓檔案管理人員有計劃有時間科學系統(tǒng)的進行業(yè)務學習和提升，積極提高自身的業(yè)務能力和計算機使用技術，從而有效提高檔案管理工作能力，還應該加強與高校業(yè)務合作，積極吸收大量高校專業(yè)高素質(zhì)人才，為房地產(chǎn)企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用打好人才基礎。

結(jié)語：

總體來說，房地產(chǎn)行業(yè)不斷發(fā)展，新時期房地產(chǎn)企業(yè)的檔案信息資源開發(fā)利用對于企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展和相關業(yè)務開展具有重要意義。針對房地產(chǎn)檔案信息資源的開發(fā)利用存在的檔案信息資源管理分散和檔案信息資源開發(fā)利用的觀念落后以及檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高等問題，應該積極加強房地產(chǎn)企業(yè)的檔案信息資源的信息化建設和加強房地產(chǎn)檔案信息服務，拓寬檔案利用范圍和形式以及提高檔案信息資源的開發(fā)利用的科技含量，提高房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而不斷提高房地產(chǎn)企業(yè)的檔案信息資源開發(fā)利用質(zhì)量和效果。