許桂榮

（南開大學(xué)后勤保障部項(xiàng)目管理辦公室，天津 300071）

1 引言

高校的大規(guī)模發(fā)展促使管理事務(wù)具有跨部門、跨系統(tǒng)的特點(diǎn)，并且隨著校園發(fā)展逐步和社會(huì)應(yīng)用需求相契合，高校和企業(yè)之間的合作越來越緊密，高校管理部門的業(yè)務(wù)范圍還在不斷擴(kuò)大。如何應(yīng)對(duì)管理系統(tǒng)不斷新增相關(guān)業(yè)務(wù)的變化，促進(jìn)管理部門持續(xù)發(fā)展，提高服務(wù)能力，是高校進(jìn)一步發(fā)展需要著力解決的問題。探究高校信息化管理模式，不是單純的安裝、運(yùn)營一套應(yīng)用軟件，這個(gè)信息化管理方式要迎合新型高校管理制度的梳理、管理體系的優(yōu)化、管理方法的確立。任何信息系統(tǒng)都不是孤立的存在，必需要與已經(jīng)存在的校園其他數(shù)字系統(tǒng)相整合，這樣才能長期合理的運(yùn)行。在信息化服務(wù)剛剛興起的時(shí)候，在校園里運(yùn)營改進(jìn)具有較高的操作性，容易得到及時(shí)的應(yīng)用反饋和修正，對(duì)未來其它社會(huì)機(jī)構(gòu)的信息化管理可以起到借鑒的效果。

2 信息化管理的價(jià)值

人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到信息化經(jīng)濟(jì)時(shí)代，作為信息化的主要推手計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，它的一個(gè)主要作用就是將各個(gè)獨(dú)立的資源連接在一起，最大化利用共享信息，實(shí)現(xiàn)事務(wù)的集中管理和分類處理。實(shí)施信息化的管理模式可以形成一套管理標(biāo)準(zhǔn)，打破信息閉塞，提高服務(wù)效率。信息化服務(wù)的基礎(chǔ)就是管理的標(biāo)準(zhǔn)化，依托管理制度、人員培訓(xùn)、系統(tǒng)工具等環(huán)節(jié)的支持，在業(yè)務(wù)流程中不斷重復(fù)正確的操作。在同一流程的相關(guān)崗位共享進(jìn)度、任務(wù)、文檔等信息，降低信息查詢的時(shí)間，提高溝通效率，減少差錯(cuò)。信息化可以突破信息孤島，加快管理信息的提取、匯總、上報(bào)、分析、反饋的速度，對(duì)于高層管理者可以更好的掌控全局，做出快速準(zhǔn)確的判斷。

3 信息化管理提高工作效益

基于網(wǎng)絡(luò)的信息化管理，所有信息資源可以存放在網(wǎng)絡(luò)云中。首先，以往紙質(zhì)文件或是獨(dú)立的數(shù)字系統(tǒng)，容易導(dǎo)致文件丟失或存檔錯(cuò)誤。遺漏重要信息等情況，在網(wǎng)絡(luò)信息中可以大幅降低甚至消除錯(cuò)誤造成的損失。其次，信息化可以提高業(yè)務(wù)流程中的可視化程度，所有服務(wù)崗位工作人員都清楚自己在服務(wù)流程中的角色，并且可以確切地了解業(yè)務(wù)在辦理過程中所處的狀態(tài)。這樣既提高了信息透明度，又明確了職責(zé)，所以人都可以在網(wǎng)絡(luò)終端服務(wù)器上清楚的了解到自己應(yīng)當(dāng)完成的工作。這樣可以減少業(yè)務(wù)辦理過程中的延誤、疏忽或推脫現(xiàn)象。第三，信息化管理可以極大的提高辦公效率。分散在不同辦公場(chǎng)所的各個(gè)部門在處理事務(wù)時(shí)，所需上報(bào)和待審批的文件都可以在網(wǎng)絡(luò)終端上完成，這樣就實(shí)現(xiàn)了審批流程網(wǎng)絡(luò)化：如當(dāng)前多數(shù)業(yè)務(wù)審批流程是，主管管理者需要當(dāng)面審批辦公文件，管理者往往工作繁重，職員無法及時(shí)向主管的上級(jí)反映情況，這樣職員在處理業(yè)務(wù)時(shí)，容易造成事務(wù)堆積現(xiàn)象，這樣既耽誤時(shí)間又耽誤工作。如果高校實(shí)現(xiàn)信息化管理，充分利用信息化網(wǎng)絡(luò)辦公，可以徹底解決逐級(jí)等待審批的問題。尤其是在處理需要多個(gè)部門審批的業(yè)務(wù)時(shí)，信息化管理的方式可以及時(shí)提醒管理者處理業(yè)務(wù)，大大提高工作效率。第四，明顯降低辦公經(jīng)費(fèi)支出。施行信息化網(wǎng)絡(luò)辦公后，顯著減少文件紙張、打印、復(fù)印和各種相應(yīng)耗材的使用，實(shí)現(xiàn)了優(yōu)質(zhì)、低耗、高效的的服務(wù)目標(biāo)。

4 信息化管理制度的建設(shè)

隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，管理難度加大，要警惕出現(xiàn)人浮于事、扯皮推諉、職責(zé)不清、執(zhí)行不力的現(xiàn)象?；谛畔⒒砟畹墓芾砟Ｊ剑褪且浞掷眯畔⒐蚕淼膬?yōu)勢(shì)，促進(jìn)制度化建設(shè)，按照程序標(biāo)準(zhǔn)來處理事務(wù)。信息化管理制度的建設(shè)要注意大力推行扁平化管理；以量化數(shù)據(jù)為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行業(yè)務(wù)水平考核，增強(qiáng)執(zhí)行力度；明確各級(jí)崗位職責(zé)、權(quán)利和操作標(biāo)準(zhǔn)；在每一步業(yè)務(wù)的操作標(biāo)準(zhǔn)許可下，盡量增大業(yè)務(wù)人員的決策權(quán)限；最大化使用信息資源進(jìn)行分析，支持決策判斷；以業(yè)務(wù)流程為樞紐，系統(tǒng)有效整合各種管理要求，實(shí)現(xiàn)高效簡(jiǎn)約管理；對(duì)于業(yè)務(wù)管理要通盤考慮，統(tǒng)一編碼，精簡(jiǎn)業(yè)務(wù)流程，編制全面的系統(tǒng)。

制度化的建設(shè)可以促使管理模式的合理化、管理方法的科學(xué)化、管理過程的規(guī)范化、管理數(shù)據(jù)的精確化、管理質(zhì)量的最優(yōu)化，建立信息化、便捷型的一站式服務(wù)方式。信息化的管理制度將為高校更大規(guī)模的發(fā)展創(chuàng)造了條件。

5 結(jié)束語

高校管理信息化建設(shè)，是新時(shí)期提高高校管理與服務(wù)水平的基本要求。高等教育機(jī)構(gòu)不僅是為師生服務(wù)，同時(shí)也為各學(xué)院的教學(xué)和科研服務(wù)，具有管理育人，服務(wù)育人的重任。因此，高校服務(wù)水平隨著規(guī)模的擴(kuò)大必須要上一個(gè)臺(tái)階，滿足各方面的需要，而信息化技術(shù)為加強(qiáng)校園管理與服務(wù)水平提供了先進(jìn)的技術(shù)支持。同時(shí)，信息化在高校內(nèi)部管理中的廣泛應(yīng)用，促使管理和服務(wù)相融合，實(shí)現(xiàn)了管理和服務(wù)的數(shù)字化，為高校整體智能化發(fā)展提供了契機(jī)。信息化建設(shè)極大提高了管理效率，促進(jìn)高校整體管理服務(wù)隊(duì)伍素質(zhì)的提升，拓展了高校管理能力，實(shí)現(xiàn)高校管理無紙化辦公、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)、科學(xué)化決策，為實(shí)現(xiàn)雙一流大學(xué)的建設(shè)提供了服務(wù)保障。