林素瓊

摘 要：基于社會發(fā)展建設的不斷深入，我國交通事業(yè)其數(shù)量、規(guī)模呈現(xiàn)出日漸增多的趨勢，這就使得交通工程檔案管理工作的開展變得越發(fā)困難和復雜。作為交通工程信息記錄的主要載體，交通工程檔案不僅是工程建設過程中主要參考，更是后期工程管理與運行的重要依據(jù)。但是縱觀現(xiàn)階段交通工程檔案管理工作的開展，仍尚存些許問題導致交通工程檔案資料無法進行作用和價值的發(fā)揮。基于此，本文針對交通工程檔案管理存在問題及其對策進行分析研究。

關鍵詞：交通工程;存在問題;檔案管理;對策

交通工程檔案匯總了包括項目立項、施工、運用、設計以及維護等環(huán)節(jié)的資料，可以為施工單位、設計單位、監(jiān)理單位、運營單位相關工作的開展提供重要的參考依據(jù)。而交通工程檔案管理工作的開展直接影響到檔案資料的管理、存儲有效性。但是縱觀現(xiàn)階段檔案管理工作開展，尚存的些許問題使得交通工程檔案的應用受到較大限制，需要通過對問題的深入探析，采取合理對策來進一步強化檔案管理效果，最大化發(fā)揮出交通工程檔案的作用和價值。

1 交通工程檔案管理存在問題分析

1.1 檔案資料失真

交通工程建設過程中，大部分施工單位只側重對實際工程的管理，而針對檔案資料的管理缺乏重視度，使得檔案資料的編制與錄入過于形式化，其實際信息資料與檔案信息之間不相符，例如施工數(shù)據(jù)與測量數(shù)據(jù)在編制過程中造假，導致檔案資料失真，無法發(fā)揮出交通工程檔案應有的作用和價值。與此同時，部分建設單位雖然設置相應的檔案管理崗位，但是在檔案管理人員配置方面，大多選用施工人員，或者是具備信息管理能力的人員，但是缺乏綜合性管理人員，這就導致交通工程檔案在具體管理過程中存在分類不明確、數(shù)據(jù)錄入不規(guī)范等現(xiàn)象，檔案資料作用與價值相對較低[1]。

1.2 檔案建設過于滯后

部分建設單位針對檔案的建設僅是為了應付檢查和審查，只是在工程建設竣工階段進行檔案資料的統(tǒng)一建設，導致交通工程檔案資料的錄入缺乏應有的實時性和準確性。例如在通常情況下，針對路基灌注樁施工開展，需要將放樣數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)進行實時錄入[2]。而在實際工程建設中，其管理人員僅是在后期階段按照經驗或者是借鑒其他工程數(shù)據(jù)進行填寫，這就導致交通工程檔案數(shù)據(jù)與實際數(shù)據(jù)之間存在差異，致使檔案管理工作開展的作用和價值被大幅度降低。

1.3 檔案管理不完善

縱觀當前交通工程檔案管理工作開展，主要是依據(jù)《項目檔案管理辦法》來開展檔案管理工作，但是處于個人、外界、企業(yè)等因素的影響，使得檔案分類、歸檔等工作的開展存在較大差異。例如在管理橋梁工程數(shù)據(jù)資料過程中，針對數(shù)據(jù)資料的錄入，部分管理人員會采取縱向歸檔的形式，將歸檔單位設置為每個橋墩，而每個歸檔單位中具體包括立柱、承臺、蓋梁以及其它基礎等資料。部分管理人員則習慣于采用橫向歸檔方式，將歸檔單位設置成橋墩的立柱、蓋梁等，這就導致檔案管理工作的開展不完善[3]。

2 交通工程檔案管理問題產生因素分析

2.1 檔案管理意識匱乏

在交通工程建設初期階段，建筑單位會結合具體情況進行《項目檔案管理辦法》、《竣工檔案編制細則》等規(guī)定制度的完善構建。但是在具體管理過程中，因管理人員素質能力的匱乏，對檔案管理工作缺乏正確的認知，再加上管理期間未接受相應的培訓和教育，導致人員未對交通法律有正確認知，無法進行項目檔案的合理設計與規(guī)范，導致交通工程檔案管理工作產生諸多問題[4]。

2.2 工程建設程序未嚴格執(zhí)行

交通工程項目準備階段，會結合具體情況進行管理制度機制的構建，并通過對合理獎懲措施的實施來進行檔案管理工作的規(guī)范和完善，達到落實檔案管理工作的目的。但是建設單位在具體建設過程中未進行工程進度的有效控制，選擇對檔案管理進行忽視，這就導致交通工程檔案管理工作開展受到限制。

2.3 管理方式不統(tǒng)一

管理人員之間所施行的檔案管理方式存在差異，再加上在具體檔案管理過程中因某些因素而出現(xiàn)管理人員更換的現(xiàn)象，若管理人員管理方式存在差異，意味著不同管理人員所建設的交通工程檔案存在較大差異，使得檔案管理工作難度加大，極易在檔案管理過程中發(fā)生問題和漏洞。

3 交通工程檔案管理問題解決對策

要想進一步提升檔案管理有效性，確保檔案管理工作全面化、及時性、系統(tǒng)性的開展，需要采取與項目建設統(tǒng)一開展的方式，進行職責的明確劃分，結合責任追究到個人的形式來大幅度提升檔案管理效果。與此同時，采取以下對策來確保交通工程檔案管理工作的高質量、高效率開展。

3.1 構建完善檔案管理責任制

針對交通工程的施工的開展，需要在前期準備階段由業(yè)主單位牽頭，聯(lián)合施工單位、監(jiān)理單位、設計單位共同構建完善且科學的檔案管理責任制度，并組建專門文檔編制項目部，或者是委托專業(yè)部門機構進行文檔編制項目部的構建，而項目部的主要職能體現(xiàn)為對檔案編制的指導和監(jiān)督。明確建設單位是否建立檔案室，倘若單位未建立相應檔案室，則需結合具體情況構建專門的檔案室。并配置專業(yè)管理人員來負責日常的檔案管理工作[5]。并要求其檔案管理責任制的嚴格落實與實施，促使交通工程建設涉及到的各個部門都主動積極參與到檔案編制與管理工作中。與此同時，需側重對檔案人員素質能力的提升，采取定期培訓、進修學習等方式來強化人員檔案管理能力，促使人員在工作期間養(yǎng)成良好的檔案管理素養(yǎng)。在具體檔案管理工作中，需注重對文件檔案收集、編制、整理、歸檔等環(huán)節(jié)的高質量開展，避免因其中某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題而對整體檔案管理工作產生影響。

3.2 工程建設與項目檔案管理保持同步

在檔案管理工作具體開展過程中，管理人員需嚴格按照相應程序規(guī)定，對分項列表、整理工作的高質量開展，結合具體情況進行檔案卷號的科學標記，構建完善的預立案卷目錄。與此同時，要求檔案人員對交通工程項目有一定的掌握和了解，做到交通工程建設施工過程中每完成一個環(huán)節(jié)，就在第一時間進行數(shù)據(jù)、信息的收集和整理，并對檔案進行分類和歸檔。與此同時，在檔案管理過程中管理人員需始終秉持著隨時收集、隨時歸檔的原則進行交通工程設備、材料以及人員檔案的歸檔，進而實現(xiàn)對檔案資料真實性和完整性的保障，為后續(xù)檔案管理工作的開展奠定良好基礎[6]。此外，需要求監(jiān)理單位、建設單位在驗收階段，必須先進行檔案資料的會審，只有確保其檔案資料與實際情況保持一致后方可進行交工證書的簽發(fā)。

3.3 強化檔案編制檢查管理力度

在實際檔案管理工程中，可以結合具體情況，對交通工程不同建設階段采取動態(tài)化管理模式，要求相關人員需對相應的檔案資料進行定期檢查，具體檢查內容包括：對電子文件、檔案資料的編制情況、整理情況進行嚴格檢查;對資料真實性、完整性、準確性、規(guī)范性進行檢查審核;對竣工文件收集、編制效果進行檢查等。與此同時，在交通工程項目管理條例中納入檔案管理工作，要求其檔案的移交數(shù)量必須與檔案編制數(shù)量保持一致，以便于后續(xù)交通工程運營管理工作的開展。需要注意，檔案移交過程中應盡可能減少移交拖延的現(xiàn)象。而在工程交接后，必須結合具體情況與交通工程施工中涉及到的其它單位共同進行檔案匯編工作，進一步提升檔案管理效果[7]。

3.4 進行檔案管理信息化的建設

基于我國信息、網(wǎng)絡、計算機等技術的迅猛發(fā)展，檔案管理領域逐漸朝著信息化、智能化、科技化以及自動化的方向不斷發(fā)展，在縮減檔案管理人力、物力成本的同時，大幅度提升交通工程檔案管理有效性。鑒于此，需要側重對檔案管理進行信息化建設，通過構建完善的檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)來進一步提升檔案管理有效性[8]。例如某建設單位依據(jù)自身具體情況，借助信息、網(wǎng)絡、計算機等技術構建HDS公路工程竣工文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案有效分類處理以及集中處理。并且該管理系統(tǒng)依據(jù)《交通工程竣工文件歸檔管理辦法》等依據(jù)，在系統(tǒng)中開設相應的7個模塊，以此實現(xiàn)對檔案資料的動態(tài)化收集和管理。與此同時，該系統(tǒng)可以按照相關規(guī)定要求進行電子檔案記錄的篩查，嚴格審核檔案資料的真實性，進而實現(xiàn)對檔案資料真實性的保障。通過對此管理系統(tǒng)的應用，實現(xiàn)對電子文件與交通工程檔案資料的同步管理，促使交通工程檔案管理工作信息化方向不斷邁進。

3.5 強化管理人員素質能力

無論是文件資料收集工作的開展，還是檔案管理工作，都需依托于專業(yè)管理人員的支撐，若在具體管理過程中缺失應有的專業(yè)檔案管理人員，會直接導致檔案管理工作陷入癱瘓。鑒于此，建設單位在保障其管理人員數(shù)量的同時，必須進行管理人員業(yè)務素養(yǎng)的提升，除上文提及的定期組織培訓學習方式之外，單位可以定期邀請領域專家到企業(yè)開展知識、技能講座，以此強化管理人員對管理知識、技能的掌握，確保管理人員可以充分勝任檔案管理工作，最大化發(fā)揮出交通工程檔案管理工作的價值與作用[9]。

3.6 強化跟蹤技術咨詢服務

相較于其他工程項目，交通工程具有參建單位多、周期長以及規(guī)模大等特點，工程施工過程中涉及到的參建單位具體包括建設、業(yè)主、設計以及監(jiān)理等單位。隨著交通工程檔案管理工作的開展存在較大難度，而在具體檔案管理過程中，管理人員的業(yè)務素質能力參差不齊，有的管理人員具備豐富的管理經驗，但是卻缺乏交通工程建設方面的知識掌握，而有的管理人員交通工程知識掌握扎實，但是缺乏應具備的檔案管理能力。并且交通工程施工過程中產生的數(shù)據(jù)資料并非所有的都可以編織成檔案，所以需要管理人員按照《歸檔文件整理規(guī)劃》等規(guī)定，進行分類、裝訂、編目、歸檔、編號等工作的強化。在此基礎上，需要相關部門注重對跟蹤技術咨詢服務的強化開展，結合具體情況構建完善的指導、監(jiān)督服務機制，確保在整體交通工程建設過程中其檔案管理監(jiān)督檢查工作的貫穿與滲透，以期其檔案管理水平的提升，消除當前交通工程檔案管理工作中存在的問題和漏洞。

4 結束語

綜上所述，交通工程建設事業(yè)的迅猛發(fā)展促使檔案管理工作面臨著更為嚴格的標準與要求。而縱觀當前交通工程檔案管理工作開展，因其限制性問題的存在，導致檔案管理作用與價值無法體現(xiàn)，并對后續(xù)工程運營管理產生影響。鑒于此，要想實現(xiàn)對交通工程檔案管理水平提升，必須深入探究當前檔案管理工作開展尚存問題，明細其問題的具體產生原因，以此為依據(jù)施行合理解決對策，實現(xiàn)交通工程檔案管理水平和效果的提升，最大化發(fā)揮出交通工程檔案的價值和作用。

參考文獻

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