現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理之我見(jiàn)

張小蘭

現(xiàn)代社會(huì)的科學(xué)技術(shù)已經(jīng)高度發(fā)達(dá)，也給現(xiàn)代化醫(yī)院的檔案管理任務(wù)提出了更具時(shí)代性的要求，本文就現(xiàn)代醫(yī)院檔案有效管理和工作人員在實(shí)際工作中的具體要求分享幾點(diǎn)個(gè)人拙見(jiàn)。

1 現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

1）現(xiàn)行檔案管理狀況的分散性。受醫(yī)院發(fā)展的不平衡和檔案管理運(yùn)用限制的影響，各個(gè)醫(yī)院的普通檔案室一般只管理非醫(yī)療以及非人事檔案，如文件資料、科技文檔、會(huì)計(jì)文件以及部分實(shí)物、音像資料等。同時(shí)將醫(yī)療文件和醫(yī)學(xué)資料，如X射線膠片報(bào)告，病理切片報(bào)告，各種檢查圖像，圖形資料等劃分為醫(yī)學(xué)檔案，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行管理，形成了多部門(mén)的管理文件結(jié)構(gòu)。人事檔案由人事主管部門(mén)管理。

2）檔案管理的專(zhuān)項(xiàng)體制不健全。由于醫(yī)院檔案劃分為以上三類(lèi)，在管理體制上便實(shí)行多頭管理，沒(méi)有統(tǒng)一的的制度規(guī)范，也缺乏相應(yīng)的檢查和評(píng)估考核，檔案工作很少包含在醫(yī)院的目標(biāo)考核評(píng)估之中。

3）檔案管理人員的素質(zhì)差強(qiáng)人意。當(dāng)前，中國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案專(zhuān)業(yè)從業(yè)人員的理論水平和學(xué)歷水平不平衡，他們與時(shí)代的要求相距甚遠(yuǎn)。主要表現(xiàn)在檔案專(zhuān)業(yè)人員較少，專(zhuān)業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)狹窄，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理;現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)差，外語(yǔ)水平不高;學(xué)術(shù)頭銜普遍較低，高級(jí)檔案專(zhuān)業(yè)人士很少。醫(yī)院普遍高度重視醫(yī)療技術(shù)人員的繼續(xù)教育，忽視檔案管理人員素質(zhì)的提高。

4）醫(yī)院檔案的管理方式與檔案內(nèi)容已呈多樣化的現(xiàn)狀不相適應(yīng)。醫(yī)院檔案已由過(guò)去一般的文字檔案、實(shí)物檔案發(fā)展為今天紙質(zhì)檔案、電子檔案與實(shí)物檔案并存的新時(shí)代。特別是電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化，更是檔案發(fā)展的新趨勢(shì)。如何管好、運(yùn)用好這些檔案資料，為醫(yī)院發(fā)展進(jìn)步提供資源性研究，是醫(yī)院管理者和檔案專(zhuān)業(yè)人員應(yīng)該思考的新課題。

5）過(guò)去的認(rèn)知是檔案管理以資料入柜為結(jié)束。從現(xiàn)實(shí)的狀況看，大多數(shù)醫(yī)院的檔案，從搜集、整理、掃描、錄入，都在精心努力的操作。經(jīng)過(guò)認(rèn)真的核對(duì)，嚴(yán)格的校對(duì)，保證無(wú)差錯(cuò)后入柜保存。這樣一個(gè)階段的工作便大功告成，經(jīng)過(guò)很多人辛勤工作的果實(shí)變成了檔案柜中的“寶貝”，進(jìn)入休眠狀態(tài)。殊不知，這些“寶貝”理應(yīng)是醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)學(xué)進(jìn)步的寶貴資源，經(jīng)過(guò)精煉提高就會(huì)成為醫(yī)學(xué)研究的新動(dòng)能。

2 提升檔案管理新高度，推動(dòng)醫(yī)院管理和醫(yī)療科技新發(fā)展

2.1 要具有與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新精神

檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，必須按新時(shí)代發(fā)展的要求，提升管理新高度。檔案工作有其自身的特點(diǎn)、性質(zhì)和發(fā)展規(guī)律，要在客觀實(shí)際基礎(chǔ)上的，以與時(shí)俱進(jìn)創(chuàng)新精神發(fā)揮其新的功能和作用?！皠?chuàng)新是一個(gè)民族的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力”，檔案工作能否在不斷創(chuàng)新中贏得更大發(fā)展，很大程度上取決于檔案管理專(zhuān)業(yè)人員是否具備創(chuàng)新意識(shí)，又是否把創(chuàng)新的意識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)閯?chuàng)新的實(shí)踐和動(dòng)力，探索新規(guī)律，形成新認(rèn)識(shí)，找到新答案，繼而把檔案工作創(chuàng)新不斷推向新境界。

2.2 具備全面系統(tǒng)的知識(shí)水平

除檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，檔案工作者還應(yīng)掌握相對(duì)全面的文化、理論、科學(xué)等知識(shí)，以便能夠更好地開(kāi)拓性工作。首先是理論修養(yǎng)，通過(guò)掌握一些馬克思主義哲學(xué)和政治經(jīng)濟(jì)學(xué)，并使用歷史唯物主義觀點(diǎn)來(lái)分析和解決問(wèn)題。第二是文化和歷史知識(shí)。檔案是醫(yī)院在社會(huì)當(dāng)中基礎(chǔ)活動(dòng)的歷史記錄。只有了解檔案的背景和歷史相關(guān)，通過(guò)語(yǔ)言文化實(shí)現(xiàn)人類(lèi)社會(huì)存儲(chǔ)和信息的傳遞，我們才能更好地熟悉檔案，管理檔案和使用檔案。第三是實(shí)際操作能力，擁有獨(dú)立較強(qiáng)的工作能力，包括豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，較強(qiáng)的社會(huì)活動(dòng)能力和對(duì)問(wèn)題的綜合分析、判斷能力等，還要有敬業(yè)愛(ài)崗、甘心做檔案工作的奉獻(xiàn)精神，也是十分必要的。

2.3 掌握科學(xué)有效的管理方法

管理方法科學(xué)化，就是由單純的行政領(lǐng)導(dǎo)指揮演變?yōu)樾姓I(lǐng)導(dǎo)、法律、經(jīng)濟(jì)、信息、交流等方面的綜合體。用行政手段進(jìn)行科學(xué)的管理，是執(zhí)行管理職能的根本手段，任何管理都離不開(kāi)它。

經(jīng)濟(jì)的方法就是在檔案工作中講究經(jīng)濟(jì)效益、經(jīng)濟(jì)效果，檔案工作的經(jīng)濟(jì)效益主要是以向社會(huì)提供檔案材料在經(jīng)濟(jì)、政治、科學(xué)文化等方面效果方式來(lái)獲得。法律的方法就是我們常說(shuō)的“法治”，是指檔案系統(tǒng)所制定的法律和類(lèi)似法律的各種規(guī)章制度，只有加強(qiáng)法制才能理清檔案管理中大系統(tǒng)與子系統(tǒng)的關(guān)系、職責(zé)、權(quán)力、義務(wù)做到有法可依，有章可循，高效自如地運(yùn)轉(zhuǎn)，保持管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性。信息交流也是有效的管理方法之一，檔案管理的各個(gè)層級(jí)可以建立自己的信息機(jī)構(gòu)，其任務(wù)就是獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，提供必要的情報(bào)共享，發(fā)揮咨詢和服務(wù)作用，以加強(qiáng)和改善對(duì)檔案管理和檔案應(yīng)用的管理。

2.4 擁有先進(jìn)的現(xiàn)代管理技術(shù)

檔案工作中傳統(tǒng)的工作方法與落后的技術(shù)裝備同日新月異的社會(huì)發(fā)展已不相適宜，只有運(yùn)用科學(xué)的管理方法，采用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，把檔案工作從傳統(tǒng)手工操作轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的手段上來(lái)，才能使檔案工作如虎添翼、錦上添花。

現(xiàn)代化管理技術(shù)包括檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用、電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用、檔案縮微復(fù)制技術(shù)的應(yīng)用和聲像技術(shù)及其它技術(shù)的應(yīng)用。一是檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用。檔案信息只有進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)才能發(fā)揮其巨大的資源咸亨作用，一是把自有的檔案信息融入網(wǎng)絡(luò)共享，而是要吸收外部的檔案信息為我所用。二者融合匯總，經(jīng)過(guò)精煉、對(duì)比、提升，就把“休眠”資源盤(pán)活起來(lái)，成為科學(xué)研究的寶貴財(cái)富。二是計(jì)算機(jī)的應(yīng)用。電子計(jì)算機(jī)有著強(qiáng)大的計(jì)算與管理功能，它可以廣泛地運(yùn)用于建立檔案檢索;分類(lèi)，統(tǒng)計(jì)，借用，倉(cāng)庫(kù)管理;人事和行政管理的收集;注冊(cè)，報(bào)告和管理;辦公自動(dòng)化等。檔案工作的主要內(nèi)容若以電子計(jì)算機(jī)為中心，利用計(jì)算機(jī)管理，可以提高檔案管理工作的質(zhì)量和效益，只有使檔案管理現(xiàn)代化，才能不斷擴(kuò)大檔案工作的覆蓋面，使之成為各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)。三是檔案縮微和復(fù)制技術(shù)的應(yīng)用，縮微攝影復(fù)制由于具有縮率高、復(fù)制準(zhǔn)確、質(zhì)量?jī)?yōu)良等優(yōu)點(diǎn)，在檔案的管理、保存、利用等方面均能發(fā)揮出重要的作用，是檔案復(fù)制中普遍采用的方法?？s微復(fù)制縮小了存貯空間，可以改善檔案的保護(hù)條件，更有利于檔案文獻(xiàn)的長(zhǎng)期保存，檔案縮微與電子計(jì)算機(jī)的結(jié)合，為檔案的存貯和檢索開(kāi)辟了廣闊的前景，它是目前國(guó)內(nèi)外檔案保管工作的發(fā)展方向。三是聲像技術(shù)及其它技術(shù)的應(yīng)用，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，錄音帶、錄像帶、電影片等聲像檔案日益增多，聲像技術(shù)已經(jīng)在檔案工作中廣泛應(yīng)用，從而大大提高了服務(wù)質(zhì)量。此外，在檔案的傳遞、收藏、裝訂、銷(xiāo)毀、庫(kù)房設(shè)備和裝具方面采用各種小型機(jī)械化設(shè)備，也可提高工作效率，減少工作強(qiáng)度。

綜上所述，檔案管理工作是醫(yī)院的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是衡量一個(gè)現(xiàn)代化醫(yī)院管理水平高低的重要標(biāo)志。提升現(xiàn)代醫(yī)院的檔案管理定位是發(fā)展的必然，隨著區(qū)塊鏈系統(tǒng)的不斷深入，云計(jì)算技術(shù)的進(jìn)一步推廣，醫(yī)院檔案資源一定會(huì)得到充分發(fā)揮和利用。