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      淺談新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革

      2019-03-08 02:50:48黃雯
      西部論叢 2019年4期
      關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理改革

      摘 要:事業(yè)單位檔案,實(shí)際上是一種十分重要的信息資源。它的作用主要是對(duì)單位的歷史發(fā)展和目前所面臨的情況進(jìn)行真實(shí)全面的記錄,是事業(yè)單位很重要的一種無(wú)形資產(chǎn)。在現(xiàn)如今的信息化背景下,我們事業(yè)單位的工作人員應(yīng)當(dāng)時(shí)候順應(yīng)潮流與新形勢(shì)。在實(shí)際工作中,把信息化作為改革事業(yè)單位檔案管理的最終目標(biāo),這樣也就能夠?qū)ぷ餍蔬M(jìn)行有效的提升。本文對(duì)目前所面臨的新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革進(jìn)行了探究與論述,希望能夠提供參考。

      關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;改革

      從事業(yè)單位的角度出發(fā),想要讓事業(yè)單位得到長(zhǎng)足的發(fā)展,我們就應(yīng)當(dāng)做好檔案管理工作。想要讓檔案管理體系變得更加規(guī)范,這就要求單位的管理者對(duì)相關(guān)的工作進(jìn)行充分的了解,并為其提供相關(guān)意見。在我們進(jìn)行檔案管理改革過程中,一定要注意提升自身的改革意識(shí),這樣就能讓檔案管理工作的價(jià)值體現(xiàn)出來(lái),發(fā)揮出來(lái)。明確事業(yè)單位檔案信息資料不僅僅要涵蓋員工信息,更要對(duì)單位取得的成果進(jìn)行記錄,進(jìn)行歸納與總結(jié),這樣才能讓事業(yè)單位持續(xù)健康地發(fā)展下去。

      一、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理改革的必要性

      隨著社會(huì)的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的飛速進(jìn)步,事業(yè)單位面臨著各方面的很多改動(dòng),對(duì)于檔案管理部門來(lái)說,信息化對(duì)檔案管理模式的改革有著非常重要的作用。

      (一)檔案管理信息化改革是檔案工作發(fā)展的需要

      在以往的檔案管理模式之下,如果需要查閱以往的歷史資料或者歷史信息,需要根據(jù)檔案庫(kù)中的不同類別來(lái)找到相應(yīng)的檔案內(nèi)容之后,才能夠?qū)n案進(jìn)行翻閱整理。在這種模式下,查詢資料所需要的流程是比較多的,工作效率偏低。事業(yè)單位資源流動(dòng)是非常頻繁的,因此,舊檔案模式無(wú)法滿足新形勢(shì)下的社會(huì)需求。如果對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化改革之后,對(duì)于資料的查詢與使用,將會(huì)變得十分簡(jiǎn)單。另外,在以往的檔案管理模式中,主要是靠人工進(jìn)行操作,由于檔案庫(kù)信息的復(fù)雜性,人工操作難免會(huì)出現(xiàn)一定的錯(cuò)誤。在信息化改革之后,可以對(duì)檔案庫(kù)的管理進(jìn)行一些高科技的處理,在功能模塊方面可以設(shè)置報(bào)警機(jī)制。這樣可以有效的降低檔案庫(kù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)差錯(cuò)的幾率,同時(shí)也可以提高查找資料的效率。因此在新形勢(shì)下,事業(yè)單位檔案管理模式的改革是非常有必要的。

      (二)檔案管理信息化是事業(yè)單位適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的大勢(shì)所趨

      隨著科技化的發(fā)展,信息化浪潮在每個(gè)行業(yè)每個(gè)方面都得到了越來(lái)越重要的應(yīng)用。在這種新形勢(shì)下,檔案管理工作為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流,必須對(duì)其管理模式進(jìn)行一定的改革。從各種事業(yè)單位的現(xiàn)狀可以看出,檔案信息化是必要的選擇。以往的模式中存在的一些管理難題,也將變得更加容易解決。

      二、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理改革的措施

      (一)新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化改革的內(nèi)容

      在對(duì)事業(yè)單位檔案管理的改革過程中,信息化改革是其中最重要的一部分。信息化改革主要包括數(shù)字化,體系化,自動(dòng)化以及互動(dòng)化。數(shù)字化指利用現(xiàn)代的先進(jìn)科技,將一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)字資料,然后對(duì)這些資料進(jìn)行統(tǒng)一的整理與儲(chǔ)存。在檔案信息平臺(tái)上,對(duì)所有的檔案進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充更新,這樣隨著相關(guān)資料的變動(dòng),數(shù)據(jù)庫(kù)的信息也能得到及時(shí)的改正更新。數(shù)字化改革的主要意義是對(duì),檔案這一個(gè)重要的資產(chǎn)的重新整合,以及更加高效率的利用,這樣可以給事業(yè)單位帶來(lái)更高的利潤(rùn)。體系化的過程主要是指將不同部門的檔案信息都集中到一起,實(shí)現(xiàn)整個(gè)單位的一體化信息管理模式。在經(jīng)過信息一體化之后,檔案庫(kù)信息數(shù)據(jù)之間的兼容性以及通用性將會(huì)得到大大的提高,對(duì)于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息的共享說有著至關(guān)重要的意義。自動(dòng)化改革主要是致力于減少事業(yè)單位在檔案信息管理方面的人力投資,通過高科技手段,最終達(dá)到減少人力或者不需要人力操作的狀態(tài)下,也可以進(jìn)行對(duì)信息的錄入與整理。在信息化改革下,數(shù)據(jù)庫(kù)可以自動(dòng)完成提取關(guān)鍵詞、歸檔、檢索、篩選以及自動(dòng)生成檔案等種種操作,這樣可以大大提高數(shù)據(jù)庫(kù)的自動(dòng)處理信息功能?;?dòng)化改革主要是為了增大數(shù)據(jù)庫(kù)信息的高效性,在以往舊的檔案管理模式當(dāng)中,檔案信息利用率是比較低的。檔案僅僅作為一種被查閱的文件,而不存在具體的服務(wù)功能。在實(shí)現(xiàn)檔案互動(dòng)化之后,管理人員可以通過檔案系統(tǒng)自身的功能模塊來(lái)進(jìn)行信息與需求者之間的實(shí)時(shí)互動(dòng)。這樣不僅能夠提高搜索信息的高效性,同時(shí)也可以增強(qiáng)用戶的操作體驗(yàn)。

      (二)加強(qiáng)隊(duì)伍管理

      事業(yè)單位檔案管理工作的專業(yè)性以及系統(tǒng)性都是比較強(qiáng)的,因此,對(duì)于從事檔案管理的工作人員來(lái)說,工作人員不僅應(yīng)該掌握有關(guān)檔案管理的相關(guān)基礎(chǔ)知識(shí),同時(shí)也應(yīng)該有良好的職業(yè)素養(yǎng)以及職業(yè)道德。在新形勢(shì)下,事業(yè)單位要想做好檔案管理,必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理隊(duì)伍的管理。事業(yè)單位應(yīng)該積極引進(jìn)新型的人才,注重管理團(tuán)隊(duì)的信息化發(fā)展,同時(shí),事業(yè)單位應(yīng)該定期對(duì)檔案管理工作人員的職業(yè)技能進(jìn)行一定的考核,對(duì)職業(yè)技能不達(dá)標(biāo)的員工進(jìn)行培訓(xùn),這樣才能夠從本質(zhì)上提高檔案管理服務(wù)工作的質(zhì)量。另外,事業(yè)單位應(yīng)該有意識(shí)的培養(yǎng)員工的創(chuàng)新性思維,改變以往的定型思路,讓員工可以積極的接受信息化改革浪潮下的新型管理模式,這樣才能夠保證檔案管理模式改革的平穩(wěn)過度。

      三、結(jié)語(yǔ)

      綜上所述,對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說,檔案管理模式的改革是至關(guān)重要的。在對(duì)檔案管理模式的改革過程中,信息化是其中最為重要的一部分。事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)檔案管理工作給予大力的支持以及配合,鼓勵(lì)創(chuàng)新性思維,引進(jìn)高科技的技術(shù),打造符合新形勢(shì)要求的科學(xué)性檔案管理模式。

      參考文獻(xiàn):

      [1]尤麗.淺談新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].山西檔案,2014,(6):63-65.DOI:10.3969/j.issn.1005-9652.2014.06.017.

      [2]褚智杰.淺談新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].辦公室業(yè)務(wù),2018,(3):76.DOI:10.3969/j.issn.1004-647X.2018.03.059.

      [3]劉竹.淺談新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].卷宗,2018,(22):75.

      作者簡(jiǎn)介:黃雯,1985年6月27日,漢族,籍貫:山東單縣,現(xiàn)單位:黑龍江省佳木斯市老干部大學(xué),助理館員,研究方向:檔案管理?

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