辦公室檔案管理工作效率提升

張麗娜

摘 要：經(jīng)濟(jì)的發(fā)展促進(jìn)了社會各個行業(yè)的進(jìn)步和變革，以往檔案管理的方法已經(jīng)不能滿足當(dāng)?shù)男枨螅k公室檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，要求辦公室檔案管理的效率的提高，辦公室檔案主要包括上級下達(dá)的各種文件和材料，以及其他單位與本單位的溝通。檔案管理質(zhì)量低下，會對單位的工作效率有一定影響，提高檔案管理工作效率，對辦公室檔案管理工作進(jìn)行協(xié)調(diào)管理，對提高辦公室的管理工作做出有利影響。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率

辦公室檔案管理改革順應(yīng)時代的發(fā)展，可以使辦公室的管理工作更加完善，走得更加長遠(yuǎn)，對辦公室工作效率的提升有重要意義。

一、必要性

辦公室檔案管理工作對于資料的收集和保存、客觀記錄事物發(fā)展具有很重要的紀(jì)念作用，并且具備查詢功能。傳統(tǒng)的檔案管理查詢需要多重步驟，兼以檔案的種類相當(dāng)復(fù)雜，紙質(zhì)檔案所占區(qū)域大，不利于檔案管理工作的開展，檔案的管理人員也不容易很好地做好管理工作。傳統(tǒng)的檔案管理工作形式影響員工的工作熱情，工作效率低下，工作方式落后，管理意識薄弱，對于檔案工作的發(fā)展有很大影響，部分辦公室檔案管理工作仍然采用業(yè)務(wù)部門的工作思路和方法[1]。加強(qiáng)對辦公室檔案工作的管理，就保證了單位的未來的發(fā)展。為了提高檔案管理工作的效率，在檔案管理中可以運用計算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行工作，不僅節(jié)約場地，也能提高資料的查詢效率，同時制定查詢權(quán)限，才能夠保障檔案的隱私性。

二、存在的問題

辦公室的檔案記載了單位的發(fā)展進(jìn)程，單位相關(guān)人員能夠據(jù)此查實單位發(fā)展中的一些記錄，對單位的發(fā)展起到重要的促進(jìn)作用，但入籍你很多單位并不怎么重視檔案管理，導(dǎo)致檔案的管理工作出現(xiàn)了許多問題，在一定程度上降低了辦公室檔案管理的效率。

（一）工作效率低。檔案管理人員的專業(yè)能力低，管理意識薄弱，不具備專業(yè)的管理水平，大多數(shù)辦公室檔案長期處于閑置狀態(tài)，甚至出現(xiàn)保存不善導(dǎo)致?lián)p壞丟失等，缺乏對數(shù)據(jù)檔案的整理，在整理檔案的時候缺乏專業(yè)的檔案管理方式，效率低下，嚴(yán)重影響檔案的管理和整理。

（二）制度落后。辦公室檔案管理工作缺乏規(guī)范性，管理層對辦公室檔案管理工作也不重視，工作人員對檔案管理不認(rèn)真，人力資源管理也不到位，導(dǎo)致檔案極易受到損害。

（三）專業(yè)設(shè)施不齊。辦公室的檔案管理工作要有專業(yè)的管理技術(shù)及管理設(shè)備，建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于儲存和查詢。部分單位接受新事物的能力低，仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，隨著檔案管理的內(nèi)容更加廣泛，檔案管理工作也更加繁重。

（四）利用率不高。由于檔案管理制度非常落后，檔案管理長期受到忽視。辦公室檔案可以記錄單位發(fā)展的重要信息，由于檔案的保存方式問題，檔案的查詢非常困難，檔案利用價值很難體現(xiàn)。

三、應(yīng)對措施

（一）提高管理技術(shù)，健全管理制度。辦公室檔案管理工作逐漸進(jìn)入現(xiàn)代化信息管理階段，但部分單位還在沿用傳統(tǒng)的管理方式和管理制度，導(dǎo)致檔案管理不到位的問題。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，檔案管理工作出現(xiàn)了越來越多的問題，電子檔案的出現(xiàn)使檔案管理工作更加復(fù)雜，對檔案管理的技術(shù)和制度提出了更高的要求[3]。加強(qiáng)辦公室檔案管理工作，可以提高工作效率。組織員工對檔案管理工作提出意見和建議，對檔案管理方面做出制度和技術(shù)方面的改進(jìn)，改進(jìn)員工的管理方式。通過制定一定的規(guī)章制度，建立制度化的檔案管理體系，優(yōu)化檔案管理措施，建立完善的檔案管理流程，制定檔案管理工作人員的選擇方式，設(shè)立專門的崗位管理辦公室檔案。

（二）加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平。單位可以聘請專業(yè)人士對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理人員工作能力，重視辦公室檔案建設(shè)重要性和必要性，積極配合檔案管理體系建設(shè)，幫助工作人員更好地開展檔案管理工作。單位可以定期組織相關(guān)技能培訓(xùn)課程來增加工作人員對檔案管理工作的學(xué)習(xí)，提高檔案專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)理論知識和實踐培訓(xùn)，注重普及業(yè)務(wù)知識，做好資料收集、存檔等各項管理工作，減少工作失誤，自覺提高自身專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德水平，在工作要求上明顯改進(jìn)自身不足之處，提高自身的工作能力，提高管理人員的職業(yè)道德，嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度，最大程度上提高檔案管理工作。

（三）確保管理制度執(zhí)行。單位在對辦公室檔案管理技術(shù)和制度進(jìn)行了大幅度修改后，必須強(qiáng)調(diào)其執(zhí)行力，不僅要加強(qiáng)對檔案管理部門的管理方面的培訓(xùn)，還要加強(qiáng)對管理人員工作經(jīng)驗的培訓(xùn)，管理人員要執(zhí)行檔案管理制度，就要建立適當(dāng)?shù)莫剳椭贫?，加大對檔案管理工作的落實情況的監(jiān)管。管理人員要根據(jù)當(dāng)前的實際發(fā)展情況，更新工作理念，對照先進(jìn)的管理模式和對相關(guān)法律法規(guī)的了解，創(chuàng)新管理機(jī)制，積極參與單位組織的相關(guān)培訓(xùn)和講座。單位要設(shè)置專門的檔案管理的崗位，積極招聘專業(yè)人員，在今后的工作中要保證信息保密性，做好相應(yīng)的技術(shù)設(shè)計。

（四）提高檔案管理員工的工作效率。單位檔案管理工作的關(guān)鍵是檔案管理工作的切實實施，單位想要提高工作效率，就要提高檔案管理工作人員的管理意識，建立并完善檔案管理工作，提高工作人員的責(zé)任感，促進(jìn)檔案管理工作取得進(jìn)步[4]。通過完善的人員管理制度和適當(dāng)?shù)莫剳椭贫?，提高工作人員的工作效率，早日完成辦公室檔案的管理工作的改進(jìn)，促進(jìn)單位對檔案的整理工作的完成。

（五）加強(qiáng)無紙化檔案的建設(shè)，提高檔案的利用價值。引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，開展檔案管理無紙化歷程，培養(yǎng)專業(yè)人員開展無紙化工作，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，做好檔案收集、儲存和查詢功能，減少檔案的丟失和破損現(xiàn)象，提高檔案的查詢效率，使查詢工作更加方便快捷，從而提高檔案的利用率。

（六）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的軟硬件設(shè)施。辦公室檔案的內(nèi)容范圍極為廣泛，要做好檔案管理工作，就要引進(jìn)信息技術(shù)，做好軟硬件設(shè)施的建設(shè)，邀請專業(yè)人員建設(shè)完善的數(shù)據(jù)庫，包含信息儲存和處理、查詢功能，給管理人員進(jìn)行計算機(jī)方面的培訓(xùn)，提高管理團(tuán)隊的全面情況，促進(jìn)檔案管理工作的全面實施。做好檔案系統(tǒng)防火墻的設(shè)立，定期更新系統(tǒng)進(jìn)行殺毒，提高信息系統(tǒng)的安全系數(shù)，設(shè)立檔案查詢和修改的權(quán)限，規(guī)范工作人員行為，保證檔案的機(jī)密性。

（七）引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)。檔案管理工作的任務(wù)是為用戶提供查詢服務(wù)，檔案管理的信息收集、儲存和查詢功能對管理工作的發(fā)展有著直接影響，檔案管理體系依托于計算機(jī)技術(shù)，充分地利用數(shù)據(jù)空間進(jìn)行檔案價值有效開發(fā)，多層次儲存，最大程度地滿足信息查詢的要求。要具備創(chuàng)新意識，發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢，利用計算機(jī)的儲存方式，采用聲像光盤等工具儲存更全面的信息，提高檔案的利用價值，適應(yīng)社會的需求。

四、結(jié)語

檔案管理工作與辦公室其他工作是相互影響的，辦公室檔案管理工作在單位的發(fā)展歷程中占據(jù)非常重要的地位。由于檔案管理工作比較復(fù)雜，檔案管理要根據(jù)實際情況，加強(qiáng)各方面知識的積累，加強(qiáng)對檔案管理人員各方面知識的培訓(xùn)，應(yīng)用信息技術(shù)，加大對檔案管理工作的指導(dǎo)，提高對檔案管理工作的認(rèn)識，從而提高工作效率，體現(xiàn)檔案的重要價值。