信息化時代企業(yè)檔案管理的作用探析

王霖

摘? ?要：檔案管理作為一項內(nèi)部管理工作，是服務(wù)企業(yè)戰(zhàn)略決策、推進企業(yè)整體發(fā)展的重要支撐。本文分析了檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的作用，并在此基礎(chǔ)之上，從優(yōu)化檔案管理環(huán)境、推進檔案信息化建設(shè)、加快專業(yè)人才隊伍建設(shè)等方面，闡述了企業(yè)強化檔案管理工作建設(shè)的措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)? 檔案管理? 發(fā)展? 作用

中圖分類號：G270? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2019）10（c）-0171-02

在多元化的市場環(huán)境之下，企業(yè)深化檔案管理建設(shè)，是支撐改革發(fā)展、創(chuàng)新內(nèi)部管理機制的重要基礎(chǔ)。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理工作正向信息化、數(shù)字化方向發(fā)展，為新時期企業(yè)檔案管理建設(shè)提供了有力支撐，也進一步為企業(yè)發(fā)展提高服務(wù)效能。當(dāng)前，企業(yè)在檔案管理建設(shè)中面臨諸多問題，實現(xiàn)信息化建設(shè)，是企業(yè)深化檔案管理發(fā)展的有力保障。因此，本文立足檔案管理工作現(xiàn)狀，從作用效能出發(fā)，闡述企業(yè)檔案管理工作的建設(shè)措施。

1? 檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的作用

檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理工作的重要內(nèi)容，是實現(xiàn)檔案資料規(guī)范化、制度化建設(shè)的有力保障。在新的市場環(huán)境中，檔案管理工作的重要性日益突顯，能夠為企業(yè)構(gòu)建完備的檔案資料庫，為企業(yè)發(fā)展提供了有力支撐。因此，具體而言，企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的作用，具體表現(xiàn)如下。

1.1 檔案管理工作是企業(yè)整體發(fā)展的有力支撐

在深化市場經(jīng)濟體制改革的背景下，企業(yè)經(jīng)營管理的規(guī)范化、制度化，要求強化檔案管理建設(shè)，為企業(yè)建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)經(jīng)營管理服務(wù)規(guī)范化、制度化建設(shè)。因此，檔案管理工作的推進，能夠更好地支撐企業(yè)整體發(fā)展，為決策服務(wù)水平的提高、經(jīng)營管理的有效維護，提供了有力支撐。面對新的市場經(jīng)營環(huán)境，企業(yè)要深化檔案管理工作建設(shè)，在管理及服務(wù)等領(lǐng)域，科學(xué)實現(xiàn)企業(yè)整體發(fā)展。

1.2 檔案管理工作是企業(yè)文化建設(shè)的重要保障

文化建設(shè)是企業(yè)提升品質(zhì)內(nèi)涵，優(yōu)化經(jīng)營管理服務(wù)的重要基礎(chǔ)。通過檔案資料信息，將企業(yè)的文化、歷史進行有效記載，并在企業(yè)發(fā)展中提供相關(guān)的歷史文化資料。在企業(yè)發(fā)展中，利用檔案資料，作為文化宣傳、展覽等的重要信息資料，以更好地展現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展及建設(shè)風(fēng)采。因此，檔案管理工作是企業(yè)文化建設(shè)的重要保障，能夠更好地記錄企業(yè)的發(fā)展繼承，集聚發(fā)展動力及向心力，以更好的推動企業(yè)發(fā)展。

1.3 檔案管理工作是提升決策發(fā)展效能的重要依托

在復(fù)雜的市場環(huán)境之下，企業(yè)堅持以檔案管理為導(dǎo)向，為企業(yè)決策發(fā)展提供有力依托。一方面，檔案管理能夠通過信息導(dǎo)入，更好地服務(wù)企業(yè)在戰(zhàn)略發(fā)展中的決策導(dǎo)向作用;另一方面，檔案管理作為企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，應(yīng)依托檔案管理的作用效能，通過戰(zhàn)略決策導(dǎo)向，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展做好決策服務(wù)，發(fā)揮檔案管理的重要作用。

2? 信息化時代企業(yè)檔案管理存在的問題

在信息化時代，企業(yè)在檔案管理建設(shè)中，面臨諸多的問題與不足，對檔案管理科學(xué)構(gòu)建形成了較大影響。因此，具體而言，企業(yè)在信息化時代，主要存在以下檔案管理問題。

2.1 信息化程度不高，尚未建立完善的信息管理系統(tǒng)

在信息化時代，企業(yè)檔案管理迎來了新的機遇，但同時也面臨新的挑戰(zhàn)。在新的時代背景之下，企業(yè)檔案管理信息化程度欠缺，在信息化管理系統(tǒng)建設(shè)等方面存在問題。一是檔案管理信息化程度不高，導(dǎo)致數(shù)字化、信息化建設(shè)難以落到實處，特別是在硬軟件建設(shè)方面，企業(yè)信息化檔案管理有待提高;二是企業(yè)尚未建立完善的信息管理系統(tǒng)，在檔案信息資源共享及開發(fā)利用等方面，有待進一步推進;三是信息技術(shù)水平欠缺，在檔案數(shù)字化建設(shè)等方面，缺乏技術(shù)支撐，以至于信息化建設(shè)程度不高，影響檔案管理效率。

2.2 檔案管理重視不夠，缺乏切實有效的組織領(lǐng)導(dǎo)

企業(yè)對信息化管理建設(shè)缺乏足夠重視，特別是在組織領(lǐng)導(dǎo)等方面，缺乏切實有效的管理開展，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不高，信息化建設(shè)比較滯后。一是企業(yè)對檔案管理認(rèn)識不到位，缺乏切實有效的工作開展，導(dǎo)致檔案管理實效性不強;二是信息化建設(shè)組織開展滯后，影響信息化建設(shè)進程;三是信息化建設(shè)力度不足，特別是在專業(yè)化建設(shè)領(lǐng)域，有待提高。

2.3 人才隊伍建設(shè)不到位，缺乏高素質(zhì)專業(yè)人才

人才是實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，也是支撐檔案管理發(fā)展的有力保障。當(dāng)前，企業(yè)在檔案管理人才培養(yǎng)方面，缺乏實質(zhì)性工作開展，人才隊伍老齡化問題比較突出，且檔案管理人員專業(yè)能力不足，缺乏信息技術(shù)等專業(yè)知識，導(dǎo)致在檔案信息化管理方面，表現(xiàn)出較大不適應(yīng)性，嚴(yán)重影響到檔案管理的有效性。此外，企業(yè)在人才引進等工作中，缺乏有效工作開展，人才隊伍結(jié)構(gòu)不合理，專業(yè)性高素質(zhì)人才的欠缺，在很大程度上制約了企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)。

3? 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的措施

企業(yè)在經(jīng)營管理的構(gòu)建中，應(yīng)著力推進檔案管理工作，能夠更好地提升經(jīng)營管理水平，推進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。通過優(yōu)化內(nèi)外環(huán)境、推進信息化建設(shè)，為新時期企業(yè)檔案管理工作提供有力支撐，發(fā)揮檔案管理工作的重要效能。因此，企業(yè)在強化檔案管理工作中，應(yīng)從以下幾個方面展開工作。

3.1 優(yōu)化檔案管理環(huán)境，強化組織領(lǐng)導(dǎo)

企業(yè)應(yīng)重視檔案管理工作建設(shè)，在優(yōu)化檔案管理環(huán)境、強化組織領(lǐng)導(dǎo)等方面，切實推進檔案管理工作。首先，企業(yè)要強化組織領(lǐng)導(dǎo)，在人員保障、領(lǐng)導(dǎo)管理等方面，切實開展組織領(lǐng)導(dǎo)工作，保障檔案管理工作全面開展;其次，企業(yè)要強化檔案管理部門建設(shè)，提高檔案管理工作的地位，更好地提高檔案管理部門的工作積極性;再次，轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識，檔案管理建設(shè)應(yīng)著力于制度體系構(gòu)建，建立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，明確崗位責(zé)任，轉(zhuǎn)變當(dāng)前檔案管理工作隨意性大等問題。

3.2 推進檔案信息化建設(shè)，提升工作效率

在信息化時代，企業(yè)在檔案管理工作建設(shè)，應(yīng)積極推進檔案信息化，轉(zhuǎn)變當(dāng)前的檔案管理模式。一是要立足智能企業(yè)建設(shè)，搭建檔案管理信息平臺，實現(xiàn)檔案資料信息庫建設(shè);二是建立標(biāo)準(zhǔn)化信息管理體系，在硬軟件建設(shè)方面，保障檔案管理信息化建設(shè)需求，以更好的提高檔案管理工作效率;三是加快檔案信息化資源共享機制，強化檔案資料信息在戰(zhàn)略決策等方面的服務(wù)效能，以更好地發(fā)揮檔案管理作用。

3.3 加快人才隊伍建設(shè)，提高檔案管理水平

為了更好地適應(yīng)新的檔案管理環(huán)境，企業(yè)要在人才隊伍建設(shè)方面做好工作。一是加快專業(yè)化人才隊伍建設(shè)，特別是綜合型人才培養(yǎng)，能夠更好地適應(yīng)信息化管理需求，提高檔案管理工作水平;二是強化教育培訓(xùn)工作，通過不定期教育培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力水平，以更好的滿足檔案管理工作需求;三是轉(zhuǎn)變檔案管理人才隊伍結(jié)構(gòu)，解決當(dāng)前企業(yè)人員結(jié)構(gòu)老齡化、邊緣化等問題，更好地提高檔案管理工作效率;四是建立完善的激勵考核機制，并將考核結(jié)果與職務(wù)晉升、職稱評定等掛鉤，更好地激勵檔案管理人員。

4? 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作涉及面、工作量大，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要支撐。在本文探討中，企業(yè)檔案管理工作為深化企業(yè)內(nèi)部管理建設(shè)、推進企業(yè)文化發(fā)展，發(fā)揮著重要作用。企業(yè)應(yīng)強化檔案管理工作，在優(yōu)化檔案管理環(huán)境、推進信息化建設(shè)、提高戰(zhàn)略決策服務(wù)效能等方面，全面推進檔案管理建設(shè)，發(fā)揮檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要作用。

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