紙質(zhì)、電子文件共存狀態(tài)下的基層檔案管理

郜金華

摘 要：我國自從實施改革開放政策之后，各個行業(yè)的技術(shù)水平均取得了較大的提升，計算機(jī)領(lǐng)域也取得了矚目的成就，隨著電子信息技術(shù)的逐漸普及，現(xiàn)如今每個行業(yè)都離不開計算機(jī)的應(yīng)用。我國的辦公工作逐漸邁向自動化，許多電子相關(guān)的處理事務(wù)也相對發(fā)達(dá)起來，自動化辦公技術(shù)的普及產(chǎn)生了許多電子數(shù)據(jù)信息，電子文檔及紙質(zhì)資源構(gòu)成了我國大部分企業(yè)的辦公室工作的主要組成部分。

關(guān)鍵詞：文件信息；電子資源；整理文檔；存儲狀態(tài)

在當(dāng)今社會飛速發(fā)展的潮流下，工作人員除了要做好紙質(zhì)材料的整理工作以外，還要定期管理電子資源，根據(jù)不同電子文檔的特點分門別類的進(jìn)行處理，這也為數(shù)字化電子檔案打下基礎(chǔ)。我國針對管理電子檔案曾經(jīng)有明確要求，針對現(xiàn)有的紙質(zhì)資料及電子資源設(shè)立不同的存儲狀態(tài)，及時做好整理工作，明確二者之間的聯(lián)系及內(nèi)涵。

1 新形勢下如何做好文檔管理工作

21世紀(jì)是信息化飛速發(fā)展的時代，我國辦公體系逐漸邁向自動化發(fā)展，現(xiàn)如今自動化相關(guān)行業(yè)逐漸普及，內(nèi)容也十分豐富，涉及到多種商務(wù)工作領(lǐng)域及相關(guān)科研工作等。這些工作逐漸應(yīng)用自動化就必然會產(chǎn)生大量的電子數(shù)據(jù)文檔，電子文件雖然能夠提高工作人員的效率，易于存儲，但是最終都會打印成為相關(guān)的紙質(zhì)文件進(jìn)行儲存，工作人員需要根據(jù)不同的紙質(zhì)文檔進(jìn)行歸類及儲存，這樣能夠方便日后的管理工作。許多公司都會采用紙質(zhì)文件與電子資源共同存儲的形式，這兩種文檔分別儲存無疑給管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。電子文檔管理起來相對困難，需要投入大量的時間及耐心，工作要求也很高。電子文檔管理力度不夠的主要原因是因為這項資源出現(xiàn)的時間尚短，很多人員了解不足，經(jīng)常會用傳統(tǒng)的工作經(jīng)驗進(jìn)行管理，不能夠明確電子文件的特點，往往忽視工作重點，很多人員不熟悉計算機(jī)的相關(guān)操作，沒有得到專業(yè)的培訓(xùn)也是一個重要的影響因素，要知道正是因為計算的出現(xiàn)才產(chǎn)生了相關(guān)電子文件，因此要想做好電子文件管理工作就必須要學(xué)會合理利用計算機(jī)，不能因為一時的操作難度加大就放棄，消極的工作情緒也是影響檔案管理工作正常進(jìn)行的重要原因。

2 新要求的解決措施

紙質(zhì)文件與電子文件的狀態(tài)是共存狀態(tài)，這對檔案工作者提出新要求，可以采取以下措施解決問題：

2.1 轉(zhuǎn)變觀念

電子文件與紙質(zhì)文件之間轉(zhuǎn)化采取“雙軌制”，而歸檔內(nèi)容采取“兩套制”，就是紙質(zhì)、磁介質(zhì)、光介質(zhì)等文件一起歸檔，傳統(tǒng)的檔案是以紙質(zhì)文件為工作對象，文件的歸檔起點是立卷，在文件形成后，交由相關(guān)部門保管，歸檔次數(shù)是一年歸檔一次，但是電子檔案不同，電子文件是伴隨著辦公自動化產(chǎn)生，自動化系統(tǒng)出現(xiàn)錯誤，檔案容易丟失，因此，要轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)電子文件監(jiān)控，隨時進(jìn)行文件

歸檔。

2.2 加強(qiáng)學(xué)習(xí)

文件歸檔管理中要有高素質(zhì)的骨干隊伍，有了穩(wěn)定的隊伍也有了較好的工作基礎(chǔ)，可以順利開展電子文件的歸檔工作，電子文件來源廣泛，因此，檔案人員要對電子文件進(jìn)行全方位監(jiān)控，這就需要工作人員掌握相關(guān)的計算機(jī)等知識，當(dāng)前形勢是，部分檔案管理人員不懂計算機(jī)技術(shù)，這就要求工作者要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高電子文件的管理

能力。

2.3 加強(qiáng)管理

電子文件從形成到生成電子檔案，中間有很多環(huán)節(jié)，一旦某一環(huán)節(jié)出錯就會影響電子文件歸檔，因此，要建立健全電子文件管理制度，明確各部門職責(zé)，避免出現(xiàn)信息丟失的現(xiàn)象，隨著計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公自動化逐漸普及，一個基層單位的電子文件很有可能分布在多個部門，這就需要一個制度來規(guī)范各有關(guān)部門的電子文件管理工作，各部門要全力配合電子文件的收集整理工作。

3 紙質(zhì)文件與電子文件共存狀態(tài)下的收集方式

電子檔案是無形的，電子檔案的收集與整理也基本屬于無紙形式，是在特殊的環(huán)境下進(jìn)行的整理，電子文件的收集整理方法和要求也不同于紙質(zhì)文件，紙質(zhì)文件整理的方法已經(jīng)成熟有效，因此，在紙質(zhì)文件與電子文件共存狀態(tài)下，基層檔案工作者在收集整理紙質(zhì)檔案工作的同時也要注意收集電子文件，在實際工作中，可以從下三個方面開展收集電子文件工作：

3.1 在收集電子文件時要做好登記

加強(qiáng)對電子文件的控制，避免電子文件丟失?，F(xiàn)在，在辦公期間接收的文件或者下發(fā)的文件，都是先發(fā)一份電子文件，然后再按有關(guān)程序下發(fā)正式的紙質(zhì)文件。而網(wǎng)上傳送的電子文件如果不做好登記收集就很容易丟失。

3.2 要時常收集，登記，備份電子文件

部分電子文件有很強(qiáng)的時間性，錯過時間電子文件就有丟失甚至是損毀。例如，我國在組織統(tǒng)一考試期間，是先通過網(wǎng)絡(luò)通知考試情況，并且也是在通過網(wǎng)絡(luò)指導(dǎo)各地解決突發(fā)情況。但是，考試期間的電子文件如果不及時收集整理，電子文件在考試結(jié)束后就會消失。

3.3 定期收集會計，人事和各類業(yè)務(wù)方面的電子文件

對于會計，人事等方面的電子文件，可視單位具體情況定期向有關(guān)部門收集；對于各類業(yè)務(wù)方面的電子文件，可按項目或工作階段進(jìn)行收集。對于我們辦公室的各類考試所產(chǎn)生的電子文件和數(shù)據(jù)文件，我們分別在每項考試完成一個階段性任務(wù)后，及時收集該階段的電子文件和數(shù)據(jù)文件，從而保證了各項考務(wù)工作電子文件的完整性。

3.4 注意將電子文件的專用軟件一并收集保存，保證電子文件正常讀取

在電子文件收集過程中，廣泛收集各類電子文件，堅持先收集后整理，邊收集邊整理的原則。然后才對收集到的電子文件進(jìn)行鑒定，對那些沒有保存價值的電子文件直接刪除，對那些有保存價值，應(yīng)歸檔的電子文件進(jìn)行整理歸檔。電子文件的整理主要是對電子文件的分類和排序，將磁性載體傳遞的零散的，雜亂的電子文件通過分類，標(biāo)引，組合，使電子文件易于查找和提供使用，電子文件歸檔目錄的備注欄中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔案號及存放地址，以便利用時相互

參照。

4 結(jié)束語

總之，紙質(zhì)文件和電子文件共存的狀態(tài)是長期的，動態(tài)的，要在堅持做好紙質(zhì)文件管理工作的同時，努力適應(yīng)電子文件給檔案管理工作帶來的新變化，積極主動地開展電子文件的收集，整理，歸檔工作，為檔案數(shù)字化做好基礎(chǔ)性的準(zhǔn)備工作。

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