電子政務系統(tǒng)中的檔案管理文件歸檔

高賓

摘 要：隨著電子政務系統(tǒng)的飛速發(fā)展，電子政務系統(tǒng)中的檔案管理問題也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。為了促進電子政務系統(tǒng)的進一步發(fā)展，迫切需要解決這些問題。目前，我國電子政務系統(tǒng)檔案管理還存在許多不足。

關鍵詞：檔案管理；電子政務；問題分析；文件歸檔

電子政務建設作為信息化建設的重要組成部分，不僅極大地提高了政府機關的行政效率，而且提高了為公眾服務的能力。然而，電子政務的發(fā)展給傳統(tǒng)的檔案工作帶來了巨大的沖擊和挑戰(zhàn)。檔案部門如何應對這一挑戰(zhàn)，適應電子政務發(fā)展的需要，做好電子檔案的歸檔管理是檔案部門迫切需要解決的重要問題。

1 電子政務檔案管理的重要地位

電子政務檔案是指對具有保存價值的電子政務文件進行篩選、整理和審查。電子政務檔案管理的主要內容主要包括電子政務文件的收集、整理、歸檔、立卷、存儲和利用。在電子政務檔案管理需要注意三個方面，首先，政府文件的價值和相關文件備案單位電子政務檔案主要涉及傳統(tǒng)檔案管理的核心“收、管、用”，占主導地位的“收”和“管”，不像傳統(tǒng)的檔案管理，文件管理更加重視電子政務“用”；其次，電子政務檔案管理的重要內容是建立統(tǒng)一的、可相互訪問的信息資源共享網絡系統(tǒng)。第三，與其他檔案管理相比，電子政務檔案保密管理審查更嚴格，因為嚴格遵守保護國家秘密的要求，評審，管理和使用的文檔更詳細的，尤其是對于那些不適合電子政務檔案的信息披露，必須嚴格遵守保密規(guī)定。

2 電子政務系統(tǒng)中檔案管理的問題

2.1 文件歸檔存在的問題

電子文件歸檔中存在的問題可以分為技術障礙和管理缺陷。1）技術層面的障礙。主要體現在三個方面：①業(yè)務系統(tǒng)的主要功能是處理業(yè)務，應具有冗余低、效率高的特點，而文件管理是保證安全在較長的時間內進行，它需要高度的冗余；②電子政務系統(tǒng)可擴展性有限，文件管理功能嵌入式面臨巨大挑戰(zhàn)；③管理的權威數據，業(yè)務部門比檔案部更完整，但當清除累積的數據導致的變化聯系，檔案部門可能無法及時找到所需的文件，從而影響進度的管理和維護。2）管理缺陷。管理權限不能得到保證。電子文件存儲在業(yè)務部門，業(yè)務部門的管理權限大于文件部門的管理權限；3）責任主體不明確。電子文件管理權限實際上是由檔案、業(yè)務部門管理的

2.2 各部門分擔，一旦發(fā)生損失或篡改，責任歸屬難以確認

安全保障不足。目前，電子文件的安全性面臨很多問題，從影響因素的角度可以分為以下三個方面：1）技術原因。系統(tǒng)的技術水平直接關系到電子文件的安全性。一旦出現黑客攻擊、病毒、軟硬件漏洞、系統(tǒng)設備故障等情況，電子文件就會丟失或損壞。2）社會或自然因素。例如，檔案保管場所本身的條件、火災、地震等因素都會產生很大的影響。3）管理問題。例如：權限不明，操作不規(guī)范，人員失誤等。

2.3 整合共享方式不統(tǒng)一

電子檔案整合共享概念的內涵非常模糊，從廣義與狹義，宏觀、中觀與微觀層面看均具有不同的內涵，這也就造成了電子檔案整合共享不能避免的復雜性。此外，整合共享具有很多的模式，就檔案實體而言，通常采用分散或者集中式的管理，使整合共享中經常遇到途徑單一或多樣、橫向或縱向的體制、一致或異構的系統(tǒng)等矛盾，所以根據實際情況來看，整合共享的途徑、方式會有各種各樣的模式，不能統(tǒng)一。

2.4 電子檔案移交不規(guī)范

在檔案雙軌制背景下，電子檔案的流轉面臨著一些問題。1）檔案之間缺乏有機聯系。在當前的電子文件傳輸中，大部分的傳輸都是單個電子數據，不能形成完整的反映文件，使文件的傳輸缺乏相關性。2）文件元數據不完整。雙軌系統(tǒng)的實現使人們產生了依賴備份的心理，導致了交接工作的不規(guī)范和元數據的丟失。3）交接工作效率有限。由于紙張和電子文件交付的時間差，大大增加了工作量和成本。

2.5 前端控制與全過程監(jiān)控的矛盾

在現實中，前端控制與全過程監(jiān)控存在一定的矛盾。前端控制和全過程監(jiān)控是基于檔案部的位置，從一開始就需要對電子文件進行全過程管理。然而，兩者之間存在著一定的矛盾。如果實行全過程管理，檔案部門是主要管理者，就不需要對前后環(huán)節(jié)進行同樣的規(guī)劃和管理。但是，如果重視前端控制，那么檔案部門就會成為后期環(huán)節(jié)的管理者，所以對之前環(huán)節(jié)的管理也就不難實現了。

3 電子文件歸檔管理工作對策分析

3.1 提高對電子文件管理的認識，增強責任感和緊迫感

電子公文的歸檔管理是各級公文部門和檔案部門共同面臨的新課題。檔案信息資源與電子政務環(huán)境息息相關，檔案信息資源能夠實現科學管理和有效利用。因此，從電子政務建設、信息資源建設的高度，在新形勢下做好檔案基礎服務工作，為全面建成小康社會服務的高度，深刻認識電子文獻歸檔的現實意義和重要作用。電子檔案歸檔是當前信息資源建設的一個重要方面，信息資源的建設和開發(fā)利用是信息化的核心任務，是貫穿信息化建設過程的主線，是取得實際成果的關鍵。檔案信息資源是信息資源的重要組成部分。對檔案信息資源的開發(fā)利用要有長遠的眼光。在電子政務、電子商務、辦公自動化等系統(tǒng)逐步實施的新形勢下，電子公文將成為各單位制作公文的主要形式，進而成為檔案信息資源的重要來源。

3.2 與時俱進，逐步探索電子檔案歸檔的新思路和新措施

第一，各級領導要高度重視。從項目批準，示范，研究和開發(fā)的電子政務項目建設實際操作，檔案部門要提前介入每一階段確保電子政務文檔歸檔的電子政務系統(tǒng)設計，作為一個必要的元素包含在計劃，使管理功能的電子政務系統(tǒng)完整的和完整的。第二，有關部門要加強合作和共同管理。也就是說，文件、檔案、信息化等部門在日常工作中要注意與基礎業(yè)務工作的相互關系，同步有機運行，協調發(fā)展。三是檔案部門要主動參與電子政務建設，自覺參與電子文件的歸檔管理，確保電子文件的可持續(xù)使用。在電子政務環(huán)境下，檔案工作與文獻工作的界限越來越模糊，檔案管理的一體化是必然趨勢。為了保證電子文檔歸檔后的真實性、完整性和長期可讀性，必須從電子文檔生成之初就進行相關控制，如元數據和背景信息的完整性和完整性。檔案部門不主動開展這些工作，可能會造成電子文件歸檔后數據不完整，影響電子文件的真實性、完整性和可靠性，造成無法彌補的損失。

3.3 努力開創(chuàng)電子檔案管理新局面

第一，以科學發(fā)展觀指導電子文件歸檔管理。電子文檔歸檔是一項新的工作，需要以科學的態(tài)度和發(fā)展的眼光來看待每一個問題。與紙質文件相比，電子文件對檔案管理的技術要求更高，對管理人員的科技素質要求更高。此外，隨著信息技術的不斷發(fā)展和應用，以及我國行政管理體系的不斷完善，電子文檔歸檔管理的方法和手段也將不斷發(fā)生變化。因此，有必要以科學的發(fā)展觀指導電子檔案的實踐，不斷研究新問題，取得新突破。第二，發(fā)揚合作精神，推進電子文件歸檔管理。電子文檔歸檔管理的一個突出特點是文檔管理與檔案管理的結合更加緊密。

隨著電子政務的深入發(fā)展，政府部門原有的業(yè)務流程和工作模式發(fā)生了很大的變化。因此，用于記錄政府活動的文件、文件內容、表格和程序也會相應改變。它帶來了新的挑戰(zhàn)，檔案行政管理部門的工作，與此同時，電子政務系統(tǒng)在我國檔案管理的過程中也出現了很多新的問題，因此，在這種情況下，電子檔案工作部門應該及時發(fā)現并制定相應的措施來解決每個鏈接的問題，只有做好工作的各個環(huán)節(jié)，使電子政務系統(tǒng)的文件管理水平將會改善。

參考文獻

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