基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理分析

王旭華 康延江

摘 要：現(xiàn)代化技術(shù)的成熟是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，為保證患者得到更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，辦公環(huán)境也需要向著便捷、高效等方向發(fā)展。本文將闡述檔案管理工作內(nèi)容，結(jié)合辦公自動(dòng)化的重要性，提出建立便捷平臺(tái)、完善規(guī)范體系、維護(hù)信息安全性、培養(yǎng)信息化人才等策略，為推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化做出積極貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：辦公；自動(dòng)化環(huán)境；醫(yī)院檔案管理

我國(guó)醫(yī)療行業(yè)近幾年發(fā)展速度不斷加快，從院內(nèi)環(huán)境、機(jī)械設(shè)施、繳費(fèi)方式上都有了顯著優(yōu)化，檔案管理工作是確保醫(yī)院能夠?qū)崿F(xiàn)順利運(yùn)行的公文處理部門，資料收集、整理、歸檔都需要交由相關(guān)工作人員進(jìn)行，因此需要把信息化技術(shù)沿用到該崗位工作當(dāng)中。

1 醫(yī)院檔案管理工作概述

醫(yī)院作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)，其屬性面向社會(huì)，所以在日常運(yùn)行過程中各環(huán)節(jié)工作都會(huì)衍生出大量檔案資料，例如：患者個(gè)人信息、醫(yī)療繳費(fèi)單據(jù)、經(jīng)典診療案例、醫(yī)院建設(shè)發(fā)展歷程等等。此類資料是長(zhǎng)期以來(lái)醫(yī)院發(fā)展所沉淀下來(lái)的重要信息，對(duì)于戰(zhàn)略計(jì)劃的制定可起到推動(dòng)作用。檔案管理工作也因此受到越來(lái)越多人的重視，為確保信息資料有效性能夠被充分發(fā)揮出來(lái)，就需要對(duì)該項(xiàng)工作加大關(guān)注，確保信息安全性、精準(zhǔn)度、有效性，真正意義上的實(shí)現(xiàn)管理的作用。近幾年隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的不斷開墾，信息化技術(shù)得到了良好發(fā)展空間，為社會(huì)中的各行各業(yè)都提供了更加全面、直觀、完善的服務(wù)，醫(yī)院診療條件與基礎(chǔ)設(shè)施也更加富有科技感，因此檔案管理工作如果仍然沿用傳統(tǒng)人力手工存檔方式，則很容易造成數(shù)據(jù)核算錯(cuò)誤或重復(fù)存檔，不僅浪費(fèi)了大量人力、時(shí)間資源同時(shí)還比較容易發(fā)生錯(cuò)誤。

2 辦公自動(dòng)化環(huán)境重要性

新時(shí)期背景下，我國(guó)醫(yī)療行業(yè)形式也在潛移默化中發(fā)生改變，醫(yī)療技術(shù)日漸成熟，開展活動(dòng)也更加多樣，伴隨而來(lái)的是大量檔案數(shù)據(jù)文件，其涉獵廣泛，內(nèi)容復(fù)雜。如果仍然采用人工方式也不利于管理效率，自動(dòng)化檔案多為電子形式，所以不受環(huán)境影響，例如：管理倉(cāng)庫(kù)溫濕度、暴雨大雪極端環(huán)境等都不能對(duì)其造成傷害，資料完整性較好，保存方式僅需要在系統(tǒng)平臺(tái)上操作杰克，簡(jiǎn)單便捷，且能夠?qū)崿F(xiàn)永久保存，備份后還可以進(jìn)行修改、傳達(dá)、應(yīng)用、分享提高了其實(shí)用性，另外電子檔案儲(chǔ)存空間小，所以能夠在很大程度上節(jié)約資源[1]。

3 自動(dòng)化檔案管理策略

1）構(gòu)建便捷式辦公平臺(tái)。醫(yī)院內(nèi)管理部門多樣，檔案衍生于每個(gè)運(yùn)行環(huán)節(jié)當(dāng)中，所以可以說檔案管理工作貫穿于整個(gè)醫(yī)療系統(tǒng)的運(yùn)作過程。當(dāng)前很多部門之間存在很嚴(yán)重的“信息孤島”問題，數(shù)據(jù)資料傳達(dá)周期較長(zhǎng)，有效性得不到充分利用，導(dǎo)致檔案價(jià)值降低。為改善這一問題可以建立其更加便捷、全面的辦公平臺(tái)，在其中糅合醫(yī)院各個(gè)部門，提高信息資料交互性，保證檔案管理正確有效。

2）完善自動(dòng)化規(guī)范體系。目前我國(guó)多數(shù)醫(yī)院都能夠意識(shí)到自動(dòng)化環(huán)境對(duì)檔案管理工作開展的重要性與必要性，但是由于制度匱乏或缺陷所以在實(shí)際應(yīng)用上，信息化技術(shù)并不能發(fā)揮應(yīng)有作用，檔案管理自動(dòng)化優(yōu)勢(shì)無(wú)法被充分發(fā)揮出來(lái)，沒有規(guī)矩不成方圓，體系是約束檔案工作的根本，所以想要開展后續(xù)工作，首先要保證體制的有效性。在建立完善的信息化規(guī)范體系時(shí)，可以依照規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的標(biāo)準(zhǔn)，重視統(tǒng)一性與系統(tǒng)性的有效結(jié)合。構(gòu)建出適用于醫(yī)院內(nèi)各個(gè)層次的檔案管理?xiàng)l例，保證結(jié)構(gòu)分明，在投入使用之前可以采取“試用+調(diào)整”方式，確保規(guī)則的制定與院方實(shí)際要求相符合，對(duì)試運(yùn)行中暴露出的問題及時(shí)調(diào)整，從實(shí)踐中掌握工作經(jīng)驗(yàn)，為條例、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的制定提供數(shù)據(jù)支持[2]。

3）提高檔案信息安全性。信息化辦公的興起建立在計(jì)算機(jī)技術(shù)成熟智商，因此其推廣離不開現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)的加持，互聯(lián)網(wǎng)能夠?qū)Υ髷?shù)據(jù)運(yùn)算、整合、處理，但同時(shí)其內(nèi)部瀏覽門檻較低，很容易發(fā)生檔案資料泄密等問題的出現(xiàn)。檔案內(nèi)容關(guān)系到醫(yī)院內(nèi)部業(yè)務(wù)、科研成果、以及大量患者個(gè)人信息，如果收到網(wǎng)絡(luò)沖擊后造成信息丟失、破損等問題，院方信譽(yù)很容易受到侵犯，不僅專利保護(hù)會(huì)受到惡劣影響，社會(huì)群眾對(duì)其公信力也會(huì)產(chǎn)生質(zhì)疑。當(dāng)前很多醫(yī)院雖然能夠利用信息化技術(shù)提高檔案文書管理效果但由于安全意識(shí)的匱乏，所以盜取、竊用、破壞的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)較大，數(shù)據(jù)資料儲(chǔ)存環(huán)境隱患較多。電子文件流動(dòng)性高，運(yùn)作時(shí)間段，保存時(shí)間久，上述優(yōu)勢(shì)對(duì)于醫(yī)院檔案管理都有很大的幫助，但由于系統(tǒng)安全性較弱，所以一旦發(fā)生信息泄露則很容易聯(lián)動(dòng)出現(xiàn)大量問題，為醫(yī)療行業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重影響。想要有效減少信息泄露所帶來(lái)的安全風(fēng)險(xiǎn)，就需要積極建立起對(duì)檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)管機(jī)制，最大程度上保護(hù)資料安全，通過內(nèi)控防火墻、安全漏洞掃描等技術(shù)，保護(hù)醫(yī)療公文的可靠性。

4）培養(yǎng)信息化技術(shù)人才。當(dāng)前我國(guó)很多檔案管理部門人員在崗位奮斗時(shí)間很長(zhǎng)，具有豐富管理經(jīng)驗(yàn)，但是受到傳統(tǒng)檔案管理理念的制約，在綜合素質(zhì)、專業(yè)技能等方面仍有所欠缺。新時(shí)期背景下現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)日漸成熟，因此傳統(tǒng)辦公模式的缺陷也被不斷暴露出來(lái)。如果只沿用紙質(zhì)檔案處理技能，則對(duì)于電子資料的分類、排版方式不明確的話則注定是要被行業(yè)所拋棄。當(dāng)前很多檔案管理工作者在崗時(shí)仍保持著“經(jīng)驗(yàn)為王”理念，對(duì)于信息化技術(shù)并不了解，年齡結(jié)構(gòu)偏高所以創(chuàng)新意識(shí)、自主學(xué)習(xí)能力也都隨之減弱，另外還有很多年輕檔案干里人員因?yàn)闆]有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，所以在信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用上做不到熟練，檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)也不夠豐富，由此可見新舊工作者各有劣勢(shì)，需要找到兩者有效平衡的方法。我國(guó)醫(yī)療行業(yè)規(guī)模正不斷擴(kuò)大，從業(yè)人員隊(duì)伍中人員素質(zhì)參差不齊，隨著醫(yī)院活動(dòng)業(yè)務(wù)項(xiàng)目增加，延伸出來(lái)的信息資料也越來(lái)越多，如果依然沿用傳統(tǒng)模式中的經(jīng)驗(yàn)管理法，也很容易導(dǎo)致信息處理失誤。因此醫(yī)院方面需要重視對(duì)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，開展系列信息化主題課程，提高人員綜合素質(zhì)，從招聘門檻開始提高，不能盲目追求高學(xué)歷，要切實(shí)認(rèn)識(shí)到能力的重要性，在上崗前要積極做好培訓(xùn)工作，讓每一個(gè)人都能意識(shí)到自己被賦予的職能與責(zé)任，對(duì)于office、Excel、WPS等辦公軟件要做到熟練運(yùn)用，富有良好的責(zé)任意識(shí)，從而為檔案管理工作的順利進(jìn)行提供保證[3]。

5）優(yōu)化管理系統(tǒng)可靠性。受到資金、技術(shù)等多方面的制約，我國(guó)很多醫(yī)院現(xiàn)在仍不具備信息化檔案管理?xiàng)l件，技術(shù)設(shè)施建設(shè)、軟硬件購(gòu)置、人員培訓(xùn)體系等內(nèi)容都有待完善?；颊卟±畔⒈粣阂庑孤逗笤獾津}擾事件時(shí)有發(fā)生。雖然醫(yī)院管理者想要改善這種現(xiàn)象，但往往心有余而力不足，管理系統(tǒng)的缺失是當(dāng)前檔案管理走不上規(guī)模化的重要原因之一。政府部門需要正視這一問題，讓檔案管理工作的運(yùn)行打開新格局，在確保投資充足的情況下，院方要積極針對(duì)自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行研究，提高重視程度，確保辦公系統(tǒng)的可靠性、穩(wěn)定性、規(guī)模性，給電子文件運(yùn)行提供良好空間，實(shí)現(xiàn)高效管理，永久保存，讓每一份文檔都能被正確歸類，通過建立內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)，工作人員能夠通過檢索關(guān)鍵詞快速查找，醫(yī)護(hù)工作人員開展工作也更加方便。

6）加大自動(dòng)化管理宣傳。加大自動(dòng)化管理宣傳能夠體現(xiàn)出一家醫(yī)院對(duì)于實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)的重視，只有正確意識(shí)到自動(dòng)化、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)對(duì)于行業(yè)發(fā)展優(yōu)勢(shì)才能保證應(yīng)用效果良好。從領(lǐng)導(dǎo)到員工都需要提升自主學(xué)習(xí)意識(shí)，通過參加主題講座、工作研討會(huì)等方式創(chuàng)新自我工作觀念與崗位責(zé)任。

4 結(jié)論

綜上所述，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療辦公自動(dòng)化是該行業(yè)發(fā)展的必然要求，只有領(lǐng)導(dǎo)人員、基層干部都能夠深入了解到現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案管理起到的重要幫助，才能確保對(duì)應(yīng)系統(tǒng)的應(yīng)用有效，檔案文件處理安全性提高。當(dāng)前我國(guó)仍有部分醫(yī)院在辦公環(huán)境自動(dòng)化方面仍存在一些問題有待解決，本文提研究策略可提供幫助。

參考文獻(xiàn)

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