人工智能助力檔案事業(yè)踵事增華

郭瑋

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式呈現(xiàn)出邊緣化的趨勢，將難以滿足網(wǎng)絡(luò)時代和數(shù)據(jù)時代檔案用戶的需求。人工智能的出現(xiàn)使檔案工作跨入了一個全新的發(fā)展時期。本文主要論述了人工智能技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，及人工智能技術(shù)為檔案工作帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：人工智能技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用；挑戰(zhàn)

習(xí)近平總書記在中共中央政治局集體學(xué)習(xí)時曾強(qiáng)調(diào)“保障和推動人工智能在人們?nèi)粘９ぷ?、學(xué)習(xí)、生活中的深度運(yùn)用，創(chuàng)造更加智能的工作方式和生活方式?！比斯ぶ悄芗夹g(shù)的出現(xiàn)使檔案管理工作跨入了一個新紀(jì)元，為檔案事業(yè)踵事增華。

1 人工智能的簡介

人工智能（Artificial intelligence），英文縮寫為AI，它是研究、開發(fā)用于模擬、延伸和擴(kuò)展人類的智能的理論、思維、方法、技術(shù)及應(yīng)用系統(tǒng)的一門新的技術(shù)科學(xué)。該領(lǐng)域的研究包括機(jī)器人、語言識別、圖像識別、自然語言處理和專家系統(tǒng)等。依托于科學(xué)技術(shù)和信息處理技術(shù)的提高，使人工智能技術(shù)擁有搜索算法、信息表示方法、機(jī)器學(xué)習(xí)方法、語言處理技術(shù)、高級搜索方法和邏輯推理方法等技術(shù)和方法。通過對人工智能技術(shù)的應(yīng)用，不但提高了工作效率，還增加了信息系統(tǒng)工作的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。

2 人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

人工智能技術(shù)在基于對檔案信息數(shù)據(jù)的收集、處理、篩選、驗(yàn)證、傳播等多方面工作的基礎(chǔ)之上，通過一些技術(shù)手段使機(jī)器能夠以人類的思維模式和行為模式來進(jìn)行檔案管理工作。

2.1 檔案信息資源的輔助收集與智能篩選

信息資源的輔助收集與智能篩選是最基礎(chǔ)的人工智能服務(wù)技術(shù)。例如百度、搜狐等搜索引擎，均是采用智能化的搜索機(jī)器人算法，在網(wǎng)絡(luò)的海洋中時刻讀取和篩選，最終進(jìn)行收集和匯總。根據(jù)用戶在搜索引擎中輸入的關(guān)鍵次，立刻可以獲取到相關(guān)信息。大數(shù)據(jù)時代的到來，驅(qū)動著人工智能技術(shù)在檔案收集積累和識別篩選工作領(lǐng)域的運(yùn)用。

2.2 檔案數(shù)據(jù)信息的智能分類與資源整合

數(shù)據(jù)的分類與整合是提供智能檢索的前提。我國檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)開展多年，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)已經(jīng)被廣泛運(yùn)用，由此積累了海量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。然而，數(shù)據(jù)資源的存儲狀態(tài)極為分散，甚至出現(xiàn)數(shù)據(jù)重復(fù)和不一致的情況。人工智能數(shù)據(jù)的分類與整合服務(wù)，可以使底層數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)變得更加透明，通過提供可視化的圖像和表格，提高數(shù)據(jù)的價值和可用性，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)的管控能力。

2.3 檔案信息資源的智能檢索

根據(jù)用戶的需求對檔案信息資源庫建立導(dǎo)航服務(wù)和交流平臺，例如個性化的推送服務(wù)等。提供支持異構(gòu)數(shù)據(jù)庫跨庫檢索的搜索引擎，實(shí)現(xiàn)超大規(guī)模的數(shù)據(jù)信息資源共享服務(wù)。提供的信息不僅包括目錄、索引、全文等文字信息，還包括聲音、表格、圖像、視頻等多媒體信息。在大數(shù)據(jù)時代，利用人工智能搜索技術(shù)，可以對相關(guān)的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有目的性的篩選與搜索，可以避免因信息量過大而產(chǎn)生的搜索受限等問題，可以對信息資源進(jìn)行準(zhǔn)確的定位，極大的提高了搜索的準(zhǔn)確性與效率。

2.4 識別應(yīng)答和接收模糊語音任務(wù)并完成

人工智能可以提供接收并識別人類的相對較為模糊的自然語言命令、做出有效的反應(yīng)、實(shí)現(xiàn)特定的動作，甚至可以出色執(zhí)行語音命令任務(wù)等服務(wù)。例如，用戶只需要通過發(fā)出語言命令“請幫我查閱xx文件中的xx項(xiàng)使用流程信息”，或者“請幫我提供近幾年的某公司的利潤值信息”。機(jī)器接到語音指令后，可以自動實(shí)現(xiàn)有效信息、圖表和動作的反饋，甚至可以直接提供語音播報服務(wù)或自助打印服務(wù)。通過聲音、圖像、表格和動作等交互手段，快速地為人類提供有效的參考信息。

2.5 利用智能專家系統(tǒng)管理隱性信息

智能專家系統(tǒng)是人工智能技術(shù)的特色服務(wù)，是人工智能系統(tǒng)發(fā)展成熟的體現(xiàn)。通過對檔案學(xué)專家的思維進(jìn)行模仿與推理，和對檔案學(xué)科的科學(xué)的管理原則和方法的輸入和程序設(shè)計(jì)，使機(jī)器具有像專家一樣的邏輯思維和操作算法，以解決檔案管理中出現(xiàn)的問題。智能專家系統(tǒng)的工作核心體現(xiàn)在對隱性檔案資源的深挖掘，并將其轉(zhuǎn)化為檔案用戶需要的信息資源。這對于信息資源的獲取有極大的幫助，可以使隱性檔案資源透明化，從而利于傳播和交流，更為檔案資源的充分利用提供技術(shù)支持。

3 人工智能檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

人工智能技術(shù)將解決傳統(tǒng)檔案管理工作耗時長、效率低、流程繁復(fù)、部門協(xié)調(diào)等難題和不足，但其發(fā)展是一個逐步推進(jìn)的過程，存在著諸多的挑戰(zhàn)。

3.1 產(chǎn)品設(shè)計(jì)必須符合檔案管理原則、方法和需求

習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)“人工智能具有多學(xué)科綜合、高度復(fù)雜的特征。要加強(qiáng)基礎(chǔ)理論研究，努力在人工智能發(fā)展方向和理論、方法、工具、系統(tǒng)等方面取得變更性、顛覆性突破。”人工智能是一門極富挑戰(zhàn)性的學(xué)科，產(chǎn)品設(shè)備設(shè)計(jì)人員必須掌握計(jì)算機(jī)、檔案學(xué)、心理學(xué)、哲學(xué)等思想和知識，智能系統(tǒng)從設(shè)計(jì)、實(shí)施、運(yùn)行到測試，每一個研究試驗(yàn)階段都必須符合檔案管理的歸檔方法、管理原則、存儲辦法和查詢方式。因此，要求全體檔案管理者必須用科學(xué)的、統(tǒng)一的原則和方法來收集和管理檔案；要求設(shè)計(jì)人員要密切與檔案管理人員溝通，要充分了解檔案管理工作的原則、方法和需求。只有這樣，才能設(shè)計(jì)出符合檔案管理的科學(xué)的人工智能設(shè)備。

3.2 智能化輔助收集困難大，隱性信息資源使用率低

大數(shù)據(jù)時代，檔案信息資源和原始數(shù)據(jù)量巨大、種類極多，缺乏明確的結(jié)構(gòu)分類甚至還會產(chǎn)生許多非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，難以通過智能化輔助進(jìn)行收集。除此以外，隱性檔案信息資源使用率低，難于收集和利用。隱性信息資源僅依靠檔案管理人員的經(jīng)驗(yàn)判斷，阻礙了信息傳播、交流與共享，給智能化輔助收集和篩選制造了困難。

3.3 數(shù)據(jù)安全體系和相關(guān)法律有待建立

人工智能平臺的建立將形成對傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)分布與控制體系的穿透。因此，必須高度重視和重新優(yōu)化設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全構(gòu)架，建立有效的數(shù)據(jù)安全體系。特別是在做數(shù)據(jù)收集和整合工作的同時，建立完整統(tǒng)一的安全體系，完善逐級分布的布局和權(quán)限設(shè)置，制定應(yīng)急預(yù)案，制定相關(guān)法律和條例，做好數(shù)據(jù)備份工作。要特別注意的是，每一種標(biāo)準(zhǔn)的制定與實(shí)施，必須與其他體系和標(biāo)準(zhǔn)相匹配，要最大限度的實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)融合。而且，檔案管理工作所使用的人工智能設(shè)備，必須選擇我國自主研發(fā)的設(shè)備、芯片和技術(shù)。否則，有國外引進(jìn)的設(shè)備或引用國外的接口嵌入，均存在數(shù)據(jù)丟失和泄露的安全隱患，甚至造成失泄密的后果。

4 結(jié)束語

人工智能時代看似遙遠(yuǎn)，卻是科技發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的產(chǎn)物。自人工智能技術(shù)誕生以來，其理論和技術(shù)日益成熟，所涉及的領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，相信人工智能終將助力檔案事業(yè)踵事增華。把檔案的原始數(shù)據(jù)投入到人工智能的大容器中，盤活檔案庫房中的原始資料，使檔案管理工作融入到科技變革的大環(huán)境中，提供專題性、高價值、自動化的檔案服務(wù)，將會是對人類智慧的一大挑戰(zhàn)。實(shí)現(xiàn)檔案管理人工智能，從管理概念到軟件工具各方面，都需要進(jìn)一步實(shí)踐、探索和研究。

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