物資檔案規(guī)范化管理

李延哲

摘 要：物資標(biāo)準(zhǔn)化管理在企業(yè)管理中有著重要的地位。加強(qiáng)物資標(biāo)準(zhǔn)化管理工作在提高企業(yè)物資管理水平方面有著重要的意義和作用。通過建立物資信息管理體系有效收集情報(bào)、優(yōu)化進(jìn)貨，做好物資庫(kù)存統(tǒng)計(jì)，合理儲(chǔ)備；物資管理數(shù)據(jù)化，同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)進(jìn)行分析；物資管理網(wǎng)絡(luò)化的手段，能夠有效加強(qiáng)物資管理標(biāo)準(zhǔn)化，提高物資管理水平。據(jù)此，本文對(duì)物資檔案規(guī)范化管理作了簡(jiǎn)要論述，對(duì)物資檔案管理的基礎(chǔ)工作和電子化工作方向簡(jiǎn)要介紹，希望對(duì)相關(guān)工作者有所幫助。

關(guān)鍵詞：物資檔案；規(guī)范化；管理

1 前言

檔案是企業(yè)各部門在經(jīng)營(yíng)管理、科學(xué)研究、物資采購(gòu)等各項(xiàng)職能活動(dòng)中形成的重要信息資源，包含各種具有參考依據(jù)和歸檔保存的文字、圖表等材料。檔案管理對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展有著重要的作用，其中物資采購(gòu)等業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程所形成的檔案信息資源，經(jīng)過合理的開發(fā)利用，能夠有效發(fā)揮檔案信息資源的作用，提高利用效率，對(duì)企業(yè)物資管理體系向科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展提供有力保障。企業(yè)物資標(biāo)準(zhǔn)化管理是以實(shí)現(xiàn)物資有效供應(yīng)為方針目標(biāo)的，是圍繞企業(yè)物資部門進(jìn)行的，要求在物資管理部門責(zé)任人的領(lǐng)導(dǎo)和組織下協(xié)調(diào)企業(yè)物資部門的全體工作人員對(duì)物資供應(yīng)及物資管理活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范化、程序化、科學(xué)化和文明化的工作方法。在全球化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化等新形勢(shì)的沖擊下，企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用逐漸體現(xiàn)其價(jià)值和地位，理論研究及業(yè)務(wù)實(shí)踐取得了一定成績(jī)，本文結(jié)合文獻(xiàn)資料對(duì)當(dāng)前物資檔案管理做出總結(jié)。

2 建立物資信息管理體系

2.1 收集情報(bào)、優(yōu)化進(jìn)貨

現(xiàn)在社會(huì)網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)，物流健全，要充分利用這些現(xiàn)代化高科技手段，充分利用互聯(lián)網(wǎng)即時(shí)、快速的優(yōu)勢(shì)，及時(shí)掌握電力設(shè)備和材料的性能，對(duì)價(jià)格走勢(shì)以及行業(yè)情況進(jìn)行深入了解，及時(shí)了解市場(chǎng)信息以及供求情況，對(duì)各種設(shè)備和材料的供應(yīng)商有總體了解，對(duì)材料和設(shè)備的性能充分掌握，及時(shí)了解物資信息，優(yōu)化進(jìn)貨渠道

2.2 做好物資庫(kù)存統(tǒng)計(jì)，合理儲(chǔ)備

物資庫(kù)存是為了保障生產(chǎn)的及時(shí)、正常進(jìn)行的工作，要保證企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常進(jìn)行所需，同時(shí)又要最低的庫(kù)存數(shù)量，以保證資金的健康運(yùn)轉(zhuǎn)、避免不必要的浪費(fèi)。作為地礦企業(yè)，要經(jīng)常分析影響庫(kù)存量的各種因素，及時(shí)分析供求變動(dòng)情況，特別是針對(duì)不同物資，要采用適當(dāng)?shù)姆椒▉聿槎ê驼{(diào)整合理庫(kù)存量標(biāo)準(zhǔn)。及時(shí)掌握庫(kù)存量的動(dòng)態(tài)變化，相應(yīng)做出調(diào)整，適當(dāng)控制設(shè)備、物資的庫(kù)存量及時(shí)掌握庫(kù)存量動(dòng)態(tài)，對(duì)于庫(kù)存量不足的物資、設(shè)備，適時(shí)、適量地訂購(gòu)，對(duì)于超過合理庫(kù)存量標(biāo)準(zhǔn)的物資及設(shè)備，及時(shí)采取措施處理超儲(chǔ)積壓，力爭(zhēng)做到庫(kù)存合理。

2.3 掌握現(xiàn)代物流技術(shù)，提高效率，降低費(fèi)用

現(xiàn)代物流技術(shù)是將信息、運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)、庫(kù)存、裝卸搬運(yùn)以及包裝等物流活動(dòng)綜合起來的一種新型的集成式管理，通過現(xiàn)代物流技術(shù)能夠有效提高物流質(zhì)量、減少物流時(shí)間、降低物流成本。充分利用現(xiàn)代物流技術(shù)可以以最經(jīng)濟(jì)的費(fèi)用，按照需要將物資從供給地向需求地安全、快速、高效的進(jìn)行轉(zhuǎn)移。它主要包括運(yùn)輸、儲(chǔ)存、加工、包裝、裝卸、配送和信息處理等活動(dòng)。通過學(xué)習(xí)并掌握現(xiàn)代物流管理技術(shù)，及時(shí)用于工作實(shí)踐，可以有效提高效率并降低物流費(fèi)用。

3 規(guī)范化物資管理基礎(chǔ)工作

3.1 物資管理數(shù)據(jù)化

地礦企業(yè)所涉及的物資種類繁多，規(guī)格多樣，要將這些情況直觀的展現(xiàn)，數(shù)據(jù)化管理是最好的手段。數(shù)據(jù)化管理可以將物資管理中的基本狀況，通過詳實(shí)的數(shù)據(jù)直觀地展現(xiàn)，通過分析，可以明確物資庫(kù)存等基本狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)、準(zhǔn)確的做出相應(yīng)的決策，促進(jìn)科學(xué)的進(jìn)行物資管理，有針對(duì)性進(jìn)行采買及計(jì)劃。數(shù)據(jù)化管理是物資標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)，要嚴(yán)格按照物資管理標(biāo)準(zhǔn)化要求，對(duì)基礎(chǔ)工作進(jìn)行表格化、圖表化、數(shù)據(jù)化。

3.2 數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，及時(shí)分析

為保證企業(yè)物資管理的正常、科學(xué)、合理的運(yùn)行，要對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，通過統(tǒng)計(jì)的物資數(shù)據(jù)正確把握和分析物資管理運(yùn)行態(tài)勢(shì)，作出符合客觀實(shí)際的結(jié)論或推斷，提出有助于管理的對(duì)策和建議，促進(jìn)企業(yè)物資管理的健康發(fā)展。各種報(bào)表數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，傳遞及時(shí)，分析有理有據(jù)。

3.3 資料裝訂成冊(cè)，建立信息檔案庫(kù)

每年企業(yè)都會(huì)有大量的物資流動(dòng)，產(chǎn)生巨大的資料信息，這些信息、資料可以了解歷史信息，了解過往物資需求情況，能夠有效把握價(jià)格動(dòng)態(tài)等，對(duì)于這些資料要進(jìn)行裝訂成冊(cè)，妥善保管，同時(shí)建立相應(yīng)的信息庫(kù)。信息庫(kù)可以存儲(chǔ)大量的數(shù)據(jù)、信息文檔，是系統(tǒng)分析員，系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員以及系統(tǒng)構(gòu)造人員保存與一個(gè)或者多個(gè)系統(tǒng)或項(xiàng)目有關(guān)的文檔、知識(shí)和產(chǎn)品的資料庫(kù)。作為企業(yè)資料管理信息庫(kù)，可以為單個(gè)項(xiàng)目建立一個(gè)信息庫(kù)，也可以讓所有項(xiàng)目和系統(tǒng)共享一個(gè)信息庫(kù)。

4 物資管理網(wǎng)絡(luò)化

4.1 探索電商模式下物資檔案管理方法

隨著現(xiàn)階段電子商務(wù)及物聯(lián)網(wǎng)的蓬勃發(fā)展，在不久的將來，企業(yè)的傳統(tǒng)物資采購(gòu)模式勢(shì)必受到相應(yīng)的沖擊，運(yùn)用電子商務(wù)進(jìn)行物資采購(gòu)、逐步使物資采購(gòu)工作向網(wǎng)絡(luò)化邁進(jìn)，將成為未來企業(yè)物資采購(gòu)部門探索和思考的關(guān)鍵。同時(shí)，這種全新的采購(gòu)模式還將產(chǎn)生新型載體的檔案，這些電子檔案的保存與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在著多方面的區(qū)別，如何保證電子檔案的真實(shí)性、可靠性、長(zhǎng)期性，使電子檔案安全有效，同樣具備紙質(zhì)檔案的參考價(jià)值和使用價(jià)值，也將是物資采購(gòu)部門檔案管理工作的重點(diǎn)之一。

4.2 物資檔案的微機(jī)化和網(wǎng)絡(luò)化管理

地礦企業(yè)的物資檔案需要進(jìn)行轉(zhuǎn)達(dá)及交流，而物資檔案的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化管理可以大大提高交換、存儲(chǔ)、使用效率，加快檔案交流速度，提高數(shù)據(jù)處理質(zhì)量。檔案微機(jī)化、信息化管理的實(shí)質(zhì)就是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，是利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，將大量的物資、設(shè)備檔案信息用數(shù)字來表達(dá)、存貯，再通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行傳輸、交流，以便實(shí)現(xiàn)物資檔案資源的高度共享。物資檔案信息微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是現(xiàn)代物資檔案管理工作的必由之路，是加速物資檔案管理現(xiàn)代化的必然要求。

4.3 引入全面質(zhì)量管理理念

全面質(zhì)量管理作為工業(yè)企業(yè)的管理方法之一，同樣可借鑒使用于檔案管理工作中，以提高檔案立卷工作質(zhì)量。全面質(zhì)量管理的“一切為用戶服務(wù)”、“一切以預(yù)防為主”、“一切用數(shù)據(jù)說話”的三個(gè)觀點(diǎn)，也可適用于物資檔案管理工作。為用戶服務(wù)既滿足物資管理部門員工的檔案使用需求；而預(yù)防為主指要對(duì)與檔案質(zhì)量有關(guān)的各方面因素進(jìn)行有效控制，在質(zhì)量問題發(fā)生之前就對(duì)源頭進(jìn)行把控；通過用數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，能夠更實(shí)事求是的反映問題、分析問題、解決問題，使檔案管理更為科學(xué)。因此，在檔案管理中引入全面質(zhì)量管理的概念，既依靠了科學(xué)的理論方法，又使檔案管理全過程質(zhì)量受控。

5 結(jié)語(yǔ)

在地礦系統(tǒng)物資管理中，實(shí)現(xiàn)物資標(biāo)準(zhǔn)化管理有著重要的實(shí)際意義。物資標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)施能夠化繁為簡(jiǎn)，節(jié)省成本，減少問題。同時(shí)，物資標(biāo)準(zhǔn)化管理也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)，可以有效提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，使得企業(yè)在日趨激烈的競(jìng)爭(zhēng)中保持領(lǐng)先地位。

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