淺談檔案信息資源在醫(yī)院發(fā)展中的作用

眾所周知，檔案信息資源在醫(yī)院發(fā)展中起著舉足輕重的作用。長(zhǎng)期以來(lái)，在以醫(yī)療為中心的醫(yī)院管理模式中，檔案工作不被重視、更談不上科學(xué)規(guī)范的管理。近些年來(lái)，通過(guò)開(kāi)展檔案目標(biāo)管理的評(píng)審，使檔案管理逐步走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，成為醫(yī)院管理工作的一個(gè)重要組成部分。因此，醫(yī)院檔案部門(mén)要適應(yīng)衛(wèi)生改革的要求，有效服務(wù)于醫(yī)院管理及各項(xiàng)工作，就必須從醫(yī)院工作性質(zhì)入手，以服務(wù)于醫(yī)院全面工作為宗旨開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，提高整體水平，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，讓檔案信息資源在深化醫(yī)院改革、建設(shè)文明行業(yè)、提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量中發(fā)揮重要的作用。

1 檔案工作要適應(yīng)經(jīng)濟(jì)需要，講求經(jīng)濟(jì)效益

適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要，是醫(yī)院檔案工作人員必須具有的觀(guān)念。首先要樹(shù)立檔案工作的動(dòng)態(tài)觀(guān)。醫(yī)院檔案工作的發(fā)展是動(dòng)態(tài)的，在檔案管理中檔案人員要改變“管理就是保管”、“坐等上門(mén)”、“閉室自守”的傳統(tǒng)觀(guān)念，圍繞醫(yī)院各項(xiàng)工作，積極主動(dòng)提供利用檔案。其次，要樹(shù)立檔案工作的時(shí)效觀(guān)。醫(yī)院參與醫(yī)療市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，檔案人員要樹(shù)立效益觀(guān)念，在檔案提供利用工作中，及時(shí)、準(zhǔn)確地為利用者提供檔案，為醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)出力。三是樹(shù)立檔案的價(jià)值觀(guān)。醫(yī)院檔案人員要充分認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值和作用，特別是認(rèn)識(shí)到醫(yī)學(xué)科學(xué)檔案就是潛在的生產(chǎn)力，一旦發(fā)揮作用，就能為醫(yī)院乃至社會(huì)創(chuàng)造效益，更重要的是服務(wù)于患者，為廣大人民群眾的健康提供可靠的保障。

2 增強(qiáng)法制觀(guān)念，建立健全各種規(guī)章制度

隨著我國(guó)社會(huì)主義法制化進(jìn)程的不斷深入和發(fā)展，醫(yī)院作為和人民群眾的切身利益息息相關(guān)的特殊行業(yè)，依法行醫(yī)、依法管理已成為該行業(yè)的行為準(zhǔn)則。無(wú)論從醫(yī)學(xué)方面的學(xué)術(shù)研究、科技交流，還是到醫(yī)院的行政管理、法律糾紛，無(wú)不依賴(lài)醫(yī)院的檔案管理工作，所以，必須高度重視醫(yī)院檔案的依法管理工作。醫(yī)院檔案部門(mén)在促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)抓住國(guó)家加強(qiáng)法制建設(shè)這個(gè)契機(jī)，在檔案工作中認(rèn)真抓好《檔案法》及實(shí)施辦法以及相配套的有關(guān)檔案工作的行政法規(guī)、條例的實(shí)施。要適應(yīng)衛(wèi)生體制改革的發(fā)展，在認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家檔案局、衛(wèi)生部《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》、《醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法》的前提下，聯(lián)系衛(wèi)生改革的實(shí)際制訂本單位的規(guī)章制度體系，將檔案工作諸環(huán)節(jié)通過(guò)科學(xué)的規(guī)章規(guī)范，使醫(yī)院各類(lèi)檔案管理工作有法可依，有章可循。

3 培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)和研究學(xué)風(fēng)，扎扎實(shí)實(shí)打好檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)

隨著衛(wèi)生體制改革的不斷深入，醫(yī)院檔案面臨著范圍廣、內(nèi)容新、任務(wù)重、責(zé)任大的挑戰(zhàn)，這就要求檔案工作者不僅要加強(qiáng)自身修養(yǎng)，狠抓業(yè)務(wù)水平的提高，還要積極參加學(xué)術(shù)研究和學(xué)術(shù)論文的寫(xiě)作。研究能力的提高可使檔案人員敏銳地發(fā)現(xiàn)實(shí)際工作中存在的問(wèn)題，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，更好地將檔案理論應(yīng)用于實(shí)踐中。堅(jiān)持進(jìn)行學(xué)術(shù)研究和論文寫(xiě)作，積極參加檔案活動(dòng)，必將有于專(zhuān)業(yè)人員理論水平乃至各方面綜合素質(zhì)的提高。檔案人員理論水平和研究能力的提高，除了專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)時(shí)形成的基礎(chǔ)外，主要是平時(shí)工作中不斷鉆研和積累經(jīng)驗(yàn)，不斷開(kāi)動(dòng)腦筋，用新的思維方式開(kāi)拓視野，吸收新知識(shí)并運(yùn)用實(shí)踐的結(jié)果。信息時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)院管理日趨規(guī)范化，導(dǎo)致了大量文件的產(chǎn)生，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了越來(lái)越多的電子文件。醫(yī)療保險(xiǎn)制度改革的實(shí)施和醫(yī)保專(zhuān)門(mén)檔案的數(shù)量日益增多，導(dǎo)致醫(yī)院檔案內(nèi)容不斷更新，數(shù)量日益增多。因此，檔案部門(mén)必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作。一是擴(kuò)大檔案材料的收集范圍，進(jìn)一步完善歸檔制度，積極做好各門(mén)類(lèi)、各種載體檔案材料的收集歸檔工作，防止檔案材料的流失，豐富館藏。二是搞好檔案材料的價(jià)值鑒定工作。醫(yī)院要成立檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)超期保管的各類(lèi)檔案進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀，保證館藏檔案的真實(shí)、完善、精練，優(yōu)化館藏。三是搞好檔案材料的整理工作，提高案卷質(zhì)量。對(duì)形成的檔案材料要按照醫(yī)藥衛(wèi)生檔案分類(lèi)方案進(jìn)行基礎(chǔ)的分類(lèi)、組合、排列和編目，組成有序體系便于利用。四是完善檔案檢索工具體系，滿(mǎn)足醫(yī)院各方面對(duì)開(kāi)發(fā)利用館藏檔案的需要。

4 檔案管理現(xiàn)代化，要有現(xiàn)代化的管理理念

科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院對(duì)檔案信息的需求也越來(lái)越多，而且要準(zhǔn)確、快速、系統(tǒng)的提供。這就要求檔案部門(mén)要改進(jìn)檔案管理手段和方法。首先，編制檢索工具要科學(xué)、適用，切忌盲目追求數(shù)量，形成多、亂、雜。其次，在一個(gè)單位內(nèi)編制何種檢索工具，建立何種檢索工具體系，都必須考慮能否迅速準(zhǔn)確地滿(mǎn)足利用者多角度查詢(xún)檔案的需要。創(chuàng)造條件，利用電子計(jì)算機(jī)、光盤(pán)設(shè)備等技術(shù)管理檔案，是提高檔案信息的儲(chǔ)備和檢索速度的重要保障。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案工作現(xiàn)代化的研究，本著使用與效能的原則，選編具有較強(qiáng)針對(duì)性的檢索工具，確定，統(tǒng)籌安排，逐步實(shí)施，加速醫(yī)院檔案信息有傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變的進(jìn)程。

5 積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，增強(qiáng)服務(wù)功能

醫(yī)院部門(mén)要大力開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為檔案利用者提供良好的利用條件和優(yōu)質(zhì)服務(wù)，滿(mǎn)足醫(yī)院各項(xiàng)工作對(duì)檔案的需求。檔案人員不但要搞好常規(guī)查檔對(duì)象的接待工作，而且要加強(qiáng)與醫(yī)院各管理部門(mén)的聯(lián)系，及時(shí)了解醫(yī)院各項(xiàng)工作的需求，為利用者準(zhǔn)確提供檔案服務(wù)。

搞好編輯研究選題，提供編輯研究服務(wù)。編輯研究材料要緊緊圍繞醫(yī)院當(dāng)前或長(zhǎng)遠(yuǎn)的醫(yī)療技術(shù)、科研活動(dòng)以及各項(xiàng)管理的實(shí)際需要，在形式上可以多種多樣，如：全宗介紹、專(zhuān)題匯編、文摘題要等，但必須忠于原文才有利用價(jià)值。

為保證檔案材料收集的齊全和完整，搞好跟蹤服務(wù)，特別對(duì)檔案難度比較大的科研課題，和基建檔案，檔案部門(mén)可采取跟蹤服務(wù)的辦法取得寶貴資料，醫(yī)院檔案管理部門(mén)要以開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)，逐步從“封閉型”向“參與決策型”轉(zhuǎn)變。檔案館藏由“單一型”向“綜合型”方向發(fā)展。搞好檔案、資料、情報(bào)信息的一體化服務(wù)，這樣可以使醫(yī)院的各種信息互相補(bǔ)充，互相滲透，構(gòu)成醫(yī)院信息的完整體系，使檔案室成為信息儲(chǔ)藏中心。

作者簡(jiǎn)介

黃本英（1980-），男，漢族，山東省濰坊市，專(zhuān)科，檔案，昌樂(lè)縣人民醫(yī)院。