大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)字化成果在企業(yè)開(kāi)放利用的管理難點(diǎn)和要點(diǎn)

王輝

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展，應(yīng)當(dāng)充分明確檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，明確檔案數(shù)字化成果在企業(yè)開(kāi)發(fā)利用中的具體要求及具體方法。本文首先就大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案數(shù)字化成果對(duì)于企業(yè)管理的難點(diǎn)進(jìn)行分析與闡述，進(jìn)而探討企業(yè)檔案數(shù)字化成果在企業(yè)開(kāi)發(fā)利用管理工作的工作要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案數(shù)字化；檔案管理

大數(shù)據(jù)技術(shù)可以在一定時(shí)間范圍內(nèi)，通過(guò)現(xiàn)代化的軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)于數(shù)據(jù)信息的精準(zhǔn)捕捉，強(qiáng)化數(shù)據(jù)信息的處理與集合，具備較強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力，可作為企業(yè)決策及管理工作的技術(shù)支撐，保證企業(yè)信息資產(chǎn)的多樣化及高增長(zhǎng)率。對(duì)于企業(yè)而言，可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)支撐企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)及管理工作的開(kāi)展，充分發(fā)揮檔案信息的巨大價(jià)值。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案數(shù)字化成果在企業(yè)開(kāi)放利用的管理難點(diǎn)

1.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代下的數(shù)字檔案安全性不足

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，對(duì)于企業(yè)而言，檔案資料信息化開(kāi)發(fā)與管理工作中，保證檔案信息安全是檔案數(shù)字化工作的一大難點(diǎn)。在檔案開(kāi)發(fā)與檔案管理過(guò)程中，從檔案資料的拆封、采集等全部過(guò)程，都可能造成檔案資料的泄密，影響檔案安全。另外，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案數(shù)字化開(kāi)發(fā)與管理工作中，對(duì)于數(shù)字化檔案的調(diào)閱，也有可能由于木馬病毒或黑客攻擊等原因，導(dǎo)致檔案信息被盜取，給企業(yè)造成損失。企業(yè)在開(kāi)發(fā)與利用檔案信息資料的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)充分重視檔案保密與信息安全的重要性，嚴(yán)格避免檔案信息的資料外泄與完整性缺失等問(wèn)題。

1.2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案數(shù)字管理模式陳舊

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)檔案信息化的開(kāi)發(fā)與管理工作中，應(yīng)當(dāng)對(duì)信息開(kāi)發(fā)與檔案管理模式加以創(chuàng)新，為檔案信息化建設(shè)提供保障。在這一過(guò)程中，相關(guān)企業(yè)及單位應(yīng)當(dāng)做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，做好企業(yè)檔案信息管理的硬件保障，保證企業(yè)檔案信息化管理的全面化與系統(tǒng)性發(fā)展。相關(guān)企業(yè)在進(jìn)行的檔案資料的申請(qǐng)與調(diào)閱過(guò)程中，需要通過(guò)全面化與系統(tǒng)性的檔案管理系統(tǒng)，保證檔案存取與檔案調(diào)閱過(guò)程中的信息傳輸與資料審批的實(shí)時(shí)性與流暢性，以適應(yīng)檔案信息數(shù)字化的發(fā)展進(jìn)程。如何切實(shí)保障檔案信息化需求單位在資料信息化建設(shè)中的統(tǒng)一性與協(xié)調(diào)性，就成為企業(yè)檔案數(shù)字化開(kāi)發(fā)及管理工作的一大難點(diǎn)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案數(shù)字化成果在企業(yè)開(kāi)放利用的管理要點(diǎn)

2.1 做好統(tǒng)籌規(guī)劃設(shè)計(jì)工作

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案數(shù)字化成果在企業(yè)開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中的工作要點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)提前制定檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃與方案，對(duì)檔案數(shù)字化開(kāi)發(fā)與建設(shè)的流程及環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。在這個(gè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)充分考量企業(yè)的實(shí)際情況與實(shí)際需求，對(duì)企業(yè)檔案管理工作的核心訴求加以明確，將檔案數(shù)字化開(kāi)發(fā)與建設(shè)的具體實(shí)際、工作范圍及工作內(nèi)容等相關(guān)信息加以重點(diǎn)考量。同時(shí)，充分考量企業(yè)檔案數(shù)字化開(kāi)發(fā)與建設(shè)工作的具體事宜，確定招投標(biāo)外包工作流程及工作重點(diǎn)，合理開(kāi)展團(tuán)隊(duì)建設(shè)與人員管理工作。做好企業(yè)文檔管理工作，對(duì)企業(yè)原本的文件資料管理、處置及備份情況加以有效梳理。明確企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目的安全管理工作流程及工作重點(diǎn)，做好資料檔案開(kāi)發(fā)與建設(shè)中的安全保密、權(quán)限開(kāi)發(fā)等工作，加強(qiáng)資料檔案管理與控制。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案開(kāi)發(fā)及管理模式加以創(chuàng)新，制定社會(huì)一體化的開(kāi)發(fā)與管理模式，確保檔案數(shù)字化管理模式與傳統(tǒng)的檔案管理工作相互協(xié)調(diào)與共同發(fā)展，從而充分滿(mǎn)足檔案管理工作的實(shí)際需求。企業(yè)要做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作，包括搭建軟硬件及數(shù)字化系統(tǒng)，基于自身的實(shí)際發(fā)展規(guī)劃工作及檔案管理特點(diǎn)，合理選擇相應(yīng)的服務(wù)器與計(jì)算機(jī)等設(shè)備設(shè)施。明確檔案數(shù)字化開(kāi)發(fā)與建設(shè)工作的重點(diǎn)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化管理軟件與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之間的有效銜接，保證檔案信息化管理的一體化與全面化，實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案信息的安全控制[1]。

2.2 信息檔案安全管理工作

對(duì)于企業(yè)而言，檔案信息管理工作中的安全性與保密性，是檔案管理工作的重點(diǎn)及難點(diǎn)，要求企業(yè)的檔案管理部門(mén)對(duì)檔案資料安全價(jià)值有明確了解，確保的檔案管理制度得以合理建設(shè)與全面落實(shí)。為切實(shí)保障檔案信息管理工作的安全，做好人員培訓(xùn)與教育工作，確保檔案數(shù)字化開(kāi)發(fā)與建設(shè)人員充分明確檔案數(shù)字化開(kāi)發(fā)與管理工作安全的重要價(jià)值。企業(yè)應(yīng)當(dāng)從多方面、多層次開(kāi)展檔案數(shù)字化安全教育工作，建立整體化的安全保密思維，保證檔案信息安全保密工作的穩(wěn)定開(kāi)展。

對(duì)于檔案數(shù)字化及信息化管理工作而言，應(yīng)當(dāng)不斷提高安全意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，不斷對(duì)檔案數(shù)字化管理工作模式加以?xún)?yōu)化與創(chuàng)新，全面推進(jìn)檔案管理工作的樹(shù)立開(kāi)展。企業(yè)在開(kāi)展檔案數(shù)字化開(kāi)發(fā)與建設(shè)工作的過(guò)程中，不斷提高并優(yōu)化自身能力，要求企業(yè)檔案管理人員具備嫻熟的業(yè)務(wù)知識(shí)，同時(shí)也能夠掌握足夠的計(jì)算機(jī)操作技能，定期進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息備份，避免人為疏漏或人為泄露等原因，對(duì)檔案數(shù)字化信息安全造成影響。在對(duì)檔案信息進(jìn)行安全保密的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照我國(guó)《檔案法》《保密法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，保證安全保密工作得以有法可依、有章可循。在完成企業(yè)檔案數(shù)字化開(kāi)發(fā)之后，應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息加以匯總、關(guān)聯(lián)及備份工作，建立相應(yīng)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)以提高數(shù)字化檔案的檢索及利用價(jià)值。

2.3 制定檔案管理巡查機(jī)制

對(duì)于企業(yè)而言，檔案數(shù)字化開(kāi)發(fā)與建設(shè)工作的開(kāi)展，應(yīng)當(dāng)重視檔案管理的巡查工作，建立相應(yīng)的檔案巡查機(jī)制，為數(shù)字化檔案信息開(kāi)發(fā)及信息利用提供充分保障，對(duì)檔案數(shù)字化管理成效加以檢驗(yàn)。檔案數(shù)字化開(kāi)發(fā)、建設(shè)及管理工作的開(kāi)展，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求建立相應(yīng)巡查工作機(jī)制，保證檔案信息巡查工作的長(zhǎng)效性與嚴(yán)謹(jǐn)性，避免在檔案數(shù)字化開(kāi)發(fā)及建設(shè)工作中出現(xiàn)思想松懈、工作推脫等問(wèn)題，強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理模式的有效管控，對(duì)檔案管理巡查工作加以強(qiáng)化與落實(shí)，全面保障檔案數(shù)字化管理的安全與保密。

企業(yè)檔案數(shù)字化開(kāi)發(fā)、建設(shè)及管理工作中，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化管理工作的開(kāi)展。在企業(yè)尚未建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作體系時(shí)，企業(yè)員工可根據(jù)自己的實(shí)際需要，對(duì)數(shù)字化檔案信息加以調(diào)取與查閱，盡管員工可通過(guò)一定的檔案調(diào)取及檢索工具利用檔案資料，但這一過(guò)程需要投入較大的工作量，導(dǎo)致企業(yè)員工對(duì)于檔案信息并不十分看重，這種情況就會(huì)對(duì)檔案數(shù)字化開(kāi)發(fā)及管理工作帶來(lái)較大影響。企業(yè)檔案數(shù)字化的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化管理工作的開(kāi)展，是基于現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息與數(shù)字化及大數(shù)據(jù)技術(shù)，強(qiáng)化數(shù)字化檔案信息的管理與更新能力，為企業(yè)員工調(diào)取數(shù)字化檔案提供便利與途徑。企業(yè)檔案數(shù)字化開(kāi)發(fā)與建設(shè)工作中，應(yīng)當(dāng)基于先進(jìn)的為信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，保證檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化及開(kāi)放性共享[2]。

3 結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)檔案數(shù)字化開(kāi)發(fā)與管理工作的開(kāi)展，應(yīng)當(dāng)首先保證做好統(tǒng)籌規(guī)劃設(shè)計(jì)工作質(zhì)量，進(jìn)而強(qiáng)化信息檔案安全管理，合理制定檔案管理巡查機(jī)制，保證企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作的工作得以順利開(kāi)展，充分發(fā)揮企業(yè)檔案建設(shè)及管理的重要價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]李冬.大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案資源體系建設(shè)初探[J].大慶社會(huì)科學(xué)，2015（3）：69-71.

[2]陳永生.大數(shù)據(jù)背景下的數(shù)字檔案館與檔案數(shù)字化建設(shè)[J].廣東檔案，2013（4）：10-10.