診改背景下高職院校黨政辦公室信息化建設(shè)的路徑探索

2019-03-20 16:06:20萬劼張曦

常州信息職業(yè)技術(shù)學院學報 2019年5期

萬劼張曦

(常州工程職業(yè)技術(shù)學院江蘇常州 213164)

0 引言

自2015年職業(yè)院校質(zhì)量管理新時代全面開啟以來，職業(yè)院校的教學診斷與改進工作(以下簡稱診改)正在全國范圍內(nèi)開展?！陡叩嚷殬I(yè)院校內(nèi)部質(zhì)量保證體系診斷與改進指導方案(試行)》(教職成司函〔2015〕168號)(以下簡稱方案)明確指出：提升教育教學管理信息化水平，強化人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)在診改工作中的基礎(chǔ)作用，促進高職院校進一步加強人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的建設(shè)與應用，完善預警功能，提升學校教學運行管理信息化水平。構(gòu)建網(wǎng)絡化、全覆蓋，具有較強預警功能和激勵作用的內(nèi)部質(zhì)量保證體系必須依托信息技術(shù)的支撐。智能化校園建設(shè)和診改數(shù)據(jù)平臺建設(shè)是學?；A(chǔ)性、長期性、創(chuàng)新性的系統(tǒng)工程，其建設(shè)水平是學校整體辦學水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量的重要標志。

黨政辦公室作為行政組織機構(gòu)中的核心部門，主要圍繞學校整體部署和中心工作，發(fā)揮著承上啟下、聯(lián)系左右、參謀統(tǒng)籌、監(jiān)督協(xié)調(diào)的橋梁和樞紐作用。相較于其他部門，黨政辦公室工作對象更廣、接觸內(nèi)容更多、服務要求更高、運行速度更快，是學校管理工作的標桿，代表了學校的工作成效和管理質(zhì)量。結(jié)合黨政辦公室工作的特殊性和重要性，基于診改理念的信息化建設(shè)將為黨政辦公室工作的效能提升帶來全新改變。

1 高職院校黨政辦公室信息化建設(shè)的重要意義

1)依法治校的客觀需要?！督逃筷P(guān)于加強依法治校工作的若干意見》中明確指出：實行依法治校要完善學校各項民主管理制度，實現(xiàn)學校管理與運行的制度化、規(guī)范化、程序化。管理人員的綜合素質(zhì)存在不可控性，高職院校實現(xiàn)從人治到法治的轉(zhuǎn)變唯有借助信息化手段。黨政辦公室管理一旦全面信息化，所有過程數(shù)據(jù)將從“黑箱”走進“白箱”，所有業(yè)務流轉(zhuǎn)主動接受監(jiān)督，既能倒逼學校自上而下不斷完善各項規(guī)章制度，又能督促管理人員依法依規(guī)辦事。同時，通過信息管理平臺將上級政策和校內(nèi)決策依法依規(guī)公開，也能確保教職工深入了解校情校務，為實施民主管理提供有效途徑和載體。

2)科學決策的重要依據(jù)。進入大數(shù)據(jù)時代，高職教育面對更開放的管理模式、更高效的管理要求，數(shù)據(jù)分析對于人才培養(yǎng)質(zhì)量提升顯得愈發(fā)重要。學校領(lǐng)導要依靠準確、全面的數(shù)據(jù)采集，進行有效的管理和教育資源分配，做出正確判斷和科學決策。黨政辦公室承擔輔助學校領(lǐng)導決策的重要職能，需要對各種數(shù)據(jù)進行收集、整理、加工和反饋，有效提煉出對學校實際發(fā)展有用的信息。人工管理不僅實效性差，且容易被主觀意識影響。而信息系統(tǒng)通過實時采集、儲存海量的動態(tài)過程數(shù)據(jù)，形成全局數(shù)據(jù)庫，為黨政辦公室提供的事實依據(jù)和數(shù)據(jù)分析能更客觀地反映問題，切實滿足學校教育事業(yè)發(fā)展需要。

3)提升效能的基礎(chǔ)保障。高職院校黨政辦公室工作的特點是繁瑣和細致。信息化建設(shè)對于強化辦公室的協(xié)調(diào)、服務和管理職能具有重要的促進作用，主要體現(xiàn)在兩個方面：一是技術(shù)革新，高度智能化使辦公室的主要職責，如公文發(fā)布、通知傳達、會議室管理、印章申請等均可通過信息管理平臺完成，有效減輕了管理人員的工作強度，提高了黨政辦公室的工作效率；二是管理理念的更新，具有事務溯源化、信息透明化特征的信息系統(tǒng)能實時掌握各個工作流程的當前節(jié)點和運行痕跡，師生可實時關(guān)注申請的業(yè)務流程并進行在線評價，促進管理人員自覺強化與時俱進的現(xiàn)代意識，主動提升職業(yè)素養(yǎng)。

2 高職院校黨政辦公室信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1)重視程度仍需提高。任何管理工作的轉(zhuǎn)型升級都離不開領(lǐng)導層面的重視度和管理人員的執(zhí)行力同時推進。長期以來，不少高職院校的主要領(lǐng)導對信息技術(shù)在教育教學管理中發(fā)揮的關(guān)鍵性意義的認識仍模糊不清，直接影響黨政辦公室管理人員的積極性。目前，雖然大部分高職院校黨政辦公室都設(shè)有相應的信息系統(tǒng)，但大多數(shù)管理人員缺乏對信息系統(tǒng)的操作興趣和網(wǎng)絡信息資源共享的思維意識，依然習慣于憑經(jīng)驗辦事，一旦時空環(huán)境和條件發(fā)生變化，經(jīng)驗就有可能失去價值和有效性。主觀上，依賴經(jīng)驗的管理人員容易陷入滿足，產(chǎn)生心理惰性，不愿意對問題產(chǎn)生的根本原因進行深入分析，甚至輕視、無視看到的新問題、新情況，也就無法為領(lǐng)導提出具有科學性、可操作性的解決措施。

2)“信息孤島”廣泛存在。高等教育信息化建設(shè)近20年來，依托教育部的大力支持取得了顯著成效，然而在實際操作過程中卻因過分強調(diào)硬件投入和規(guī)?；恢睕]有建成一個統(tǒng)一構(gòu)架下的數(shù)據(jù)共享體系?，F(xiàn)行平臺系統(tǒng)各行其道、互不兼容、上下不通、條塊分割，成為“信息孤島”。錯綜復雜的采集平臺內(nèi)部架構(gòu)，以及數(shù)以百計的條目辨析和名詞界定，如果指揮失誤就難免出錯，出現(xiàn)許多“錯誤數(shù)據(jù)”[1]。重復建設(shè)不僅使大量資源被浪費，也影響信息的流動共享。以整合學生數(shù)據(jù)為例，大部分高職院校的學籍管理系統(tǒng)、學工管理系統(tǒng)、招生就業(yè)管理系統(tǒng)、圖書館管理系統(tǒng)中關(guān)于新生和畢業(yè)生的數(shù)據(jù)不一致，黨政辦公室制作一份報告需要和二級學院、教務處、學工處、招生就業(yè)處、圖書館等多個部門聯(lián)系協(xié)調(diào)，對他們的信息進行收集和處理。學校平均每年需要上報的各類口徑數(shù)據(jù)上百份，黨政辦公室不斷重復勞動，浪費了大量人力、物力和財力資源。

3)管理機制亟待完善。信息技術(shù)提供了科學、便捷、智能的管理工具和手段，但信息化建設(shè)不是一蹴而就的，還要依靠制度去保障、規(guī)范使用者的操作行為，尤其信息管理系統(tǒng)一旦上線使用后，建設(shè)重點從實施轉(zhuǎn)向優(yōu)化，運維保障、安全機制就會變得格外重要。從目前高職院校黨政辦公室信息化建設(shè)的現(xiàn)狀看，雖然部分學校有一些初步的信息化管理機制，但是因為缺乏系統(tǒng)性研究，還不完善。一是內(nèi)容不全面，黨政辦公室管理人員不是專業(yè)的信息人才，制定制度時缺乏科學的方法，容易在硬件、軟件和網(wǎng)絡安全等技術(shù)性環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞；二是缺乏必要的約束力，對于違反規(guī)定的行為和相關(guān)人員沒有直接問責的機制，致使制度流于形式；三是數(shù)據(jù)管理相關(guān)制度仍是空白，數(shù)據(jù)從采集、錄入、管理、審核到應用都存在風險，其真實性、完整性、規(guī)范性、時效性都無從保證。信息工作的責權(quán)不清晰、分工不明確，效率和質(zhì)量缺乏監(jiān)控，也反過來影響了信息系統(tǒng)功能的實際運用，導致信息化建設(shè)進程緩慢。

3 基于診改理念的高職院校黨政辦公室信息化建設(shè)有效路徑

1)自上而下，全面解放思想。實現(xiàn)教育管理信息化就是打開教育改革發(fā)展的現(xiàn)代化之門。從診改試點高職院校的實踐經(jīng)驗看，智能化信息管理平臺是實現(xiàn)內(nèi)部質(zhì)量保證體系的重要支撐，在相當程度上決定了診改工作的成效，是實實在在的“一把手工程”“全員工程”，特別是學校主要領(lǐng)導的認識程度、推動決心、工作力度直接決定著任務成敗。

《中國教育現(xiàn)代化2035》指出：要加快信息化時代教育變革，建設(shè)智能化校園，統(tǒng)籌建設(shè)一體化智能化教學、管理與服務平臺。黨政辦公室管理信息化作為實現(xiàn)智能化校園的關(guān)鍵一環(huán)，學校主要領(lǐng)導一是要轉(zhuǎn)變管理理念，提高信息素養(yǎng)，思想上重視信息化建設(shè)的重要價值和可行性，行動上主動推進黨政辦公室各項業(yè)務流程在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，公開決策和辦事過程；二是要樹立大數(shù)據(jù)思維，從疲于應付、迎評達標的填報動機轉(zhuǎn)向主動采集、診斷改進的價值取向轉(zhuǎn)變，建立規(guī)范統(tǒng)一、互聯(lián)互通的人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)開放體系；三是要加強宣傳培訓，全面提升黨政辦公室管理人員的信息能力和信息素質(zhì)，主動為創(chuàng)新管理機制出謀劃策；四是要保障建設(shè)經(jīng)費，從硬件投入到軟件開發(fā)，信息化建設(shè)是長期持續(xù)、循序漸進的過程，必須整合校內(nèi)外優(yōu)質(zhì)人才資源，組建面向長期發(fā)展的專兼職系統(tǒng)研發(fā)隊伍和保障隊伍，結(jié)合不同業(yè)務的特點和實際在實踐中完善，有計劃、分階段、分步驟實施。

2)頂層設(shè)計，消除信息孤島。教育部要求建立高職院校的內(nèi)部質(zhì)量保證體系，旨在充分發(fā)揮高職院校自身主體作用，促使高職院校通過對學校治理流程的全面梳理，進一步理順內(nèi)部管理，診斷并改進內(nèi)部各個方面質(zhì)量生成的環(huán)節(jié)工作，不斷提高各個方面的質(zhì)量水平[2]。

在常州工程職業(yè)技術(shù)學院建立的“五縱五橫一平臺”內(nèi)部質(zhì)量保證體系總體架構(gòu)中，學校層面年度黨政工作要點和目標任務分解、每月的目標任務完成及預算經(jīng)費執(zhí)行情況過程考核、年中診改、年度重點目標任務完成情況總結(jié)都由黨政辦公室負責。為實現(xiàn)學校內(nèi)部治理的精細化、科學化、現(xiàn)代化，形成高質(zhì)量發(fā)展的治理生態(tài)和創(chuàng)新活力，黨政辦公室信息化建設(shè)必須先消除“信息孤島”，杜絕“偽數(shù)據(jù)”的產(chǎn)生。學校一要組建信息化建設(shè)領(lǐng)導小組，對智能化校園建設(shè)的方案、規(guī)劃等進行明確、全面、統(tǒng)一的管理，協(xié)調(diào)責任分工、資源分配管理與績效考核，徹底解決“信息孤島”問題[3]。二要整合資源，科學布局，以黨政辦公室為中心，建立一套貫穿教學、科研、管理與服務四大核心業(yè)務的智能化服務模式，搭建統(tǒng)一的信息管理平臺，統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準。三要建立大數(shù)據(jù)分析平臺，黨政辦公室和學校領(lǐng)導可利用平臺隨時關(guān)注關(guān)鍵要素即時狀態(tài)的主要表現(xiàn)指標，及時診斷、預警、調(diào)控與改進，實現(xiàn)常態(tài)化監(jiān)控。

3)建立標準，制訂長效機制?！督逃哭k公廳關(guān)于建立職業(yè)院校教學工作診斷與改進制度的通知》中提出：以診斷與改進為手段，促使高職院校在學校、專業(yè)、課程、教學、學生不同層面建立起完整且相對獨立的自我質(zhì)量保證機制。全國診改專委會由此提出“8”字形質(zhì)量改進螺旋：目標—標準—計劃—組織—實施—診斷—激勵—學習—創(chuàng)新—改進。目標是“8”字形質(zhì)量改進螺旋的邏輯起點是診改動力產(chǎn)生的源頭；標準是衡量目標的標尺，是目標的具象體現(xiàn)，也是目標本質(zhì)特性的顯現(xiàn)。診改首先要制訂目標和標準[4]。

信息化管理流程具有科學化、程序化、標準化的特點。實現(xiàn)各類日常事務的智能化管理，首先要厘清黨政辦公室的職責和具體的崗位職責，即明確行動目標。之后根據(jù)WBS(Work Breakdown Structure)工作分解原理將職責分解成一項項具體化的工作，并對每一項工作進行標準制訂[5]。工作標準是指對工作的范圍、程序、質(zhì)量、效果和評價方法所規(guī)定的標準，要便于績效考核，盡可能量化指標；要契合信息化特征，明確每個節(jié)點的責任人和權(quán)利責任。其次要梳理個人管控事項，從服務師生的需求出發(fā)設(shè)計作業(yè)流程，盡可能優(yōu)化、簡化辦事過程。

以常州工程職業(yè)技術(shù)學院黨政辦公室為例，黨政領(lǐng)導班子重大決策性會議會務工作是秘書科的一項重要職責，具體可分解為黨委會、書記辦公會、黨政工作例會、院長辦公會、專題院長辦公會等五項工作。其中，院長辦公會會務工作的工作標準是：①雙周周二召開會議，按照學校會議議事規(guī)則組織會務，議題銜接緊密，校領(lǐng)導等待時間不超過2分鐘。②前次會議決議抄告后，通過網(wǎng)上辦事大廳發(fā)起下一次會議議題申報，單周周五下班前關(guān)閉流程。雙周周一下班前打印上會材料以備院長使用，材料齊全且符合上會要求，順序與議題排序相符。在會議召開至少1日前提醒學校領(lǐng)導班子完成網(wǎng)上辦事大廳議題傳閱。③提前查看會場設(shè)施是否到位，做好會議錄音及現(xiàn)場記錄，會議內(nèi)容零泄密。④會議召開后3個工作日內(nèi)完成會議記錄和紀要，依次提交辦公室主任審核、院長簽批。院長簽批后，于當天內(nèi)通過OA平臺發(fā)給其他校領(lǐng)導傳閱。如其他校領(lǐng)導對紀要內(nèi)容存在異議，應及時上報院長確認后在領(lǐng)導班子范圍內(nèi)通報。紀要文本忠于會議，無錯別字，表述簡潔清晰，便于執(zhí)行操作。⑤紀要傳閱無誤后2個工作日內(nèi)進行決議抄告，同時通過網(wǎng)上辦事大廳院長辦公會督辦系統(tǒng)向責任部門發(fā)送督辦通知。每月匯總決議執(zhí)行情況，對執(zhí)行不力的決議進行催辦，每季度將會議決議執(zhí)行情況報送監(jiān)察處。形成相對穩(wěn)定的工作規(guī)范后，即使崗位出現(xiàn)人員變動，新的工作人員只需依規(guī)而行，不僅能規(guī)范做事，保證質(zhì)量，也降低了管理成本和學習成本，提高了管理效率和工作效率，真正實現(xiàn)制度管人、流程管事。

4)建章立制，強化數(shù)據(jù)管理。質(zhì)量管理的重心在于管理制度的建立，制度建設(shè)是診改工作的雙引擎之一，結(jié)合信息化時代背景特征，對沒有的制度查漏補缺，對已有的制度健全優(yōu)化，更重要的是建立可以不斷修訂完善、質(zhì)量不斷提高的螺旋上升的良性工作機制，包括責權(quán)分工、引導鼓勵、違規(guī)懲戒等操作性強的措施。

黨政辦公室作為輔助學校領(lǐng)導科學決策的重要機構(gòu)，需要高效準確地處理各種信息數(shù)據(jù)，把數(shù)據(jù)上升為信息和知識。但大多數(shù)高職院校配套的管理和制度建設(shè)依然是空白。一是要成立決策型數(shù)據(jù)研究中心掛靠黨政辦公室。大量的數(shù)據(jù)產(chǎn)生，應安排專人專崗統(tǒng)一扎口管理，做好數(shù)據(jù)的采集、整理、分析、挖掘，盤活數(shù)據(jù)資產(chǎn)，客觀評價學校、專業(yè)的辦學狀態(tài)和人才培養(yǎng)水平，發(fā)出數(shù)據(jù)預警，提出改進方案，為教學科研和各級領(lǐng)導決策提供支持，促進學校教育管理水平和治理能力的提升。二是要建立一套科學有效的數(shù)據(jù)管理制度。強化數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理和相關(guān)問責機制，有利于提高數(shù)據(jù)的真實性和準確性，保障數(shù)據(jù)的安全性和有效性，從源頭和采集環(huán)節(jié)保證數(shù)據(jù)質(zhì)量，有效發(fā)揮數(shù)據(jù)在教學、科研、管理與服務中的重要作用。

4 結(jié)束語