摘 要：質(zhì)檢檔案具有非常大的價(jià)值，通過加強(qiáng)對(duì)質(zhì)檢檔案的管理，充分挖掘并利用質(zhì)檢檔案的內(nèi)在價(jià)值，對(duì)于質(zhì)檢單位提升業(yè)務(wù)水平具有重要的作用。本文對(duì)質(zhì)檢檔案的特征進(jìn)行了分析，并且對(duì)質(zhì)檢檔案管理的關(guān)鍵問題進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：質(zhì)檢檔案 管理 信息化

質(zhì)檢機(jī)構(gòu)在日常的工作過程中會(huì)積累大量的技術(shù)資料，這些資料具有非常大的價(jià)值，這些資料對(duì)相關(guān)客戶和本單位都具有比較高的利用價(jià)值。這些資料能夠應(yīng)用于質(zhì)檢單位的日常管理中，對(duì)于質(zhì)檢工作的總結(jié)、相關(guān)工作計(jì)劃的制定、單位質(zhì)量運(yùn)行體系的運(yùn)行以及領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)決策都都具有非常重要的參考價(jià)值。因此質(zhì)檢結(jié)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)質(zhì)檢檔案的管理工作，充分發(fā)揮質(zhì)檢檔案的作用。

1 質(zhì)檢檔案的特征

1.1 質(zhì)檢檔案數(shù)量多、增長快

隨著我國社會(huì)的快速發(fā)展，政府和社會(huì)對(duì)于商品質(zhì)量的重視程度不斷提高，這也導(dǎo)致了質(zhì)檢工作越來越繁忙，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)要承擔(dān)大量的檢測任務(wù)，隨著檢測任務(wù)的增加，質(zhì)檢檔案的數(shù)量也在成幾何式的增長，快速增長的質(zhì)檢檔案數(shù)量給檔案的管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。

1.2 質(zhì)檢檔案類型多、管理難度大

質(zhì)檢業(yè)務(wù)涉及到的內(nèi)容非常廣泛，涉及到政府機(jī)關(guān)、商業(yè)貿(mào)易等多方面，檢測內(nèi)容涉及到生產(chǎn)許可證檢驗(yàn)、食品準(zhǔn)入檢驗(yàn)以及風(fēng)險(xiǎn)檢測等領(lǐng)域。在這些領(lǐng)域產(chǎn)生的檔案資源類型多樣，而且之間還存在著一些關(guān)聯(lián)，因此增多了檔案管理的難度。質(zhì)檢檔案的形式也非常多樣，不僅包括紙質(zhì)檔案，還包括視頻、音頻以及檢測數(shù)據(jù)等電子檔案，類型各異，格式多樣的檔案為后續(xù)管理工作帶來了很大的難度。

1.3 質(zhì)檢檔案內(nèi)容多、價(jià)值高

質(zhì)檢檔案不僅包括部門的人事檔案以及財(cái)務(wù)檔案，還涉及各樣的業(yè)務(wù)技術(shù)擋煙，如設(shè)備檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告等業(yè)務(wù)檔案，以及資質(zhì)證書檔案、合同協(xié)議檔案等。質(zhì)檢檔案不僅代表了質(zhì)檢工作發(fā)展的歷史，也真實(shí)的反映了質(zhì)檢工作的全過程，而且其還是質(zhì)檢工作維護(hù)法律法規(guī)和強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)，同時(shí)還是對(duì)質(zhì)量檢驗(yàn)工作全面考核的重要依據(jù)，所以說質(zhì)檢檔案具有權(quán)威性和憑證性的價(jià)值。

2 質(zhì)檢檔案管理的關(guān)鍵問題

2.1 保證檔案的完整性

隨著內(nèi)部管理以及外部監(jiān)管要求的提升，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)所需要保存的質(zhì)檢檔案的內(nèi)涵和外延也在發(fā)生著變化，如今質(zhì)檢機(jī)需要管理的檔案種類非常多，不僅包括行政文件、人事信息等，還需要包括設(shè)備檔案、實(shí)驗(yàn)記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、數(shù)據(jù)譜圖等等，不僅檔案的總數(shù)在不斷增加，在類別上也在快速增長，這加大了檔案的管理難度。而且在實(shí)際工作過程中，由于沒有規(guī)范性文件、管理人員認(rèn)識(shí)不足以及人員流動(dòng)等因素的影響，導(dǎo)致檔案資料不完整的情況經(jīng)常出現(xiàn)，嚴(yán)重影響了檔案的應(yīng)用。

為了保證檔案的完整性，首先要加強(qiáng)人員的管理，在檔案管理人員上崗之前應(yīng)對(duì)其能力進(jìn)行有效的考核，通過考核之后才能夠安排上崗工作，而且在在崗期間通過培訓(xùn)的方式使其具備滿足檔案管理要求的業(yè)務(wù)素質(zhì)，充分掌握檔案管理的技能。其次，可以通過建立規(guī)范性的制度，來對(duì)檔案管理人員的職責(zé)進(jìn)行明確，建立起集中管理的檔案管理模式。要從質(zhì)量管理體系入手，對(duì)不同類別檔案管理時(shí)的需求進(jìn)行充分的掌握，并且根據(jù)相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，不斷的推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化，從而保證檔案管理的完整性。

2.2 做好檔案保密工作

部分質(zhì)檢檔案具有嚴(yán)格的保密性要求，如檢驗(yàn)報(bào)告檔案，不僅涉及到企業(yè)以及其它委托人的利益，而且還具備一定的社會(huì)影響，因此必須要做好相應(yīng)的保密工作。在日常的檔案管理工作中應(yīng)嚴(yán)格的按照單位質(zhì)量管理體系中規(guī)定的借閱、查閱制度來對(duì)歸檔檔案進(jìn)行管理，對(duì)于《質(zhì)量手冊(cè)》等內(nèi)部管理文件，可以提供無限制的開放性查詢，而對(duì)于檢驗(yàn)報(bào)告檔案，實(shí)驗(yàn)的原始記錄等要進(jìn)行嚴(yán)格管理，只能夠允許委托方、委托方授權(quán)代表或者是法律規(guī)定的權(quán)利部門進(jìn)行查詢，其它非授權(quán)人員不能夠?qū)@類文件進(jìn)行查詢，而且在查閱檢驗(yàn)報(bào)告檔案或者是相關(guān)原始數(shù)據(jù)時(shí)，不能夠?qū)ζ溥M(jìn)行復(fù)印和拍照等，以防出現(xiàn)信息泄露。

2.3 提高檔案管理效率

在質(zhì)檢檔案中，檢驗(yàn)報(bào)告檔案是最為核心的技術(shù)檔案，在這些檔案中包含著大量有價(jià)值的信息，隨著檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)范圍的不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)數(shù)量不斷增多，導(dǎo)致這些檔案的數(shù)量大量增加，使其日常管理工作非常的繁瑣，需要投入大量的人力、物力對(duì)其進(jìn)行管理，而且這些檔案的異地管理、查詢和利用的需求也在不斷的增加。因此為了提高這些檔案的管理效率，應(yīng)應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)這些檔案進(jìn)行管理。通過將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案的管理工作中，能夠有效降低簡單的重復(fù)勞動(dòng)，能夠更加便捷的進(jìn)行文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，這樣能夠極大的提升檔案管理的效率。此外，通過應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”的思維，通過建設(shè)本地電腦互聯(lián)局域網(wǎng)和遠(yuǎn)程 VPN 組網(wǎng)形成互動(dòng)平臺(tái)，還能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，提高檔案的利用效率。

2.4 提高檔案資料利用能力

利用檔案資料的內(nèi)在價(jià)值是進(jìn)行檔案管理工作的根本目的，但是受制于檔案具備封閉屬性，以及相關(guān)人員對(duì)檔案的內(nèi)在價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，缺少對(duì)檔案的主動(dòng)開發(fā)利用，導(dǎo)致重保管而輕利用已經(jīng)成為檔案管理工作的一個(gè)重要問題。因此在檔案的管理工作中，應(yīng)加大對(duì)檔案資源的利用，主動(dòng)的去挖掘檔案具有的附加價(jià)值。舉例來說，在食品安全監(jiān)管方面，可以通過匯總不同檢驗(yàn)結(jié)構(gòu)的抽檢結(jié)果，對(duì)這些信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類和對(duì)比，提煉出其中存在的趨勢(shì)性和共性，從而將其作為對(duì)某類產(chǎn)品進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的依據(jù)，從而能夠更好地進(jìn)行產(chǎn)品的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，更好地完成食品安全的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警工作。提高質(zhì)檢資料的利用能力，能夠提高質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的工作效率，幫助其更好地完成檢驗(yàn)工作，對(duì)于質(zhì)檢機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)水平的提升具有重要的作用。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉韞祺. 質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的檔案管理與利用[J].品牌與標(biāo)準(zhǔn)化， 2012（8）：26-26.

[2] 殷立欣， 謝晨. 現(xiàn)代標(biāo)準(zhǔn)檔案管理體系建設(shè)探析[J].標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)， 2018（4）： 79-82.

[3] 魏娜娜，李明.質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案體系建設(shè)與管理水平提升芻議[J].管理觀察， 2015（18）：51-53.

作者簡介： 解鈺，1988年3月，女，漢，山東省濟(jì)南市人，研究生，助理館員，研究方向：檔案管理專業(yè)。