工程檔案信息電子化管理的技術(shù)要點分析

黃文秀

（廣西交通設(shè)計集團有限公司，南寧530029）

1 引言

在我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)水平不斷提升的影響下，工程施工單位越來越注重檔案信息電子化管理技術(shù)的運用。本文從工程檔案信息電子化管理的重要性入手，緊緊圍繞其管理過程中存在的不足展開闡述，并對工程檔案信息電子化管理技術(shù)的要點進行深入探討。希望我國工程施工單位在注重提升整體經(jīng)濟效益的同時，不斷創(chuàng)新檔案管理方式，為今后我國施工單位工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。

2 工程檔案信息電子化管理的重要性

2.1 有利于提升工程檔案信息管理效率

電子文件主要通過計算機讀取相應(yīng)信息，并用數(shù)字代碼數(shù)據(jù)信息進行有效記錄，根據(jù)相應(yīng)的規(guī)格將其儲存在硬盤或光盤中，并將其傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)中，以便于后續(xù)使用者進行查找。在網(wǎng)絡(luò)信息化不斷發(fā)展變化的前提下，我國很多工程在實際開展檔案信息管路工作期間，積極運用電子化管理技術(shù)，在一定程度上節(jié)省了檔案查詢時間，提升了管理效率，在實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源共享的同時，使我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到了廣泛運用。

2.2 為人們提供諸多便利條件

工程檔案信息具有數(shù)量大、范圍廣的特點。對工程進行檔案管理工作時，運用電子化管理技術(shù)，既能為人們節(jié)省檔案信息查詢時間，又能節(jié)省一定的人力和物力資源[1]。電子檔案打破了紙質(zhì)的限制，在管理過程中主要運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，在收集、整理以及歸檔等方面節(jié)省了時間，為今后向電子化和智能化方向發(fā)展創(chuàng)造了條件。

2.3 有利于保護工程檔案原件

在檔案電子化管理方式的影響下，在調(diào)用檔案信息過程中，可以將具有法律效力的檔案原件進行保管，能夠避免發(fā)生檔案原件丟失或損壞現(xiàn)象，又能延長工程檔案信息管理的時間。檔案電子化管理方式的有效運用能夠?qū)⒁恍┳舟E模糊的檔案資料通過計算機掃描技術(shù)進行重新生成，使其充分發(fā)揮復(fù)原功能，在一定程度上能夠減少損失，便于再次利用。

3 工程檔案信息電子化管理過程中存在的不足

3.1 歸檔工作難以實現(xiàn)

工程在開展檔案信息電子化管理工作中，工作環(huán)境比較復(fù)雜，經(jīng)常會出現(xiàn)電子檔案收集效率低，難以實現(xiàn)檔案歸檔的現(xiàn)象。工程檔案管理人員在開展勘察、設(shè)計和驗收工作時，工作內(nèi)容非常復(fù)雜，在這種狀況下不便于對員工的工作行為進行規(guī)范[2]。久而久之，會使歸檔工作難以實現(xiàn)。

3.2 工程電子文件缺乏一定的真實性與可讀性

現(xiàn)階段，我國工程檔案信息電子化得到了足夠的重視，但是在實際工作期間，大部分工程施工單位只停留在存檔階段，即便有一些工程施工單位注重歸檔工作，也只是按照電子資料的規(guī)格和時間進行編碼分類，只能完成一些最基本的檔案信息管理工作，不利于為工程項目提供重要幫助，在一定程度上會使工程電子文件缺乏一定的真實性與可讀性。

3.3 工程檔案信息管理人員綜合能力有待提升

工程施工單位在對檔案信息電子化管理工作進行分工時，常選擇一些多重身份的工作人員對其進行管理，沒有設(shè)置專職管理人員。這種“一人多職”的狀況，不利于工程檔案信息電子化管理工作質(zhì)量的提升。很多員工做自己的本職工作，一旦有額外的工作內(nèi)容落實到他們身上，會分散工作注意力，容易出現(xiàn)工作失誤。每一個崗位都具有一定的關(guān)聯(lián)性，工程施工單位工作人員的綜合能力都非常重要。

3.4 工程檔案信息電子化管理制度缺乏完善性

很多工程建設(shè)單位、承包單位以及施工單位更加注重組織管理工作的開展，忽視了管理制度的建立。西方一些發(fā)達國家在開展檔案管理工作時，工程實施單位會聘請專業(yè)的文控工程師對檔案信息進行電子化管理，我國目前缺乏這方面的管理意識[3]。目前，我國工程施工單位建立的檔案信息電子化管理的制度已經(jīng)無法滿足管理人員的工作需求，其涉及的制度內(nèi)容不夠完善，無法為檔案管理人員提供一些實質(zhì)性的幫助，會阻礙我國工程檔案信息電子化管理工作的順利開展。

4 工程檔案信息電子化的管理技術(shù)要點

4.1 明確工程檔案信息電子化管理員工的工作職責(zé)

工程檔案信息電子化管理員工的職責(zé)包括：（1）在工程建設(shè)過程中，明確工程項目招標、實際勘察、工程設(shè)計、施工以及建立工作人員的工作職責(zé)，使員工充分發(fā)揮工作積極性，提升自身專業(yè)技能；（2）要對工程施工、檔案信息收集以及信息整合階段的工作狀態(tài)進行監(jiān)督、核查；（3）在工程完成相應(yīng)建設(shè)內(nèi)容前期，工程項目管理人員對一些紙質(zhì)檔案進行驗收時，也要注重開展檔案信息電子化管理效果進行驗收和審核。

4.2 統(tǒng)一工程檔案材料及編寫形式

在開展工程勘察設(shè)計工作期間，要將檔案管理工作與之結(jié)合，直到最后工程竣工階段，要統(tǒng)一確定工程檔案材料的規(guī)格，要求員工按照相應(yīng)的規(guī)章制度進行工作。此外，工程施工單位還應(yīng)明確電子文件儲存路徑及原則，在對每一個文件夾進行格式編寫時，要從多元化的角度出發(fā)。例如，工程項目文件夾的名稱編寫應(yīng)為“序號（年份）+工程項目名稱”；具體案卷文件夾的格式編寫應(yīng)為“順序號+案卷名稱”；內(nèi)目錄文件夾格式編寫應(yīng)為“順序號+目錄名稱”。

4.3 組織工程檔案信息管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)

工程檔案信息管理人員是工程施工單位實現(xiàn)發(fā)展目標的重要工作人員。工程施工單位要注重培養(yǎng)高能力、高素養(yǎng)的檔案信息管路團隊，要積極組織員工參加專業(yè)培訓(xùn)活動。在此過程中，員工之間可以相互交流，能夠有效幫助員工解決實際工作中的疑惑。

4.4 構(gòu)建完善的工程檔案信息電子化管理制度

完善的工程檔案信息電子化管理制度是員工順利開展檔案管理工作的基礎(chǔ)條件。在此過程中，應(yīng)對工程檔案信息編制的時間提出具體要求，使員工最大程度地節(jié)省檔案編制成本，進一步實現(xiàn)“低成本、高效益”的發(fā)展目標。通過對檔案信息管理制度進行計劃性規(guī)劃，使員工充分發(fā)揮工作積極性，對提升檔案信息電子化管理質(zhì)量具有重要的推動作用。

5 結(jié)語

總而言之，隨著我國工程發(fā)展速度的提升，傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案信息管理方式已經(jīng)無法滿足員工的工作需求。而工程檔案信息電子化會逐漸成為檔案管理行業(yè)未來的發(fā)展趨勢。在工程施工單位實際電子化檔案管理工作時，仍然存在一些不足?；诖?，檔案管理人員要在假設(shè)檔案管理體系過程中，及時發(fā)現(xiàn)問題，采取科學(xué)有效方式解決問題。