科研機(jī)構(gòu)辦公室如何更好為科研工作服務(wù)

沈海石

【摘要】辦公室的工作職能基本相似，但是不同系統(tǒng)、不同單位辦公室工作的差異客觀存在。研究這些差異，并采取適宜的方式方法，對(duì)于提高辦公室工作質(zhì)量，發(fā)揮好辦公室職能具有重要意義。

【關(guān)鍵詞】科研機(jī)構(gòu)辦公室;工作服務(wù);差異

習(xí)近平總書記高度重視辦公室工作，他在《秘書工作的風(fēng)范——與地縣辦公室干部談心》一文中對(duì)辦公室工作提出三條希望，其中一條就是“實(shí)行高水平服務(wù)”。雖然辦公室的工作職能基本相似，但是不同系統(tǒng)、不同單位辦公室工作的差異客觀存在。研究差異對(duì)于提高辦公室工作質(zhì)量，發(fā)揮好辦公室職能具有重要意義，也是辦公室“實(shí)行高水平服務(wù)”的前提和基礎(chǔ)。近20年來，筆者既在行政機(jī)關(guān)辦公室從事過行政服務(wù)工作，又在科研機(jī)構(gòu)辦公室從事科研服務(wù)工作，深感兩類辦公室的工作既有共同點(diǎn)，也存在不少差異。為進(jìn)一步做好科研機(jī)構(gòu)辦公室工作，特對(duì)二者差異做些粗淺歸納，以探尋其中的規(guī)律，摸索出更加適當(dāng)?shù)墓ぷ鞣绞脚c方法，更好地服務(wù)科研工作。

一、角色定位不同

在行政機(jī)關(guān)，工作核心是“行政”，辦公室承擔(dān)著承上啟下、溝通左右的作用，是“行政”工作的直接推動(dòng)者，有時(shí)甚至是領(lǐng)導(dǎo)者（如市、縣黨政機(jī)關(guān)的秘書長同時(shí)都是市、縣領(lǐng)導(dǎo)班子成員）或直接參與者。他們雖然也承擔(dān)著服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)部門的職能，但是擔(dān)當(dāng)主角的機(jī)會(huì)更多一些。在科研機(jī)構(gòu)，工作核心是“科研”，辦公室雖然承擔(dān)著承上啟下、溝通左右的作用，但工作內(nèi)容主要是圍繞科研工作展開的，每項(xiàng)工作都與科研工作密切相關(guān)，與科研無關(guān)而直接“行政”的工作幾乎沒有，更多時(shí)候是擔(dān)任科研工作的“配角”。由此可見，行政機(jī)關(guān)辦公室是“主角”“配角”兼任，科研機(jī)構(gòu)辦公室則是純粹的“配角”，認(rèn)清自己的“配角”角色，是做好辦公室工作的前提。作為科研機(jī)構(gòu)辦公室的一員，要甘當(dāng)科研配角，樹立服務(wù)理念，全心全意為科研服務(wù)，為科研工作取得重大突破保駕護(hù)航。

二、重點(diǎn)服務(wù)對(duì)象不同

行政機(jī)關(guān)辦公室既要服務(wù)于行政領(lǐng)導(dǎo)，也要服務(wù)于一般干部，同時(shí)還要服務(wù)于相關(guān)部門?？蒲袡C(jī)構(gòu)辦公室雖然也要服務(wù)于行政領(lǐng)導(dǎo)和一般干部，但是由于科研人員占絕大多數(shù)，很多行政領(lǐng)導(dǎo)和一般干部本身就是科研人員，承擔(dān)著相應(yīng)的科研工作，因此科研機(jī)構(gòu)辦公室的重點(diǎn)服務(wù)對(duì)象就是科研人員。由于科研人員長期從事科研工作，以探索科學(xué)規(guī)律為最高追求，一般喜歡直來直去，對(duì)于辦公室工作的訴求也比較直接。如果辦公室人員不深刻了解科研人員的這一特點(diǎn)，對(duì)于他們的訴求缺乏正面而高效的回應(yīng)，就容易引起誤會(huì)，帶來不必要的麻煩，甚至影響到實(shí)際工作的開展和推進(jìn)。同時(shí)，科研機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)大都“科研行政一肩挑”，除了日常行政管理外，還承擔(dān)著大量的科研工作任務(wù)，這就決定了他們花在行政管理方面的時(shí)間更少，也更寶貴。辦公室在為科研機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的過程中，一定要善于見縫插針，利用好他們的“空閑”時(shí)間，把該報(bào)告的事項(xiàng)報(bào)告好，把該報(bào)批的事項(xiàng)報(bào)批好，同時(shí)要善于結(jié)合現(xiàn)代的信息化手段做好請(qǐng)示匯報(bào)工作，避免耽擱事務(wù)。辦公室負(fù)責(zé)人更要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，針對(duì)各類事務(wù)提出合理的方案供領(lǐng)導(dǎo)決策，讓領(lǐng)導(dǎo)多在“選擇題”上拍板，少在“問答題”上思考，切實(shí)提高行政效率。

三、服務(wù)方式不同

服務(wù)對(duì)象不同，角色定位不同，決定了服務(wù)方式也有所不同。一般而言，行政機(jī)關(guān)辦公室工作承襲更多傳統(tǒng)的做法，一方面制度比較健全，可以遵循的規(guī)范比較多，另一方面行政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)長期從事行政工作，甚至很多領(lǐng)導(dǎo)都是從辦公室崗位提拔起來的，對(duì)辦公室的職能了如指掌，提出的要求和指令比較明確，工作規(guī)律也更容易把握，相關(guān)事務(wù)的推進(jìn)更加有章可循。由于科研機(jī)構(gòu)鼓勵(lì)創(chuàng)新，工作氛圍活躍，條條框框較少，科研人員都不太喜歡他們眼中的那些“繁文縟節(jié)”。很多領(lǐng)導(dǎo)同志科研行政一肩挑，時(shí)間精力有限，對(duì)工作細(xì)節(jié)關(guān)注較少。這就需要辦公室提供的主動(dòng)服務(wù)、靠前服務(wù)、動(dòng)態(tài)服務(wù)要更多一些。在日常工作中，要以保障科研工作順利開展為導(dǎo)向，主動(dòng)了解科研創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)的工作和生活需求，設(shè)身處地為科研人員著想，及時(shí)解決各類實(shí)際困難，提供全方位、高質(zhì)量的綜合服務(wù)。

由于科研機(jī)構(gòu)辦公室與行政機(jī)關(guān)辦公室存在著以上的差異，決定了科研機(jī)構(gòu)辦公室要更好地為科研工作服務(wù)，必須發(fā)揮好以下四個(gè)職能：

一是“不管部”?？蒲袡C(jī)構(gòu)中管理部門的設(shè)置比較精干，一個(gè)管理部門往往對(duì)應(yīng)著行政機(jī)關(guān)的多個(gè)部門，可謂“上面千條線，下面一根針”。在這種情況下，辦公室作為科研機(jī)構(gòu)中綜合性最強(qiáng)的部門，行使職能過程中不管是主管、主辦還是配合，不論是分內(nèi)還是分外，都必須胸懷大局、全力以赴。一方面，對(duì)于那些不易分派或派不下去的工作，還有暫時(shí)無法確定分管部門或需要多個(gè)部門協(xié)調(diào)辦理的事項(xiàng)，辦公室都要理所當(dāng)然、義無反顧地承擔(dān)“兜底保全”的“不管部”職能，抓緊落實(shí)處理，或積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門，按照規(guī)范要求完成工作任務(wù)。另一方面，科研機(jī)構(gòu)辦公室直接服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)班子和科研人員，承擔(dān)著溝通左右、聯(lián)系上下的工作職責(zé)，工作涉及面廣，各方聯(lián)系比其它部門更多，“不管部”職能的主動(dòng)發(fā)揮，將使其橋梁樞紐作用得到強(qiáng)化，也是提高辦公室地位、實(shí)行高水平服務(wù)的必然要求。

二是“大后方”?？蒲袡C(jī)構(gòu)辦公室既是科研主角的配角，也是掌握諸多行政后勤資源的“要角”，能否調(diào)動(dòng)多方面資源，為科研工作提供更好的物質(zhì)和條件保障，是辦公室工作成敗的關(guān)鍵。作為科研工作的“大后方”，辦公室要與科研人員廣交朋友，想科研人員之所想，急科研人員之所急，幫科研人員之所需，想方設(shè)法為科研工作創(chuàng)造更好的條件。有時(shí)甚至要提供“保姆式”的服務(wù)，幫助新進(jìn)科研人員盡快適應(yīng)環(huán)境、擁有科研條件，順利啟動(dòng)科研工作。在中科院系統(tǒng)，則以“3H工程”（即Housing住房、Home家庭、Health健康3個(gè)H）為切入點(diǎn)，充分整合社會(huì)、政府和本單位資源，創(chuàng)造一個(gè)更加適合科研、學(xué)習(xí)、生活的外部環(huán)境，讓科研人員真正感受到大家庭的溫暖，免除后顧之憂。

三是“消防員”?？蒲袡C(jī)構(gòu)辦公室是科研機(jī)構(gòu)對(duì)外聯(lián)系最主要的窗口，工作職能決定其要經(jīng)常面對(duì)緊急突發(fā)事件，接收到緊急文件、緊急接待、緊急會(huì)務(wù)的情況很多，有時(shí)天氣異常甚至要組織防災(zāi)減災(zāi)等工作。面對(duì)這些緊急突發(fā)事項(xiàng)，辦公室要主動(dòng)發(fā)揮“消防員”的作用，做出迅速準(zhǔn)確的反應(yīng)，組織相關(guān)部門研判事項(xiàng)要點(diǎn)，盡快提出解決方案供領(lǐng)導(dǎo)參考決策，協(xié)調(diào)解決存在的問題，做好跟蹤落實(shí)及執(zhí)行的相關(guān)工作，確保各項(xiàng)緊急事務(wù)得到有效應(yīng)對(duì)和處置?？蒲袡C(jī)構(gòu)辦公室一般還承擔(dān)著本單位輿論溝通與輿情控制的職能，遇有緊急突發(fā)事件，輿論的焦點(diǎn)一般會(huì)先集中到辦公室，這時(shí)辦公室就要像“消防員”一樣做好“滅火”和“消毒”工作，確保輿情往積極的方向發(fā)展，避免可能出現(xiàn)的輿情失控現(xiàn)象，使廣受關(guān)注的科研機(jī)構(gòu)陷入“漩渦的中心”。這也是“實(shí)行高水平服務(wù)”的重要舉措。

四是“護(hù)城河”?？蒲腥藛T以科研為主業(yè)，對(duì)行政規(guī)章制度很難花太多時(shí)間去理解熟悉，辦理行政事務(wù)往往憑工作分工說“去找某個(gè)人”，對(duì)于辦事流程、要件往往不甚了解，甚至無意間發(fā)生違法違紀(jì)的概率更大，這時(shí)辦公室就要發(fā)揮“護(hù)城河”職能，全面收集整理各類政策性文件，分門別類做好匯編工作，以適當(dāng)?shù)男问较掳l(fā)給科研人員，盡可能讓各類規(guī)章制度深入到科研團(tuán)隊(duì)中。辦公室工作人員要更加熟悉各項(xiàng)政策規(guī)章，準(zhǔn)確把握政策規(guī)章的精髓，洞悉其中的“雷區(qū)”，加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)事務(wù)的審核把關(guān)，同時(shí)根據(jù)科研人員喜歡直來直去的特點(diǎn)，更加耐心地做好相關(guān)規(guī)章制度的解釋疏通工作，既為領(lǐng)導(dǎo)分憂，也讓科研人員放心，從而推進(jìn)整個(gè)單位和諧運(yùn)轉(zhuǎn)，使關(guān)鍵樞紐作用得到充分發(fā)揮，為做好科研服務(wù)工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。