淺談醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的作用

石科

【摘要】醫(yī)院辦公室和其他部門不同，它是開展醫(yī)院日常事務(wù)、協(xié)調(diào)其他不同部門關(guān)系的重要樞紐，也是醫(yī)院管理的重要主體?？梢哉f，醫(yī)院辦公室工作能否高效、順利開展會直接影響到整個醫(yī)院的工作效率以及服務(wù)水平?；诖?，本文主要就醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的作用進行了分析與探討。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院辦公室;醫(yī)院管理;作用

隨著新醫(yī)改的不斷深入推進，醫(yī)院辦公室工作的職能不斷擴大，現(xiàn)如今，當(dāng)好醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的助手與參謀已是其重要職能之一，同時醫(yī)院長短期發(fā)展目標(biāo)的統(tǒng)籌規(guī)劃以及醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略的制定也逐步列入醫(yī)院辦公室工作內(nèi)容中。因而醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理與發(fā)展中發(fā)揮的作用也越來越重要。下面就醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的作用以及辦公室工作的創(chuàng)新措施進行探討。

一、醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的作用

（一）窗口作用。醫(yī)院辦公室是對內(nèi)外聯(lián)系的重要窗口，醫(yī)院辦公室在聯(lián)系內(nèi)外及上下、群眾來訪等均由醫(yī)院辦公室負責(zé)。接待來訪人員的服務(wù)質(zhì)量以及處理對外各項事務(wù)能力會對醫(yī)院的形象產(chǎn)生直接影響，所以，醫(yī)院辦公室工作必須時刻維護好自身良好的形象，做好服務(wù)工作，發(fā)揮自身的“窗口”作用，提升醫(yī)院形象及服務(wù)水平。

（二）參謀作用。隨著時代的不斷發(fā)展，醫(yī)院辦公室工作不僅是簡單地執(zhí)行上級領(lǐng)導(dǎo)的各項指示，更需要醫(yī)院辦公室發(fā)揮參謀作用，在某項任務(wù)開始之前，辦公室主動收集并整理相關(guān)資料，事先提出幾個較為合理且可行的實施方案，再由管理人員對其進行仔細、認真的斟酌，選出最為合適的方案。同時還需深入基層充分了解職員的實際需求與意見，通過每月展開一次交流談?wù)摃h，各抒己見，以便促進上級領(lǐng)導(dǎo)和基層員工之間構(gòu)建融洽的和諧關(guān)系，或者就某項工作提出不盡如人意的地方，辦公室人員就此整理、總結(jié)、歸納這些意見，及時上報給領(lǐng)導(dǎo)審批，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。

（三）綜合協(xié)調(diào)溝通作用。協(xié)調(diào)溝通工作是醫(yī)院辦公室日常工作中的一項重要工作，是聯(lián)系左右、溝通上下的紐帶，因此，醫(yī)院辦公室必須做好內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)工作，形成合力，促進醫(yī)院各項工作順利、高效開展。第一，做好與領(lǐng)導(dǎo)的溝通協(xié)調(diào)工作。辦公室工作人員應(yīng)全力配合領(lǐng)導(dǎo)做好政策調(diào)研、信息收集、整理與分析、信訪接待、文件會議等工作，而這些工作的開展都離不開溝通協(xié)調(diào)。因此，在實際工作中，醫(yī)院辦公室工作應(yīng)做到服從不盲從，為領(lǐng)導(dǎo)決策與管理做好各項工作落實。第二，和各職能部門的溝通協(xié)調(diào)工作。每一個醫(yī)院均是由多個部門共同構(gòu)成，辦公室各項工作均需要各職能部門的配合以及支持，才能保證工作順利開展。第三，和臨床各科室的溝通協(xié)調(diào)工作。醫(yī)院辦公室在臨床各科室遇到困難時應(yīng)主動積極地幫助其解決問題，并為他們提供有效的保障服務(wù)，以提升醫(yī)護人員為患者服務(wù)的效率以及服務(wù)水平。第四，和患者、家屬的溝通協(xié)調(diào)工作。在醫(yī)院日常工作中，一旦患者及其家屬對醫(yī)院服務(wù)、治療等不滿意或者滿意，并提出表揚時，當(dāng)辦公室工作人員都需要熱情禮貌地接待他們，認真傾聽，對于投訴應(yīng)做好溝通與解釋工作，盡可能讓患者及其家屬滿意。而對于難以解決的一些問題，辦公室工作人員需在對其進行充分調(diào)查之后，及時處理并將處理結(jié)果告知患者及其家屬，獲得他們的理解。第五，做好和社會各界間的溝通協(xié)調(diào)工作。由于醫(yī)院和社會各界的來往比較密切，在診療服務(wù)過程中，離不開社會各界的支持、理解與合作，因而辦公室須做好協(xié)調(diào)工作，并加強感情聯(lián)絡(luò)，為醫(yī)院工作的順利開展以及發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

（四）信息提供作用。隨著社會的快速發(fā)展，醫(yī)院工作節(jié)奏不斷加快，對辦公室工作也提出了更高要求，一旦信息處理不及時，或者處理不到位，很可能會對醫(yī)院正常運轉(zhuǎn)造成影響。所以，辦公室人員應(yīng)明確職能與職責(zé)，不斷創(chuàng)新，做好信息傳遞工作，以促使信息充分發(fā)揮出其作用，促進領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工之間、各科室之間實現(xiàn)良好溝通。

二、醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的創(chuàng)新對策

（一）加強管理制度建設(shè)。在醫(yī)院辦公室工作中，應(yīng)構(gòu)建合理且科學(xué)的管理制度，建立規(guī)范化、系統(tǒng)化以及完善化的管理制度，將辦公室工作中各項事務(wù)實行電子化，并進一步細化辦公的具體流程，明確各個崗位及人員的職責(zé)，避免出現(xiàn)職責(zé)交叉情況。同時，設(shè)立互相監(jiān)督機制，保證辦公室各項工作的公正性以及公開性，提升管理工作的效率與質(zhì)量。通過構(gòu)建管理制度，使辦公室工作有章可循，有據(jù)可依，進一步強化辦公室的綜合管理能力，提升工作效率。

（二）人員管理科學(xué)化、人性化。在醫(yī)院人員管理工作中，應(yīng)做好以下幾點：一是人性化管理，在醫(yī)院日常管理工作充分尊重每一位醫(yī)護人員的意見與建議，鼓勵每位醫(yī)護人員提出醫(yī)院管理工作中存在的問題與解決措施，為醫(yī)院營造和諧的工作環(huán)境，保證辦公室管理工作能順利、有效開展。二是運用情感管理方式進行日常管理，要求每一位醫(yī)護人員在專業(yè)技能、專業(yè)知識及職業(yè)道德等方面均有所提升，通過情感管理讓每位醫(yī)院人員及管理者均能做好本職工作，并提升對醫(yī)院的忠誠度。三是關(guān)注醫(yī)院辦公室成員的發(fā)展?？蔀檗k公室人員制定明確且可行的工作目標(biāo)發(fā)展計劃，并加強員工培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，以提高他們的業(yè)務(wù)水平，實現(xiàn)自己的目標(biāo)。四是加強人才的引進與培養(yǎng)，建立一支高素質(zhì)、高技能的辦公室人才隊伍。由于醫(yī)院辦公室工作多而雜，且大多數(shù)工作和專業(yè)醫(yī)療工作有關(guān)，而信息更新又快，使得人才引進工作的難度越來越大，辦公室應(yīng)引起重視。

（三）提升辦公室工作的執(zhí)行力。辦公室工作的執(zhí)行力往往不高，造成這一問題的主要原因是辦公室部分人員的服務(wù)理念、敬業(yè)精神與學(xué)習(xí)意識等缺乏。因此，必須提升辦公室工作的執(zhí)行力。首先，提升辦公室職員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與思想素質(zhì)等。辦公室人員在實際工作中，需嚴格要求自己，并養(yǎng)成良好的自學(xué)習(xí)慣，在平時就注重政治理論知識、相關(guān)法律法規(guī)等方面的學(xué)習(xí)，提升自身的政治素質(zhì)與思想素質(zhì)。不定期組織人員就業(yè)務(wù)技能、上級文件精神、工作中的難點等進行交流與學(xué)習(xí)，并向老同志、經(jīng)驗豐富的前輩請教，從中汲取好的工作方法及經(jīng)驗，切實提升自身的能力?；蛘甙才湃藛T參加省內(nèi)外的培訓(xùn)。其次，做好考核工作。醫(yī)院辦公室采取以考核促執(zhí)行的方式，提升工作的執(zhí)行力。根據(jù)醫(yī)院的績效管理方法和勞務(wù)分配等構(gòu)建合理科學(xué)的考核機制，改變以往考核過于形式化，且獎懲落實不到位等情況，嚴格按照考核制度及獎懲機制給予相應(yīng)的獎勵或者懲罰，并保證公平公正。借助嚴把考核關(guān)，促使全部人員自動自覺遵守規(guī)章制度，有助于提升他們的執(zhí)行力。最后，嚴把落實關(guān)。醫(yī)院辦公室工作大多是領(lǐng)導(dǎo)交給醫(yī)院辦公室直接下達的，再由醫(yī)院辦公室主任根據(jù)實際情況，明確責(zé)任人和其職責(zé)，并全程跟蹤，直到下達的任務(wù)在規(guī)定時間內(nèi)完成，并及時將結(jié)果反饋給領(lǐng)導(dǎo)。將落實情況和考核掛鉤，避免落實工作過程中出現(xiàn)互相推諉情況。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著我國醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)療水平的不斷提高，醫(yī)院辦公室工作所發(fā)揮的作用越來越重要。所以，醫(yī)院要高度重視醫(yī)院辦公室工作，將醫(yī)院辦公室在管理中的窗口作用、參謀作用、綜合協(xié)調(diào)溝通作用、信息提供作用等真正發(fā)揮出來，促進醫(yī)院實現(xiàn)長遠健康發(fā)展。

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