淺談行政倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存物資內(nèi)部控制與管理

馬露丹

【摘要】醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中不可或缺的物質(zhì)條件就是行政倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存物資，浙江民政康復(fù)中心在行政倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存物資管理方面有待于進(jìn)一步改善，例如領(lǐng)用物品、入庫(kù)制度等方面，因此有必要對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行有效的內(nèi)部控制及管理，從而確保醫(yī)院行政倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存物資的完整，還能避免或降低相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而為業(yè)務(wù)部門順利開展工作提供保障。

【關(guān)鍵詞】浙江民政康復(fù)中心;行政倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存物資;內(nèi)部控制

浙江民政康復(fù)中心（浙江康復(fù)醫(yī)院）是省民政廳直屬的一所集康復(fù)、醫(yī)療、特殊教育、培訓(xùn)、科研于一體的一類公益事業(yè)單位和公立非營(yíng)利性醫(yī)療機(jī)構(gòu)。本文針對(duì)浙江民政康復(fù)中心行政倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存物資的內(nèi)部控制及管理需要，根據(jù)實(shí)際情況制訂合理的物資采購(gòu)計(jì)劃，定期進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，從而保持合理的庫(kù)存量，以減少庫(kù)存占用及不必要的浪費(fèi)，進(jìn)而降低運(yùn)行成本并提高醫(yī)院效益。

一、行政倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存物資管控現(xiàn)狀

（一）行政倉(cāng)庫(kù)出入品各科室領(lǐng)用成本分析。2017年12月31日，辦公室對(duì)行政倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行了全年出入庫(kù)物品統(tǒng)計(jì)及各科室成本計(jì)算，2017年行政倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用物品總金額為244592.60元，采購(gòu)入庫(kù)物品總金額為205348.70元，2016年12月庫(kù)存物品總金額為71647.90元，2017年12月31日庫(kù)存物品總金額為32431元。

（二）行政倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存物資管控存在的問(wèn)題。根據(jù)浙江民政康復(fù)中心行政倉(cāng)庫(kù)2017年全年出入庫(kù)情況，發(fā)現(xiàn)存在如下問(wèn)題：1.庫(kù)存物資采購(gòu)計(jì)劃的編制缺乏相應(yīng)的合理性。浙江民政康復(fù)中心目前的采購(gòu)部門在進(jìn)行相關(guān)采購(gòu)計(jì)劃制定的時(shí)候，通常是各個(gè)科室根據(jù)自己的估算實(shí)現(xiàn)的，這樣可能會(huì)造成所采購(gòu)的庫(kù)存物資缺乏一定的合理性，進(jìn)而使得庫(kù)存物資的積壓和不必要的浪費(fèi)。2.領(lǐng)用物品缺乏一定的規(guī)范性。浙江民政康復(fù)中心科室在物品的領(lǐng)用上是有相關(guān)規(guī)定的，而且對(duì)于物品領(lǐng)用的數(shù)量也是提前通過(guò)預(yù)算統(tǒng)計(jì)的，不過(guò)由于存在個(gè)別領(lǐng)用數(shù)量比實(shí)際月需求大的囤貨現(xiàn)象，可能會(huì)使庫(kù)存數(shù)量不足以及周轉(zhuǎn)率降低，進(jìn)而增加采購(gòu)成本。3.庫(kù)存管理監(jiān)督有待加強(qiáng)。浙江民政康復(fù)中心目前的行政倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存物資管理存在偶爾缺貨、積壓庫(kù)存以及存貨過(guò)剩等現(xiàn)象。其中存貨過(guò)剩以及積壓占用了有限的庫(kù)存空間，從而使管理效率降低，進(jìn)而增加了庫(kù)存盤點(diǎn)的時(shí)間成本及人力成本。而缺貨對(duì)醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)效率有一定的影響，如果急需的耗材供應(yīng)不上的話，將對(duì)業(yè)務(wù)展開有很大的影響。

二、行政倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存物資內(nèi)部控制及管理的改進(jìn)對(duì)策

（一）制訂與審核采購(gòu)計(jì)劃。對(duì)于采購(gòu)計(jì)劃需要按照“先預(yù)算、后計(jì)劃、再采購(gòu)”的原則展開相關(guān)物資的采購(gòu)項(xiàng)目，因此浙江民政康復(fù)中心的各科室要先集中采購(gòu)預(yù)算并上報(bào)，然后再將其錄入到采購(gòu)計(jì)劃當(dāng)中，采購(gòu)監(jiān)管機(jī)構(gòu)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)之后才能進(jìn)行后續(xù)的工作。在該過(guò)程中需要加強(qiáng)采購(gòu)預(yù)算、計(jì)劃和資產(chǎn)管理之間的交流和溝通，從而促進(jìn)三方工作的友好銜接。不僅如此，還應(yīng)建立采購(gòu)需求小組內(nèi)部的分權(quán)及崗位分離機(jī)制，對(duì)于評(píng)審采購(gòu)需求計(jì)劃要進(jìn)行不同的崗位管理。沒(méi)有經(jīng)過(guò)審批的采購(gòu)項(xiàng)目禁止進(jìn)行，可以對(duì)臨時(shí)急需或者是突發(fā)性的物品先行進(jìn)行采購(gòu)，不過(guò)要在購(gòu)物單上明確標(biāo)明“急購(gòu)”字樣，同時(shí)將相應(yīng)的原因填寫清楚，并交由院領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)批。

（二）驗(yàn)收采購(gòu)物品。購(gòu)入的所有物品都要經(jīng)由采購(gòu)者本人進(jìn)行驗(yàn)收，同時(shí)在送貨單以及發(fā)票上簽名。物品金額達(dá)到了一定的數(shù)額需要科室和采購(gòu)者共同進(jìn)行驗(yàn)收。在驗(yàn)收的過(guò)程中要對(duì)接收物品進(jìn)行核實(shí)，從而確保接收物品和訂貨單是一致的，然后將完全合格的或者是經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的特殊放行物品放入庫(kù)中。不僅如此，要填制相應(yīng)的材料入庫(kù)單，將送貨單也一并交到財(cái)務(wù)部作結(jié)算貨款的憑據(jù)，這樣做是為了讓采購(gòu)責(zé)任能夠落實(shí)到每個(gè)采購(gòu)人員身上，達(dá)到規(guī)范、約束工作人員行為的效果。

（三）健全庫(kù)房盤點(diǎn)制度。固定資產(chǎn)管理當(dāng)中非常重要的一項(xiàng)就是盤點(diǎn)制度，因此，浙江民政康復(fù)中心為了健全行政倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存物資的管理，明確相關(guān)人員保管職責(zé)，以防資產(chǎn)受損，確保行政倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存物資的安全完整，浙江民政康復(fù)中心應(yīng)進(jìn)行半年或者是一年的定期庫(kù)房盤點(diǎn)，從而讓各個(gè)核算單位能夠清楚地了解資產(chǎn)的使用情況，當(dāng)遇到毀損和報(bào)廢等情況也應(yīng)及時(shí)予以處理，防止出現(xiàn)賬實(shí)不符的情況。

（四）加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督作用。內(nèi)部審計(jì)在內(nèi)部控制監(jiān)督過(guò)程中的作用舉足輕重，通過(guò)內(nèi)部審計(jì)能夠幫助醫(yī)院發(fā)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)管理以及經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中存在的問(wèn)題，然后據(jù)此采取對(duì)應(yīng)的解決措施予以完善。在行政倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存物資的監(jiān)督檢查過(guò)程中，需要進(jìn)行事前物資采購(gòu)監(jiān)督、事中物資管理檢查監(jiān)督，同時(shí)也要對(duì)領(lǐng)用物資當(dāng)中的數(shù)量多和金額多的予以事后監(jiān)督，以防財(cái)產(chǎn)的流失及物資的浪費(fèi)。不僅如此，還可以設(shè)立專項(xiàng)監(jiān)督小組，針對(duì)金額數(shù)量較多事項(xiàng)予以經(jīng)常性的核查，以確保物資的完整，防止物資流失。

三、結(jié)論

作為醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中不可或缺的物質(zhì)條件，行政倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存物資種類繁多、占用資金大，且涉及的部門和環(huán)節(jié)也很多，成為內(nèi)部控制活動(dòng)當(dāng)中復(fù)雜又必須進(jìn)行的一種控制?；谡憬裾祻?fù)中心行政倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存物資的管控現(xiàn)狀，需要結(jié)合實(shí)際進(jìn)一步完善其內(nèi)部控制制度并加強(qiáng)管理，從而強(qiáng)化對(duì)行政倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存物資的監(jiān)管力度，在避免物資流失及浪費(fèi)的基礎(chǔ)上保證醫(yī)院財(cái)產(chǎn)不受損失，為醫(yī)院業(yè)務(wù)部門的相關(guān)業(yè)務(wù)工作的開展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

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