陳麗嬪

【摘要】文檔管理對核電站的安全運行有著至關重要的作用，而作為支撐文檔管理工作有效開展的重要工具之文件管理系統(tǒng)應如何建立才能滿足使用需求。文檔工作者從業(yè)務管理參與角度淺談臺山核電生產(chǎn)文件管理建設的經(jīng)驗。

【關鍵詞】核電項目;文件管理;系統(tǒng)建設;經(jīng)驗

核電站長期、安全、經(jīng)濟運行的三大支柱是優(yōu)質(zhì)的設備、有效的文檔管理、高素質(zhì)的人才隊伍，而作為支撐文檔管理工作有效開展的重要工具之文件管理系統(tǒng)應如何建立才能滿足使用需求。

在核電站中，一個系統(tǒng)的建設經(jīng)歷方案匯報、項目預算、立項申請、需求管理、系統(tǒng)設計、開發(fā)、測試、培訓、試運行、正式運行等過程，系統(tǒng)項目建設小組由項目協(xié)調(diào)、業(yè)務管理、系統(tǒng)管理等角色人員組成，各司其職而又有效協(xié)助地完成系統(tǒng)建設中每一環(huán)節(jié)的工作。文檔工作者從業(yè)務管理參與角度淺談臺山核電生產(chǎn)文件管理系統(tǒng)建設的經(jīng)驗。

一、業(yè)務需求梳理，奠定系統(tǒng)建設的基石

業(yè)務需求梳理包括需求的收集、整理、分析和澄清，是系統(tǒng)建設成功的關鍵，在需求梳理方面需要做足功課，可從以下幾方面展開。

（一）全面分析業(yè)務發(fā)展的背景。臺山公司目前還處在工程建設、移交接產(chǎn)階段，生產(chǎn)文件管理業(yè)務并沒有大面積成體系鋪開，而作為一個定位于服務生產(chǎn)運營的文件管理系統(tǒng)，系統(tǒng)既要滿足目前生產(chǎn)文件管理的使用需求，又要和未來生產(chǎn)運營的機構(gòu)標準化和業(yè)務體系化兼容，并具有靈活的擴展性。

（二）深入了解業(yè)務部門的需求。為了更好地把握和滿足用戶對未來文件管理的需求，在編寫需求之初，項目組和生產(chǎn)線業(yè)務部門領導及業(yè)務骨干進行訪談、調(diào)研，聽取他們對生產(chǎn)文件管理的期望和建議。

（三）不懈開展需求討論和澄清。將國內(nèi)外典型核電項目文檔管理系統(tǒng)現(xiàn)狀進行調(diào)研比較及綜合分析，同時結(jié)合生產(chǎn)線對文件管理的使用需求后，最終完成需求說明書編寫，后續(xù)項目組組織了20余次和業(yè)務代表、項目組內(nèi)部的需求討論和澄清。

二、關鍵用戶群成立，指引系統(tǒng)建設的方向

任何一個成功的系統(tǒng)均需以用戶需求為導向，系統(tǒng)的使用面雖然覆蓋廣泛，系統(tǒng)建設過程中逐一聽取用戶的意見是不現(xiàn)實的，而用戶建議沒有采納到位也不利于系統(tǒng)后續(xù)的推廣和認可，成立關鍵用戶群則是一種很好的方式。

（一）關鍵用戶群的范圍。關鍵用戶群需要根據(jù)系統(tǒng)所管理文件的范圍和所覆蓋使用的部門選取出合適的業(yè)務代表組成。如臺山公司生產(chǎn)文件管理系統(tǒng)的關鍵用戶群邀請了生產(chǎn)線各部的技術(shù)程序協(xié)調(diào)員和各衛(wèi)星文件庫負責人、系統(tǒng)工程部的相關同事組成，幾十人和項目組成了跨部門協(xié)同團隊，為系統(tǒng)建設保駕護航。

（二）關鍵用戶群的作用。關鍵用戶群成為項目組與一線部門溝通的橋梁，從需求收集、討論、澄清到系統(tǒng)頁面原型設計討論、系統(tǒng)測試、培訓階段，項目組組織了多次專題討論會，關鍵用戶熱心的支持響應，廣泛而深入的參與度，為今后生產(chǎn)文件系統(tǒng)的可用性、易用性奠定基礎，也為系統(tǒng)推廣吸引了一批擁護者。

三、踏實做好測試，保障系統(tǒng)建設的成功

系統(tǒng)測試是離完成系統(tǒng)建設最近的一個環(huán)節(jié)，做好測試同樣是取得系統(tǒng)成功建設的關鍵。

（一）成立測試小組。成立測試小組系統(tǒng)性、全面性、規(guī)范性地對系統(tǒng)展開測試，提前準備測試計劃，包括測試人員、角色、流程清單、功能清單等，以集中測試為主，全部測試人員同一時間、集中同一地點辦公按計劃測試，測試收集到的各類包括功能完善、功能需求、系統(tǒng)BUG等問題全部記錄下來進行跟蹤改進。

（二）按照流程測試。業(yè)務流程是系統(tǒng)的骨架，流程通暢則系統(tǒng)的建設就成功了一大半，流程中往往涉及到各種角色，如臺山公司生產(chǎn)文件管理系統(tǒng)的文件產(chǎn)生流轉(zhuǎn)模塊，文件處理有導入、著錄（著錄文件的基本信息，滿足分發(fā)的效率）、復核、分發(fā)環(huán)節(jié)，文件入庫后有簽收、著錄（著錄文件的詳細業(yè)務數(shù)據(jù)，滿足查詢的效率）、復核環(huán)節(jié)。需按角色逐一測試。

（三）按照功能測試。功能是系統(tǒng)的血肉，功能完備則系統(tǒng)的可用性和易用性就大大提升，系統(tǒng)的建設就接近成功了，測試時應區(qū)分是單一功能點還是依附流程的聯(lián)動功能點，如生產(chǎn)文件管理系統(tǒng)中的文件取消替代流程，若是一份文件取消了，會有以下連鎖反應：1.取消文件的封面上會出現(xiàn)CANCELLED標識。2.取消文件還能在易搜平臺中被搜索到，搜到文件后條目右邊顯示“已取消”標識。3.取消文件在文件瀏覽頁面中，還能被搜索到，但顯示黑色條目。4.取消文件在文件屬性中“是否取消”顯示為“是”，“取消原因”顯示為取消申請單上的說明。5.取消文件的文件屬性中會自動取消文件存放號，如“CANC-P-000010”。6.取消文件的文件信息中“文件取消單”可看到文件取消申請單。7.取消文件若有替代文件，則在關聯(lián)信息中可以看到替代文件的編碼。8.取消文件之前分發(fā)到的單位，在取消操作之后，文件取消單會分發(fā)到相應單位。這一系列的功能需逐一測試到位。

四、全面培訓宣傳，推廣系統(tǒng)建設的成果

系統(tǒng)經(jīng)過一系列穩(wěn)扎穩(wěn)打的建設過程后終成型，雖然擁有了一批熟悉和支持系統(tǒng)的關鍵用戶群，還需全范圍進行系統(tǒng)流程、功能、使用方面的培訓，制定培訓計劃，包括培訓時間、培訓對象，針對不用部門、不同層級的用戶還需準備不同的培訓材料，通過培訓建立了系統(tǒng)與直接用戶的溝通渠道，便于后續(xù)建議反饋收集。生產(chǎn)文件管理系統(tǒng)目前是生產(chǎn)文件流轉(zhuǎn)、存儲的數(shù)據(jù)中心，已成為現(xiàn)場一線業(yè)務開展有效的支撐工具。

五、結(jié)語

一個文件系統(tǒng)從無到有的過程很復雜，思路決定方向，細節(jié)決定成敗，一個系統(tǒng)能否取得成功也涉及到每一環(huán)節(jié)工作的有效執(zhí)行、無縫銜接，涉及到各類角色人員的分工明確、通力合作，涉及到方方面面，本文提及的幾點經(jīng)驗供讀者參考借鑒。