信息時代電力企業(yè)電子檔案管理的探討

王俠

【摘要】隨著科技水平的發(fā)展和社會的進步，信息技術逐漸融入人們的日常生活中。紙質化檔案慢慢地被現代電子檔案代替，而計算機也理所當然成為現代電子檔案管理的主要工具。不過，在信息全球化背景下，信息檔案管理的安全問題也愈發(fā)嚴重。因此，電力企業(yè)要面臨機遇和挑戰(zhàn)。在信息高速發(fā)展的機遇下，利用自身寶貴的資源更好地在電子檔案領域不斷發(fā)展，提供更好的服務。

【關鍵詞】信息時代;電子檔案;電子企業(yè);通信技術

一、電子檔案管理面臨的主要問題

調查研究表明，諸多企業(yè)未對電子檔案有良好的認識，只存在于表層意義上的理解，認為電子檔案只是單純的文字信息處理，不進行市場調研，不設置安全顧問和技術訪問等服務，并且對該領域投資力度不足，導致企業(yè)內部電子檔案系統(tǒng)落后，檔案室設備不全等諸多問題，從而形成了電子檔案信息化條件落后的困難處境。并且，由于我國在該領域起步較晚，教學機構對培養(yǎng)該專業(yè)領域的人才后天不足，導致國內缺少電子檔案領域的專業(yè)人才和精英人才。此外，從當今檔案管理的情況來看，相關部門以及負責人專業(yè)技能知識不足，對檔案管理工作只停留在簡單的收集、分類上，不能很好地將當今信息化和檔案管理工作相融合，導致軟硬件資源不能很好地使用，造成資源利用率低。例如檔案庫非專業(yè)管理者容易出現工作失誤，可能會導致重要信息丟失，從而影響工作進程，增加工作成本，阻礙公司企業(yè)更好更快地發(fā)展。

二、加強對電子企業(yè)檔案管理

首先，要轉變檔案管理模式，充分利用新興信息技術，例如大數據技術，云技術，將多種媒體作為載體，避免信息技術資源的浪費，實現檔案技術的價值性利用。加大投資力度，完善電子檔案系統(tǒng)，使檔案管理標準化、正確化、統(tǒng)一化。建立安全訪問，確保信息安全，對木馬病毒進行有效控制與防范，以防止重要信息泄露。從實際出發(fā)，盡最大努力保護知識產權，確保企業(yè)商業(yè)機密的安全性。這意味著要提高電子檔案的安全規(guī)范水平，保證電子檔案系統(tǒng)的可靠性。此外還要提高相關負責人員的專業(yè)知識水平，采取上崗前培訓、高學歷優(yōu)先考慮等措施，加快培養(yǎng)綜合型專業(yè)人才，特別是對網絡技術、數學、檔案學、檔案管理學、目錄學專業(yè)精通的人才，以達到將信息技術與該領域緊密結合的目的，發(fā)揮信息化方便、快捷、高效率等優(yōu)勢，實現電子檔案管理的信息化與現代化。

三、完善電子檔案管理的軟硬件設施建設

國內電子檔案工作相對落后，存在電子檔案室設施簡陋，軟硬件設施不齊全等問題。隨著科技水平的不斷提高，信息設備也不斷更新換代，公共建設逐漸向自動化發(fā)展。實現電子檔案管理系統(tǒng)的自動化不僅能提高工作效率，還能保證檔案的完整性，提高系統(tǒng)的運算速率，保證臨時性文件檔案的時效性，提高系統(tǒng)防范計算機病毒的安全指數，可以保證檔案的安全性。最大程度上利用計算機技術與網絡技術，可以改變一貫的文字形式，采取圖形化、圖像化技術保存檔案信息，實現檔案信息的數字化管理。確保檔案管理的規(guī)范化、程序化，實現檔案立卷、歸檔、借閱、移交制度化。此外，為防止意外事故的發(fā)生，制定相關預案手段，配備例如防盜器、防磁聲像柜、消防自動報警裝置、制冷器等設備防止檔案室意外發(fā)生，保證了檔案數據信息的安全性。

四、將電子檔案與信息化技術融合

根據電子檔案的特征，實現電子檔案的信息化管理。電子檔案涉及領域非常廣泛，特別是伴隨著計算機網絡技術的飛速發(fā)展，紙質化載體檔案逐漸向信息化靠攏，文字化形式逐漸向多媒體形式發(fā)展，這都加快了電子檔案盒信息化技術融合。逐漸出現了檔案網站、數字檔案館等新興的數字化檔案建設模式，利用壓縮技術，大數據處理技術，大型數據庫運算技術，將紙質版或是單一文字版更加快速地保存到信息庫，確保了信息傳輸的正確性、高效性。檔案網站則是在公共網站上建立站點，實現信息公開化。數字檔案館則是通過網絡獲取檔案文件，將檔案文件存于虛擬空間，脫離實際載體，區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案館，數字化檔案館以云信息技術為主要技術支持，實現檔案信息數據的云存儲。存于容量更大的數據庫中，實現了便捷檢索的功能，同時還方便了檔案信息查找。

五、總結

伴隨著信息技術的發(fā)展，信息時代已經方便了我們的生活。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經不能適應時代發(fā)展的要求，取而代之的是更為方便、快捷、安全、可靠的電子數字檔案管理模式，也是各類企業(yè)將要進一步完善的地方。由此可見，建設與完善信息化電子檔案管理已成為企業(yè)更好更快發(fā)展的重要舉措。不過，電子檔案管理建設也是一個長期的、漫長的過程，對電子檔案信息化建設要有總體規(guī)劃與理性思考。抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，把電子檔案信息化建設落到實處，使之能更好地為企業(yè)發(fā)展服務。

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