王媛 周璐

【摘要】高校二級(jí)部門檔案是高校檔案的重要來源和組成部分，很多高校都存在二級(jí)部門檔案制度不健全、管理不到位、歸檔不全面、歸檔質(zhì)量不達(dá)標(biāo)甚至有安全隱患等問題。本文通過實(shí)踐歸納和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)法，提出通過加強(qiáng)宣傳、健全制度、分級(jí)管理、完善網(wǎng)絡(luò)、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、目標(biāo)管理和增強(qiáng)利用成效等對(duì)策解決高校二級(jí)部門檔案管理問題，以更好地提升高校檔案管理工作水平。

【關(guān)鍵詞】高校;二級(jí)部門;檔案管理

一、高校二級(jí)部門及高校檔案的定義和內(nèi)容

高校的二級(jí)部門主要是指二級(jí)學(xué)院、管理或系級(jí)部門，是學(xué)校的基層單位和二級(jí)辦學(xué)實(shí)體，它們處在學(xué)校教學(xué)、科研、管理工作的最前沿，學(xué)校的各項(xiàng)工作都必須通過發(fā)揮二級(jí)部門的作用才能實(shí)現(xiàn)。高校二級(jí)部門檔案是高校檔案的重要來源和組成部分，高校檔案管理部門只有抓好二級(jí)部門檔案工作，才能全面做好學(xué)校檔案管理。

高校檔案是高等學(xué)校在教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)、文化傳承和對(duì)外交流等過程中直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的不同形式、載體的歷史記錄，是高等學(xué)校建設(shè)發(fā)展的記憶。根據(jù)中華人民共和國教育部、國家檔案局第 27 號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》的解讀，高等院校的檔案主要包括：黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基建類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、外事類、出版物類、財(cái)會(huì)類等大類，各高等院?？筛鶕?jù)學(xué)校實(shí)際情況確定歸檔范圍和類別。歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶、實(shí)物等載體形式。

二、高校檔案的種類和來源

從載體形態(tài)上來說，筆者將高校檔案分為文書形態(tài)、數(shù)字形態(tài)、聲像形態(tài)和實(shí)物形態(tài)4種類型。文書形態(tài)，顧名思義，就是以紙質(zhì)文書、圖表、畫冊(cè)等為載體的檔案，也是傳統(tǒng)檔案的基本展現(xiàn)形式。數(shù)字檔案是以計(jì)算機(jī)數(shù)字形態(tài)呈現(xiàn)的以光盤、U盤、移動(dòng)硬盤或服務(wù)器承載的檔案，一般與文書檔案配套歸檔。聲像檔案有兩種，一種是傳統(tǒng)的以膠片、沖洗好的紙質(zhì)圖片為載體的聲像檔案;一種是隨著科技進(jìn)步產(chǎn)生的以數(shù)碼為載體，可進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸、歸檔的聲像檔案。實(shí)物檔案包括往來禮品、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、證書等以實(shí)體形式存在的檔案。

從實(shí)際工作來看，無論哪種形態(tài)的檔案對(duì)于高校檔案管理部門來說，除了個(gè)人捐贈(zèng)以外，都一定產(chǎn)生并來源于高?；鶎佣?jí)部門、單位，是這些二級(jí)部門、單位在從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)過程中直接形成的歷史記錄。

三、高校二級(jí)部門檔案管理的重要性

高校二級(jí)部門是學(xué)校各項(xiàng)工作開展落實(shí)的具體部門，一般分為黨群行政管理部門、教學(xué)部門（學(xué)院）和科研部門三大類，二級(jí)部門是學(xué)校檔案產(chǎn)生的源頭，是高校檔案的主要來源，抓好二級(jí)部門檔案管理工作，是做好高校檔案工作的根基。從檔案形成之初到基礎(chǔ)檔案的收集、整理、“預(yù)歸檔”、存放、利用和移交等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都非常重要，都直接影響著檔案的最終質(zhì)量和存在的意義。

四、高校二級(jí)部門檔案管理存在的問題

雖然高校二級(jí)部門檔案工作意義非凡、責(zé)任重大，但在實(shí)踐工作中，我們發(fā)現(xiàn)仍然存在以下許多問題：

（一）領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案缺意識(shí)。檔案工作對(duì)于人、財(cái)、物管理、教研教學(xué)、學(xué)生教育、科學(xué)研究等工作來說，在有些部門領(lǐng)導(dǎo)眼里實(shí)在太微不足道，以至于整個(gè)部門從上到下都不重視檔案工作，直到教學(xué)評(píng)估、重大慶典、編寫史冊(cè)、審計(jì)檢查或打官司等等有重大項(xiàng)目或事件發(fā)生時(shí)才想起檔案、才查閱利用檔案、才認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。殊不知，檔案就是靠平時(shí)一點(diǎn)一滴的積累才產(chǎn)生的，平時(shí)缺乏檔案意識(shí)，不僅是對(duì)本部門不負(fù)責(zé)任，更是對(duì)學(xué)校歷史不負(fù)責(zé)任。

（二）制度不完善，落實(shí)不到位。任何一項(xiàng)工作要做好都必須有規(guī)章制度作為執(zhí)行依據(jù)。很多高校二級(jí)管理部門因?yàn)椴恢匾暀n案工作，就沒有制定檔案管理制度，從人到物到檔案管理流程都沒有規(guī)范性制度約束，或有簡(jiǎn)單的制度，但缺乏落實(shí)和監(jiān)管，形同虛設(shè)。

（三）體系不合理，業(yè)務(wù)不熟悉。很多高校二級(jí)部門下設(shè)許多分支機(jī)構(gòu)，如學(xué)院下設(shè)系部，系部又下設(shè)教研組等。而很多原始檔案就產(chǎn)生在最基層部門，比如一份在校學(xué)生試卷，就產(chǎn)生于基礎(chǔ)教研室，二級(jí)部門有那么多教研室，如果規(guī)范管理這份試卷呢？其實(shí)是需要二級(jí)部門層層設(shè)立兼職檔案員，進(jìn)行分級(jí)管理。但大部分高校二級(jí)部門兼職檔案員就設(shè)立一名，或者根本就沒有兼職檔案員，就算有，還都基本不是檔案專業(yè)人員，業(yè)務(wù)不熟悉、責(zé)任不到位。

（四）歸檔不及時(shí)，質(zhì)量不保證。高校二級(jí)部門產(chǎn)生的檔案每年移交給學(xué)校檔案管理部門一般根據(jù)二級(jí)部門性質(zhì)和檔案內(nèi)容的不同有所區(qū)別。有的按學(xué)年度移交，有的按年度移交，有的不定時(shí)移交，比如科研檔案，要求在科研項(xiàng)目結(jié)題后兩個(gè)月內(nèi)移交……但無論二級(jí)部門何時(shí)向?qū)W校檔案管理部門移交檔案，都應(yīng)該提前做好部門原始檔案的“預(yù)歸檔”工作，就是按照檔案規(guī)范要求，保質(zhì)保量，及時(shí)地收集、整理、上架、保管利用好尚未移交的檔案。但很多高校二級(jí)部門根本無法按要求做到，常常是必須向?qū)W校檔案管理部門移交檔案時(shí)，才匆匆忙忙隨便收集一些資料應(yīng)付差事。

（五）硬件不達(dá)標(biāo)，軟件不會(huì)用。根據(jù)實(shí)踐工作，高校二級(jí)部門原始檔案在形成后，一般會(huì)在二級(jí)部門留存一段時(shí)間，進(jìn)行“預(yù)歸檔”后再移交到學(xué)校檔案管理部門，這就要求高校二級(jí)部門檔案管理硬件（比如檔案庫房、專用箱柜、計(jì)算機(jī)、檔案盒等）都要規(guī)范、適合;軟件方面也要配套使用學(xué)校檔案統(tǒng)一管理軟件。但很多高校二級(jí)部門因經(jīng)費(fèi)等問題，不能保證檔案管理軟、硬件條件，不僅工作不規(guī)范，還存在極大的檔案安全隱患。

（六）利用不規(guī)范，成果不明顯。高校二級(jí)部門“預(yù)歸檔”的檔案在移交學(xué)校管理前，在查閱利用時(shí)，往往存在利用不登記、借出無手續(xù)、查閱無審核等不規(guī)范現(xiàn)象，不僅利用檔案編研成果不明顯，很難凸顯檔案的價(jià)值，還存在一定的損壞、遺失風(fēng)險(xiǎn)。

五、解決高校二級(jí)部門檔案管理問題的對(duì)策

高校二級(jí)部門檔案管理是高校檔案工作的重中之重，對(duì)于存在的問題應(yīng)采取積極應(yīng)對(duì)的態(tài)度，有耐心、有針對(duì)性地解決，筆者通過實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和歸納總結(jié)，認(rèn)為有以下幾個(gè)方面的對(duì)策：

（一）加強(qiáng)宣傳，增進(jìn)溝通。高校檔案管理部門應(yīng)采取上門調(diào)研、檔案知識(shí)講授、宣傳畫冊(cè)發(fā)放、開設(shè)相關(guān)檔案專業(yè)選修課程、網(wǎng)站、微信公眾號(hào)文章編發(fā)等手段加強(qiáng)對(duì)學(xué)校二級(jí)部門檔案知識(shí)宣傳的力度，增進(jìn)與學(xué)校二級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的溝通、互動(dòng)，及時(shí)了解他們的工作動(dòng)態(tài)及工作中存在的疑慮，積極認(rèn)真地為部門解決實(shí)際工作困難，增強(qiáng)溝通，提高二級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)及工作人員的檔案意識(shí)。

（二）因地制宜，健全制度。高校檔案部門應(yīng)根據(jù)學(xué)校二級(jí)部門具體業(yè)務(wù)情況，協(xié)助部門制定適合此部門的檔案管理規(guī)章制度和工作方法。比如檔案保管范圍的設(shè)定、保管期限的判定和歸檔流程的制定等，都應(yīng)根據(jù)此部門產(chǎn)生原始檔案的具體情況分門別類給予指導(dǎo)和建立相關(guān)制度并監(jiān)督落實(shí)。

（三）分級(jí)管理，落實(shí)責(zé)任。高校二級(jí)部門應(yīng)根據(jù)部門業(yè)務(wù)和分工情況，對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)管理，建立科學(xué)的檔案管理體系和網(wǎng)絡(luò)，可以設(shè)置多級(jí)多層次兼職檔案管理員，并制定和落實(shí)責(zé)任制，每級(jí)對(duì)上級(jí)負(fù)責(zé)，在檔案收集、管理、利用和移交過程中環(huán)環(huán)相扣、層層落實(shí)，確保檔案工作落在實(shí)處。

（四）結(jié)合實(shí)踐，加強(qiáng)培訓(xùn)。創(chuàng)新的檔案管理隊(duì)伍，不但需要檔案管理人員做好基本工作，同時(shí)還需要全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。高校檔案管理部門要注重二級(jí)部門兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，應(yīng)結(jié)合實(shí)際為他們開展包括講授、參觀、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、交流互動(dòng)等多形式的培訓(xùn)教育活動(dòng)，提高他們的檔案意識(shí)和實(shí)踐操作業(yè)務(wù)水平。二級(jí)部門則應(yīng)注重兼職檔案員的選拔和培養(yǎng)工作，要把那些政治素質(zhì)高、相對(duì)穩(wěn)定、踏實(shí)可靠認(rèn)真的同志放到檔案管理工作崗位上，并給他們提供學(xué)習(xí)提高的機(jī)會(huì)和條件。

（五）目標(biāo)管理，軟硬齊抓。高校檔案管理部門應(yīng)對(duì)二級(jí)部門檔案設(shè)立目標(biāo)管理考核體系，從人員設(shè)立、制度規(guī)范、硬件設(shè)施、歸檔質(zhì)量、利用效果等各方面，從檔案收、管、用各環(huán)節(jié)全方位進(jìn)行目標(biāo)量化管理，并進(jìn)行考核落實(shí)，做到有章可循、有據(jù)可依、有檔必歸、歸則保質(zhì)。

（六）注重利用，凸顯成效。高校檔案管理部門應(yīng)充分挖掘二級(jí)部門檔案信息，指導(dǎo)并鼓勵(lì)二級(jí)部門利用檔案資源在進(jìn)行基礎(chǔ)查閱的同時(shí)，開展有特色的深層次開發(fā)，比如編寫每年度的大事記、編撰部門史料、人物志等有歷史價(jià)值和意義的匯編、材料等，充分展現(xiàn)檔案的價(jià)值和意義，從而提高高校二級(jí)部門檔案意識(shí)和對(duì)檔案工作的重視度，以更好更全面地配合學(xué)校檔案管理部門做好全校檔案工作。

高校檔案工作擔(dān)負(fù)著為國家積累重要史料，為學(xué)校教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作服務(wù)的重任，它產(chǎn)生和形成于校內(nèi)各部門、單位及個(gè)人的社會(huì)實(shí)踐中。高校檔案就是學(xué)校的歷史和記憶，抓好高校檔案產(chǎn)生的源頭——二級(jí)部門的檔案管理工作，是做好高校檔案工作的最有力手段。

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