醫(yī)院衛(wèi)生技術(shù)人員培訓檔案管理思考

劉欣 謝夢耐 宋茜 高立波

【摘要】伴隨著醫(yī)療改革的不斷深入，對衛(wèi)生技術(shù)人員培訓檔案管理提出了更高的要求。在以往的醫(yī)院檔案管理中存在很多的問題，比如，存在制度的不健全，無法保證資料的連續(xù)性與完整性等。針對這些問題，本文通過對培訓檔案管理存在的問題進行分析并提出相應的解決對策。

【關(guān)鍵詞】衛(wèi)生技術(shù)人員;培訓檔案;信息化

醫(yī)療機構(gòu)承擔本單位衛(wèi)生技術(shù)人員教育培訓工作，涉及人員廣、內(nèi)容雜、任務(wù)重，做好培訓檔案管理工作是反映單位管理水平和專業(yè)技術(shù)水平的一個重要標志，也是職工提高工作質(zhì)量、效率的必要條件。如何完善培訓檔案管理工作，實現(xiàn)培訓檔案數(shù)據(jù)科學化、規(guī)范化與現(xiàn)代化，成為各醫(yī)療機構(gòu)繼續(xù)教育管理部門的一大課題。

一、 培訓檔案的特點及作用

培訓是一種有組織的知識技能和素質(zhì)教育活動。按照培訓資料的形成規(guī)律，能夠形成培訓檔案的培訓資料包括以下方面：1.籌備過程中形成的資料。包括上級衛(wèi)生行政部門關(guān)于培訓工作的指示、批復、培訓通知、學員須知、培訓方案、師資培訓計劃、教材、講義等。2.在培訓過程中形成的教學資料。課程安排、講課提綱、試題、培訓人員登記表、照片、成績單、考勤表、繼續(xù)教育學分證書、資質(zhì)證書等。3.培訓結(jié)束后，對培訓效果跟蹤調(diào)查、咨詢服務(wù)等。

培訓檔案真實記載培訓結(jié)果及教學業(yè)務(wù)材料，為培訓管理積提供參考材料。培訓檔案是質(zhì)量認證評審的原始資料，為相關(guān)部門和領(lǐng)導層的決定提供了重要依據(jù)。個人資質(zhì)的考核資料和數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化管理，為衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機構(gòu)的資質(zhì)審批和續(xù)展提供了重要依據(jù)。培訓資料的整理、分析，可為新形勢下培養(yǎng)具有創(chuàng)新能力、服務(wù)意識和服務(wù)技能、掌握職業(yè)衛(wèi)生知識的技術(shù)人才與管理人才提供科學的依據(jù)。

二、培訓檔案管理現(xiàn)狀

（一）培訓檔案管理缺乏統(tǒng)一標準要求。沒有相關(guān)的管理標準、規(guī)范可以借鑒、執(zhí)行。

（二）檔案材料分散。培訓資料內(nèi)容廣泛、來源分散、涉及人員多，如培訓計劃、培訓內(nèi)容、培訓人員等分散在分管培訓工作的職能部門，形成了一個單位內(nèi)多個部門管理檔案的格局。這種零散的培訓檔案架構(gòu)抑制了培訓檔案功能的正常發(fā)揮，削弱了培訓檔案的作用，極易散失，查閱不便，而且造成許多不必要的重復勞動，浪費時間和人力、物力。

（三）培訓檔案不成體系?，F(xiàn)代培訓基本上以單項短期為主，且培訓知識零散，不成體系，不能滿足各類衛(wèi)生技術(shù)人員對不同培訓內(nèi)容的需求，更不能有效發(fā)揮培訓的長效機制。

（四）培訓檔案信息的開發(fā)利用不充分。目前培訓檔案信息開發(fā)利用仍滯留在傳統(tǒng)、呆板、保守的檔案觀念上，檔案資源開發(fā)有限，檔案信息二次利用差，未建立獨立的醫(yī)院內(nèi)部培訓檔案管理局域網(wǎng)，醫(yī)院內(nèi)部各科室間不能通過局域網(wǎng)實現(xiàn)資源共享。傳統(tǒng)的保存檔案方式也不能保證資料的安全性、完整性。

三、對策

（一）健全檔案管理制度，規(guī)范管理模式。醫(yī)院培訓檔案管理制度應符合醫(yī)院的具體情況，建立院級培訓檔案管理小組，對檔案管理小組人員進行崗前培訓，建立專業(yè)化管理隊伍，同時應當建立考核、激勵機制，充分調(diào)動和發(fā)揮檔案人員及培訓管理人員的積極性、創(chuàng)造性，同時制定切實可行的管理制度，規(guī)范管理模式，讓醫(yī)院培訓檔案管理真正做到有章可循，有法可依，規(guī)范化管理，保證檔案資料的完整性和連續(xù)性。

（二）強化管理意識，明確管理職責，提高管理素質(zhì)。做好培訓檔案工作不僅是檔案管理人員的職責，而且有賴于全體培訓管理人員的協(xié)作和支持，因此應加強宣傳，提高培訓管理工作人員的思想認識及歸檔的自覺性;同時培訓檔案管理人員樹立服務(wù)意識，端正服務(wù)態(tài)度，掌握各種現(xiàn)代化通信技術(shù)和對各類培訓檔案信息有效管理的能力，提高自身業(yè)務(wù)水平。培訓檔案工作與培訓管理工作相結(jié)合，將培訓資料系統(tǒng)地收集歸檔，實行集中統(tǒng)一管理，是搞好培訓檔案管理工作的基礎(chǔ)。

（三）挖掘培訓檔案信息，提高利用效率。培訓檔案管理不單單是對信息的歸類、信息檢索與使用者統(tǒng)計等，還包括對信息預處理、分析后對檔案信息的收集、分類和整理進行優(yōu)化和設(shè)計，提高數(shù)據(jù)的再挖掘、再利用。培訓檔案的信息挖掘是實現(xiàn)檔案價值和作用的基本途徑，通過有效的信息開發(fā)，為培訓決策服務(wù)。

（四）加快信息化建設(shè)步伐，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。傳統(tǒng)培訓檔案管理存在手工操作繁瑣、信息儲備少、檢索速度慢等缺點，已不能適應當前信息追求準確、高效的目標。醫(yī)院在培訓檔案管理方面應適應時代發(fā)展的要求，加強培訓檔案管理信息化投入，并通過信息系統(tǒng)對相關(guān)檔案進行錄入、檢索、統(tǒng)計及信息共享等管理工作，促進培訓檔案走向系統(tǒng)化、信息化、自動化，提高檔案管理工作效能。需要注意的是，不能對傳統(tǒng)培訓檔案管理模式進行全盤否定，而應將其與現(xiàn)代化檔案管理相結(jié)合互為補充，一方面不斷優(yōu)化傳統(tǒng)管理方式，另一方面選擇適宜本院培訓檔案管理的系統(tǒng)軟件并建立檔案管理體系，促進檔案管理的改革與進步。

綜上所述，培訓檔案建立和歸檔的過程實質(zhì)就是對培訓教學進行條理化、規(guī)范化、有序化管理的過程，利于培訓教學質(zhì)量的改進和提高。作為醫(yī)學院校的附屬醫(yī)院，應當按照培訓教學計劃大綱要求建立培訓檔案，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)形成系統(tǒng)性、可評價性的培訓體系是大勢所趨。

【基金項目：濱州醫(yī)學院黨建專項課題研究項目：基于信息化背景下醫(yī)院黨員和人事檔案合并管理研究（BY2017DJZX12）;濱州醫(yī)學院附屬醫(yī)院科研計劃項目：基于信息化檔案的醫(yī)院職稱互聯(lián)網(wǎng)+管理系統(tǒng)建設(shè)的理論探索（BY2017SK01）】

【參考文獻】

[1]李林棟.職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)培訓檔案的科學管理與利用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，4（1）：141.

[2]宋艷麗，秦占霞，衛(wèi)海燕，等.淺談職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)培訓檔案工作的管理及應用[J].中國工業(yè)醫(yī)學雜志，2014，27（1）：74-75.

[3]王海靈.試論醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理及其信息化建設(shè)[J].人力資源開發(fā)，2016，12（1）：178.