吳穎娜

2017年1月以來，隨著北京城市副中心行政辦公區(qū)搬遷工作的啟動，北京市檔案局充分認識到重大活動、重大事件檔案工作的重要性，認真履職，及時了解搬遷工作動向，提前對相關單位檔案工作進行指導，扎實做好檔案督導工作，確保檔案搬遷安全。

一、各級領導高度重視，為檔案搬遷工作提供強有力的組織保障

市委、市政府領導高度重視市屬機關搬遷城市副中心行政辦公區(qū)過程中的檔案工作，將市檔案局列入全市搬遷工作領導小組成員單位，明確市檔案局牽頭負責督導第一批搬遷單位做好檔案搬遷工作。市委秘書長崔述強同志多次對檔案搬遷工作、檔案安全管理和檔案庫房建設等各項工作做出重要批示指示，市委辦公廳副秘書長余衛(wèi)國同志要求認真落實秘書長批示，并就搬遷工作提出要求。

市檔案局（館）認真落實市領導指示精神，統(tǒng)籌安排搬遷城市副中心行政辦公區(qū)過程中的檔案工作，多次聽取搬遷城市副中心行政辦公區(qū)檔案工作情況匯報，并在局（館）長辦公會上專題研究此項工作，及時研究解決相關問題。同時，局（館）長程勇牽頭、副局（館）長馬素萍具體負責，成立了由指導一處、法規(guī)處、接收征集處組成的四個檔案搬遷工作督導小組，切實加強對檔案督導工作的組織領導，明確了任務分工和責任落實。

各搬遷單位領導對檔案工作高度重視，將檔案工作列入搬遷工作重要議事程序，組織召開各類協(xié)調(diào)會議，認真研究檔案搬遷工作的任務分工、工作流程、時間安排、運輸路線及搬遷期間檔案利用的應急措施等內(nèi)容，積極解決檔案庫房建設、消防滅火、視頻監(jiān)控、電子巡查等安全防范系統(tǒng)配備、密集架安裝等問題。各級領導對檔案工作的普遍重視，為搬遷過程中檔案工作的推進提供了有力保障。

二、及時制發(fā)規(guī)范性文件，為檔案搬遷工作提供強有力的政策依據(jù)

為確保各單位在搬遷北京城市副中心行政辦公區(qū)過程中檔案的完整與安全，并以此為契機加強各單位檔案管理，市檔案局在充分調(diào)研、廣泛征求意見的基礎上，制發(fā)了《北京市檔案局關于在搬遷北京城市副中心過程中加強檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》），對檔案庫房設置、設施設備配備等提出了明確要求，并就做好搬遷之前、之中、之后等重要時間節(jié)點檔案工作做出具體規(guī)定。《意見》要求，各搬遷單位要將檔案工作納入搬遷工作總體部署，科學制定本單位檔案搬遷工作方案，務必做到檔案搬遷工作與整體搬遷工作同步推進?！兑庖姟访鞔_提出，各搬遷單位要全面收集、清點各門類檔案，特別是要注意清查本單位各部門及個人手中留存的文件材料，屬于歸檔范圍的要及時歸檔，不屬于歸檔范圍的要做好登記、監(jiān)銷工作，不得擅自處理。任何部門和個人不得私自帶走、留存、轉移和銷毀檔案，確保檔案在搬遷工作中的完整與安全，同時要求做好實體檔案的打包與數(shù)據(jù)備份工作，確保檔案實體及信息安全?！兑庖姟窂娬{(diào)，各搬遷單位要采取有效措施和手段，加強組織領導，制定檔案資料搬遷工作應急預案，以便及時處理搬運工作中出現(xiàn)的緊急情況。對搬遷過程中造成檔案損失的，將嚴肅追究有關單位和人員的責任。

隨著北京城市副中心行政辦公區(qū)搬遷工作的逐步推進，市檔案局主動與市搬遷辦聯(lián)系，經(jīng)反復溝通，將《意見》納入《市級機關第一批搬遷工作總體方案》，制定了《市檔案局督導第一批搬遷市級機關檔案搬遷工作方案》，制發(fā)了《檔案搬遷工作注意事項》，使各搬遷單位進一步明確了搬遷之前、之中、之后三個階段的檔案工作要點。從實際效果看，各搬遷單位嚴格按照《意見》要求，既確保了搬遷前檔案的完整收集，又確保了搬遷中檔案的安全轉移，更為搬遷后檔案的規(guī)范管理創(chuàng)造了條件，對今后搬遷至城市副中心行政辦公區(qū)單位的檔案工作組織與管理提供有效經(jīng)驗，產(chǎn)生積極影響。

三、加強監(jiān)督指導，為檔案搬遷工作提供專業(yè)支持

2017年，在城市副中心行政辦公區(qū)建設之初，市檔案局即對市委系統(tǒng)、市政府系統(tǒng)、市人大辦公廳、市政協(xié)辦公廳等75家機關的檔案機構設置、資源建設、安全保管及檔案利用等情況進行了調(diào)研摸底;主動與工程辦等相關部門溝通，及時了解工程建設進度，并根據(jù)調(diào)研情況向其發(fā)送了《關于在北京市行政副中心集約建設機關檔案管理用房建議的函》，有針對性地提出檔案庫房建設標準、管理要求及將檔案管理用房建設納入城市副中心行政辦公區(qū)基建計劃，并與機關辦公樓同規(guī)劃、同設計、同施工的要求。此后，市檔案局又派員參加了北京市行政副中心機關辦公區(qū)工程設計例會，與各設計單位進行了現(xiàn)場交流。

在知悉第一批入駐行政辦公區(qū)單位名單后，市檔案局及時與市政府辦公廳基建部門就集約建設政府相關部門檔案用房事宜進行溝通，在我局建議下，市政府辦公廳統(tǒng)籌考慮了政府相關部門檔案用房建設。此外，市檔案局還實地調(diào)研了市委辦公廳、市人大辦公廳、市政協(xié)辦公廳、市住建委、市規(guī)劃和自然資源委員會、市財政局、市發(fā)展改革委等第一批搬遷單位在新辦公樓內(nèi)檔案庫房的面積與布局、檔案庫房專用設備配置、檔案搬遷方案等情況，并提供了指導服務。

為貫徹落實《意見》精神，四個檔案搬遷工作督導小組通過召開會議、實地檢查、組織培訓、工作對接等多種形式，從檔案庫房的設計與建設、檔案搬遷工作方案及應急預案的制定、文件材料歸檔、歷史文件清理、檔案裝箱打包計劃、檔案數(shù)據(jù)備份、搬遷后庫房安排等方面，明確了重點任務及要求，指導搬遷單位做好檔案搬遷準備工作。

各搬遷單位根據(jù)《意見》要求和市檔案局的指導建議，成立了由單位主管領導牽頭的檔案資料搬遷工作小組，負責組織協(xié)調(diào)檔案搬遷工作，為安全有序地完成檔案搬遷提供了必要的人、財、物保障。如，市委辦公廳保密檔案處在《檔案搬遷工作方案》的基礎上制定了《市委機關檔案搬遷工作任務推進表》，按照搬遷之前、之中、之后三個階段明確了具體任務、責任人、完成時限、工作進度;市財政局認真開展檔案全面清查，清銷無保存價值的檔案，對庫存檔案實施分類打包，并做好標識及包裝箱清單，安排專人運送檔案，履行清點、封裝、專車運送等必要程序，對檔案出入庫、轉運等關鍵環(huán)節(jié)進行重點監(jiān)控，目前市財政局的檔案正在安全有序的搬遷過程中。

2018年10月，中央正式批準北京市機構改革方案，原第一批搬遷單位有了較大調(diào)整，且絕大多數(shù)單位涉及機構改革，北京市級黨政機構改革與市屬機關搬遷工作基本同步，因此出現(xiàn)了搬遷單位既涉及原有全宗檔案的搬遷工作，又涉及機構改革后需對檔案進行處置的復雜情況。針對此種情形，市檔案局以服務大局為宗旨，抓住關鍵環(huán)節(jié)，采取了一系列積極穩(wěn)妥的措施。一方面將《意見》中的工作要求納入北京市委辦、市政府辦轉發(fā)的《關于在全市機構改革中加強檔案工作的實施意見》中，要求涉及機構改革的搬遷單位采取有效措施和手段，加強組織領導，強化檔案管理和處置工作，嚴防因機構變動、人員調(diào)整導致檔案無人監(jiān)管，發(fā)生檔案丟失、損毀和失泄密事件。另一方面，四個檔案搬遷工作督導小組在（下轉12頁）（上接9頁）審核各搬遷單位檔案搬遷工作方案及應急預案、實地指導30余家相關單位開展檔案搬遷工作的同時，還對機構改革期間檔案處置原則、檔案的歸屬與流向等方面內(nèi)容進行檢查，督促指導涉及搬遷工作的機構改革單位嚴格落實檔案安全管理責任，嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案安全萬無一失。

市檔案局將按照市委、市政府搬遷工作總體安排和機構改革工作總體部署，進一步加大指導力度，采取一對一實地督導的方式，及時掌握搬遷工作進度及檔案處置情況，切實糾正不符合檔案管理規(guī)定的行為，確保在搬遷城市副中心行政辦公區(qū)及機構改革過程中檔案得到妥善處置和安全保管，并以此為契機不斷提升檔案工作科學化、規(guī)范化水平。

（作者單位：北京市檔案局）