水文檔案管理系統(tǒng)需求分析

劉 燕

（山西省水文水資源勘測(cè)局，山西 太原 030001）

作為水文管理基層單位，水文檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)是以日常水文檔案工作流程和水文檔案管理制度為基礎(chǔ)，結(jié)合基層實(shí)際工作應(yīng)用的需求，將水文工作中產(chǎn)生的實(shí)體檔案、檔案管理制度、計(jì)算機(jī)應(yīng)用環(huán)境以及檔案管理人員權(quán)限等在內(nèi)的各種類型數(shù)據(jù)信息設(shè)計(jì)水文檔案管理系統(tǒng)。

1 檔案分類目錄是系統(tǒng)需求分析的基礎(chǔ)

檔案管理的基本目的是將數(shù)量龐大、內(nèi)容形式復(fù)雜多樣的檔案有序化，最基本有效的方法就是分類，以國家標(biāo)準(zhǔn)化檔案分類法為準(zhǔn)則，從實(shí)際工作出發(fā)，以本單位全部檔案為對(duì)象，依據(jù)單位管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，設(shè)計(jì)適用于本單位的檔案管理系統(tǒng)以便于檔案科學(xué)管理和開發(fā)利用。

2 系統(tǒng)功能需求分析

從檔案管理系統(tǒng)的執(zhí)行速度和擴(kuò)展性方面考慮，系統(tǒng)分成三層：用戶界面層、業(yè)務(wù)規(guī)則層、數(shù)據(jù)訪問層。分層的作用是可以單獨(dú)對(duì)某一層進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，提高靈活性、擴(kuò)展性和復(fù)用性。用戶界面層為客戶端提供對(duì)應(yīng)用程序的訪問，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的顯示和接受用戶的輸入，并把輸入的數(shù)據(jù)傳遞給業(yè)務(wù)規(guī)則層,業(yè)務(wù)規(guī)則層包含各種業(yè)務(wù)規(guī)則和邏輯的實(shí)現(xiàn)，業(yè)務(wù)規(guī)則層完成業(yè)務(wù)邏輯的實(shí)現(xiàn)并調(diào)用數(shù)據(jù)訪問層。數(shù)據(jù)訪問層為業(yè)務(wù)規(guī)則層提供數(shù)據(jù)服務(wù)。數(shù)據(jù)訪問層隱藏?cái)?shù)據(jù)訪問的細(xì)節(jié)。

3 功能需求分析

檔案管理系統(tǒng)按功能不同將整個(gè)系統(tǒng)劃分為以下幾個(gè)子系統(tǒng)：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理子系統(tǒng)、用戶管理子系統(tǒng)、單位（處室）信息管理子系統(tǒng)、個(gè)人信息管理子系統(tǒng)，本文重點(diǎn)討論基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理子系統(tǒng)和用戶管理子系統(tǒng)，這兩個(gè)子系統(tǒng)是檔案管理系統(tǒng)中的核心部分。

3.1 礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理子系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫服務(wù)可采用根據(jù)用戶操作性質(zhì)分別對(duì)不同的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行操作，數(shù)據(jù)庫之間必須保持同步，使用數(shù)據(jù)庫本身的同步功能即可，數(shù)據(jù)的備份可以通過操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)提供的工具完成此功能，不需要另行開發(fā)程序。

數(shù)據(jù)格式來源根據(jù)本單位檔案的分類原則、分類方法、類目設(shè)置、標(biāo)識(shí)符號(hào)、編號(hào)形式等，適用于日常檔案工作的分類整理、組織案卷和排架管理。在實(shí)際工作中以檔號(hào)編制為例，檔號(hào)由全宗號(hào)、類目號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)組成。類目號(hào)：分類方案中類目的標(biāo)識(shí)符號(hào)。件號(hào)或案卷號(hào)：末級(jí)類目?jī)?nèi)編制的文件（案卷）的順序號(hào)。檔號(hào)統(tǒng)一用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，上、下位類目之間用“·”隔開，類目號(hào)與件號(hào)（案卷號(hào)）之間用“—”隔開。

編號(hào)形式：××·××·××－×××

一級(jí)類目號(hào)·二級(jí)類目號(hào)·三級(jí)類目號(hào)－件號(hào)（案卷號(hào)）

編號(hào)實(shí)例1：01·2006·01－15

黨群工作·2006 年度·黨委辦公室－第15 件

一級(jí)類目號(hào)·二級(jí)類目號(hào)·三級(jí)類目號(hào)－件號(hào)

編號(hào)實(shí)例2：05·01·02－18

水文·水文測(cè)驗(yàn)·整匯編成果－第18 卷

一級(jí)類目號(hào)·二級(jí)類目號(hào)·三級(jí)類目號(hào)－案卷號(hào)

在數(shù)據(jù)庫表單設(shè)計(jì)需要體現(xiàn)出以上分類原則。

3.2 用戶管理子系統(tǒng)

用戶管理子系統(tǒng)包括檔案管理人員、單位普通用戶、外單位用戶。以檔案管理人員的管理為例，包括注冊(cè)、修改注冊(cè)、修改密碼、登錄、權(quán)限分配、身份驗(yàn)證、凍結(jié)與解凍、科室分配。首先在服務(wù)器上預(yù)設(shè)超級(jí)管理員作為唯一授予由訪問目錄權(quán)限的用戶，超級(jí)管理員不屬于任何單位，超級(jí)管理員可以通過后臺(tái)支持系統(tǒng)提供的操作界面完成網(wǎng)站用戶管理、授權(quán)管理、欄目管理、科室管理、統(tǒng)計(jì)管理以及數(shù)據(jù)備份等工作。

注冊(cè)：超級(jí)管理員為各處室及資料中心的用戶統(tǒng)一進(jìn)行注冊(cè)登記。初始用戶名和密碼均為6 位數(shù)字，用戶注冊(cè)成功后可以修改自己的密碼，不能修改用戶名。用戶注冊(cè)時(shí)需選擇所在處室。

登錄：用戶注冊(cè)成功后即可登錄系統(tǒng)。用戶登錄成功后把用戶的注冊(cè)信息和權(quán)限列表作為系統(tǒng)身份驗(yàn)證的憑據(jù)。

修改注冊(cè)：用戶登錄后可以修改注冊(cè)信息。超級(jí)管理員不能修改注冊(cè)信息。

修改密碼：用戶（包括超級(jí)管理員）登錄后可以修改密碼。

權(quán)限分配：只有經(jīng)過授權(quán)的人才能進(jìn)行相應(yīng)的操作。用戶的權(quán)限列表存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫表中。

指定檔案管理員：超級(jí)管理員對(duì)資料中心的檔案管理員進(jìn)行添加和刪除。

指定檔案審核員：超級(jí)管理員對(duì)資料中心的檔案審核員進(jìn)行添加和刪除。

指定檔案各類查詢用戶：超級(jí)管理員對(duì)局內(nèi)各類檔案級(jí)別的查詢用戶進(jìn)行添加和刪除。

凍結(jié)與解凍：超級(jí)管理員可以凍結(jié)所有用戶，被凍結(jié)的用戶不能登錄系統(tǒng)。被凍結(jié)的用戶可以重新啟用。

身份驗(yàn)證：頁面訪問權(quán)限的控制。用戶登錄成功后，系統(tǒng)把用戶的權(quán)限列表作為身份驗(yàn)證的憑據(jù)。

顯示用戶信息：顯示用戶的姓名、單位、科室、職務(wù)、電子信箱、辦公電話等基本信息。

3.3 檔案信息管理

檔案信息管理包括信息的添加、修改、刪除、查詢、匯總統(tǒng)計(jì)、審計(jì)、編目打印、授權(quán)查詢等。

檔案查詢預(yù)約：為用戶提供預(yù)約查詢平臺(tái)。包括預(yù)約時(shí)間、檔案編號(hào)、回復(fù)及轉(zhuǎn)發(fā)預(yù)約、預(yù)約確定等。

檔案統(tǒng)計(jì)：選擇報(bào)表年份，選擇報(bào)表內(nèi)容（如檔案編號(hào)、查閱時(shí)間、查閱人等），然后出符合打印要求統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

審計(jì)管理：用于審計(jì)發(fā)布的信息，查找某些非正常信息的發(fā)布情況?？赏ㄟ^信息編號(hào)、最后修改日期、最后修改IP 地址或賬戶名查詢，查出結(jié)果列表顯示：信息編號(hào)、標(biāo)題、最后修改來源（用戶名，IP 地址）、最后修改日期。

檔案信息瀏覽與查詢：根據(jù)不同權(quán)限用戶提出的查詢檢索需求，以列表形式分類顯示所查詢的各類信息。選擇點(diǎn)擊列表中條目可以瀏覽檔案信息的詳細(xì)內(nèi)容。

4 結(jié)語

設(shè)計(jì)基層水文管理單位的水文檔案數(shù)管理系統(tǒng)是必須以基層日常水文檔案工作流程為基礎(chǔ)，以水文檔案管理制度為準(zhǔn)則，結(jié)合基層實(shí)際工作應(yīng)用的需求，設(shè)計(jì)出既適于本單位檔案的現(xiàn)代化管理又便于相關(guān)人員的查詢利用的檔案管理系統(tǒng)。