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      財務(wù)檔案管理工作之我見

      2019-04-04 01:02:24胡春華
      科學(xué)與財富 2019年6期
      關(guān)鍵詞:電算化檔案管理財務(wù)

      胡春華

      摘要:財務(wù)檔案管理是機關(guān)企事業(yè)單位經(jīng)濟活動與日常檔案工作中的一個重要組成部分。為了做好財務(wù)檔案管理工作,應(yīng)著力提高財務(wù)檔案管理的意識,建立健全各項管理制度,配備一定數(shù)量高素質(zhì)的檔案管理人員。財務(wù)檔案管理工作還應(yīng)做好會計電算化條件下財務(wù)檔案數(shù)據(jù)管理,并善于利用科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新財務(wù)檔案管理方式。

      關(guān)鍵詞:財務(wù)檔案;管理;

      財務(wù)檔案是各機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位進行經(jīng)濟活動的原始記錄和真實反映,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),是各單位的重要檔案之一。研究單位財務(wù)檔案的管理規(guī)范化,對于提高單位財務(wù)管理質(zhì)量,促進單位有序發(fā)展有著積極的作用。當(dāng)前,在國家注重經(jīng)濟發(fā)展總體方針的指導(dǎo)下,各種社會機構(gòu)在各項經(jīng)濟活動及經(jīng)營過程中積極尋求社會效益與經(jīng)濟效益同步增長的最佳途徑,因而作為各項經(jīng)濟活動真實記錄的財務(wù)檔案就顯得更為重要,財務(wù)檔案管理工作已成為經(jīng)濟活動和檔案管理工作的重要組成部分。

      一、強化財務(wù)檔案管理意識

      要提高財務(wù)檔案管理工作水平,首先得從意識上著手。財務(wù)檔案管理人員必須要讓領(lǐng)導(dǎo)層意識到財務(wù)檔案管理對于整個單位的重要性,讓領(lǐng)導(dǎo)層深刻了解財務(wù)檔案對單位經(jīng)濟活動和生產(chǎn)經(jīng)營的重要影響,從而提高檔案管理意識,將財務(wù)檔案工作納入到財務(wù)管理工作的議事日程當(dāng)中。其次,財務(wù)檔案管理人員要提升自身檔案意識,要深刻意識到財務(wù)檔案管理人員不僅僅是檔案管理者,更應(yīng)該成為財務(wù)工作的監(jiān)督者,要提高主人翁意識,讓財務(wù)檔案管理工作成為財務(wù)工作的試金石,嚴(yán)格細(xì)致的審核、鑒定財務(wù)檔案,充分發(fā)揮好檔案部門的監(jiān)督調(diào)查和情報參謀功能。

      二、完善財務(wù)檔案管理制度

      依據(jù)《會計法》和《檔案法》等法律法規(guī),依法加強財務(wù)檔案管理工作,首先要建立和完善財務(wù)檔案管理的各項規(guī)章制度,將財務(wù)檔案管理納入到整個單位工作的整體規(guī)劃中來,制定財務(wù)檔案管理的工作目標(biāo),建立諸如《財務(wù)檔案移交、歸檔制度》、《財務(wù)檔案保管制度》、《財務(wù)檔案工作人員守則》、《財務(wù)檔案查閱制度》等一系列規(guī)章制度,規(guī)范財務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作,使財務(wù)檔案工作真正做到有法可依、有章可循。

      三、財務(wù)檔案管理人員要求

      1.合理配置財務(wù)檔案管理人員。合理配置財務(wù)檔案管理人員是指要根據(jù)單位的實際情況結(jié)合工作性質(zhì)和工作量,對崗位的設(shè)置、崗位人數(shù)、崗位人員要求等做出合理的規(guī)劃。規(guī)劃原則是既有利于財務(wù)檔案的管理,又有利于人際資源成本的節(jié)約。這就要求財務(wù)檔案管理要專人專崗,不能多設(shè)也不能少沒。

      2把好財務(wù)檔案人員素質(zhì)關(guān)。對于財務(wù)檔案管理人員,嚴(yán)格的講,首先要求其自身要具備財務(wù)人員從業(yè)資格和檔案人員從業(yè)資格的雙重資格。選聘人員時不拘一格,擇優(yōu)選聘。一方面要選用那些原則性強、可信度高,甘于寂寞、不圖浮華,嚴(yán)謹(jǐn)求實,不畏權(quán)勢的管理人員。同時也要考慮到財務(wù)檔案工作的特殊性,財務(wù)檔案管理崗位要對財務(wù)知識有一定的了解,特別是會計檔案的保管必須要持有會計從業(yè)資格證書才能上崗。另外,財務(wù)檔案管理人員應(yīng)該定期參加一些地方財政部門和檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷提高自身業(yè)務(wù)水平,以適應(yīng)不斷發(fā)展的財務(wù)檔案管理工作。

      四、會計電算化帶來財務(wù)檔案管理的新挑戰(zhàn)

      目前,會計電算化已經(jīng)普及到機關(guān)企事業(yè)單位的財務(wù)核算工作中。因此,要規(guī)范財務(wù)檔案的管理工作,必須重視會計電算化條件下的財務(wù)檔案管理。實施會計電算化后,財務(wù)檔案除了有傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)憑證、賬簿和報表等資料外,包括了以磁盤、光盤等存儲介質(zhì)保存下會計電子數(shù)據(jù),甚至還包括了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器數(shù)據(jù)庫里的數(shù)據(jù)信息。隨著財務(wù)檔案存儲介質(zhì)的增加,加之計算機操作的特殊性,往往一個小小的操作失誤就可能導(dǎo)致所有的數(shù)據(jù)瞬間消失,如刪除誤操作、服務(wù)器系統(tǒng)故障、計算機感染病害等。這些都大大增加了財務(wù)檔案管理工作的難度,給傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)。為了做好會計電算化條件下的財務(wù)檔案工作,必須建立財務(wù)檔案定時備份的制度。也就是將存儲在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器里的數(shù)據(jù)拷貝到磁盤或光盤內(nèi),同時在備查簿上詳細(xì)登記備份的日期、數(shù)量、保管方式等細(xì)節(jié)信息,方便日后查閱。由于磁盤和光盤的特殊性質(zhì),檔案管理人員還應(yīng)定期檢查數(shù)據(jù)是否能夠可靠讀取,防止數(shù)據(jù)丟失。

      五、善于利用科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新財務(wù)檔案管理方式

      首先,需要改善財務(wù)檔案管理的硬件基礎(chǔ),實現(xiàn)財務(wù)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展,財務(wù)檔案管理工作的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化勢在必行,這不僅能夠提高財務(wù)檔案工作者的工作效率,而且能夠極大的改善財務(wù)檔案利用的便利性,并且網(wǎng)絡(luò)化能夠使財務(wù)檔案的利用率和公開化程度更高,使檔案不再是束之高閣。其次,引進一些西方的先進管理手段。二十世紀(jì)以來,西方現(xiàn)代管理學(xué)對于企業(yè)和各種社會機構(gòu)的影響巨大,先進的管理理念和手段使企業(yè)和社會機構(gòu)的生產(chǎn)效率提高了若干倍,同樣,在財務(wù)檔案管理當(dāng)中也可以引進一些西方先進的管理理念和方法,例如美國的文件中心等管理方式,以實現(xiàn)財務(wù)檔案管理工作硬件和軟件的統(tǒng)一。

      總之,財務(wù)檔案管理是一個系統(tǒng)化程度非常高的工作,其中還存在很多隱性的問題,加強財務(wù)檔案管理工作不僅是檔案工作的重點,更是單位財務(wù)工作公正、公開的有力保障。我們只有深刻把握住財務(wù)檔案管理工作的特點和存在的不足,潛心研究財務(wù)工作當(dāng)中存在漏洞的預(yù)防策略,才能充當(dāng)好財務(wù)工作監(jiān)督者的角色,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實、有效的服務(wù)。

      參考文獻(xiàn):

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