影響鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案規(guī)范管理的因素探究

高云

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理規(guī)范與否直接反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作開展的是否正常和有效，也體現(xiàn)了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的強與弱。可以說影響鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案規(guī)范管理的因素有很多，只有研究透徹了這些因素產(chǎn)生的原因，才能找到解決的辦法，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。因此，本文對此進(jìn)行了認(rèn)真的分析和研究，為規(guī)范管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案提供借鑒和參考。

1 影響鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案規(guī)范管理的主要因素

1）基層檔案干部隊伍不穩(wěn)定。一是檔案員變動頻繁。檔案工作是清貧、枯燥、繁雜而又是一項技術(shù)性較強的工作?；鶎訖n案人員多為新上崗人員，沒有長久性。人員經(jīng)常處在“新手”狀態(tài)，對檔案工作的重要性認(rèn)識不足，在還沒有積累相應(yīng)的工作經(jīng)驗時，就又發(fā)生了人員變動，新手的檔案知識和業(yè)務(wù)水平普遍偏低。二是缺乏專職檔案員。鄉(xiāng)鎮(zhèn)的大多數(shù)檔案員都是文書人員兼職的，而且身兼數(shù)職，用于檔案工作的時間并不多，檔案工作逐漸成為副業(yè)，規(guī)范檔案管理無從談起。

2）室藏檔案資源不夠豐富。從目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作情況來看，雖說各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案種類有所增加，但是收集的多是些紅頭文件、上級文件，而經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技推廣應(yīng)用、專業(yè)戶、農(nóng)業(yè)基地建設(shè)等方面的內(nèi)容很少或沒有收集，大多還分散在各部門的工作人員手上。另外，電子檔案和照片檔案等其它載體檔案收集不多或者根本就沒有收集歸檔。

3）檔案資料收集難。大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)部有些部門的領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)辦人員認(rèn)為部門的文件資料收集歸檔進(jìn)入檔案室保管后，自己到檔案室查找資料麻煩，為了方便，將文件資料保存在個人手中。有的部門則強調(diào)工作特殊性，將資料自行保管，如鄉(xiāng)鎮(zhèn)財務(wù)檔案等。還有一些組織、人事，紀(jì)檢部門形成的文件材料，歸檔不齊全，不完整，有的甚至不歸檔，一是這些部門認(rèn)為這些文件有一定的機(jī)密性，業(yè)務(wù)人員對移交保管不放心，二是認(rèn)為歸檔后不方便隨時使用，導(dǎo)致檔案收集難。

4）檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善。一是投入不足，硬件設(shè)施比較落后。由于受資金的限制，相當(dāng)一部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善，保管條件差，不能完全達(dá)到檔案“八防”條件，不利于檔案的管理、利用。二是信息化建設(shè)相當(dāng)滯后。只有少數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)購買使用了檔案規(guī)范化管理軟件，信息化程度還比較低下，缺乏檔案現(xiàn)代化管理手段。

5）村級建檔工作開展不平衡。個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)原來已建檔的村由于后續(xù)工作沒有跟上，近年來的材料只進(jìn)行了簡單的收集而未規(guī)范整理，甚至是收集不全。經(jīng)濟(jì)條件好的、領(lǐng)導(dǎo)重視的、檔案人員有責(zé)任心的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，村級檔案管理較為規(guī)范。大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)沒有加強村級檔案的管理，村檔案管理較為落后。同一個縣區(qū)的不同鄉(xiāng)鎮(zhèn)、同一鄉(xiāng)鎮(zhèn)的不同村，檔案工作開展的不平衡。

2 存在這些因素的主要原因

影響鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案規(guī)范管理工作開展的主要原因有以下幾個方面：一是鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，認(rèn)為檔案工作可有可無，不是鄉(xiāng)鎮(zhèn)的重要工作；二是鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員檔案意識相對薄弱，沒有檔案的形成意識、歸檔意識、保管意識和利用意識等；三是傳統(tǒng)的管理體制與現(xiàn)行工作職責(zé)不相適應(yīng)，人員機(jī)構(gòu)等不固定等；四是農(nóng)村檔案機(jī)構(gòu)沒有充分發(fā)揮職能，對所屬部門管理缺失；五是縣級檔案行政管理機(jī)構(gòu)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作監(jiān)督管理不到位，沒有進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)等等。

3 解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案規(guī)范管理的辦法

如何使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理與新形勢的發(fā)展要求相適應(yīng)，轉(zhuǎn)變不利因素為積極因素，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案更好地服務(wù)全縣社會主義新農(nóng)村建設(shè)，經(jīng)過分析研究，現(xiàn)提出以下幾點解決辦法：

1）加大宣傳力度，不斷增強檔案社會意識。利用各種形式，通過有效載體宣傳《檔案法》和《檔案法實施辦法》，大力宣傳利用檔案解決實際問題的典型事例，宣傳違反檔案法律法規(guī)造成嚴(yán)重后果的典型案例等。通過宣傳，來擴(kuò)大檔案工作的影響力，使干部職工充分認(rèn)識檔案工作的重要性，認(rèn)識到檔案工作不是可有可無的。通過宣傳，增強他們的檔案意識，使形成檔案材料的部門和人員能嚴(yán)格按照《檔案法》和《檔案法實施辦法》等法律、法規(guī)的規(guī)定，按要求及時歸檔，積極參與和做好檔案工作，推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案規(guī)范管理工作。

2）加強檔案干部隊伍建設(shè)，健全檔案事業(yè)組織網(wǎng)絡(luò)。檔案管理工作是一項政治性、專業(yè)性、知識性很強的工作，要求檔案人員具有較高的整體素質(zhì)，即要具有高度的政治觀念，廣博的知識面，精深的業(yè)務(wù)素質(zhì)。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案隊伍建設(shè)方面，首先要建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，建立一支由鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)、部門主管負(fù)責(zé)人、檔案室專職檔案員、部門兼職檔案員組成的檔案管理隊伍，這是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案規(guī)范管理工作的基礎(chǔ)。其次要配備高素質(zhì)的檔案人員。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員兼職過多，沒有更多的時間和精力從本職工作，而且更換也比較頻繁，影響了檔案工作的正常開展，何談規(guī)范管理。因此，必須加強檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和創(chuàng)新能力的教育。作為檔案人員，要定期接受繼續(xù)教育，學(xué)習(xí)新理論、新知識、新技術(shù)，不斷補充、拓展和更新科學(xué)技術(shù)知識，熟練掌握檔案工作的原理和方法，熟練運用檔案工作的業(yè)務(wù)知識和法規(guī)知識，掌握檔案業(yè)務(wù)的操作程序，提高管理檔案的技巧，對本單位檔案的數(shù)量、內(nèi)容、種類、價值等做到心中有數(shù)。通過進(jìn)一步完善知識結(jié)構(gòu)，提高創(chuàng)新能力和專業(yè)技術(shù)水平。

3）加強各類檔案收集工作，豐富室藏檔案種類。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室是全鄉(xiāng)鎮(zhèn)的綜合檔案室，不應(yīng)僅僅收集保管黨政紅頭文件、上級文件等檔案，還應(yīng)該加大對其它各種門類檔案的收集力度。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作要緊緊圍繞經(jīng)濟(jì)社會的新發(fā)展、著眼于各方面的新需要，在做好原有領(lǐng)域建檔服務(wù)的同時，積極做好新領(lǐng)域的建檔服務(wù)。一方面要重視現(xiàn)有檔案中的民生檔案資源的整合與開發(fā)，綜合利用好現(xiàn)有的戶籍檔案、婚姻檔案、土地承包檔案、林權(quán)檔案、計生檔案、綜治檔案等。另一方面要進(jìn)一步拓展民生檔案的服務(wù)領(lǐng)域，切實做好近幾年新形成的新型合作醫(yī)療檔案、土地流轉(zhuǎn)檔案、農(nóng)技推廣檔案、村級財務(wù)檔案等事關(guān)人民群眾生產(chǎn)生活的民生檔案，進(jìn)行科學(xué)整合開發(fā)利用。鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)特別是分管領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作在思想上要有位置，切實解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中存在的一些困難和問題，嚴(yán)格要求各有關(guān)部門將相關(guān)檔案按照規(guī)定逐年移交進(jìn)檔案室，為人民群眾利用檔案提供實實在在的服務(wù)。

4）加強檔案設(shè)施投入，完善檔案服務(wù)功能。鄉(xiāng)鎮(zhèn)要把檔案工作列入近期工作計劃和長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，切實解決檔案庫房、設(shè)備、人員和檔案信息化建設(shè)等實際問題，適當(dāng)加大對檔案事業(yè)建設(shè)的經(jīng)費投入，將檔案工作經(jīng)費列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政預(yù)算，確保資金足額到位。鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政確實有困難的，可暫緩或想辦法爭取財政補助，以保障鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作正常運轉(zhuǎn)。同時，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作要緊緊圍繞檔案為構(gòu)建和諧社會服務(wù)這個主題，努力挖掘檔案所蘊含的歷史內(nèi)涵、文化內(nèi)涵和思想內(nèi)涵。根據(jù)需求，主動發(fā)揮自身優(yōu)勢，把廣大人民群眾的需求作為工作的出發(fā)點和落腳點，進(jìn)一步整合資源，協(xié)調(diào)關(guān)系，積極宣傳，真正發(fā)揮檔案工作“四位一體”功能。

5）強化指導(dǎo)監(jiān)督職能，加強建檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)，夯實基層檔案工作?？h級檔案行政管理部門要加強宏觀管理，強化管理職能。要根據(jù)每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的特點，采取分類指導(dǎo)，辦培訓(xùn)班等形式，不斷提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。堅持業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，不斷加強對鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村檔案工作指導(dǎo)工作，采取集中與分散相結(jié)合、點與面相結(jié)合的方式，扎扎實實規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村檔案。同時，要充分發(fā)揮鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員的作用，讓檔案員對各村進(jìn)行有效的監(jiān)督指導(dǎo)，引導(dǎo)村級檔案管理走上規(guī)范化、制度化的道路。