開展檔案管理信息化工作的必要性解析

楊青

摘 要：在這個信息科技比較發(fā)達的社會，各行各業(yè)工作的開展都離不開計算機信息化管理技術(shù)，信息科技的進步，直接促進了我國國民經(jīng)濟的發(fā)展。對于一些事業(yè)單位來講，檔案管理工作也離不開計算機信息化管理技術(shù)，信息化管理技術(shù)的應用，使得檔案管理的效率更高，檔案管理的質(zhì)量也大幅提高，從而保證了單位檔案信息的完整性。因此，當前在我國社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展中，檔案管理信息化工作的開展是十分有必要的。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；必要性解析

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，檔案管理工作實現(xiàn)信息化管理的腳步也亦步亦趨。在我國，無論是大、中、小企業(yè)，事業(yè)單位，都實現(xiàn)了信息化檔案管理的模式，但目前我國的檔案信息化管理模式還存在一定的問題，需要進一步完善。但盡管如此，各單位都應當針對本單位檔案信息化管理工作中存在的問題加以整改，力求將檔案信息化管理的目標落實到位。

1 檔案信息化管理的概念

所謂檔案信息化管理，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理中全面應用現(xiàn)代信息科技技術(shù)，對檔案信息資源進行處理、管理并提供使用服務。

由于檔案信息庫中的信息分類比較復雜，僅靠手工記錄信息和查詢信息的方式非常的麻煩，當需要查詢檔案信息時，需要花費很長的時間去翻閱才能找到。這種傳統(tǒng)的檔案管理方式，查詢檔案時，不僅耗費的時間長，而且浪費人力物力，紙質(zhì)檔案的保存，在存放的時候需要占用大面積的空間，而且隨著天氣的變化，紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)變潮、蟲蛀或者火災等現(xiàn)象，造成檔案信息的損壞和丟失。而檔案信息化管理實行的是電子檔案，利用計算機技術(shù)來實現(xiàn)檔案信息的管理。這種管理方式，不僅在查閱時實現(xiàn)了一鍵化查閱，省時省力，而且不需要占用太多的地方，信息數(shù)據(jù)永遠不會丟失和損壞。因此，在信息化比較發(fā)達的今天，檔案的管理實現(xiàn)信息化是一項必須要完成的工作，信息化管理的方便與便捷，給檔案管理的工作帶來了極大的方便。[1]

2 傳統(tǒng)檔案管理模式存在的弊端

在傳統(tǒng)的檔案管理中，通常是檔案管理員用紙質(zhì)的方式記錄檔案信息。在一個企業(yè)當中，檔案信息數(shù)據(jù)是非常龐大的，隨著每年員工的入職和一些業(yè)務的增加，日積月累，檔案信息數(shù)據(jù)的數(shù)量變得越來越驚人。這就給檔案管理人員帶了很大的工作壓力，檔案在存放和查閱方面都是十分困難的，而且體積龐大的紙質(zhì)檔案的存放需要占據(jù)很大的地方，造成了紙質(zhì)資源的浪費，還需要租賃大的檔案室來存放檔案。這樣的檔案管理方式費時又費力，物力人力都消耗巨大。而且紙質(zhì)檔案的存放對環(huán)境的要求也是非常高的，需要存放在干燥干凈的環(huán)境中，避免遭到蟲蛀、變潮、引發(fā)火災等現(xiàn)象的發(fā)生。紙張的浪費與我國提倡的環(huán)保的理念也不相符。因此，紙質(zhì)檔案的淘汰是勢在必得的，隨之誕生的是檔案信息化管理的模式，這種模式的興起，代替了紙張的使用，利用計算機軟件來記錄檔案信息，既環(huán)保，在查閱時又省時省力。因此，檔案信息化管理模式的實行是非常有必要的。[2]

3 檔案管理信息化工作的必要性

檔案管理工作是一項集管理性、服務性為一體的工作，它承擔著為其他部門或者企業(yè)提供數(shù)據(jù)信息查詢的重要使命，它以聲音、圖像、文字、視頻等形式貫穿于各個部門和各個企業(yè)。在我國市場經(jīng)濟的體制下，它屬于一筆寶貴的無形資產(chǎn)，它自身具有的保密性特點對于我國的興衰成敗的發(fā)展具有十分重要的意義。

3.1 提升了檔案管理的質(zhì)量和水平

在這個信息科技比較發(fā)達的社會，網(wǎng)絡(luò)信息的傳播速度和共享性都是很便捷的。在這種形勢下，檔案信息化管理模式的啟用是非常有必要的。在事業(yè)單位中檔案信息化管理的應用，有助于各個部門之間能對檔案信息進行查閱和共享，檔案信息面對各個部門進行開放，減輕了檔案管理人員的工作壓力，檔案管理部門的職能也由管理檔案轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的采集與錄入方面轉(zhuǎn)變，為其他企業(yè)或者部門提供了良好的信息查閱來源。另外，檔案信息管理平臺的建立，有利于保證檔案信息的完整性，為其他部門提供了及時有效的信息數(shù)據(jù)支持，使得檔案不致丟失和損壞。檔案管理信息化的實現(xiàn)克服了傳統(tǒng)檔案管理不能遠程遙控和查閱的弊端，有力的提升了檔案管理的質(zhì)量和水平。

3.2 為了適應社會發(fā)展的要求

在現(xiàn)在這個信息化的社會，信息科技技術(shù)每天都有著翻天覆地的變化，人們對于檔案信息的需求也越來越高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息在查閱、保存方面存在的弊端已經(jīng)不能滿足人們都檔案信息的查閱需求，人們渴求的是具有時效性、便捷性和實用性的檔案信息，渴望利用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)檔案信息的共享，使得在工作中能隨時隨地的查閱信息，以便更高效率的完成工作。檔案信息化管理模式的應運而生，給人們的工作帶來了極大的幫助，人們對檔案信息的需求，不斷激勵著專業(yè)人員更新和完善檔案信息化管理系統(tǒng)。因此，檔案信息化管理系統(tǒng)是時代不斷發(fā)展進步的產(chǎn)物。

3.3 有效的擴大了信息的存儲容量

傳統(tǒng)檔案信息主要是以紙質(zhì)為載體，信息的數(shù)量非常龐大，以致于記載檔案信息的紙張不斷的增加，給存放和查閱帶來了極大的不方便，紙張容量大到一定程度，因存放空間有限，就需要淘汰一些陳舊的檔案信息，以便能騰出空間存放最新的、有用的信息。檔案信息化管理的開發(fā)和利用不同，它是利用信息科技的手段，將檔案信息通過微縮技術(shù)和掃描技術(shù)來實現(xiàn)信息的大容量存儲，存儲容量大、密度大、查詢便捷式信息化管理的系統(tǒng)最大的優(yōu)點，它能無限的存儲信息，不會出現(xiàn)多余信息不得不淘汰的現(xiàn)象，有效的擴大了檔案信息的存儲容量。

4 開展檔案管理信息化工作的有效舉措

4.1 不斷完善檔案管理信息平臺

目前，檔案管理基本已經(jīng)實現(xiàn)的信息化，但檔案信息是衡量我國成敗興衰的重要信息。檔案信息管理平臺在記載存儲檔案信息時，一定要保證檔案信息的時效性、保密性、便捷性等特點，網(wǎng)站的安全性也是應該考慮在內(nèi)的問題。因此，相關(guān)檔案管理部門一定要及時的對網(wǎng)站進行維護和更新，保證檔案信息安全不泄露，這對于推進檔案管理信息化的進度和更新是十分有必要的。

4.2 提升檔案管理人員業(yè)務水平

檔案管理人員素質(zhì)的提升也是實現(xiàn)檔案管理信息化的首要條件，檔案管理人員首先要精通計算機技術(shù)，有統(tǒng)計數(shù)據(jù)的能力，具備對檔案信息保密的基本素質(zhì)。檔案管理單位要不斷的吸納和培養(yǎng)復合型的管理人才，不斷對工作人員進行計算機技術(shù)能力的培養(yǎng)，使其具備更新和完善檔案信息化管理系統(tǒng)的能力。檔案管理人員業(yè)務水平的提升，對于向其他部門提供信息數(shù)據(jù)支持、實現(xiàn)網(wǎng)站信息的收集更新、維護網(wǎng)站的安全等綜合事項具有重要的意義。[3]

5 結(jié)語

隨著信息化建設(shè)的不斷推進，我國的檔案管理實現(xiàn)信息化是時代發(fā)展的必然要求，檔案管理部門要不斷順應時代的潮流，做到與時俱進。不斷的加強檔案信息安全管理的力度，定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和更新，不斷利用最新的管理制度和理念，提升檔案管理的質(zhì)量和水平，更好為其他部門提供檔案信息的查詢，在內(nèi)部實現(xiàn)檔案信息的共享。促進檔案管理工作水平的不斷提升，為我國的繁榮興盛貢獻一份力量。

參考文獻

[1]劉虹.高校檔案管理信息化建設(shè)要點分析[J].才智，2017，（14）：133

[2]劉寶恒.基于檔案工作創(chuàng)新的數(shù)字化管理信息化實現(xiàn)思考[J].中國新通信，2018，20（24）：62.

[3]賈奇.檔案信息化建設(shè)下如何做好科研檔案管理工作[J].赤子，2018，（31）：173.