海事檔案管理的問題與優(yōu)化策略

孟方紅

摘 要：海事檔案管理是海事管理工作之重要內(nèi)容，其主要是對海事管理工作中產(chǎn)生的各類資料進行歸檔管理。海事檔案管理具有服務性、管理性以及政治性等特點，既是對海事管理工作之記錄，也能為后續(xù)工作的開展提供資料參考。在水上交通管理日益加強的當下，國家對海事管理工作逐步重視，海事檔案管理工作也應得到加強，并嚴格落實相關管理制度，了解當前工作中存在的問題，探究有效的解決對策，以促進海事管理工作之更好開展。

關鍵詞：海事檔案管理；問題；策略

近年來，我國海事事業(yè)不斷發(fā)展，對海事檔案管理工作提出了更高的要求，也使得海事檔案的重要性日益突顯。在此背景下，如何進一步加強海事檔案的管理，使之求真求實、記錄歷史、服務現(xiàn)實、鑒往知來，成為了各海事檔案管理人員需要探究的課題。對此，本文筆者結合工作實際探討了海事檔案管理工作中現(xiàn)存的問題，并提出了相關優(yōu)化策略，以供業(yè)界同仁參考。

1 海事檔案管理概述

海事檔案管理涉及的內(nèi)容較多，集中來看主要是對海事業(yè)務的管理以及口岸管理，具體包括通航管理、船員管理、船舶監(jiān)督、危險品與防污染管理等的信息記錄與整理。海事檔案管理需要檔案管理人員確保檔案內(nèi)容的完整性、真實性以及可利用性，體現(xiàn)檔案管理工作之政治性、服務性與管理性特點。這就需要海事檔案管理人員在明確自身職責、提高工作認識的基礎上進行檔案資料的廣泛收集與嚴格鑒定，并完善管理制度以及移交程序，構建信息化檔案管理體系，統(tǒng)一電子文檔格式，以充分發(fā)揮海事檔案管理之價值作用。同時，檔案管理人員還應把握以下工作要點：第一，確保檔案資料的完整性，避免檔案殘缺現(xiàn)象出現(xiàn)；第二，確保檔案之關聯(lián)性，避免檔案資料雜亂無章；第三，確保檔案調閱權限的控制，規(guī)避安全風險；第四，確保機密檔案的安全，避免破壞檔案的行為?？傊瑧獙Ｊ聶n案管理工作引起高度重視，并使之得以最大化利用，以提高檔案管理的質量與水平。

2 當前海事檔案管理工作中存在的問題

2.1 規(guī)范化程度低，管理制度有待完善

海事檔案管理的專業(yè)性很強，需要按照規(guī)范的制度流程進行科學合理的管理，才能實現(xiàn)檔案管理工作的順利開展。此外，海事檔案管理需遵循的程序也很多，包括定義檔案、移交檔案、整理檔案、檔案價值鑒定、檔案存儲、檔案安全性與原始性保證、檔案檢索與利用等；同時，還有特定的術語標準、文件格式、資源描述、元數(shù)據(jù)以及對象數(shù)據(jù)格式標準等，這些都需要海事檔案管理人員做到心中有數(shù)，按要求進行檔案管理工作。然而，當前一些海事檔案管理部門并未嚴格規(guī)范員工的工作行為，也未建立完善的規(guī)章制度，致使部分員工為方便完成工作而不按規(guī)程辦事，造成了檔案管理工作中存在一些隱患與問題，降低了檔案管理工作效率。

2.2 資金投入不足，信息化管理有待加強

隨著管理信息系統(tǒng)的廣泛應用，各行各業(yè)都逐步開展了信息化建設，海事檔案管理也不例外。加強海事檔案信息化管理不僅可提高管理效率，還能優(yōu)化檔案資源的共享形式，提高檔案利用率。然而，海事管理工作涉及范圍較廣，海事檔案管理沒能獲得足夠的重視，導致相關部門在檔案管理工作中的資金投入不足，檔案信息化管理水平還有待提高。一方面，信息化管理的基礎條件還較為薄弱，未能引進先進的計算機設備、掃描儀、刻錄機，也未能開發(fā)專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)管理軟件，致使電子文檔的生成和管理還存在部分問題，一些專業(yè)材料難以進行電子化轉化，數(shù)據(jù)分類不清、遺失等現(xiàn)象時有發(fā)生，急需引入先進的管理軟件與技術設備進行檔案的信息化管理。

2.3 管理力量薄弱，管理人員素質有待提高

海事檔案管理的專業(yè)性很強，需要專人進行管理，然而，當前很多檔案管理人員都未接受過專業(yè)的檔案管理知識培訓，或是雖為專業(yè)出生，但對于海事檔案業(yè)務并不熟悉，或對于相關管理細則不太了解，如海事檔案的分類編號細則、業(yè)務文件歸檔范圍、保管期限、保密級別等沒有深刻的認識，致使管理不規(guī)范，影響工作效果。此外，管理力量十分薄弱，專業(yè)人員不足，有的檔案管理人員身兼數(shù)職，難以全身心投入檔案管理工作，這都需要加強對人員的管理，提高人員的專業(yè)素養(yǎng)以及業(yè)務水平。

3 海事檔案管理問題的優(yōu)化策略

3.1 健全檔案管理制度，統(tǒng)一管理標準

所謂無規(guī)矩不成方圓，要加強海事檔案的管理需從制度建設入手，通過健全檔案管理制度，統(tǒng)一管理標準，提高檔案管理工作水平。一方面，應根據(jù)《檔案法》、《交通部科學技術檔案分類編號辦法》、《檔案法實施辦法》等各項規(guī)章制度，結合本單位實際工作情況制定海事檔案管理制度，使各項工作有據(jù)可依，有法可循；另一方面，要統(tǒng)一檔案管理格式，規(guī)范入檔范圍與入檔時間，并嚴格規(guī)范海事檔案對外利用的對象以及申請流程，以保證檔案資料的安全高效利用，做到檔案資料的有效跟蹤以及科學管理。此外，為提高檔案管理工作人員的工作積極性，還應出臺科學合理的工作考核制度，加強獎勵與懲處，使檔案管理人員能夠明確自身職責，遵循海事檔案管理工作流程以及規(guī)章制度開展工作，提高工作效率。而對于海事檔案的信息化管理也應出臺專門的信息化管理制度，以提高信息化管理水平。

3.2 重視檔案管理工作，完善信息化管理

信息化建設是當前海事檔案管理之大勢所趨，是提高檔案管理效率的有效舉措。海事檔案資料繁多，且檔案的形式也十分多樣，既有文字檔案、圖片檔案，還有音頻檔案、影像檔案，這些動態(tài)與靜態(tài)檔案的保存需要分門別類，妥善處理，不僅需要耗費人力物力，還對存儲條件有著不同的要求，加大了管理難度。而開展檔案信息化管理能夠實現(xiàn)各類檔案資料的集中轉化處理，通過計算機進行統(tǒng)一管理，有效降低管理難度，提高管理效率。因此，相關領導應對海事檔案信息化管理提起高度重視，極大資金投入，引入先進的管理軟硬件設備，構建專業(yè)化管理網(wǎng)絡平臺，使各類檔案資料都能實現(xiàn)電子化轉化，共同存儲于計算機內(nèi)，同時要做好檔案資料的備份管理，以避免不必要的風險。此外，檔案管理部門還可聯(lián)合兄弟單位打造檔案管理局域網(wǎng)絡，統(tǒng)一電子文檔格式，建立網(wǎng)絡共享平臺，實現(xiàn)檔案資料的局域共享，以提高檔案資源利用率。

3.3 科學開展人才培養(yǎng)，構建專業(yè)管理團隊

海事檔案管理工作的開展離不開專業(yè)人才隊伍的支持，面對管理力量薄弱、人員素質不齊的問題，海事檔案管理部門有必要加強人才培養(yǎng)工作，通過引進來與走出去策略進行人才的專業(yè)化培育，不僅可通過對外招聘引進既懂專業(yè)知識又具備海事業(yè)務能力以及計算機技能的專業(yè)性人才，還可加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓，通過外派進修、專業(yè)學習、舉辦知識講座、進行問題探討等方式進行人員的在崗培訓，使之不斷提升專業(yè)水平。此外，海事檔案管理部門還可經(jīng)常性地舉辦技能比拼、業(yè)務交流等活動，不斷加強人員培養(yǎng)，構建專業(yè)管理團隊。

4 結語

總之，海事檔案管理部門應時刻遵循“三個海事”“三個一”“三個追求”“四型海事”之發(fā)展理念，全面推進檔案管理工作的科學規(guī)范化開展，通過完善制度建設、加強信息化管理、加快人才培養(yǎng)，實現(xiàn)海事檔案管理工作的轉型升級，為海事管理事業(yè)之發(fā)展貢獻力量。

參考文獻

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