基層民政系統(tǒng)檔案管理工作存在的問題及對策

梁思宇

摘 要：近年來，各級民政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案管理工作，把檔案管理、達(dá)標(biāo)升級作為一項重要工作，在資金緊張、辦公用房緊張的情況下，撥?？?、騰專房、定專人，修訂完善了一系列行之有效的檔案管理規(guī)章制度，建立了上下統(tǒng)一協(xié)調(diào)的檔案管理體系，從而使民政機(jī)關(guān)檔案管理工作邁上新的臺階。但從目前民政機(jī)關(guān)檔案管理情況來看，還存在著收集難、管理不規(guī)范、利用效率不高的問題。如何加強(qiáng)民政檔案管理，充分發(fā)揮其為現(xiàn)實服務(wù)的作用，筆者就此問題談?wù)劥譁\認(rèn)識。

關(guān)鍵詞：基層民政系統(tǒng)；檔案管理工作；問題；對策

民政部門作為主管社會行政事務(wù)的職能部門，承擔(dān)著最低生活保障、社會團(tuán)體和民辦非企業(yè)單位登記管理、優(yōu)撫、安置、軍休、救災(zāi)、社會救濟(jì)、基層政權(quán)建設(shè)、基層群眾自治組織建設(shè)、社區(qū)建設(shè)、婚姻管理、行政區(qū)劃管理、地名管理、行政區(qū)域界線的勘定和管理、社會福利、殯葬改革、救助等多項工作。民政檔案管理就是按照檔案管理的法律法規(guī)，運用科學(xué)的管理手段，對各項民政工作中形成的具有保存價值的不同種類和不同載體的文件材料進(jìn)行收集、整理、歸檔、統(tǒng)計、保管和提供利用等。能否科學(xué)地管好用好民政檔案，不僅直接影響民政部門職能作用的充分發(fā)揮，各項工作的順利開展，還密切關(guān)系著民政工作的深化改革和民政事業(yè)的健康發(fā)展，關(guān)系著國家檔案財富的積累和檔案事業(yè)的發(fā)展。

1 存在的主要問題

1.1 檔案意識薄弱，領(lǐng)導(dǎo)不重視

雖然各級民政部門都統(tǒng)一了認(rèn)識，加強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)，加大了對檔案工作的投入力度，但由于檔案宣傳力度不大等原因，機(jī)關(guān)檔案整體意識仍然薄弱，部分領(lǐng)導(dǎo)重視業(yè)務(wù)工作輕檔案管理工作，認(rèn)為檔案工作只是檔案員的事情，對檔案工作不過問、不關(guān)心，對檔案管理人員培訓(xùn)力度不夠，加之民政干部對檔案業(yè)務(wù)知識和法律法規(guī)知之甚少。

1.2 檔案資料收集難、歸檔不齊全

由于部門民政機(jī)關(guān)管理檔案工作存在各自為陣的現(xiàn)象，致使檔案工作人員在收集和整理檔案材料時，往往收集不齊全，一些有價值的必須歸檔的資料被遺漏，給機(jī)關(guān)檔案工作造成損失。個別部門或個人只從局部和自己暫時使用的角度考慮，沒有為全局的發(fā)展與建設(shè)考慮，不及時移交平常機(jī)關(guān)活動圖片，致使這些反映機(jī)關(guān)活動、對今后工作具有查考利用價值的“真品”散存在業(yè)務(wù)承辦部門，有的甚至流落在個人手中，部分檔案出現(xiàn)空缺現(xiàn)象，影響了檔案的完整性和利用率，最終對服務(wù)日常工作造成不利。

1.3 檔案作用發(fā)揮不夠

由于近幾年來各級部門把檔案升級工作與某些指標(biāo)掛鉤，實行了獎勵制度，使一些單位領(lǐng)導(dǎo)不得不重視檔案升級工作，花費人力、物力、財力，使檔案管理工作達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)。個別單位在達(dá)標(biāo)升級工作中只重視硬件建設(shè)而忽視軟件建設(shè)，投入大量資金購置檔案用品和檔案保護(hù)設(shè)備，而沒有真正按照有關(guān)規(guī)定歸檔整理，存在缺、漏現(xiàn)象。檔案作用發(fā)揮沒有得到有效發(fā)揮。

1.4 機(jī)關(guān)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

近幾年來，民政機(jī)關(guān)雖然按照上級部門具體要求，開展了檔案升級工作，健全了檔案機(jī)構(gòu)，明確了專兼職檔案員，建立了以辦公室為主體、有關(guān)職能部門配合的上下統(tǒng)一聯(lián)系的檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，但在實際工作中，這種網(wǎng)絡(luò)體系的作用并沒有很好地發(fā)揮出來。究其原因，可以從兩個方面來看：一方面是專職檔案員調(diào)換頻繁，精力不能集中，且部分檔案管理人員有看攤守業(yè)思想，沒有積極主動地指導(dǎo)或參與業(yè)務(wù)科室檔案的管理活動之中；另一方面從業(yè)務(wù)科室管理工作來看，有些兼職檔案員認(rèn)為只要把現(xiàn)有的業(yè)務(wù)工作資料簡單地收集后裝訂整齊就行了，不清楚哪些資料應(yīng)該上交機(jī)關(guān)檔案室，也不明白怎樣整理才算科學(xué)規(guī)范。因此，機(jī)關(guān)上下并沒有真正形成協(xié)調(diào)指導(dǎo)關(guān)系，不利于以后的檔案管理工作進(jìn)一步走向規(guī)范。

以上問題存在的原因是多方面的，其中既有一些民政部門對檔案法律、法規(guī)學(xué)習(xí)不深、理解不透、執(zhí)行不力的因素，也有檔案行政管理部門未給予必要的監(jiān)督和指導(dǎo)的因素。如果這些問題不加以解決，繼續(xù)長期存在下去，無論是對民政部門的各項工作，還是對國家的檔案事業(yè)，都會帶來不應(yīng)有的損失。因此，我們應(yīng)當(dāng)積極配合各級檔案行政管理部門，認(rèn)真研究和解決存在的問題，采取相應(yīng)的對策，加強(qiáng)民政檔案的管理。

2 解決的可行對策

2.1 強(qiáng)化檔案意識，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)力度

首先，各級領(lǐng)導(dǎo)要身先士卒，將檔案工作與其他各項業(yè)務(wù)工作放在同等重要地位，將其納入日常工作規(guī)劃，列為目標(biāo)管理考核項目之中，做到機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)親自過問，分管領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)。其次，加強(qiáng)檔案宣傳工作，使相關(guān)部門及人員要充分認(rèn)識到新形勢下民政機(jī)關(guān)工作的重要地位和作用，加強(qiáng)對檔案工作的重要性、現(xiàn)實意義的宣傳，讓廣大干部真正懂得檔案管理的目的、要求和方法，不斷提高廣大干部參與檔案管理工作的主動性、積極性、自覺性。再次，動員和組織全體工作人員參與檔案工作，加強(qiáng)對日常各類文件資料的收集、保管，注意為日后積累史料。對不能立即收集的，要做好清理和交接登記，掌握資料的著落，便于以后的整理歸檔。

2.2 加強(qiáng)檔案規(guī)范管理

實踐證明，各級民政機(jī)關(guān)開展檔案管理達(dá)標(biāo)升級活動對于增強(qiáng)民政干部的檔案意識，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理有著明顯的推進(jìn)作用，它也是發(fā)展檔案事業(yè)的一種有效的手段；規(guī)范化即健全規(guī)章制度，規(guī)范管理檔案，各個環(huán)節(jié)都要達(dá)到升級標(biāo)準(zhǔn)；科學(xué)化即采取有效歸檔方法，結(jié)合部門自身實際需要制定的“三合一”制度，逐步形成一個門類比較齊全、管理有序的綜合檔案規(guī)范體系；現(xiàn)代化即改善檔案保管條件，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，為規(guī)范化管理檔案提供必要條件。同時，把機(jī)關(guān)檔案管理升級工作納入機(jī)關(guān)綜合工作目標(biāo)考核中去，讓民政檔案事業(yè)與民政業(yè)務(wù)工作同步發(fā)展。

2.3 充分發(fā)揮檔案作用，為現(xiàn)實工作服務(wù)

一是歸檔資料要齊全，這樣才能保證查借檔案內(nèi)容的廣泛性。二是建立各項查借閱制度，編制檢索工作，為查找和利用檔案提供方便。三是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，利用微機(jī)管理檔案，全面、準(zhǔn)確、快速地提供檔案資料，充分發(fā)揮檔案為民政工作服務(wù)的作用。四是收集檔案利用的實際效益，促進(jìn)檔案利用率的提高。

2.4 加強(qiáng)檔案管理工作隊伍建設(shè)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理工作人員隊伍建設(shè)也是搞好檔案工作的首要前提。要挑選合格的干部擔(dān)任檔案員，檔案人員必須在思想上具有高度的責(zé)任心、政治警惕性和嚴(yán)格的紀(jì)律性，在業(yè)務(wù)上要求做到熟、精、勤。民政機(jī)關(guān)檔案工作人員要轉(zhuǎn)變觀念，消除等待調(diào)卷利用檔案的思想，積極思考如何更好地的開發(fā)利用檔案信息資源，提高檔案利用效率。二是加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)理論知識和實際工作能力，尤其要注重計算機(jī)管理檔案等各種知識的培訓(xùn)，以便適應(yīng)現(xiàn)代科學(xué)的發(fā)展。三是要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)體系作用，一方面要主動收集散存在科室和個人手中的檔案資料，做到不缺不漏；另一方面，經(jīng)常與業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)檔案工作人員加強(qiáng)聯(lián)系，不僅在業(yè)務(wù)上給予指導(dǎo)，還應(yīng)在具體操作上積極參與，使科室檔案和機(jī)關(guān)檔案同時進(jìn)行規(guī)范化管理。四是開展經(jīng)驗交流，提高檔案管理水平、互相取長補(bǔ)短，探討研究檔案知識，總結(jié)改進(jìn)工作不足，提高工作效率。五是要從政治、生活、工作等方面關(guān)心、支持檔案管理工作人員，幫助解決一些實際問題，消除他們的后顧之憂，不斷提高檔案人員的積極性，保持檔案隊伍的穩(wěn)

定性。