論新時期滿足社會公眾對檔案信息需求的對策

摘 要：隨著信息化環(huán)境和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，公眾越來越熱切對檔案信息的需求，不管是檔案需求的內(nèi)容或者是利用檔案的方法等都發(fā)生了深遠的轉變。進一步推動檔案資源的信息化服務是檔案利用的發(fā)展必定趨向，檔案部門和檔案工作者要積極適應新態(tài)勢，持續(xù)提升檔案資源的信息化開發(fā)水平，更好地滿足于社會公眾需求。

關鍵詞：新時期；社會公眾；檔案信息需求；對策

檔案是人類在各類社會實踐中形成和保存的有價值的原始記錄，其價值本身就是要滿足人們對檔案信息資源的利用需要。信息化環(huán)境里我們要進一步融合檔案的主體、社會服務對象和服務內(nèi)容，使檔案更廣泛被利用，在社會和經(jīng)濟發(fā)展創(chuàng)造盡可能多的物質(zhì)和精神財富過程中發(fā)揮重要作用，也更能體現(xiàn)檔案的價值。

1 信息化環(huán)境社會公眾對檔案需求主要表現(xiàn)

1.1 檔案需求的目標明確

對于社會公眾來說，他們對檔案的需求用意是相當明了的，就是查閱必需的檔案資料，通過檔案信息清楚記錄的事實，得出具體的結論，實現(xiàn)問題的解決，以合法合規(guī)的方式維護他們的正當權益。

1.2 檔案需求的多元化

信息技術發(fā)展推動公眾對檔案的需求呈現(xiàn)出多樣化，特別是在個人學習經(jīng)歷、婚姻、房地產(chǎn)、社保醫(yī)保以及干部人事等方面的檔案信息利用率不斷提高，這些檔案信息與人們的切身利益息息相關，既要檔案內(nèi)容的真實性也要完整性，對檔案需求的方式也越來越豐富，不再是簡單的復制和摘抄等形式。

2 檔案服務方式現(xiàn)存的制約因素

2.1 信息共享不足

信息技術高速發(fā)展的今天，信息化已是一種基礎的存在。各種各樣的信息的便捷獲取和交流，加快了人們的生活節(jié)奏，也帶來了更多的機遇，這促使了原有的檔案信息服務模式要積極的變被動為主動，要依據(jù)人們的需要不斷擴展其服務領域，對檔案服務效率也提出了新的更高標準，而目前的檔案信息服務在信息共享上仍受制于傳統(tǒng)的服務模式，比較低的共享水平成為了檔案實現(xiàn)更高價值的主要障礙，檔案信息服務模式的調(diào)整勢在必行，只有調(diào)整才能適應社會新的發(fā)展要求。

2.2 館藏資源不夠豐富

社會經(jīng)濟越發(fā)展，文化環(huán)境就越高，對檔案信息的社會需求量就越大。我國是有著五千多年悠久歷史的文明國家，在發(fā)展的不同時期文化環(huán)境水平必然隨著經(jīng)濟社會發(fā)展逐步提高，但也存在區(qū)域發(fā)展水平差異較大，總體層次參差不齊，從而限制了檔案資料收集的質(zhì)量不高、范圍不廣以及力度不足，致使部分地區(qū)的綜合檔案館存在著資源比較有限、內(nèi)容比較陳舊、信息量比較少等不足，遠遠不能滿足公眾對檔案信息的需求。

2.3 服務手段創(chuàng)新不夠

由于檔案資料的特殊性，檔案部門在信息利用方面容易存在著“重保存，輕利用”、“重保密，輕公開”的看法，使大量的寶貴檔案信息不能被依法科學利用。同時，傳統(tǒng)的檔案利用更多的是被動地等待公眾上門咨詢利用，屬于封閉式服務，隨著信息技術的發(fā)展，檔案的主動服務、網(wǎng)上服務的方式渠道不斷豐富，但還存在網(wǎng)上的檔案服務手段比較單一、信息內(nèi)容更新較慢，對檔案的具體利用效果缺乏進一步關注，同外界的交流溝通上還比較欠缺，良言良策的吸收渠道不通暢，進而影響了檔案的服務質(zhì)量。

3 提高檔案服務公眾需求能力的途徑

3.1 豐富和優(yōu)化館藏資源

檔案館有價值的藏量是開展檔案服務工作的根本，沒有充足、優(yōu)質(zhì)的館藏資源，檔案就不可能做好滿足公眾服務的工作。所以，在檔案接收時首先要保證資料的真實、完整性，并認真做好檔案資料的鑒定工作，同時要不斷根據(jù)社會發(fā)展趨勢及時調(diào)整收集的范圍，把各類社會活動新的過程中產(chǎn)生的有價值的檔案資料歸入收集范圍，拓寬檔案館藏資源的有效來源。檔案部門還要積極開展檔案資源的社會化服務的研究工作，并依據(jù)研究情況和結合自身實際，選定部分側重點建立和完善能夠全面反映社會不同時期、不同層次發(fā)展歷史的史實；建立專題檔案研究成果的數(shù)據(jù)庫，增加檔案館藏的科技含量，更好地服務于社會公眾。

3.2 利用網(wǎng)絡改進檔案社會化服務

信息化環(huán)境的一個重要特征就是共享，檔案的有效資源要充分運用信息化技術來實現(xiàn)安全、迅速傳達和規(guī)范利用。所以，檔案部門要積極構建內(nèi)涵充足、充滿人性化、反映服務意識和提供性能完備的公益性信息服務網(wǎng)絡平臺，比如利用檔案資源舉辦網(wǎng)上愛國知識檔案展覽，開展愛國主義教育，推動社會文明進程等，通過建立網(wǎng)絡平臺更大范圍地實行檔案信息共享。同時，積極同其他信息管理機構、相關政府部門以及教育科研單位等通力協(xié)作，相互學習交流，共享經(jīng)驗技術，扎實提升檔案部門的對外服務水平，合力解決信息化環(huán)境里所面臨的信息需求等問題。

3.3 完善檔案信息資源管理制度

要依法依規(guī)準確處理好檔案的利用與保密的二者關系，屬于法律規(guī)定應該開放的檔案要提早制定開放原則，編著詳實的查詢目錄及進行檔案利用的滿意度調(diào)查等，合法合規(guī)增加檔案利用的開放范圍和力度，如部分可以公開的具有高價值的科研成果等檔案信息，它為我們的社會和經(jīng)濟發(fā)展提供了強有力的保障。要引導檔案管理人員積極進取地學習新知識、增強新能力，接受新挑戰(zhàn)，創(chuàng)新服務手段，利用信息技術提高檔案在各行各業(yè)中的串聯(lián)作用。

總之，檔案工作是一項重要的基礎性和服務性工作，我們要合理開發(fā)和優(yōu)化檔案信息資源配置，提高檔案信息利用率，實現(xiàn)其檔案價值，更好地滿足公眾的對檔案信息的需求，我們要利用每年“6.9”國際檔案日、檔案宣傳周等活動加強檔案宣傳，引導群眾走進檔案館，近距離接觸檔案和了解檔案，感觸檔案文化的魅力，使檔案工作更好地融入社會，扎根于群眾。

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作者簡介

董宏程，男，本科學士，檔案管理館員，研究方向：檔案管理。