檔案管理信息化的風(fēng)險(xiǎn)控制對(duì)策研究

鄭淯娓

摘 要：在信息技術(shù)快速普及的基礎(chǔ)上，信息量快速增長，這也標(biāo)志著我國已經(jīng)進(jìn)入現(xiàn)代化發(fā)展時(shí)代。信息技術(shù)因具備數(shù)據(jù)處理速度快等多種應(yīng)用優(yōu)勢，在各個(gè)領(lǐng)域中均取得了較好的應(yīng)用成果。對(duì)于檔案管理工作來說，其日常工作就是對(duì)各類信息的分類與處理，信息技術(shù)的應(yīng)用可以有效提升檔案處理的效率和管理質(zhì)量，對(duì)檔案管理工作的順利開展具有積極作用。而同時(shí)檔案管理信息化還存在很多風(fēng)險(xiǎn)問題，要想保障檔案管理信息化的有效建設(shè)，就必須研究風(fēng)險(xiǎn)控制措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；風(fēng)險(xiǎn)控制

由于數(shù)據(jù)量的逐漸增多，檔案管理工作所面臨的管理任務(wù)呈現(xiàn)出大幅度增長的趨勢，在檔案信息暴漲的今天，如果還是采取人工管理的方式，必定會(huì)嚴(yán)重阻礙檔案事業(yè)的快速發(fā)展。同時(shí)檔案管理的質(zhì)量還會(huì)受到人為因素的影響。為了改變這種發(fā)展局面，就要求檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，借助信息技術(shù)開展檔案管理工作，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的快速分類與同步，為檔案資料的利用提供便利，這也可在一定程度上提升檔案服務(wù)的水平。

1 檔案管理的內(nèi)容

檔案管理的過程就是對(duì)各類信息檔案進(jìn)行整合、分類和利用的過程，在此過程中，為了保障檔案信息的真實(shí)性與可靠性，需要采取適當(dāng)?shù)墓芾硎侄?。檔案信息可以真實(shí)的反饋組織形成和發(fā)展的歷程，同時(shí)還可以對(duì)各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)以及經(jīng)營活動(dòng)的開展進(jìn)行詳細(xì)記錄，為后期的發(fā)展工作提供較為全面的資料參考。對(duì)于組織發(fā)展來說，檔案資料無疑是重要的發(fā)展憑證。在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要采取適當(dāng)?shù)墓芾硎侄翁嵘龣n案信息的真實(shí)性與可靠性，使其能夠直接反映出組織的形成與發(fā)展，為后期工作的開展提供更為全面的信息支持。

2 檔案管理信息化的相關(guān)方法

現(xiàn)在社會(huì)信息呈現(xiàn)出高速化發(fā)展的趨勢，利益是現(xiàn)代社會(huì)各項(xiàng)工作追求的主要目標(biāo)。在實(shí)際追求檔案管理工作高效化的過程中必須實(shí)現(xiàn)對(duì)速度快以及精度高計(jì)算機(jī)的科學(xué)利用，這對(duì)企事業(yè)單位來說是檔案管理工作未來發(fā)展的方向趨勢。從單位角度對(duì)檔案工作分析后發(fā)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理效率以及精確度的提高是檔案管理工作的必然要求。為在真正意義上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案整理分類以及檢索實(shí)踐的有效縮短。必須在實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作時(shí)結(jié)合實(shí)際情況實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)算機(jī)的合理運(yùn)用，同時(shí)工作效率也可在這一過程中實(shí)現(xiàn)有效的提升。在實(shí)際進(jìn)行電子檔案輸入時(shí)為實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案安全的保證，必須實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)算機(jī)防護(hù)系統(tǒng)的科學(xué)建立，注意對(duì)重要的檔案進(jìn)行紙質(zhì)備份。自身的實(shí)際情況建設(shè)數(shù)字化檔案室，以數(shù)字化進(jìn)行檔案的輸入和輸出，有效對(duì)檔案進(jìn)行管理，縮短檔案管理的時(shí)間，提高單位管理工作的效率，有效實(shí)現(xiàn)各單位的信息共享。

3 檔案管理信息化建設(shè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)問題

1）受到技術(shù)水平限制，平臺(tái)建設(shè)功能不足。我國在進(jìn)入信息化發(fā)展時(shí)代之后，信息技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域也在逐漸增多。在檔案管理工作中的應(yīng)用需要先構(gòu)建檔案平臺(tái)，在平臺(tái)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)資源共享，從而提升檔案服務(wù)的整體水平。而在進(jìn)行平臺(tái)構(gòu)建的過程中，由于技術(shù)人員的專業(yè)能力限制，平臺(tái)的功能無法有效完善，不能為檔案管理信息化的發(fā)展提供技術(shù)支持，這無疑會(huì)阻礙檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。部分組織在認(rèn)識(shí)到平臺(tái)建設(shè)的重要性之后，加大了對(duì)平臺(tái)建設(shè)的資金投入，但由于相關(guān)的技術(shù)能力并不嫻熟不能保障平臺(tái)建設(shè)的質(zhì)量，這不僅加大了檔案管理的成本投入，還會(huì)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)帶來很多不良影響。

2）信息軟件自身存在的缺陷問題。經(jīng)調(diào)研，目前的檔案信息管理軟件在運(yùn)用中存在缺陷，由于在檔案信息化的過程中，軟件的使用難度較高，對(duì)使用人員的要求較高，一方面必須要專門的檔案管理人員進(jìn)行軟件應(yīng)用，另一方面還必須掌握軟件操作的方法。在使用軟件時(shí)，出現(xiàn)實(shí)際操作能力與實(shí)際工作不符的情況。另外在進(jìn)行檔案整理時(shí)，會(huì)大量消耗計(jì)算機(jī)的資源，使得到的結(jié)果不能符合工作要求，還有些信息軟件的一些操作方法與檔案管理?xiàng)l例相違背，如電子歸檔數(shù)據(jù)可以進(jìn)行更改等。

3）檔案管理人員自身素質(zhì)的影響。檔案管理信息化建設(shè)的過程中，對(duì)管理人員的自身素質(zhì)也提出了較高的要求，受到傳統(tǒng)管理工作的影響，一些管理人員無法快速掌握計(jì)算機(jī)軟件的操作技術(shù)，在具體應(yīng)用軟件進(jìn)行管理作業(yè)時(shí)，很容易產(chǎn)生操作失誤現(xiàn)象，對(duì)檔案管理的信息可靠性造成影響。一些年齡稍大的管理人員很難轉(zhuǎn)變管理理念，也是制約檔案管理信息化建設(shè)的主要原因之一。

4 檔案管理信息化風(fēng)險(xiǎn)問題的控制對(duì)策

1）提升信息平臺(tái)建設(shè)水平。檔案管理信息化的開展需要有良好的信息平臺(tái)作為支持，在進(jìn)行平臺(tái)構(gòu)建時(shí)，需要充分考慮到檔案管理的實(shí)際要求，對(duì)信息平臺(tái)的功能進(jìn)行準(zhǔn)確確定，圍繞平臺(tái)的功能性來進(jìn)行平臺(tái)建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)的過程中，領(lǐng)導(dǎo)人員需要給予一定的重視，適當(dāng)加大對(duì)平臺(tái)建設(shè)的投入，引入專業(yè)的人才進(jìn)行平臺(tái)建設(shè)工作，確保平臺(tái)的功能能夠滿足檔案管理的實(shí)際需求。同時(shí)，還應(yīng)用為檔案管理人員樹立正確的管理觀念，根據(jù)時(shí)代發(fā)展形式對(duì)檔案管理觀念進(jìn)行更新，積極利用先進(jìn)技術(shù)開展檔案管理工作，從而使檔案管理工作可以更加高效的開展。要求相關(guān)管理人員能夠正確認(rèn)識(shí)信息平臺(tái)建設(shè)的重要性，積極引入先進(jìn)的技術(shù)完善平臺(tái)功能，為檔案管理工作提供更好的平臺(tái)服務(wù)。

2）設(shè)置安全防護(hù)系統(tǒng)。檔案管理的信息化平臺(tái)是借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建起來的，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的安全問題成為檔案管理工作中所面臨的重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)問題。要想對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全問題進(jìn)行有效控制，就必須形成單一的局域網(wǎng)，同時(shí)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中增設(shè)多道防火墻，對(duì)檔案信息實(shí)行多方面的保護(hù)，避免受到網(wǎng)絡(luò)攻擊影響對(duì)檔案信息的安全性造成威脅。對(duì)于重要的檔案信息需要增設(shè)訪問權(quán)限，在針對(duì)此類檔案信息進(jìn)行提取時(shí)，需要通過訪問驗(yàn)證才能使用。除此之外，還需要定期備份檔案信息，以免由于系統(tǒng)受到攻擊導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺失。

3）制定檔案管理信息化的制度標(biāo)準(zhǔn)。管理制度的制定有益于檔案管理信息化工作的順利開展，任何工作只要做到有法可依就可以保證規(guī)范開展，檔案管理信息化建設(shè)工作也不例外。針對(duì)以往的檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)分析之后，列舉出一些常見問題，并且有針對(duì)性的制定管理措施，可以有效提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量。同時(shí)，在進(jìn)行信息平臺(tái)建設(shè)時(shí)，也可對(duì)一些常見的安全問題進(jìn)行有效匯總，并且找出相應(yīng)的管理辦法，對(duì)相關(guān)管理人員的作業(yè)行為進(jìn)行有效約束，從而提升檔案管理信息化建設(shè)的安全性與可靠性。另外，還需要設(shè)立監(jiān)督部門，對(duì)各項(xiàng)管理制度的落實(shí)情況進(jìn)行有效監(jiān)督，保證管理制度職能作用的有效發(fā)揮，從根本上降低信息化風(fēng)險(xiǎn)問題的發(fā)生幾率。

4）加大對(duì)管理人員的培養(yǎng)力度。檔案管理信息化的必要的因素就是要提高管理人員的實(shí)際操作水平，改變管理人員的固有觀念，用現(xiàn)代的信息技術(shù)進(jìn)行管理，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行定期信息培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員的信息安全意識(shí)。開展檔案管理培訓(xùn)工作，聘任相關(guān)的專家，定期對(duì)管理人員進(jìn)行檔案管理的信息技術(shù)培訓(xùn)，傳授檔案信息化管理的方法和知識(shí)，提高管理人員的基本素質(zhì)。結(jié)合多種形式開展培訓(xùn)，調(diào)動(dòng)管理人員的學(xué)習(xí)興趣，以便在工作中更好的應(yīng)用專業(yè)知識(shí)。同時(shí)可以進(jìn)行優(yōu)秀單位檔案管理的學(xué)習(xí)活動(dòng)，吸收借鑒優(yōu)秀單位的管理經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。

5 結(jié)語

信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，有效實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的信息化發(fā)展，但在實(shí)際管理過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)問題也是不可忽視的。要想對(duì)檔案管理信息化的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效控制，就需要從平臺(tái)建設(shè)、管理制度、安全防護(hù)和人才培養(yǎng)多個(gè)方面入手，提升檔案管理信息化建設(shè)的整體水平。

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