強化檔案安全保障體系建設(shè)的途徑

鐘映銀

摘 要：檔案是我國重要的財富和戰(zhàn)略資源，不斷強化檔案安全保障體系建設(shè)，確保檔案安全，對于我國的穩(wěn)定發(fā)展具有積極的意義。對于企事業(yè)單位，特別是行政單位而言，檔案是工作資料的有效留存，是科學(xué)決策和責(zé)任追究的基礎(chǔ)依據(jù)，更是確保工作科學(xué)有效、實現(xiàn)更好社會服務(wù)的基礎(chǔ)，筆者結(jié)合實際工作，分析了當(dāng)前政府部門檔案安全現(xiàn)狀以及強化檔案安全保障體系建設(shè)的必要性，進而提出了強化檔案安全保障體系建設(shè)的具體路徑。希望本文的論述能夠為相關(guān)單位的檔案管理工作提供一定的意見和建議，從而促進檔案管理工作的進步。

關(guān)鍵詞：行政機關(guān)；檔案管理；安全保障；體系建設(shè)

近年來，隨著社會的發(fā)展以及信息技術(shù)的進步，檔案管理工作方式和服務(wù)方式發(fā)生了很大的變化，現(xiàn)代信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，在提升檔案工作效率、提高工作水平的同時，也帶來了一些檔案安全保障的問題。作為我國國家發(fā)展的寶貴財富和重要戰(zhàn)略資源，行政機關(guān)的檔案事關(guān)國家機密和社會穩(wěn)定，也是工作中上傳下達流程的重要記錄，在信息化時代背景之下，只有不斷強化檔案安全保障體系建設(shè)，才能確保工作的順利開展。

1 我國行政單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1 相關(guān)部門對于檔案管理工作的認識不足

機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的很多領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員對于檔案管理以及檔案安全的重視程度和理解程度遠遠不足，也沒有認識到政府機關(guān)檔案安全對于社會發(fā)展的重要意義，因此多年以來，我國行政單位的檔案管理工作水平都較為落后。政府檔案涉及面廣且內(nèi)容繁多，整理和保管起來的難度較大，很多工作人員沒有認識到檔案保管手段更新的重要意義，只是機械地對相關(guān)資料進行留存，導(dǎo)致檔案資源較為分散，檔案的完整度不高、連續(xù)性不強，由此帶來了極大的安全隱患。

1.2 檔案管理工作方式和工作手段落后，工作中的安全漏洞較多

由于行政機關(guān)對于檔案管理工作的重視程度不足，因此單位內(nèi)部關(guān)于檔案管理工作的制度和機制建立不夠完善，檔案收集和整理當(dāng)中存在著很大的問題。首先，很多行政單位，特別是基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)認識不到檔案管理的全面性要求，因此工作中只是單純地關(guān)注紅頭文件、上級文件等的收集和歸檔，對于有關(guān)鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟發(fā)展、建設(shè)規(guī)劃、科技推廣等內(nèi)容的收集卻不夠及時，這就造成了大量文件資料和有用信息的丟失、外泄，影響了檔案的全面性和安全性[1]。另外，隨著社會的不斷發(fā)展，政府部門的工作檔案和其他材料越來越多，需要歸檔的文件也成倍增加，但是由于行政單位檔案管理工作水平不高，因此普遍缺乏統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準和工作規(guī)范，這就導(dǎo)致檔案收集、歸檔、保存、利用工作不夠科學(xué)，由此也帶來了檔案保密工作中的一定漏洞。

1.3 經(jīng)費不足，導(dǎo)致檔案管理中的人才和資金缺乏

首先，我國行政單位內(nèi)部的檔案管理人才嚴重缺乏，很多有知識、有干勁的青壯年有生力量很少被安排到檔案管理崗位，造成了檔案管理工作人員“老齡化”的現(xiàn)象嚴重且人員流動率較大，因此很多新技術(shù)、新方法不能被及時應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，這就導(dǎo)致我國行政單位檔案管理工作現(xiàn)代化進程開展較為緩慢，現(xiàn)代化程度不高。此外，由于經(jīng)費的欠缺，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位檔案室的設(shè)備不足、設(shè)備老化現(xiàn)象較為嚴重，必要的電腦、掃描儀等辦公設(shè)備欠缺，這就導(dǎo)致基層檔案的信息化不足，再加上檔案室布局以及安保工作的不合理，更是降低了檔案管理的保密性。

2 強化檔案安全保障體系建設(shè)的必要性分析

建立以電子檔案為主，紙質(zhì)材料為輔的行政單位檔案安全保障體系，從國家層面來說，是對國家關(guān)于檔案安全保護工作重要指示的落實，是保護我國檔案資源、防范外來風(fēng)險的需要；從社會層面來說，是在新技術(shù)條件下，在保障檔案安全以及保密性要求的基礎(chǔ)上，為社會各行業(yè)發(fā)展提供信息服務(wù)的需要；從行政單位工作層面來說，則是促進工作水平提升，保障地方發(fā)展的需要[2]。行政單位的工作水平和工作效果，直接關(guān)系著黨和國家在人民群眾的形象，通過檔案資料的安全管理，可以準確地記錄歷史事件的功過是非以及社會發(fā)展的心路歷程，以這些材料為指導(dǎo)，可以有效提升行政單位決策的科學(xué)性和客觀性，對社會各項事業(yè)的發(fā)展以及政府綜合管理能力的提高意義重大。

3 強化檔案安全保障體系建設(shè)的途徑

3.1 明確檔案安全保障工作的重點環(huán)節(jié)，建立完善的檔案管理工作制度

檔案安全保障體系建設(shè)是一項龐大的系統(tǒng)工程，它包括制度建設(shè)、設(shè)施建設(shè)、技術(shù)保障等多方面的內(nèi)容，并貫穿于檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)，因此，我們必須從檔案管理工作的實際入手，結(jié)合以往經(jīng)驗和外來經(jīng)驗，做好對不同檔案類型分類、保存方法以及以往安全事故的調(diào)研工作，在深入分析中找出重點環(huán)節(jié)并提出針對性的安全保障方案，從而打造實用性和適應(yīng)性更強的檔案安全保障體系。在檔案信息化、數(shù)字化加速發(fā)展的今天，保障檔案安全已經(jīng)不單純局限于物理安全保障方面，還必須同時關(guān)切電子檔案的安全，為此，從不同的工作環(huán)節(jié)出發(fā)，我們還必須不斷建立與完善相應(yīng)的檔案管理制度。比如，建立針對珍貴檔案的保護制度，對珍貴檔案進行單獨的裝訂和保存，并建立單獨的借閱、出庫制度，可以最大程度地保護珍貴的歷史資料，確保國家寶貴文化財富的留存；建立瀕危檔案排查制度以及相應(yīng)的搶救和保護預(yù)案，可以對破損和遺失檔案進行及時的修補與查找、征集，從而避免檔案的遺失和二次破壞，確保檔案文件的完整性和延續(xù)性；又如，建立檔案的異地、異質(zhì)保護制度，實現(xiàn)對檔案的多重備份，通過在不同地點、不同氣候類型以及不同介質(zhì)上的文件保存，可以降低檔案的唯一性，從而能夠大大提高檔案管理的抗風(fēng)險能力[3]。

3.2 加強檔案庫安全建設(shè)，推進檔案信息安全管理的現(xiàn)代化

加強檔案庫的建設(shè)，既包括物理性質(zhì)的安全建設(shè)，又包括電子檔案庫的安全建設(shè)。首先，我們要保障檔案庫的物理安全，就必須加大檔案館舍的建設(shè)投資力度，對館舍進行必要的新建、擴建和改建；要加強對于檔案室設(shè)備，如檔案保存介質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)打印機、計算機磁盤、硬盤等的保護，建立更加完善的監(jiān)控系統(tǒng)、報警系統(tǒng)、自動門禁系統(tǒng)以及溫濕度調(diào)節(jié)系統(tǒng)，從而為檔案的保存提供一個安全、適宜的外界溫濕度環(huán)境以及電磁兼容環(huán)境。其次，要積極采用先進的信息安全技術(shù)和數(shù)據(jù)安全技術(shù)，保證檔案的存儲安全和使用安全。對內(nèi)而言，檔案管理機構(gòu)要通過訪問權(quán)限分配、防病毒安全查殺以及對于計算機系統(tǒng)的即時監(jiān)視，防止不明身份的用戶進入，杜絕非法操作的進行；同時要執(zhí)行嚴格的數(shù)據(jù)備份管理制度以及密碼技術(shù)，從而實現(xiàn)對電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的即時修補，保證涉密文件的加密，以提高系統(tǒng)的安全性；對外而言，則要采用物理隔離、防火墻設(shè)置以及身份認證等安全技術(shù)，在確保檔案安全的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案信息的推廣與應(yīng)用。

3.3 做好人才培養(yǎng)，切實提升檔案管理人員的安全意識

政府機關(guān)應(yīng)該重視檔案管理工作，并逐步加大人員的引進和培養(yǎng)力度，要通過定期的組織培訓(xùn)與共同學(xué)習(xí)，使檔案管理人員能夠真正掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，明確安全保障系統(tǒng)運行的原理，從而確保在系統(tǒng)發(fā)生異常時能夠及時處理。此外，要加強宣傳工作，提高檔案管理人員的安全防范意識以及職業(yè)責(zé)任感，從而使其自覺將確保檔案信息安全列為工作的首位。另外一方面，還要不斷強化檔案安全管理制度，實現(xiàn)對檔案管理各個流程、各個環(huán)節(jié)的明確分工，并將安全管理責(zé)任切實落實到人，從而保證安全管理責(zé)任的履行。

4 結(jié)語

檔案信息安全保障體系建設(shè)是一項利國利民的復(fù)雜工程，只有不斷增強工作中的使命感和責(zé)任感，才能提高檔案管理工作中的創(chuàng)新能力和安全防范意識，從而促進我國檔案管理水平的穩(wěn)步提升。

參考文獻

[1]葉淑儀.檔案數(shù)字化的質(zhì)量及安全保密管理探析[J].卷宗，2018，8（35）：79-80.

[2]朱曉艷.新時期怎樣提高檔案信息化的安全管理[J].卷宗，2018，（30）：6.

[3]尹麗華.新形勢下對檔案“完整安全原則”的再思考[J].卷宗，2018，（23）：25.